新時(shí)代下如何提高衛(wèi)建局檔案管理水平

彭 霞

（棗陽(yáng)市愛國(guó)衛(wèi)生運(yùn)動(dòng)委員會(huì)辦公室，湖北 棗陽(yáng) 441200）

首先從檔案管理工作的本質(zhì)意義來(lái)講，檔案管理的主要工作內(nèi)容就是對(duì)檔案所有的相關(guān)材料進(jìn)行妥善的管理。在對(duì)檔案進(jìn)行管理的時(shí)候需要將檔案保存在各個(gè)檔案館中，在度檔案的進(jìn)行管理的時(shí)候一定要符合科學(xué)性以及規(guī)律性的原則，這樣檔案的管理工作才能順利地展開，從而有效地實(shí)現(xiàn)檔案的儲(chǔ)存、索引記憶應(yīng)用等功能。衛(wèi)建局的主要職能是基層醫(yī)療服務(wù)，衛(wèi)生局的相關(guān)檔案是十分豐富的，具有較多的檔案類型和條目，因此想要衛(wèi)建局檔案材料管理工作能夠有效展開就必須要對(duì)檔案進(jìn)行高效化的管理。

1 衛(wèi)建局檔案管理基本概述

1.1 衛(wèi)建局檔案的構(gòu)成

從衛(wèi)建局的整體來(lái)看，衛(wèi)建局相關(guān)業(yè)務(wù)展開過(guò)程中所形成的檔案分為兩部分分別是文書檔案和人事檔案。文書檔案的主要內(nèi)容是衛(wèi)建局在日常工作當(dāng)中形成的，這些檔案材料以文字或者是圖片的形式展現(xiàn)，具有較大的考證價(jià)值。例如，衛(wèi)建局業(yè)務(wù)在開展過(guò)程中主要的內(nèi)容是文件、記錄、照片、內(nèi)外部的資料形式為主，由于涉及的種類較多，因此在對(duì)檔案進(jìn)行保管時(shí)需要進(jìn)行分類立卷。而人事檔案主要涉及的內(nèi)容就是一切關(guān)于人的變化，例如對(duì)與人相關(guān)的動(dòng)態(tài)要素所出現(xiàn)的變化過(guò)程進(jìn)行詳細(xì)地記錄等，主要包括的范圍有，衛(wèi)建局的發(fā)展過(guò)程以及衛(wèi)建局所有工作人員出現(xiàn)的流動(dòng)情況。在人事檔案中較為重要的內(nèi)容主要針對(duì)的是學(xué)歷專業(yè)畢業(yè)生、專業(yè)技術(shù)人員以及每一個(gè)管理層的工作人員的個(gè)人檔案。

1.2 衛(wèi)建局檔案管理基本要求

第一，對(duì)于衛(wèi)建局文書檔案的管理工作，需要注意的是要對(duì)立卷檔案在內(nèi)容上以及性質(zhì)上所具有的關(guān)聯(lián)性進(jìn)行確定，從而方便對(duì)檔案的查閱以及保管，提高檔案功能的有效性。衛(wèi)建局的檔案管理工作當(dāng)中以衛(wèi)建局附屬機(jī)構(gòu)的工作業(yè)務(wù)中所形成的文件和檔案為主要重點(diǎn)工作內(nèi)容。對(duì)衛(wèi)建局中每一個(gè)職能部門所涉及的工作內(nèi)容進(jìn)行文書檔案的整理，在對(duì)文書檔案進(jìn)行整理的過(guò)程中要詳細(xì)的分清檔案的文種、內(nèi)容、時(shí)間以及作者，以這些要素作為整理文書的客觀要素，實(shí)現(xiàn)對(duì)文書檔案的組卷整理、頁(yè)碼上的確認(rèn)以及相關(guān)的目錄編輯，一切工作準(zhǔn)備就緒之后在對(duì)文書檔案進(jìn)行裝訂。由于檔案的種類內(nèi)容比較繁雜，因?yàn)闉榱丝梢苑奖闳蘸髮?duì)檔案進(jìn)行查閱，則有必要在對(duì)檔案案卷標(biāo)題進(jìn)行編輯時(shí)，保證標(biāo)題中包含著檔案內(nèi)容的明細(xì)，同時(shí)還需要將建立檔案的日期進(jìn)行標(biāo)注。

