檔案數(shù)字化、數(shù)字化檔案和數(shù)字檔案概念分析

宗文杰

（石家莊東方熱電熱力工程有限公司，河北 石家莊 050000）

在檔案管理過程中，工作人員需要明確檔案數(shù)字化、數(shù)字化檔案和數(shù)字檔案三者概念，因為三個概念在檔案管理領(lǐng)域經(jīng)常出現(xiàn)，再加上行業(yè)發(fā)展中不斷增加了三者的應用率，因此需要區(qū)分檔案數(shù)字化、數(shù)字化檔案和數(shù)字檔案，避免人們混淆的使用和理解。

1 分析檔案數(shù)字化、數(shù)字化檔案和數(shù)字檔案的概念

1.1 檔案數(shù)字化概念

1）概念。我國最早在1993年出現(xiàn)檔案數(shù)字化的理念，并且在檔案學研究中普遍出現(xiàn)檔案數(shù)字化概念。檔案數(shù)字化主要包括兩個方面：一方面轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案信息為數(shù)字檔案，例如在計算機中存儲紙質(zhì)檔案的文字和表格以及圖形等，因此形成電子信息檔案。我國信息科技和計算機技術(shù)不斷發(fā)展，當前已經(jīng)可以數(shù)字化存儲圖像和聲音等檔案。另一方面和第一方面是相反的，是還原數(shù)字化處理的電子檔案信息為傳統(tǒng)的文字信息檔案，第一方面是為了利用計算機轉(zhuǎn)化傳統(tǒng)檔案信息為數(shù)字化檔案，第二方面和第一方面是相反的，是還原電子檔案為傳統(tǒng)的檔案信息。出現(xiàn)檔案數(shù)字化概念之后，可以提高檔案存儲和查找的便利性，利用計算機技術(shù)挑選和分類傳統(tǒng)檔案，再數(shù)字化轉(zhuǎn)化檔案信息進行存儲。傳統(tǒng)檔案信息經(jīng)過數(shù)字化處理之后，可以更加方便的存儲和保護檔案信息。檔案數(shù)字化需要和計算機掛鉤，此外需要轉(zhuǎn)化檔案其它信息載體為數(shù)字化信息。和傳統(tǒng)檔案之間具有差異性，例如數(shù)字化檔案記錄過程中具有可逆性，但是傳統(tǒng)檔案記錄方式具有不可逆特征[1]。

2）檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性和意義。當前我國已經(jīng)進入到信息時代，開始廣泛發(fā)展計算機網(wǎng)絡，并且深刻影響到社會各個領(lǐng)域，影響到人們的生活和工作等。在信息化的沖擊下，為檔案工作帶來發(fā)展契機，逐漸提升了檔案數(shù)字化發(fā)展水平。不斷提高辦公自動化水平，逐漸實現(xiàn)了無紙化辦公，從而形成大量的數(shù)字化檔案，檔案管理也要實現(xiàn)信息化管理模式，從而滿足時代發(fā)展需求。檔案數(shù)字化是信息時代發(fā)展的產(chǎn)物，開展檔案數(shù)字化管理具有先進性和時效性，向不同的載體分散，利用數(shù)字化形式存儲檔案信息，利用網(wǎng)絡連接方式，可以及時利用和共享檔案信息資源。

檔案涉及較多的數(shù)據(jù)資料等，這是國家重要的信息資源，具有顯著的社會經(jīng)濟價值。機構(gòu)負責人需要結(jié)合檔案開展決策，社會公眾也不斷增加檔案信息需求量，人們已經(jīng)關(guān)注到檔案信息的時效性和便捷性。對比傳統(tǒng)檔案載體，數(shù)字化檔案獲取方式比較方便，同時不會損壞檔案元件。因此檔案部門需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理和檢索方式，加快建設(shè)檔案數(shù)字化，為社會各界及時提供服務，在社會上共享檔案信息資源。

1.2 數(shù)字化檔案概念

我國發(fā)展數(shù)字化檔案的時間比較短，數(shù)字化檔案指的是數(shù)字化處理傳統(tǒng)檔案信息之后，形成的數(shù)字化的檔案就是數(shù)字化檔案，也可以被稱作是電子檔案。出現(xiàn)數(shù)字形式檔案，主要是因為我國提高了信息化進程，并且開始實施辦公網(wǎng)絡化和無紙化，在各個機構(gòu)和平臺中每天都會產(chǎn)生較多的電子文件，歸檔電子文件之后，在電子檔案館中存儲所有的文件。此外我國科學技術(shù)不斷提升，可以利用電子數(shù)據(jù)庫技術(shù)和信息壓縮技術(shù)以及高速掃描儀等，轉(zhuǎn)化傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案和照片等信息，因此形成數(shù)字化信息檔案。

