探析如何做好事業(yè)單位人事檔案管理工作

陳紅梅

（梨樹縣梨樹鎮(zhèn)綜合服務(wù)中心，吉林 四平 136500）

事業(yè)單位人事檔案囊括職工所有基本資料及相關(guān)職業(yè)發(fā)展信息，是職業(yè)生涯規(guī)劃、職稱申報及多項業(yè)務(wù)處理的關(guān)鍵依據(jù)。對于事業(yè)單位的現(xiàn)代化發(fā)展來說，切實做好人事檔案管理工作不僅關(guān)系到職工基本信息的記錄與完整保存，更關(guān)乎事業(yè)單位人力資源開發(fā)、利用及管理。在傳統(tǒng)管理思維及管理體制的制約下，人事檔案管理工作長期處于事業(yè)單位內(nèi)部管理的邊緣化地位，一方面缺乏完善的信息化基礎(chǔ)設(shè)施、高效率管理機(jī)制優(yōu)化革新人事檔案管理工作流程、方式方法，另一方面既懂得人事檔案管理基本內(nèi)容，又能借助信息技術(shù)挖掘檔案資源價值的復(fù)合型人才十分匱乏，不利于人事檔案管理工作的創(chuàng)新突破。為此，事業(yè)單位需高度重視人事檔案管理工作，立足工作實際確立問題導(dǎo)向，逐步提升人事檔案管理質(zhì)效。

1 事業(yè)單位人事檔案管理工作基本特點

事業(yè)單位人事檔案管理工作流程主要包括檔案資料收集、檔案文件加工處理、歸檔及保存三大步驟。雖然從流程上來看管理工作較為簡單，但人事檔案涉及范圍廣泛、內(nèi)容龐雜，囊括事業(yè)單位職工學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作簡歷、職業(yè)素養(yǎng)等相關(guān)資料[1]。綜合來看，事業(yè)單位人事檔案管理工作具有以下基本特點：1）全面性。事業(yè)單位人事檔案是職工個人信息的存儲與記錄載體，既包括職工個人信息、職業(yè)素養(yǎng)、成長情況、晉升經(jīng)歷、職位變化等，又涉及職工的家庭情況、思想動態(tài)、行為處事等等，是對職工個人及家庭情況的全面反映；2）真實性。事業(yè)單位人事檔案內(nèi)容是職工考核評價、職稱評定、獎懲激勵的重要依據(jù)，在人事檔案管理工作中需要保證信息真實可靠、客觀完整、可比安全，才能保證職工考核、晉升及評比等公開公正；3）動態(tài)性。事業(yè)單位人事檔案時刻處于動態(tài)變化之中，會根據(jù)職工自我學(xué)習(xí)及培訓(xùn)經(jīng)歷、職位變化及調(diào)整等補充完善相應(yīng)內(nèi)容，這就需要人事檔案管理工作人員跟蹤職工發(fā)展進(jìn)行實時變化，才能夠建立完善的人事檔案資源；4）流動性。事業(yè)單位人事檔案會在內(nèi)部各個部門之間流動，人事檔案管理工作人員需找準(zhǔn)檔案所在位置，了解各部門所使用的檔案內(nèi)容與頻率，才能在避免檔案丟失的前提下提升人事檔案管理工作的服務(wù)價值。

2 事業(yè)單位人事檔案管理工作現(xiàn)存問題

新形勢背景下，事業(yè)單位內(nèi)部管理、人力資源管理等面臨著全方位調(diào)整，職工考核評比、晉升渠道、培訓(xùn)教育等也隨之發(fā)生改變，傳統(tǒng)以信息記錄為核心的人事檔案管理工作已經(jīng)不能適應(yīng)事業(yè)單位內(nèi)部職工全面考核、梯度型培育、人才發(fā)展政策制定的需求，呈現(xiàn)出明顯的滯后性與局限性。當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理工作問題體現(xiàn)在以下三個方面。