第二，在對(duì)衛(wèi)建局的人事檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中，需要十分明確檔案管理過(guò)程中所涉及的接收、保管以及轉(zhuǎn)遞這三個(gè)十分重要的環(huán)節(jié)。這三個(gè)十分重要的環(huán)節(jié)當(dāng)中，接收環(huán)節(jié)主要指的是在對(duì)檔案進(jìn)行接收前，需要對(duì)人事檔案進(jìn)行檢查核對(duì)，確定檔案信息內(nèi)容無(wú)誤后才能對(duì)檔案進(jìn)行簽收，除了需要對(duì)檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性進(jìn)行檢查外還需要對(duì)人事檔案袋有無(wú)破損進(jìn)行檢查，當(dāng)所有的檢查內(nèi)容都合格后對(duì)檔案進(jìn)行登記造冊(cè)，登記過(guò)后工作人員還需要進(jìn)行確認(rèn)檔案內(nèi)容是否有漏掉的內(nèi)容。接下來(lái)就是檔案的保管工作，在保管過(guò)程中要符合檔案管理的相關(guān)流程，重點(diǎn)的管理內(nèi)容是薪資、職稱以及考核這三方面的內(nèi)容。在對(duì)檔案進(jìn)行收集歸檔時(shí)要保證工作的細(xì)致性，尤其是對(duì)于一些重點(diǎn)的檔案資料要做到形成檔案的檢索功能并錄入到電腦當(dāng)中，同時(shí)還要做好紙質(zhì)檔案的防火、防潮、防蟲等工作。最后是檔案的轉(zhuǎn)遞工作，在對(duì)人事檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)遞時(shí)需要嚴(yán)格地遵守調(diào)檔手續(xù)，檔案的調(diào)檔的通知和證明則是轉(zhuǎn)遞的憑證依據(jù)，另外在對(duì)檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)遞時(shí)要注意確保檔案的密封性，當(dāng)檔案已經(jīng)被注銷后則要立即進(jìn)行注銷。

2 提高衛(wèi)建局檔案管理水平的意義

2.1 利于加強(qiáng)衛(wèi)建局日常管理

提高衛(wèi)建局檔案管理水平的意義在于強(qiáng)化衛(wèi)建局的日常管理。實(shí)際上，衛(wèi)建局經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)內(nèi)容較多，主要包含醫(yī)療各項(xiàng)服務(wù)中，還涉及較多的科研活動(dòng)，其中的資料數(shù)量較多，而且資料價(jià)值更是較高。為此，在日常衛(wèi)建局管理工作中，這些醫(yī)療資料的收集與管理是其中關(guān)鍵的工作內(nèi)容。尤其在新時(shí)期背景下，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)更為激烈，檔案資料的完整性、真實(shí)性等都對(duì)于衛(wèi)建局醫(yī)療管理能力與服務(wù)水平等方面具有較大的影響。而且衛(wèi)建局檔案類型較多，不僅包含文書檔案，還涉及人事檔案，通過(guò)加強(qiáng)文書檔案與人事檔案管理，可以更好地加強(qiáng)衛(wèi)建局檔案管理，對(duì)其中的經(jīng)營(yíng)情況加以詳細(xì)記錄，展示衛(wèi)建局的發(fā)展變化規(guī)律，為衛(wèi)建局改制提供參考。此外，檔案管理水平的提升使得衛(wèi)建局檔案資料外泄概率降低，這主要是發(fā)揮了專門管理的作用，有效防止機(jī)密檔案泄露，強(qiáng)化衛(wèi)建局日常管理。與此同時(shí)，檔案管理水平的提升，促使衛(wèi)建局的決策更能為科學(xué)，為管理工作人員提供參考，達(dá)到加強(qiáng)衛(wèi)建局日常管理的目的。

2.2 順應(yīng)新時(shí)期發(fā)展趨勢(shì)

通過(guò)提升衛(wèi)建局檔案管理水平，還能更好地順應(yīng)新時(shí)期發(fā)展趨勢(shì)。近幾年，我國(guó)醫(yī)療體制改革初見成效，使得基層醫(yī)療組織的作用得以發(fā)揮，而衛(wèi)建局在其中起著關(guān)鍵的作用，可以提供基礎(chǔ)的醫(yī)療管理服務(wù)，緩解醫(yī)療衛(wèi)生工作方面的壓力，順應(yīng)發(fā)展趨勢(shì)。為此，很多醫(yī)療管理服務(wù)機(jī)構(gòu)都會(huì)針對(duì)醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)能力進(jìn)行思考，不斷進(jìn)行深化改制。其中檔案管理是衛(wèi)建局深化改制中的重要內(nèi)容，若是檔案管理得到規(guī)范，將為衛(wèi)建局各項(xiàng)惠民政策的實(shí)施提供有效地保障。未來(lái)發(fā)展過(guò)程中，衛(wèi)建局更將注重檔案管理工作的開展，因?yàn)檫@不禁可以記錄其中的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)信息，還包含業(yè)務(wù)管理實(shí)踐信息，方便歸納醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展規(guī)律，為衛(wèi)建局工作人員進(jìn)行詳細(xì)總結(jié)，從而幫助衛(wèi)建局解決基層衛(wèi)生工作中的難點(diǎn)，取得較好的檔案管理改制成果，助力衛(wèi)建局后續(xù)發(fā)展良好，逐漸向著新的發(fā)展方向邁進(jìn)，這具有重要意義。

