政府機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室信息資源建設(shè)策略研究

姜智千

（吉林省白山市重點(diǎn)項(xiàng)目服務(wù)中心，吉林 白山 134300）

當(dāng)前，政府機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室在檔案信息資源建設(shè)過(guò)程中還存在較多需要解決的問(wèn)題。本文嘗試找到科學(xué)合理的策略以求能夠解決相關(guān)問(wèn)題，促進(jìn)機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室檔案信息資源建設(shè)。

1 著手電子檔案收集，規(guī)范檔案信息資源歸檔

歸檔是工作流性質(zhì)的文件向數(shù)據(jù)流性質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)變的過(guò)程，是電子文件向電子檔案轉(zhuǎn)變的過(guò)程。它意味著業(yè)務(wù)部門將電子文件的管理權(quán)限移交給機(jī)關(guān)檔案室，使機(jī)關(guān)檔案室可以對(duì)電子文件進(jìn)行檔案管理。為保證檔案信息資源全面歸檔，機(jī)關(guān)檔案室應(yīng)采取以下措施：

1.1 健全電子文件歸檔制度

電子文件歸檔制度是電子檔案收集齊全、完整的重要制度保障。目前，我國(guó)已經(jīng)頒布了《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、《國(guó)家檔案局關(guān)于修改〈電子公文歸檔管理暫行辦法〉的決定》（國(guó)家檔案局第14號(hào)令）等規(guī)章制度，對(duì)電子文件歸檔進(jìn)行了相關(guān)規(guī)定，但仍需進(jìn)一步完善。

首先，編制電子文件歸檔范圍和電子檔案保管期限表。機(jī)關(guān)檔案室應(yīng)從檔案室保管的各門類電子檔案實(shí)際特點(diǎn)出發(fā)，參照傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理規(guī)范制訂相應(yīng)的電子文件歸檔范圍和電子檔案保管期限表，使電子文件歸檔有規(guī)可依，避免出現(xiàn)混亂的局面。

其次，編制電子文件歸檔配套制度。從電子文件歸檔各個(gè)步驟進(jìn)行具體要求，規(guī)范電子文件的歸檔行為，引導(dǎo)檔案工作人員擺脫“雙套制”管理的依賴心理，推進(jìn)電子文件“單套制”管理。譬如陸家嘴管理局制定的《歸檔電子文件整理操作細(xì)則》《電子檔案長(zhǎng)期保存管理規(guī)范》極大地豐富了電子檔案“單套制”管理方法，為“單套制”管理工作有序開展提供了經(jīng)驗(yàn)。

1.2 明確歸檔文件管理職責(zé)

為更好地管理電子文件，文件形成部門與機(jī)關(guān)檔案室需明確相關(guān)職責(zé)，這樣才能高效地推進(jìn)檔案工作。

首先，明確機(jī)關(guān)檔案室的職責(zé)。簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，機(jī)關(guān)檔案室的職責(zé)就是保證電子檔案的信息及背景信息原始性不被篡改或刪除等。具體來(lái)說(shuō)，分成三個(gè)部分，一是對(duì)歸檔的電子文件進(jìn)行審核鑒定，根據(jù)電子文件的內(nèi)容確定密級(jí)、保管期限等；二是對(duì)電子文件在歸檔過(guò)程生成的數(shù)據(jù)進(jìn)行完整保存，確保接收到的數(shù)據(jù)真實(shí)、完整和安全；三是對(duì)己接收的電子文件進(jìn)行長(zhǎng)期保存和維護(hù)，保證檔案信息的原始性與真實(shí)性。

其次，明確文件形成部門的職責(zé)。電子文件一旦被歸檔保存，文件形成部門也沒(méi)有權(quán)限對(duì)電子文件進(jìn)行修改等操作。那么文件形成部門要履行哪些職責(zé)呢？其一，保證電子檔案的真實(shí)、可靠，其移交的電子文件沒(méi)被修改或破壞；其二，完整保存電子文件形成過(guò)程中的信息及背景信息，確保信息的完整、真實(shí)與可用；其三，鑒定歸檔文件是否符合要求，保證順利移交給機(jī)關(guān)檔案室。

1.3 開展檔案管理工作培訓(xùn)

