探討檔案信息電子化的發(fā)展前景

趙 茜

（河北省退役軍人總醫(yī)院，河北 邢臺(tái) 054000）

檔案信息管理工作在整體醫(yī)院管理當(dāng)中占據(jù)了十分基礎(chǔ)的地位，對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)的順利運(yùn)行也會(huì)起到直接影響。當(dāng)前，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的發(fā)展為醫(yī)院檔案管理提供了新的機(jī)遇，但電子技術(shù)的綜合性與復(fù)雜性也會(huì)帶給醫(yī)院檔案信息一定的安全隱患。因此在實(shí)際開展檔案信息管理的過程中，應(yīng)對(duì)電子化管理模式的發(fā)展前景與模式樹立正確的認(rèn)識(shí)，進(jìn)而通過先進(jìn)的技術(shù)手段來為醫(yī)院檔案信息營(yíng)造一個(gè)安全的管理環(huán)境。

1 醫(yī)院檔案信息管理的特點(diǎn)

1.1 類型眾多

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)也需要開展相應(yīng)的變革。在現(xiàn)代信息技術(shù)的支持下，傳統(tǒng)檔案管理模式逐步被電子化管理模式所替代，進(jìn)而有效實(shí)現(xiàn)了對(duì)病案、人事、統(tǒng)計(jì)、財(cái)務(wù)等多種類型檔案的科學(xué)管理。這樣的管理模式一方面帶給醫(yī)院檔案管理更多的便利，另一方面也大大提升了醫(yī)院檔案種類及數(shù)量，提升了整體管理的難度。

1.2 載體多樣

在傳統(tǒng)的管理模式下，醫(yī)院的檔案信息往往是以紙質(zhì)材料的形式管理的，進(jìn)而也具備了占據(jù)空間大、易丟失損壞以及查找不便利等弊端。隨著現(xiàn)代化技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院檔案也獲得了更多的載體形式，借助電子化信息技術(shù)完成檔案管理可以進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)流程簡(jiǎn)化與成本降低，從而為醫(yī)院整體管理的開展奠定基礎(chǔ)[1]。

1.3 利用率高

檔案信息是醫(yī)院管理過程中的重要組成部分，近年來，在刑事訴訟、交通事故以及保險(xiǎn)相關(guān)方面的工作中，醫(yī)院檔案的利用率不斷提升，而總體的角度上來看，社會(huì)對(duì)醫(yī)院檔案的需求也是在持續(xù)增長(zhǎng)的。

2 推進(jìn)醫(yī)院檔案信息電子化的必要性

2.1 確保信息的真實(shí)完整性

傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)階段醫(yī)院工作的實(shí)際需求，而將智能化、電子化的管理模式引入到檔案管理工作中不僅能有效提升規(guī)范性與完整性，還可以明顯減輕各個(gè)科室匯集檔案工作的壓力。與此同時(shí)，通過系統(tǒng)存儲(chǔ)的方式可以幫助醫(yī)護(hù)人員在較短的時(shí)間內(nèi)調(diào)取資料，充分提升檔案信息的利用率[2]。

2.2 實(shí)現(xiàn)信息的有效共享

醫(yī)院內(nèi)部的檔案信息種類十分多樣，其中主要會(huì)涉及醫(yī)療科研、人事安排以及黨建工作等多方面內(nèi)容，同時(shí)這部分資料也來源于不同的科室與部門。在對(duì)檔案信息進(jìn)行管理的過程中，如果采用電子化的管理模式可以更好地建立起檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，從而為后續(xù)的工作對(duì)接與信息共享提供便利。

2.3 提升檔案工作服務(wù)水平

檔案管理工作很大程度上影響著醫(yī)院各項(xiàng)工作的開展，同時(shí)也是促進(jìn)各科室工作穩(wěn)定推進(jìn)的重要基礎(chǔ)。在開展電子檔案管理的過程中，應(yīng)充分以各科室的檔案信息服務(wù)需求為基礎(chǔ)，進(jìn)而對(duì)電子信息系統(tǒng)的相關(guān)功能進(jìn)行開發(fā)，實(shí)現(xiàn)對(duì)信息價(jià)值的深入開發(fā)，促進(jìn)醫(yī)院檔案綜合服務(wù)能力的顯著提升。在這樣的環(huán)境下，電子化的檔案管理模式可以顯著提升辦公室工作效率，不僅可以提升查找速度，在分類與統(tǒng)計(jì)等方面的工作上也可以表現(xiàn)出明顯優(yōu)勢(shì)[3]。

3 醫(yī)院檔案信息電子化的發(fā)展前景

3.1 對(duì)檔案工作的全方位推進(jìn)