2.3 維護(hù)醫(yī)患兩方正當(dāng)利益

衛(wèi)生局在開展醫(yī)療服務(wù)時(shí)，同步會(huì)產(chǎn)生大量的醫(yī)療檔案，這些檔案入庫(kù)保存后，可以將其中的檔案資料視為記錄醫(yī)療行為的重要憑證，用作解決醫(yī)療糾紛，維護(hù)醫(yī)患兩方的正當(dāng)利益的手段。特別是新時(shí)期背景下，醫(yī)患關(guān)系經(jīng)常處于緊張狀態(tài)，一旦發(fā)生醫(yī)療糾紛問(wèn)題，借助醫(yī)療檔案的查閱，可以清晰地明確醫(yī)患兩方的責(zé)任，避免醫(yī)療糾紛及矛盾加劇。

3 提高衛(wèi)建局檔案管理水平的相關(guān)思考

3.1 健全檔案管理制度

衛(wèi)建局在對(duì)檔案進(jìn)行管理時(shí)，首先要以制度為主，圍繞檔案管理的制度落實(shí)各方面的工作。具體包含著以下幾個(gè)方面：1）保證衛(wèi)建局檔案管理的保密性。檔案的保密性是檔案管理的首要條件，是最為基礎(chǔ)的也是最為重要的條件，在衛(wèi)建局保存的檔案中有一些檔案是沒(méi)有公開的檔案，這種檔案都屬于保密性檔案，在對(duì)這種保密性的檔案進(jìn)行保管時(shí)需要區(qū)別保密的等級(jí)和保密的范圍等。另外還要求檔案管理人員在度保密檔案進(jìn)行管理時(shí)要嚴(yán)格地遵守保密條例。2）除了檔案的管理人員需要在保密意識(shí)上進(jìn)行提高外，衛(wèi)建局還應(yīng)當(dāng)對(duì)硬件設(shè)施進(jìn)行完善，強(qiáng)化安全措施。3）在對(duì)衛(wèi)建局檔案進(jìn)行借閱時(shí)要注意檔案的借閱一定的符合檔案的審批流程，借閱的檔案要在一定的時(shí)間范圍內(nèi)進(jìn)行歸還，而針對(duì)衛(wèi)建局以下各個(gè)科室的案卷卷宗，衛(wèi)建局則需要專門安排管理人員進(jìn)行保管。4）對(duì)于檔案中的密級(jí)材料要進(jìn)行定期的梳理，而對(duì)于那些不具備較高利用價(jià)值的材料則可以對(duì)其進(jìn)行分類整理最后全部交給衛(wèi)建局檔案室或上級(jí)檔案館進(jìn)行保管。

3.2 提高檔案利用率

衛(wèi)建局檔案不僅需要重視檔案的管理工作，另外還需要進(jìn)行注意提高檔案的利用效率，衛(wèi)建局檔案要想得到更好的發(fā)展，應(yīng)當(dāng)將檔案的管理和利用進(jìn)行高效的結(jié)合，重視對(duì)檔案的利用。在對(duì)檔案材料進(jìn)行應(yīng)用時(shí)需要注意以下幾個(gè)方面：1）衛(wèi)建局科室所上交的檔案，在對(duì)這類檔案進(jìn)行利用時(shí)，其利用的范圍是本院檔案室；如果是科室之外的部門想要對(duì)檔案進(jìn)行利用則需要獲得衛(wèi)建局科室領(lǐng)導(dǎo)的審批。2）在對(duì)檔案進(jìn)行查閱時(shí)，主要是以現(xiàn)象查閱為主，如果需要進(jìn)行借閱，則需要按照借閱的等級(jí)流程進(jìn)行，尤其是要確定檔案的歸還日期。

3.3 加強(qiáng)檔案規(guī)范化建設(shè)

