大數(shù)據(jù)創(chuàng)新檔案管理模式及提升服務(wù)能力的思考

劉 靜

（黃河水利委員會黃河檔案館，河南 鄭州 450003）

在信息化時代下，檔案管理人員應(yīng)該分析新形勢對自身工作提出的要求，合理應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)創(chuàng)新管理模式，提高檔案服務(wù)水平?？紤]到社會發(fā)展與技術(shù)有不可分割的關(guān)系，檔案工作人員必須關(guān)注技術(shù)領(lǐng)域的發(fā)展，確定時代發(fā)展方向，定位檔案管理工作，確定下階段工作目標(biāo)，創(chuàng)新檔案管理模式，為公眾推送優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。

1 大數(shù)據(jù)時代發(fā)展特點(diǎn)

1.1 數(shù)據(jù)信息海量

在社會發(fā)展過程中進(jìn)行調(diào)查，發(fā)現(xiàn)隨著信息技術(shù)的應(yīng)用，數(shù)據(jù)量爆發(fā)增長，我國各行業(yè)在信息化時代中，均會產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)與檔案資料。相關(guān)情況可以反映企業(yè)的運(yùn)營狀況，也可以體現(xiàn)企業(yè)在市場中占據(jù)的份額[1]。

1.2 數(shù)據(jù)類型多

在大數(shù)據(jù)時代下，國內(nèi)各類型數(shù)據(jù)資料會按照需求進(jìn)行管理并且呈現(xiàn)集中管理的特征。在資料處理階段按照檔案特點(diǎn)分類管理，將檔案分為設(shè)備機(jī)器類、管理模式類、科學(xué)研究等類別，提高檔案保管、整理工作的有效性，同時方便大眾查閱資料。

1.3 對數(shù)據(jù)安全有較高的要求

在大數(shù)據(jù)時代下，需要合理應(yīng)用先進(jìn)的數(shù)字技術(shù)與信息技術(shù)，提高檔案信息內(nèi)容的安全性與準(zhǔn)確性。另外，應(yīng)該根據(jù)調(diào)查完成應(yīng)急處理與檔案管理，提高檔案管理工作的效率與效果[2]。

2 檔案管理模式創(chuàng)新原則

2.1 依法治檔

檔案工作在我國社會高速發(fā)展下，需要得到各方各面的支持，這也可以推動依法治國戰(zhàn)略的發(fā)展。在檔案管理模式構(gòu)建環(huán)節(jié)，在依法治國環(huán)境下，確定檔案管理工作的目標(biāo)，掌握工作需求，合理應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，打造檔案管理的新格局。創(chuàng)新檔案管理模式，需要轉(zhuǎn)換行政管理模式，同時應(yīng)該積極推進(jìn)普法工作，需要在法律規(guī)范下開展檔案管理工作，同時推進(jìn)檔案管理三個體系建設(shè)[3]。

檔案管理創(chuàng)新階段需要在法律框架下，提高職能履行的能力，精確劃分責(zé)任與權(quán)利，確定職責(zé)法定履行義務(wù)，不能涉足未授權(quán)的領(lǐng)域。完成不同所有制檔案管理的劃分工作，區(qū)分不同所有制單位的檔案信息。另外，關(guān)注檔案行政執(zhí)法工作，需要加強(qiáng)相關(guān)工作的監(jiān)督力度，對于各類檔案違法事件，按照規(guī)定予以處罰，嚴(yán)肅處理，杜絕此類事件的發(fā)生。

2.2 納入現(xiàn)代公共服務(wù)體系

檔案服務(wù)屬于政府公共服務(wù)內(nèi)容，需要為公眾服務(wù)。在檔案服務(wù)期間，必須打破傳統(tǒng)機(jī)關(guān)衙門的思想，了解公眾對檔案服務(wù)的實(shí)際需求，將相關(guān)信息作為工作導(dǎo)向。創(chuàng)新檔案管理模式，開展共建共享的工作，為了使相應(yīng)工作擁有良好的成果，按照實(shí)際情況以及工作需要，健全檔案資源體系并通過開放制度，最大程度的發(fā)揮檔案管理的功能效果，為公眾提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)[4]。

2.3 使用新媒體技術(shù)

新媒體技術(shù)在信息技術(shù)高速發(fā)展的背景下出現(xiàn)，在多個領(lǐng)域得到良好的應(yīng)用。隨著網(wǎng)絡(luò)平臺的大規(guī)模建設(shè)、用網(wǎng)人數(shù)的增加為新媒體技術(shù)創(chuàng)造良好的環(huán)境，在此過程中檔案環(huán)境泛載化特征明顯。公眾通過移動智能終端進(jìn)入掌上APP查看用電量，根據(jù)結(jié)果選擇是否進(jìn)行電費(fèi)繳納動作。檔案管理部門在新媒體背景下，應(yīng)該確定相關(guān)技術(shù)在檔案管理方面形成的影響，需要改變被動接受的狀態(tài)，主動接觸新技術(shù)并合理應(yīng)用新技術(shù)，發(fā)揮新媒體技術(shù)在檔案管理中價值，為檔案管理工作新服務(wù)的構(gòu)建提供管理方式[5]。