2.1 人事檔案管理工作制度不完善

伴隨著事業(yè)單位機(jī)制體制改革進(jìn)程的持續(xù)推進(jìn)，事業(yè)單位人事檔案管理工作也得到了充分重視，各級事業(yè)單位設(shè)置獨立機(jī)構(gòu)用以開展人事檔案管理工作，雖然在很大程度上提高了人事檔案管理工作戰(zhàn)略定位，但在實踐層面上依然存在諸多問題。其一，對人事檔案特點及管理工作價值意蘊認(rèn)識程度不夠深入，依然將人事檔案視作職工信息的機(jī)械性記錄載體，忽視對人事檔案管理工作人員潛能、主觀能動性的激發(fā)，導(dǎo)致部分人員工作積極性欠佳，工作創(chuàng)新意識不足[2]；其二，人事檔案管理工作制度缺乏頂層設(shè)計與統(tǒng)籌規(guī)劃，存在制度目標(biāo)不明晰、執(zhí)行責(zé)任劃分不明確、監(jiān)督考核缺失的問題。一方面未能圍繞人事檔案資源價值制定完善的管理工作標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)規(guī)范、工作細(xì)則，導(dǎo)致人事檔案管理工作人員在制度落實中“無章可依”，弱化了制度的強(qiáng)制性與剛性約束作用。另一方面為設(shè)置單獨的監(jiān)督小組跟蹤式監(jiān)督人事檔案管理工作流程，致使人事檔案管理工作制度流于形式。

2.2 人事檔案管理工作方式滯后

在高度信息化時代，人事檔案數(shù)字化、管理工作信息化已經(jīng)成為事業(yè)單位人事檔案管理發(fā)展的重要趨勢，但從人事檔案管理工作實踐來看，依然存在管理工作方式滯后的問題，具體表現(xiàn)在三個方面：一是人事檔案資料主動收集意識薄弱，通常在職稱評定、考核開始前開展檔案收集工作，導(dǎo)致檔案收集工作過于集中、短時間內(nèi)工作量較大，加大了漏記、錯記事件的發(fā)生概率。同時，被動式檔案收集無法保證文件格式、文件內(nèi)容的一致性，后續(xù)歸檔難度較大并且不利于檔案信息的數(shù)字化轉(zhuǎn)化，降低了檔案收集效率；二是收集的檔案材料不全面。因缺乏規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化格式，導(dǎo)致部分檔案文件內(nèi)關(guān)鍵信息與數(shù)據(jù)缺失，無法為人才培育、人力資源開發(fā)及利用提供真實可靠的依據(jù)，弱化了人事檔案管理工作的服務(wù)與決策支持價值；三是歸檔材料真實性與準(zhǔn)確性難以保障。當(dāng)前大部分事業(yè)單位人事檔案管理工作雖然初步實現(xiàn)了在線提交及歸檔，但是在信息安全保障上略有不足，在不經(jīng)允許的情況下可對歸檔材料進(jìn)行修改，削弱了人事檔案的權(quán)威性與可信度，不利于人事檔案管理工作水平的提升。

2.3 人事檔案復(fù)合型管理工作人才匱乏

事業(yè)單位人事檔案管理是一項專業(yè)性、機(jī)密性及能動性較強(qiáng)的工作，不僅需要相關(guān)工作人員具備檔案管理專業(yè)技能、高度職業(yè)素養(yǎng)及職業(yè)道德，還需要工作人員可以根據(jù)不同部門的檔案使用需求對檔案進(jìn)行分類管理、挖掘檔案資源價值。當(dāng)前部分事業(yè)單位人事檔案管理工作復(fù)合型人才匱乏，即使現(xiàn)有檔案管理隊伍熟悉工作流程、積累豐富工作經(jīng)驗并且可與各部門人員和諧溝通配合，但在信息化軟件應(yīng)用、數(shù)據(jù)挖掘及分析技術(shù)使用、檔案資料數(shù)字化處理方面能力較為薄弱，在很大程度上制約了人事檔案管理工作的現(xiàn)代化、高效化、信息化與科學(xué)化發(fā)展。

3 做好事業(yè)單位人事檔案管理工作有效對策

基于事業(yè)單位人事檔案管理工作特點及其在職工考核、職稱評定、人才培育、人力資源管理政策制定等方面的價值，建議事業(yè)單位人事檔案管理工作采取以下策略提升工作質(zhì)效。