要想提高衛(wèi)建局檔案管理水平，需要注重衛(wèi)建局檔案的規(guī)范化建設(shè)。只有確保檔案管理具有規(guī)范性，才能減少管理混亂現(xiàn)象的產(chǎn)生，真正滿足檔案管理的需要。所以，規(guī)劃化的檔案建設(shè)極為關(guān)鍵，這是衛(wèi)建局檔案管理中的基礎(chǔ)性工作內(nèi)容，也是加強(qiáng)衛(wèi)建局現(xiàn)代化檔案管理的有效手段。在檔案管理過(guò)程中，為加強(qiáng)衛(wèi)建局檔案規(guī)范化建設(shè)，可以采取以下措施：首先，配置先進(jìn)的檔案管理設(shè)備設(shè)施。眾所周知，設(shè)備設(shè)施是輔助檔案管理的技術(shù)手段，通過(guò)加強(qiáng)先進(jìn)設(shè)備設(shè)施的應(yīng)用，可以更好地滿足衛(wèi)建局檔案管理工作需要，促使檔案管理效率提升的同時(shí)，也能規(guī)范各個(gè)檔案管理環(huán)節(jié)，使得檔案規(guī)范化水平得到提升。為此，有關(guān)部門應(yīng)當(dāng)采購(gòu)一些先進(jìn)的設(shè)備設(shè)施，用于輔助檔案管理，達(dá)到規(guī)范化管理的需要。其次，建立統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。主要結(jié)合實(shí)際情況進(jìn)行分析，明確檔案管理目標(biāo)，再制定相關(guān)衛(wèi)建局檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，要求各方按照該標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行執(zhí)行統(tǒng)一管理，使得檔案管理科學(xué)性與規(guī)范性得到提升。最后，加強(qiáng)各類管理技術(shù)的應(yīng)用。一是加強(qiáng)計(jì)算機(jī)技術(shù)的利用，實(shí)現(xiàn)衛(wèi)建局檔案的一體化管理，不僅包含信息存儲(chǔ)、檢索等，還包含庫(kù)房管理內(nèi)容等，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)工作效率的提升。二是加強(qiáng)多媒體技術(shù)的應(yīng)用，方便加強(qiáng)數(shù)字檔案管控與綜合處理，記錄文字、圖片以及影響等檔案信息，加快檔案處理的同時(shí)，真正加強(qiáng)衛(wèi)建局檔案規(guī)范化建設(shè)。

3.4 提高檔案管理人員業(yè)務(wù)水平

為加強(qiáng)衛(wèi)建局檔案管理，必須加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力鍛煉，因?yàn)闄n案管理人員業(yè)務(wù)能力的高低是開展衛(wèi)建局檔案管理工作的基礎(chǔ)，更是與實(shí)際檔案管理成效有關(guān)。所以，提高檔案管理人員業(yè)務(wù)能力至關(guān)重要。為此，有關(guān)部門可以采取培訓(xùn)措施。第一，先培養(yǎng)檔案人員的政治素養(yǎng)、文化素養(yǎng)，主要通過(guò)講座、宣傳等形式，通過(guò)進(jìn)修等方法，增加他們的職業(yè)道德精神，提高他們的事業(yè)心以及責(zé)任心，更好的面對(duì)自身工作，履行自身崗位工作職責(zé)，彰顯為人民服務(wù)的價(jià)值；第二，再培養(yǎng)檔案人員衛(wèi)建局檔案管理工作相關(guān)的知識(shí)，明確檔案管理目的、內(nèi)容以及流程，更好地運(yùn)用這些專業(yè)知識(shí)強(qiáng)化檔案管理。與此同時(shí)，還要及時(shí)學(xué)習(xí)新業(yè)務(wù)知識(shí)，更新自身知識(shí)儲(chǔ)備，強(qiáng)化信息管理知識(shí)、法律知識(shí)的學(xué)習(xí)，以便加強(qiáng)這些知識(shí)的利用，實(shí)現(xiàn)檔案方面的高效管理。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，衛(wèi)建局業(yè)務(wù)的順利展開離不開對(duì)檔案工作的高效管理，尤其是在新時(shí)期下，我國(guó)更加重視對(duì)衛(wèi)建局進(jìn)行有效經(jīng)營(yíng)。衛(wèi)建局檔案資料一方面會(huì)對(duì)衛(wèi)建局的業(yè)務(wù)活動(dòng)、醫(yī)療活動(dòng)進(jìn)行詳細(xì)地記錄，也可以成為衛(wèi)建局進(jìn)行決策時(shí)的有力依據(jù)。想要提高衛(wèi)建局檔案資料的管理效果，就要充分的把握好檔案的管理制度和管理重點(diǎn)，讓檔案能夠?yàn)樾l(wèi)建局的發(fā)展提供充分的價(jià)值。