1.3 數(shù)字檔案

數(shù)字檔案和數(shù)字化檔案字面上看起來相差不多，但是二者內(nèi)涵具有較大的差異性，近些年很多研究人員開始研究數(shù)字檔案，也逐漸提高了數(shù)字檔案研究文章的數(shù)量，但是卻沒有清晰的定義數(shù)字檔案，當前初步定位數(shù)字檔案為：利用計算機工具編碼檔案信息，并且在數(shù)據(jù)庫中存儲統(tǒng)計的數(shù)據(jù)，因此形成電子檔案。數(shù)字檔案是一種計算機語言，對比傳統(tǒng)的檔案載體，數(shù)字檔案創(chuàng)新了數(shù)據(jù)記錄載體和信息記錄方式，主要是利用計算機硬盤和移動U盤等記錄數(shù)據(jù)。數(shù)字檔案不斷發(fā)展，促進了信息化社會的可持續(xù)發(fā)展，可以歸檔和存儲人們?nèi)粘Ｉ詈凸ぷ髦挟a(chǎn)生的信息數(shù)據(jù)，同時建立數(shù)據(jù)庫，為后續(xù)數(shù)據(jù)查詢工作提供便利[2]。

2 辨析檔案數(shù)字化、數(shù)字化檔案和數(shù)字檔案

2.1 分析檔案數(shù)字化和數(shù)字化檔案的區(qū)別

檔案數(shù)字化指的是轉(zhuǎn)化傳統(tǒng)的檔案資料形式，使其成為數(shù)字化信息的過程。而數(shù)字化檔案通過利用數(shù)字信息技術(shù)復制傳統(tǒng)檔案信息，從而形成數(shù)字形式的檔案，這是一種復制品。實現(xiàn)檔案信息化需要利用數(shù)字信息技術(shù)，此外需要利用數(shù)字設(shè)備，結(jié)合工作標準轉(zhuǎn)化數(shù)字化檔案，這一轉(zhuǎn)化過程就是檔案數(shù)字化過程。數(shù)字化檔案和檔案數(shù)字化具有緊密地聯(lián)系，數(shù)字化檔案形成的過程為檔案數(shù)字化，檔案數(shù)字化的結(jié)果是數(shù)字化檔案。

針對狹義上的檔案數(shù)字化，指的是利用計算機錄入和轉(zhuǎn)化以及處理不同載體形式和記錄方式的檔案信息，轉(zhuǎn)化文字和圖像以及聲音等信息為數(shù)碼序列，在磁盤和光盤等載體中存儲。檔案數(shù)字化的對象是檔案，同時是一種非數(shù)字形式的檔案，實現(xiàn)檔案數(shù)字化，指的是轉(zhuǎn)化非數(shù)字形式檔案和數(shù)字信息。廣義上的檔案數(shù)字化一方面指的是檔案目錄數(shù)據(jù)庫，指的是在計算機中錄入紙質(zhì)檔案目錄，因此建立檔案目錄的數(shù)據(jù)庫。另一方面是檔案全部數(shù)字化，指的是全文數(shù)字化，利用掃描方式錄入檔案全文，根據(jù)原貌存儲檔案全文為圖像文件，同時需要編制目錄索引，也可以利用光學字符識別檔案，并且利用文本形式存儲檔案[3]。

數(shù)字化檔案可以綜合利用計算機技術(shù)和掃描技術(shù)以及數(shù)據(jù)庫技術(shù)等，轉(zhuǎn)化各種檔案信息為數(shù)碼檔案復制品。數(shù)字化處理非數(shù)字形式檔案之后，形成數(shù)字形式檔案。數(shù)字化檔案是一種復制品，可以輔助檔案的管理和利用。

檔案數(shù)字化可以有效保護數(shù)字化檔案，在檔案數(shù)字化階段，通過利用數(shù)字化技術(shù)手段和數(shù)字化設(shè)備，根據(jù)數(shù)字化標準形成數(shù)字化檔案。檔案數(shù)字化和數(shù)字化檔案具有共同的目標，主要是提高檔案利用的便利性，促進現(xiàn)代信息社會發(fā)展，滿足社會各界的檔案信息需求，可以提供遠程服務，提高檔案應用的便捷性，更加高效的檢索檔案信息，避免因為頻繁利用檔案原件而引發(fā)磨損問題，從而有效保護原件資料。充分發(fā)揮出信息資源的作用，更好的開采和利用館藏檔案[4]。