2.4 建立聯(lián)動機(jī)制

檔案管理部門在大數(shù)據(jù)時代下，確定工作目標(biāo)，結(jié)合當(dāng)下工作存在的不足，通過聯(lián)動機(jī)制發(fā)揮自身的優(yōu)勢，完全展現(xiàn)部門職能作用。我國很多城市的檔案館選擇與交通局合作，根據(jù)檔案管理需要共同構(gòu)建聯(lián)動機(jī)制，該機(jī)制的建立方便建設(shè)項(xiàng)目規(guī)劃驗(yàn)收工作，在工程竣工備案前完成預(yù)驗(yàn)收檔案的工作，在正式驗(yàn)收后將其移交進(jìn)館。建設(shè)項(xiàng)目單位工作人員應(yīng)該按照要求參加企業(yè)服務(wù)的見面會。在會上交流交談與業(yè)務(wù)相關(guān)的內(nèi)容，清楚業(yè)務(wù)流程，為工作的開展提供信息，由此提高檔案信息的完整性、可靠性，讓檔案服務(wù)管理水平得到大幅度的提升[6]。

3 檔案管理模式創(chuàng)新與服務(wù)能力提升的策略

3.1 培養(yǎng)管理人員形成大數(shù)據(jù)思想

調(diào)查社會檔案管理工作，發(fā)現(xiàn)很多地方使用的檔案管理模式陳舊，沒有及時對傳統(tǒng)檔案管理模式進(jìn)行優(yōu)化、創(chuàng)新，仍然在人力作用下開展檔案管理工作。傳統(tǒng)檔案管理是由工作人員整理資料內(nèi)容后，登記數(shù)據(jù)信息，滿足大眾查閱資料的需求。因此，檔案管理部門必須重視現(xiàn)代技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，還需要根據(jù)工作要求，打造專業(yè)檔案信息管理系統(tǒng)錄入檔案信息，為他人查閱信息提供便捷服務(wù)[7]。

檔案管理人員需要形成大數(shù)據(jù)思想，清楚檔案管理需要同時確定工作目標(biāo)。在檔案管理期間，合理應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)，使檔案管理工作可以依托檔案信息管理系統(tǒng)，進(jìn)行資料分類管理。在此過程中，工作人員需要不斷提高自身對現(xiàn)代技術(shù)的操作水平，為檔案管理工作提供便捷條件。通過現(xiàn)代信息管理系統(tǒng)，可以降低檔案管理人員的工作負(fù)荷，還可以提高檔案信息內(nèi)容的準(zhǔn)確性與可靠性。

3.2 推進(jìn)硬件設(shè)施建設(shè)

在檔案管理期間，需要關(guān)注硬件與軟件基礎(chǔ)設(shè)施構(gòu)建工作，提高對檔案管理工作的管理控制能力，防止檔案管理工作在技術(shù)方面出現(xiàn)問題，對檔案事業(yè)發(fā)展形成沉重打擊。通過構(gòu)建完善的硬件體系與軟件體系，為檔案管理人員進(jìn)行檔案管理工作創(chuàng)造良好的環(huán)境，讓工作可以高效、高質(zhì)量的進(jìn)行，降低檔案信息錄入的錯誤率，還可以大幅度提高檔案內(nèi)容的嚴(yán)謹(jǐn)性與安全性，進(jìn)而達(dá)到推動檔案事業(yè)可靠、穩(wěn)定發(fā)展的目的[8]。

3.3 打造檔案服務(wù)“1+N”模式

創(chuàng)新檔案管理模式應(yīng)該根據(jù)工作需求，制定工作方案，社會成員也需要積極參與其中。在此期間檔案管理工作者針對檔案數(shù)據(jù)高速增長的情況，為向公眾推出更優(yōu)質(zhì)服務(wù)構(gòu)建1+N模式，在社會成員共同參與檔案管理的過程中，讓1+N檔案服務(wù)模式可以良好的應(yīng)用在具體工作中。大型綜合檔案館必須確定自身承擔(dān)的公共服務(wù)職責(zé)，需要整合企業(yè)、專業(yè)檔案館檔案、中介機(jī)構(gòu)的資源，在多方共同參與下可以提高檔案管理水平，彌補(bǔ)1+N模式存在的不足。