檔案工作人員素質(zhì)是高質(zhì)量完成機(jī)關(guān)檔案室工作的保證，開展檔案工作培訓(xùn)是提高檔案工作人員工作能力的必要做法。

首先，開展專題培訓(xùn)。針對(duì)不同的問(wèn)題開展專題培訓(xùn)，譬如檔案管理系統(tǒng)培訓(xùn)，就系統(tǒng)界面操作，邀請(qǐng)專業(yè)技術(shù)人員對(duì)檔案管理系統(tǒng)歸檔功能進(jìn)行具體分解，對(duì)理論和實(shí)際操作進(jìn)行詳細(xì)講解，具體到每個(gè)步驟如何操作，以及可以實(shí)現(xiàn)什么樣的目標(biāo)。通過(guò)系統(tǒng)培訓(xùn)可以實(shí)現(xiàn)檔案工作人員熟練操作檔案管理系統(tǒng)，快速歸檔相關(guān)電子文件，減少因?qū)ο到y(tǒng)不熟悉而帶來(lái)的不方便，提高工作效率。

其次，豐富檔案工作培訓(xùn)方式。為提高培訓(xùn)的效率，機(jī)關(guān)檔案室應(yīng)根據(jù)不同的內(nèi)容組織不同的培訓(xùn)方式。譬如檔案管理系統(tǒng)培訓(xùn)，可以組織工作人員進(jìn)行實(shí)操，在操作過(guò)程中及時(shí)提出問(wèn)題，并將問(wèn)題及時(shí)解決；還如電子文件管理專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，可以給工作人員報(bào)名參加檔案局組織的培訓(xùn)班或其他形式的培訓(xùn)，使檔案工作人員能夠得到系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，提升自己的檔案工作技能。

2 立足機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室，加強(qiáng)檔案信息資源整合

檔案信息資源整合，即信息資源融合，其核心內(nèi)涵在于靈活運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)電子媒介等手段將檔案信息連接成為一個(gè)結(jié)構(gòu)有序化、管理一體化、配置合理化的整體，形成對(duì)用戶具有針對(duì)性、價(jià)值性更強(qiáng)的信息資源。為加強(qiáng)檔案信息資源整合，提升檔案信息資源質(zhì)量，政府機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室應(yīng)該：

2.1 提高檔案信息整合意識(shí)

首先，政府機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)必須充分認(rèn)識(shí)檔案信息資源整合的重要性，從機(jī)關(guān)檔案室實(shí)際出發(fā)，制訂檔案信息資源整合方案，確定信息內(nèi)容整合范圍，明確整合目標(biāo)，并結(jié)合機(jī)關(guān)政務(wù)信息資源建設(shè)，將檔案信息整合納入機(jī)關(guān)信息資源建設(shè)規(guī)劃中，保障檔案信息資源整合工作有序開展。

其次，機(jī)關(guān)檔案工作者要正確認(rèn)識(shí)檔案信息資源整合的意義，信息資源整合是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)大工程，工作要求極高。機(jī)關(guān)檔案工作者需要轉(zhuǎn)變觀念，與時(shí)俱進(jìn)，充分把握機(jī)關(guān)信息資源需求特點(diǎn)和規(guī)律，深入分析庫(kù)存檔案信息各方面價(jià)值，使檔案信息資源能滿足現(xiàn)實(shí)需求，提高機(jī)關(guān)辦公效率以及政務(wù)服務(wù)質(zhì)量。

2.2 完善檔案信息資源整合機(jī)制

為確保檔案信息資源整合工作順利推進(jìn)，機(jī)關(guān)檔案室應(yīng)建立完善的檔案信息資源整合機(jī)制，以掃清檔案信息資源整合中遇到的實(shí)際障礙。

第一，整合運(yùn)行機(jī)制。檔案信息資源整合需要機(jī)關(guān)內(nèi)各個(gè)部門進(jìn)行工作配合和協(xié)調(diào)，機(jī)關(guān)檔案室制訂檔案信息資源整合運(yùn)行機(jī)制，明確組織領(lǐng)導(dǎo)，從上到下細(xì)分各部門工作內(nèi)容與職責(zé)，規(guī)范部門行為，形成部門聯(lián)動(dòng)的工作格局。從而，提高整合工作的主動(dòng)性和實(shí)效性。