2.2 數(shù)字檔案和數(shù)字化檔案的區(qū)別

數(shù)字檔案指的是事業(yè)單位和企業(yè)在實施社會活動的過程中，通過計算機等設(shè)備開發(fā)應用數(shù)字代碼記錄圖像、聲音和圖表文字等資料，這是一種新型檔案，主要是依賴于現(xiàn)代化信息技術(shù)手段，但是數(shù)字檔案具有傳統(tǒng)檔案的特征和本質(zhì)屬性，因此數(shù)字檔案就是這真實的檔案。雖然數(shù)字檔案具有非人工識讀性，需要利用計算機程序解碼，并且利用輸出設(shè)備還原在線信息，最終實現(xiàn)人工識讀。數(shù)字檔案依賴計算機系統(tǒng)，產(chǎn)生和利用數(shù)字檔案都需要利用計算機系統(tǒng)。數(shù)字檔案的信息具有易變性，在生成和管理數(shù)字檔案的過程中可以修改信息內(nèi)容。信息技術(shù)不斷發(fā)展，當前可以利用各種技術(shù)方法保障數(shù)字檔案的法律效應。

而數(shù)字化檔案并不具備檔案本質(zhì)屬性，它只是利用數(shù)字形式復制了檔案信息，并不是真正的檔案。數(shù)字化檔案并不是一種歷史記錄，因此它不具備檔案特性，和復制的檔案之間具有較大的區(qū)別[5]。

攝影技術(shù)不斷發(fā)展，從而增加了信息記錄方式，也增加了檔案存儲方式。以攝影基礎(chǔ)為基礎(chǔ)發(fā)展的縮微技術(shù)，可以在檔案存儲中利用。攝影技術(shù)帶來了照片檔案，可以避免頻繁使用檔案原件而引發(fā)磨損問題，因此當前人們可以利用檔案縮微復制品。在社會活動中可以直接形成照片檔案，照片檔案具備檔案特征和屬性，因此也是真正意義的檔案。利用縮微技術(shù)處理檔案原件，因此形成檔案微縮復制品，但是這只是一種復制件，并不是真實的檔案。數(shù)字化檔案和微縮檔案具有相似性，都不屬于真正的檔案，只是利用新型技術(shù)條件而增加的檔案復制形式。

2.3 檔案數(shù)字化、數(shù)字化檔案和數(shù)字檔案概念區(qū)別

數(shù)字化檔案和檔案數(shù)字化的文字中都包含數(shù)字和檔案，但是二者和數(shù)字檔案的關(guān)系比較小。數(shù)字化檔案是數(shù)字化處理檔案的產(chǎn)物。在檔案數(shù)字化演變階段，檔案管理部門需要數(shù)字化加工檔案資料，在檔案數(shù)字化的過程中并不會產(chǎn)生新檔案。數(shù)字化檔案利用數(shù)字形式復制檔案資料，檔案管理部門負責掌控和產(chǎn)生數(shù)字化檔案。而數(shù)字檔案的產(chǎn)生過程具有較大的不同，企業(yè)和事業(yè)單位等在組織社會活動的過程中會直接產(chǎn)生數(shù)字檔案，并不是檔案管理部門加工而成的，是一種真實的檔案[6]。

3 檔案數(shù)字化、數(shù)字化檔案和數(shù)字檔案發(fā)展措施

3.1 提高信息化水平

提高檔案管理的信息化和數(shù)字化，有利于促進檔案工作發(fā)展。近些年我國不斷開發(fā)大數(shù)據(jù)工程，也進一步發(fā)展了信息技術(shù)，并且可以在檔案管理工作中利用，提高信息化水平，可以實現(xiàn)檔案去紙化目標。在計算機中錄入各種檔案信息，利用計算機軟件創(chuàng)建信息化檔案。同時以信息化為基礎(chǔ)實現(xiàn)數(shù)字化，在計算機軟件中錄入信息，提高信息查找的便利性。

3.2 開發(fā)大數(shù)據(jù)管理平臺

大數(shù)據(jù)技術(shù)不斷發(fā)展，促進了各個行業(yè)的發(fā)展，在檔案管理工作中也可以利用大數(shù)據(jù)處理技術(shù)，例如可以利用大數(shù)據(jù)數(shù)搭建信息化管理平臺，通過連接數(shù)據(jù)庫，為相關(guān)工作奠定數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。此外利用大數(shù)據(jù)技術(shù)可以實時采集和整理檔案信息，方便使用者利用網(wǎng)絡開展各種工作，有利于深度開發(fā)檔案管理工作。

4 結(jié)束語

我國不斷提高社會信息化水平，也因此發(fā)展了我國信息產(chǎn)業(yè)。在信息化發(fā)展過程中，可以提高人們生活和工作的便利性，同時可以提高我國的軟實力，因此突出了檔案數(shù)字化的重要性，在今后發(fā)展過程中我國需要大力發(fā)展檔案信息數(shù)字化，提升信息資源管理水平。