3.1 完善人事檔案管理工作制度

為解決當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理工作不完善的問題，建議事業(yè)單位從頂層設(shè)計及統(tǒng)籌規(guī)劃出發(fā)，建立起系統(tǒng)、整體、兼顧各項工作的人事檔案管理工作制度體系。首先深入領(lǐng)會人事檔案管理工作的價值與特點，編制相應(yīng)的人事檔案管理工作考核評價指標(biāo)體系、考核評價標(biāo)準(zhǔn)、考核監(jiān)督程序，制定與考核結(jié)果使用相配套的獎懲激勵機(jī)制，以此倒逼人事檔案管理工作人員在檔案收集、材料歸檔、資源服務(wù)方面深耕細(xì)作、主動創(chuàng)新，進(jìn)而為人事檔案管理工作注入新的活力[3]；其次，明確劃分各個部門在人事單位檔案管理工作中的責(zé)任。在檔案收集階段，各部門根據(jù)檔案部門的指導(dǎo)、要求等定期提交格式規(guī)范、內(nèi)容完整的文件材料，檔案部門人員則需要對文件材料進(jìn)行審核并提出整改意見。在檔案歸檔期間由檔案管理人員直接負(fù)責(zé)檔案質(zhì)量、檔案信息完整性與真實性。在檔案流通期間，秉承“誰使用，誰負(fù)責(zé)”的原則督促各部門正確使用并保存檔案，避免檔案丟失或損壞，以此在縮短檔案歸檔周期的基礎(chǔ)上最大化提升檔案質(zhì)量；最后，制定完善的人事檔案管理工作實施細(xì)則，包括檔案資料提交時間、標(biāo)題及格式、內(nèi)容、提交渠道、審核標(biāo)準(zhǔn)等等，保證各項檔案管理工作制度落地、落實。

3.2 提升人事檔案管理工作信息化程度

信息化建設(shè)是提高人事檔案管理工作效率的有效手段。一是要同步部署人力資源管理與人事檔案管理，保證二者相互協(xié)同，解決當(dāng)前檔案文件收集工作滯后問題。同時，引入自動辦公系統(tǒng)，支持檔案材料在線提交、審核及加密處理，將人事檔案管理人員從簡單重復(fù)的工作中解脫出來，使其有時間、有精力對檔案進(jìn)行分類存儲、數(shù)字化處理、資源價值挖掘。二是要編制規(guī)范化的數(shù)字檔案格式，提煉出關(guān)鍵詞便于后續(xù)檢索，根據(jù)預(yù)先劃分好的檔案類型在下級目錄內(nèi)自動化補充職工個人及家庭變動信息，以此提升檔案管理工作實效性。三是針對紙質(zhì)檔案引入RIDF技術(shù)；針對數(shù)字化檔案引入?yún)^(qū)塊鏈技術(shù)。上述兩項技術(shù)均具有信息安全保障、自動定位、流程記錄的作用，檔案流轉(zhuǎn)中可精準(zhǔn)確定檔案位置，保證檔案使用流程有記錄、可回溯、有相關(guān)責(zé)任人簽字，既可以保證檔案信息安全，又能防止信息篡改。

3.3 加強(qiáng)人事檔案管理工作隊伍建設(shè)

為加強(qiáng)人事檔案管理工作隊伍建設(shè)，事業(yè)單位一方面需要針對檔案工作人員職業(yè)素養(yǎng)、信息化能力組織開展培訓(xùn)活動，提升其工作勝任力與職業(yè)道德水平，使其認(rèn)識到事業(yè)單位內(nèi)部選人用人流程簡化、組織架構(gòu)調(diào)整下對人事檔案管理工作的新要求、新標(biāo)準(zhǔn)，幫助其快速適應(yīng)人事檔案管理工作新形勢[4]；另一方面可吸納青年技術(shù)型人才，與事業(yè)單位現(xiàn)有老年職工、中年職工組建信息化管理技術(shù)攻關(guān)小組、檔案質(zhì)量保障小組、檔案資源服務(wù)價值挖掘小組，發(fā)揮老年職工經(jīng)驗優(yōu)勢、中年職工沉著干練優(yōu)勢及青年職工活躍思想及活力干勁優(yōu)勢，使其在合作互助、交流溝通、創(chuàng)新革新中扎實推進(jìn)人事檔案管理工作效率、效能邁上更高的臺階。

4 結(jié)束語

事業(yè)單位人事檔案是對職工個人及家庭信息的記錄載體，也是人力資源開發(fā)及利用、人事政策制定、職稱評定及職工考核的重要依據(jù)。當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理工作存在管理制度不完善、管理方式滯后及復(fù)合型人才匱乏的問題。建議事業(yè)單位從考核及獎懲機(jī)制、責(zé)任劃分、工作細(xì)則編制三方面建立完善的人事檔案管理工作制度體系。同時積極引入自動辦公系統(tǒng)、RIDF技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)、區(qū)塊鏈技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)手段革新人事檔案管理工作方式。此外加強(qiáng)對人事檔案管理工作人員的培訓(xùn)與教育，以此促進(jìn)單位人事檔案管理工作朝向科學(xué)化、現(xiàn)代化及信息化發(fā)展。