黨校教學(xué)檔案管理信息化探討見解

徐曉玲

（中共農(nóng)安縣委黨校，吉林 長春 130200）

1 引言

檔案管理是黨校運(yùn)行發(fā)展的一項重點(diǎn)工作。在黨校運(yùn)行過程當(dāng)中，將在教學(xué)中形成寶貴的文件資料，即成為教學(xué)檔案，對于黨校未來教學(xué)活動的開展具有十分積極的意義。在該項情況下，則需要能夠重點(diǎn)做好教學(xué)檔案管理，而在現(xiàn)階段信息技術(shù)快速發(fā)展的情況下，也需要能夠?qū)n案管理這項工作向著信息化方向轉(zhuǎn)變，以此保證該項工作更好地適應(yīng)信息化時代發(fā)展需求。

2 信息化管理意義

2.1 提升管理效率

通過教學(xué)檔案的信息化管理，則能夠有效地實(shí)現(xiàn)檔案工作實(shí)時化、網(wǎng)絡(luò)化與自動化，在對檔案人員工作強(qiáng)度降低的情況下，有效地提升工作效率水平。通過檔案的信息化管理，則能夠以實(shí)時的方式查詢檔案信息，對自己需要的檔案信息進(jìn)行快速的檢索，以此對實(shí)際檔案管理工作當(dāng)中的查詢負(fù)擔(dān)進(jìn)行減輕。同時，計算機(jī)在管理當(dāng)中的應(yīng)用也能夠形成催環(huán)記錄，要求借閱者能夠及時歸還。在信息化管理方式當(dāng)中，檔案部門不僅需要做好檔案的保管工作，且能夠在內(nèi)部信息中心當(dāng)中直接查閱所需的檔案資料，為實(shí)際工作開展提供了便利[1]。

2.2 符合發(fā)展需求

在現(xiàn)今部分黨校工作開展當(dāng)中，對于檔案管理這項工作還存在滯后的情況，依然停留在原始檢索利用與紙質(zhì)檔案管理方面，并因此使部分電子檔案無法收集、采集與利用。通過檔案信息化管理方式的應(yīng)用，則能夠?qū)⒃擁椆ぷ飨蛑冗M(jìn)的方向發(fā)展，從單途徑管理向著體系管理方向發(fā)展，從檔案目錄管理實(shí)現(xiàn)對內(nèi)容與目錄合并管理的轉(zhuǎn)變。而在信息技術(shù)進(jìn)一步發(fā)展的情況下，則能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的載體、信息分離使用，能夠在多個信息系統(tǒng)當(dāng)中建立互聯(lián)，以此實(shí)現(xiàn)檔案工作效率質(zhì)量的有效提升，能夠?qū)φ{(diào)閱獲得的信息資源進(jìn)行實(shí)時的響應(yīng)，在不受到空間限制的情況下保證查準(zhǔn)率、查全率。

2.3 保證檔案安全

在原有檔案管理工作當(dāng)中，在查閱檔案時往往需要耗費(fèi)較多的時間、精力與人力。而在檔案信息化存儲的情況下，則能夠?qū)n案查閱、調(diào)取的流程與步驟進(jìn)行省略，對人工檢索時間進(jìn)行有效地縮短。如果想對某項教學(xué)檔案資料進(jìn)行查閱，在應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)的情況下，通過在對話框中輸入內(nèi)容即能夠快速的尋找到相應(yīng)的信息與數(shù)據(jù)。通過教學(xué)檔案信息存儲方式的應(yīng)用，也能夠避免人員失誤、火災(zāi)失誤等事故導(dǎo)致檔案丟失、損毀問題的發(fā)生，有效地保障了檔案安全[2]。