第二，質(zhì)量評(píng)估機(jī)制。檔案信息資源整合質(zhì)量評(píng)估要貫穿整合工作始終，在整合流程上，確定工作行為規(guī)范，保證檔案信息資源整合工作符合要求；在整合內(nèi)容上，以《保密法》等國(guó)家法律法規(guī)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)為評(píng)價(jià)依據(jù)，保證檔案信息資源中沒(méi)有涉嫌泄密等違規(guī)內(nèi)容；在資源質(zhì)量上，請(qǐng)相關(guān)專家人士，對(duì)檔案信息資源的實(shí)用性、可行性等方面進(jìn)行評(píng)估。

第三，信息反饋機(jī)制。信息反饋是提升檔案信息資源整合質(zhì)量的重要途徑。通過(guò)信息反饋可以更加全面地了解檔案信息資源的利用需求，調(diào)整檔案信息資源的整合方向。機(jī)關(guān)檔案室應(yīng)建立信息反饋機(jī)制，以主動(dòng)走訪、網(wǎng)站調(diào)研等方式向機(jī)關(guān)工作人員、組織及社會(huì)公眾收集反饋意見(jiàn)，保障機(jī)關(guān)檔案室在獲取及時(shí)、有效的檔案信息資源整合建議中，提升檔案信息資源質(zhì)量。

2.3 建立專題檔案信息資源庫(kù)

檔案信息資源庫(kù)是檔案信息資源的整合利用的基礎(chǔ)，凝聚本機(jī)關(guān)各個(gè)主題檔案資源是檔案信息資源庫(kù)的關(guān)鍵，主題檔案信息是凸顯本機(jī)關(guān)職能定位的重要體現(xiàn)。

首先，加快推進(jìn)檔案存量數(shù)字化、增量電子化工作。對(duì)庫(kù)存?zhèn)鹘y(tǒng)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，存入檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，完成檔案管理系統(tǒng)錄入工作，使機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室數(shù)字化率達(dá)到98%以上，對(duì)部門非現(xiàn)行電子文件通過(guò)檔案管理系統(tǒng)審核、鑒定歸檔存入檔案信息庫(kù)，實(shí)現(xiàn)電子文件歸檔率100%。同時(shí)，將檔案信息進(jìn)行分類，按照專題或部門進(jìn)行整合，建立目錄級(jí)數(shù)據(jù)庫(kù)、文件級(jí)數(shù)據(jù)庫(kù)以及專題數(shù)據(jù)庫(kù)，為檔案信息資源整合做好鋪墊。

其次，主題檔案信息資源整合。對(duì)存入在檔案信息庫(kù)中的檔案信息進(jìn)行深入挖掘，將具有特定價(jià)值主題資源，進(jìn)行完整、系統(tǒng)整合，組建涵蓋不同特色主題的檔案信息資源庫(kù)。譬如自然資源規(guī)劃局，可以根據(jù)土地變遷檔案信息，將有關(guān)土地變遷的文件，圖片等檔案信息進(jìn)行整合，組建土地變遷檔案信息資源庫(kù)。

3 引進(jìn)新興技術(shù)，助力檔案信息資源建設(shè)

當(dāng)前，大數(shù)據(jù)、人工智能等技術(shù)發(fā)展迅速，我國(guó)已經(jīng)將這些技術(shù)應(yīng)用于各行業(yè)、各領(lǐng)域并取得了不錯(cuò)的成績(jī)，這些技術(shù)在數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、文本挖掘、數(shù)據(jù)整合和數(shù)據(jù)共享等方面體現(xiàn)出無(wú)法比擬的優(yōu)勢(shì)。在檔案領(lǐng)域，云技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等這些技術(shù)也開始展露身手，具體表現(xiàn)如下：

3.1 云計(jì)算技術(shù)

云計(jì)算是一種新興的信息技術(shù)，在檔案信息安全保障主要體現(xiàn)在：

第一，集中存儲(chǔ)。云計(jì)算技術(shù)是一種分布式計(jì)算技術(shù)，它可以將檔案信息資源存儲(chǔ)在一個(gè)或多個(gè)數(shù)據(jù)中心，建立多個(gè)副本。當(dāng)我們要調(diào)取資源時(shí)，數(shù)據(jù)中心通過(guò)算法可以短時(shí)間內(nèi)調(diào)取我們所需的資源，關(guān)鍵是這些檔案資源由數(shù)據(jù)中心統(tǒng)一管理和調(diào)配，真正實(shí)現(xiàn)存儲(chǔ)空間的合理利用。而且數(shù)據(jù)會(huì)這些檔案信息資源進(jìn)行檢測(cè)并及時(shí)備份，防止數(shù)字檔案室在本地存儲(chǔ)端丟失檔案信息，能夠馬上對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行恢復(fù)，充分體現(xiàn)了其可靠性和安全性。