為了滿足現(xiàn)代大眾對檔案服務(wù)的需要，構(gòu)建1+N的服務(wù)模式，可以培養(yǎng)收藏檔案的機(jī)構(gòu)，提高我國檔案事務(wù)處理能力。研究檔案中介機(jī)構(gòu)可以歸為以下三種類型：收藏特定載體檔案、某個時期的載體檔案；根據(jù)檔案管理需求開發(fā)檔案管理軟件的機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)檔案數(shù)字化掃描與相關(guān)業(yè)務(wù)；將檔案寄存托管作為主要的管理內(nèi)容，同時提供檔案配送、查詢等配套服務(wù)。

3.4 引入先進(jìn)技術(shù)

在現(xiàn)代新興技術(shù)相繼出現(xiàn)的過程中，需要加強(qiáng)對現(xiàn)代技術(shù)引入工作的力度，構(gòu)建智慧檔案館，使檔案館可以順應(yīng)時代發(fā)展的需要，在工作中創(chuàng)新檔案管理模式。比如，歐美國家有超過30所大學(xué)在發(fā)展中建立檔案館，引入信息技術(shù)、云計算、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，構(gòu)建在線管理系統(tǒng)，對用戶數(shù)據(jù)進(jìn)行詳細(xì)記錄。此外，參與檔案館建設(shè)工作的大學(xué)，追蹤相應(yīng)信息并進(jìn)行分析。檔案管理人員可以通過相應(yīng)數(shù)據(jù)確定各類檔案內(nèi)容的利用率，使檔案資源可以得到合理的應(yīng)用[9]。

3.5 構(gòu)建立體宣傳格局

檔案管理部門在發(fā)展過程中，改變傳統(tǒng)被動的發(fā)展?fàn)顟B(tài)，需要發(fā)現(xiàn)新興技術(shù)在檔案管理中擁有的作用，合理應(yīng)用微博、微信進(jìn)行檔案宣傳工作，使檔案庫房朝電子化、現(xiàn)代化方向轉(zhuǎn)變，在此過程中推出優(yōu)質(zhì)服務(wù)，獲得社會公眾支持與認(rèn)同[10]。

3.6 實(shí)施制約機(jī)制

檔案事業(yè)對社會發(fā)展有重要的作用，但是在當(dāng)下沒有獲得良好的工作效果。分析相應(yīng)現(xiàn)象的深層次原因，與檔案事業(yè)在發(fā)展期間沒有建立科學(xué)完善的制約機(jī)制有一定關(guān)系。因此，當(dāng)下需要構(gòu)建剛性、健全的考評制度，同時需要加強(qiáng)檔案法治建設(shè)力度，在工作中實(shí)施獎懲措施，將各部門的檔案工作與績效考核相關(guān)聯(lián)，檔案工作直接影響到個人的福利獎金績效，由此增加工作人員對檔案管理工作的重視程度。

3.7 開展人才戰(zhàn)略性培訓(xùn)

檔案管理工作進(jìn)行期間，需要加強(qiáng)對檔案工作人員業(yè)務(wù)能力的重視程度，應(yīng)該構(gòu)建專業(yè)化人才團(tuán)隊(duì)，在人才規(guī)劃方面需要擁有戰(zhàn)略性眼光，注重人才培養(yǎng)，同時引進(jìn)現(xiàn)代人才。在檔案管理中為檔案管理人員提供培訓(xùn)與深造的機(jī)會，讓工作人員參與省市政府組織的檔案活動，積極地與其他檔案機(jī)構(gòu)進(jìn)行聯(lián)誼，開展交流活動，使檔案管理人員可以在活動中相互學(xué)習(xí)分享各自的工作經(jīng)驗(yàn)。在相關(guān)活動下讓檔案管理人員的經(jīng)驗(yàn)可以迅速增長，對工作人員開展檔案服務(wù)工作有極大的幫助。

4 結(jié)語

在檔案管理工作創(chuàng)新改革期間，應(yīng)該根據(jù)大眾對檔案服務(wù)方面的需求，定位檔案管理工作，確定下一階段需要重點(diǎn)開展的工作，需要深化改革檔案管理模式，提高檔案服務(wù)水平。檔案管理直接關(guān)乎社會發(fā)展，需要對其予以高度重視，檔案管理人員也應(yīng)該明確自身承擔(dān)的重要使命，清楚工作目標(biāo)，整理各階段工作存在的不足與優(yōu)勢，完善工作模式。在科技高速發(fā)展的過程中，將大數(shù)據(jù)作為管理工作的載體，按照檔案管理需要打造現(xiàn)代化管理系統(tǒng)，良好的完成工作任務(wù)，推動檔案事業(yè)的發(fā)展。