3 信息管理問題

近年來，黨校教學(xué)檔案在信息化水平不斷提升，在具體開展教學(xué)檔案管理時，也從原有的手工管理向著現(xiàn)代化方向轉(zhuǎn)變。但在此當(dāng)中，因黨校教學(xué)檔案信息化建設(shè)起步較晚，也使得相關(guān)信息化工作處于初級階段當(dāng)中，在整體水平方面還存在不足，在具體工作開展中也存在一定的問題，其主要表現(xiàn)在：第一，認(rèn)識不到位。部分黨校受到傳統(tǒng)檔案管理思想的制約，沒有對教學(xué)檔案信息化管理這項工作形成充分的認(rèn)識，無論是在人員配置、機(jī)構(gòu)設(shè)置、硬件建設(shè)還是經(jīng)濟(jì)投入方面都無法滿足檔案管理信息化建設(shè)要求[3]；第二，制度不完善。部分黨校在檔案信息化管理當(dāng)中，在具體制度建設(shè)方面存在不健全的情況，沒有結(jié)合實(shí)際成立一套規(guī)范整理、分類、收集、歸檔、查閱的制度。同時，沒有嚴(yán)格按照要求對檔案進(jìn)行管理，并因此使相關(guān)教學(xué)檔案存在混亂的情況，且存在沒有做好材料歸檔的問題。此外，臨時收集材料在類別方面存在混雜的情況，在需要時無法及時、充分地發(fā)揮檔案服務(wù)作用[4]；第三，安全有隱患。對于教學(xué)檔案的管理來說，其目的首先即是保證在使用時具有快速、便利的特點(diǎn)，其次即是保證檔案安全。對于計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)而言，其自身存在一定的缺陷，不僅硬件容易受到人為與自然災(zāi)害的破壞，且其中的數(shù)據(jù)信息、軟件資源也可能受到病毒的侵?jǐn)_。如果黨校在具體教學(xué)檔案管理時沒有做好安全措施的使用、人員安全意識不足等，則可能使相關(guān)檔案在管理上存在隱患情況；第四，技術(shù)支持不足。首先，電子文件性質(zhì)的存在，使其在具體保管期限與條件方面受到一定的限制。其次，在檔案信息化建設(shè)時，很多紙質(zhì)檔案需要使用掃描儀設(shè)備實(shí)現(xiàn)對數(shù)字檔案的轉(zhuǎn)化，也因此使轉(zhuǎn)化原始檔案具有較大的工作量；第五，缺少專業(yè)人才。在部分黨校運(yùn)行當(dāng)中，并沒有安排專門的檔案管理人員，雖然也能夠?qū)υ擁椆ぷ饕鹬匾?、安排專人進(jìn)行管理，但并非為專業(yè)型人才，其主要表現(xiàn)在專業(yè)知識老化、結(jié)構(gòu)不合理以及知識面較窄等，且在計算機(jī)技術(shù)方面存在不足，無法滿足檔案信息化管理需求。

4 檔案管理策略

4.1 轉(zhuǎn)變管理模式

在黨校工作開展當(dāng)中，對于教學(xué)檔案的管理可以說是其中的一項基礎(chǔ)性工作，將直接關(guān)系到黨校管理水平，可以說，強(qiáng)化對于教學(xué)檔案的管理，不僅是保證黨校穩(wěn)定運(yùn)行的一項重點(diǎn)內(nèi)容，也是保護(hù)教學(xué)資料的關(guān)鍵途徑。在新時期黨校檔案管理工作當(dāng)中，則需要能夠順應(yīng)時代要求，做好教學(xué)檔案的信息化管理工作，對以往教學(xué)檔案管理理念進(jìn)行及時的轉(zhuǎn)變，充分認(rèn)識到檔案信息化管理的重要性，以此實(shí)現(xiàn)信息化管理水平的提升。領(lǐng)導(dǎo)層面更需要做好思想的轉(zhuǎn)變，從多方面入手積極推進(jìn)檔案信息化管理，在對信息技術(shù)優(yōu)勢充分發(fā)揮的情況下，提升檔案管理效果，保證相關(guān)教學(xué)檔案能夠?qū)h校的教學(xué)活動開展提供好的服務(wù)。

4.2 基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

在教學(xué)檔案信息化管理當(dāng)中，需要能夠以信息技術(shù)為基礎(chǔ)開展工作，在此當(dāng)中，做好相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施的建立完善十分關(guān)鍵。在以往黨校檔案管理當(dāng)中，其都是以紙質(zhì)形式存在，在該情況下，則需要能夠?qū)F(xiàn)有教學(xué)檔案信息錄入到電子設(shè)備與計算機(jī)當(dāng)中，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)有檔案材料的信息化處理，通過掃描、攝影、錄入等方式采集檔案信息，將其全面的錄入到計算機(jī)當(dāng)中，實(shí)現(xiàn)相關(guān)信息的分類處理，做好科學(xué)檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的構(gòu)建，保證管理的全面性。在以往傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理當(dāng)中，主要以人工的方式進(jìn)行管理，而不需要應(yīng)用其余設(shè)備輔助，在信息化管理當(dāng)中，則需要積極購入掃描儀、照相機(jī)與計算機(jī)等等，在做好信息設(shè)備配備的情況下，為教學(xué)檔案信息化管理工作的開展打下基礎(chǔ)[5]。

4.3 完善管理體系

為了更好地進(jìn)行教學(xué)檔案信息化工作，則需要能夠在現(xiàn)有基礎(chǔ)做好信息化管理一席的構(gòu)建，在對管理規(guī)范性水平不斷提升的情況下，切實(shí)提升檔案管理質(zhì)量。在黨校教學(xué)活動開展當(dāng)中，教學(xué)檔案是重要的見證，其中蘊(yùn)含了豐富的教學(xué)信息以及科研成果，也是高校未來教學(xué)活動開展的重要信息來源。對此，則需要能夠充分結(jié)合工作需求做好檔案信息化管理機(jī)制的建立健全，對其中人員的工作行為進(jìn)行規(guī)范，做好責(zé)任意識的強(qiáng)化。同時，要做好檔案信息化管理制度的建立與完善，以此保證該項工作的有章可循，切實(shí)提升教學(xué)檔案管理效率與質(zhì)量。