第二，安全日志。在檔案信息資源建設(shè)過(guò)程中，我們會(huì)對(duì)檔案信息進(jìn)行很多的操作，在我們操作的過(guò)程中，我們可能無(wú)意的損壞了檔案信息。云計(jì)算技術(shù)的安全日志功能，記錄檔案信息資源建中的每個(gè)節(jié)點(diǎn)，能根據(jù)受損的原始數(shù)據(jù)提供有效證據(jù)，使得檔案信息的訪問(wèn)都會(huì)得到記錄，方便檔案工作人查找，并及時(shí)還原數(shù)據(jù)，保證數(shù)據(jù)不丟失。

第三，增強(qiáng)數(shù)據(jù)處理能力。隨著檔案數(shù)字化的進(jìn)程穩(wěn)步推進(jìn)，檔案信息資源越來(lái)越多，暴露出來(lái)的安全問(wèn)題越來(lái)越多且越來(lái)越明顯。如此龐大的數(shù)據(jù)管理，僅靠人力是無(wú)法完成安全保護(hù)的，而云計(jì)算技術(shù)憑借超強(qiáng)的計(jì)算能力，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)，能夠快速反應(yīng)病毒和木馬的攻擊，找到合適的方案阻止病毒的侵害，保護(hù)檔案信息安全。

3.2 大數(shù)據(jù)技術(shù)

近些年，基于目前我國(guó)數(shù)字檔案室建設(shè)的快速推進(jìn)，檔案信息化效果明顯，檔案信息資源越來(lái)越豐富，我國(guó)檔案部門開始提倡建設(shè)檔案大數(shù)據(jù)工程。通過(guò)利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)檔案信息深度挖掘，提升檔案信息資源建設(shè)水平。

第一，檔案信息挖掘。目前，檔案信息資源在我國(guó)對(duì)于一直處于重藏輕用的階段，很多具有價(jià)值的檔案信息沒(méi)有被充分挖掘，發(fā)揮其重大作用。因此，機(jī)關(guān)檔案室應(yīng)該通過(guò)對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)檔案資源進(jìn)行深度挖掘，創(chuàng)造出檔案信息資源的新價(jià)值。首先，要培養(yǎng)“大檔案”的意識(shí)。一來(lái)通過(guò)平時(shí)工作的積累檔案數(shù)據(jù)，建立檔案信息資源大數(shù)據(jù)庫(kù)；二來(lái)充分利用專業(yè)知識(shí)對(duì)海量檔案信息資源進(jìn)行鑒別，對(duì)相關(guān)聯(lián)的檔案信息進(jìn)行分類整理。其次，通過(guò)電子政務(wù)信息管理平臺(tái)，對(duì)現(xiàn)行電子文件進(jìn)行前端跟蹤管理，在電子文件辦畢后進(jìn)行及時(shí)在線歸檔。從機(jī)關(guān)單位出發(fā)，建立本單位共享數(shù)據(jù)庫(kù)，開通機(jī)關(guān)各部門以及其他單位檔案信息資源利用渠道。最后，利用大數(shù)據(jù)處理技術(shù)對(duì)檔案信息深度挖掘，開發(fā)檔案信息資源。

第二，用戶數(shù)據(jù)挖掘。對(duì)機(jī)關(guān)檔案利用者信息和利用者的瀏覽記錄進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤，通過(guò)數(shù)據(jù)挖掘分析出檔案利用者群體以及利用者瀏覽量，根據(jù)利用者群體利用算法推薦該類人群，經(jīng)常查閱的檔案信息資源類型，根據(jù)利用者瀏覽量和瀏覽記錄對(duì)高瀏覽量和高瀏覽記錄的檔案信息類別進(jìn)行深度數(shù)據(jù)挖掘，推測(cè)利用者感興趣的檔案信息，對(duì)該類檔案信息資源進(jìn)行重點(diǎn)開發(fā)，為利用者提供高質(zhì)量服務(wù)，滿足利用者需求。