4.4 做好信息共享

在實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案信息化管理的基礎(chǔ)上，則可以通過信息網(wǎng)絡(luò)平臺實(shí)現(xiàn)檔案信息共享，對黨校檔案管理網(wǎng)站進(jìn)行建立，之后，黨校的各個部門則可以將自身的教學(xué)觀念、科研成果等上傳到該平臺當(dāng)中。在具體工作當(dāng)中，全體教師都能夠共享信息資源，通過局域網(wǎng)的建立實(shí)現(xiàn)相關(guān)信息的分享，也能夠以此對網(wǎng)站資源起到積極的豐富作用。同時，要做好黨校檔案管理網(wǎng)站的構(gòu)建，做好授權(quán)劃分，只有檔案管理人員、領(lǐng)導(dǎo)以及教職工可以進(jìn)入到該網(wǎng)站當(dāng)中。其中，由檔案管理人員負(fù)責(zé)進(jìn)行網(wǎng)站的管理維護(hù)，做好檔案資料的整理分類，在明確不同關(guān)鍵詞的情況下，做好檔案入檔時間、目錄等信息的登記。同時，要對網(wǎng)站做好數(shù)字加密技術(shù)的應(yīng)用，保護(hù)好網(wǎng)站信息，通過身份驗證技術(shù)登錄網(wǎng)站，在將關(guān)鍵詞輸入到其中之后即可以快速查詢相關(guān)信息，以此有效地提升檔案管理效率[6]。

4.5 提升人員素質(zhì)

在黨校檔案信息化建設(shè)當(dāng)中，人員可以說是其中的重要主體，在具體檔案管理當(dāng)中，其是具體的執(zhí)行者與操作者，需要具備高水平的信息管理技術(shù)，同時具有良好的檔案知識，以此才能夠通過信息技術(shù)的應(yīng)用實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)管理。在具體實(shí)踐當(dāng)中，黨校需要能夠強(qiáng)化對于管理人員的培訓(xùn)，重點(diǎn)做好管理人員計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、辦公自動化等技術(shù)的培訓(xùn)，通過該種方式切實(shí)提升人員的信息技術(shù)應(yīng)用能力。在日常檔案管理工作當(dāng)中，也需要能夠強(qiáng)化對于檔案管理人員的交流，以此有效地提升人員專業(yè)水平與整體素質(zhì)。

同時，人員也是高校教學(xué)檔案信息化管理的重要推動力量。對此，即需要牢固樹立以人為本思想，充分調(diào)動工作人員的創(chuàng)造性與積極性，通過強(qiáng)化培訓(xùn)、集中教育等方式做好檔案人員獨(dú)立思考、敬業(yè)精神的培養(yǎng)，做好自身發(fā)展情況與面臨新形勢的把握，結(jié)合實(shí)際做好獎懲制度的建立，以此保證工作人員能夠勇于探索實(shí)踐，始終以認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度開展檔案信息化管理工作，在做好檔案管理創(chuàng)新的情況下，對檔案信息化管理的效率與質(zhì)量進(jìn)行提升。

4.6 強(qiáng)化技術(shù)支撐

在檔案信息化建設(shè)當(dāng)中，技術(shù)是其中的基礎(chǔ)與前提，如果缺少高水平技術(shù)的支撐，則很難真正實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。對此，則需要能夠做好以下方面的技術(shù)控制：第一，做好性能優(yōu)良、質(zhì)量可靠硬件設(shè)備的配備，做好對應(yīng)配套設(shè)備的增加，最大程度降低設(shè)備受到輻射以及電磁干擾的影響，從源頭上降低損毀概率；第二，要做好具有較強(qiáng)通用性信息管理軟件的開發(fā)，以此保證辦公自動化與檔案信息化建設(shè)間具有良好的融通性，從前端控制、文件記錄、檔案歸檔等做好全過程的控制與處理；第三，要做好防火墻、數(shù)據(jù)備份、身份認(rèn)證等措施的應(yīng)用，保證系統(tǒng)無論是軟件還是硬件都具有安全的運(yùn)行特點(diǎn)。

5 結(jié)束語

在信息技術(shù)不斷發(fā)展的過程當(dāng)中，檔案管理也逐漸向著信息化方向發(fā)展，也因此成為檔案管理工作的重要需求。在黨校教學(xué)檔案管理當(dāng)中，需要能夠?qū)π畔⒒芾硪鹬匾?，積極轉(zhuǎn)變思想，明確工作任務(wù)，積極研究信息化過程當(dāng)中存在的問題與不足，以針對性措施的應(yīng)用做好管理優(yōu)化，切實(shí)提升教學(xué)檔案的信息化管理效果。