結(jié)合檔案電子化的發(fā)展前景來看，檔案信息電子化勢(shì)必會(huì)推進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作的全面提升。在傳統(tǒng)的管理模式中，檔案資料的儲(chǔ)存往往是以紙質(zhì)或機(jī)讀形式為主，而推進(jìn)電子化管理模式以后就可以對(duì)其開展不同形式的收集、篩選和加工，進(jìn)而幫助人們更好地完成資料利用?？傮w來看，檔案管理電子化在未來發(fā)展過程中主要可以體現(xiàn)出以下幾方面優(yōu)勢(shì)：第一，可以加深對(duì)檔案資料價(jià)值的發(fā)掘，充分發(fā)揮其潛能?，F(xiàn)階段，大多數(shù)科室與部門對(duì)檔案的使用較為單一，整體的功能開發(fā)也比較簡(jiǎn)單，這樣低效率的利用模式將會(huì)造成人力、物力、財(cái)力的大量浪費(fèi)，而在電子化管理模式下，可以最大限度地實(shí)現(xiàn)物盡其用，促進(jìn)檔案工作效率的有效提升。第二，在電子化的管理模式下，可以顯著提升檔案信息的時(shí)效性。以往在進(jìn)行信息收集、整理的時(shí)候需要的時(shí)間較長(zhǎng)，一定程度上會(huì)導(dǎo)致信息失效，對(duì)檔案信息的應(yīng)用價(jià)值也會(huì)造成十分嚴(yán)重的影響。而電子化的管理模式可以提升整體工作程序的連貫性，保證其應(yīng)用價(jià)值。第三，在以往的檔案信息管理工作中，很多時(shí)候都會(huì)涉及經(jīng)費(fèi)不足的問題，而受到經(jīng)費(fèi)問題的影響檔案管理工作質(zhì)量也會(huì)相應(yīng)降低，而在檔案信息電子化模式下，其整體成本消耗將會(huì)顯著降低，為提升整體工作成效奠定基礎(chǔ)。第四，在檔案信息電子化模式下，其具體的研究成果可以更好地進(jìn)行分享與傳輸，進(jìn)而顯著提升了其社會(huì)影響力與服務(wù)范圍，檔案管理部門在醫(yī)院內(nèi)部的地位也將會(huì)得到顯著提升。因此在日常開展檔案管理工作的過程中，應(yīng)注重將更多先進(jìn)技術(shù)引入其中，引導(dǎo)檔案事業(yè)適應(yīng)電子信息技術(shù)的發(fā)展變化，為其可持續(xù)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

3.2 對(duì)檔案管理現(xiàn)狀的改善

檔案管理過程中的安全問題一直以來都是管理的重點(diǎn)與難點(diǎn)，不論是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案還是電子化檔案都難免會(huì)存在相應(yīng)的安全問題，其主要包括以下內(nèi)容。第一，實(shí)體檔案的安全問題主要是需要承擔(dān)破損與丟失風(fēng)險(xiǎn)，一般來說會(huì)涉及檔案庫(kù)房環(huán)境安全以及外部包裝等方面的內(nèi)容。通常情況下，醫(yī)院內(nèi)部會(huì)設(shè)置專門的區(qū)域進(jìn)行各類檔案資料的保存工作，但如果溫度、濕度管理以及防火工作開展的不完善就很容易造成檔案損壞。與此同時(shí)，傳統(tǒng)的文件袋、紙質(zhì)文件盒等包裝方式在功能上較為單一，防潮、阻燃等效果都不明顯，進(jìn)而也很難起到良好的保護(hù)作用，第二，除了紙質(zhì)檔案的保管問題以外，電子化管理模式也將會(huì)面臨一定風(fēng)險(xiǎn)，其中最為突出的就是計(jì)算機(jī)病毒，病毒可以通過快速傳播來對(duì)電子檔案安全進(jìn)行損壞，在很短的時(shí)間內(nèi)就可以完成復(fù)制與擴(kuò)散；而部分病毒文件還帶有加密技術(shù)，從而難以對(duì)其加以跟蹤。與此同時(shí)，病毒還可以進(jìn)一步感染正在執(zhí)行中的文件，這樣不僅會(huì)影響相關(guān)程序的正常運(yùn)行，還會(huì)導(dǎo)致檔案文件損壞、丟失。同時(shí)，黑客的入侵也是影響檔案管理質(zhì)量的重要因素，黑客可以通過對(duì)網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程控制完成對(duì)文件的遙控操作，并對(duì)檔案信息進(jìn)行修改、刪除，從而造成十分嚴(yán)重的后果。第三，醫(yī)院內(nèi)部檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)也是影響工作質(zhì)量的關(guān)鍵因素?，F(xiàn)階段，很多管理人員并沒有對(duì)檔案信息管理樹立正確的認(rèn)識(shí)，因此沒有實(shí)施良好的安全管理舉措，進(jìn)而對(duì)信息安全造成嚴(yán)重的影響；而且部分檔案管理人員在信息資料管理工作中缺乏嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，同時(shí)也沒有落實(shí)完善的安全權(quán)限設(shè)置，這大大提升了檔案信息資料損壞的概率，限制了醫(yī)院內(nèi)部管理工作的有效開展。針對(duì)這樣的安全管理問題，在實(shí)施電子化檔案信息管理的時(shí)候應(yīng)對(duì)以上安全問題進(jìn)行重點(diǎn)管理，有效落實(shí)完善的安全管理機(jī)制，提升檔案信息的安全性。

3.3 建立完善的檔案電子管理環(huán)境

在醫(yī)院內(nèi)部創(chuàng)建良好的管理環(huán)境是提升檔案工作水平的重要手段，通過創(chuàng)設(shè)安全的檔案電子管理環(huán)境不僅可以顯著提升檔案信息的安全性，還可以后續(xù)儲(chǔ)存、運(yùn)行等環(huán)節(jié)奠定基礎(chǔ)。在此過程中，醫(yī)院可以建立相應(yīng)的安全預(yù)警系統(tǒng)并對(duì)電子信息進(jìn)行備份，為確保系統(tǒng)的運(yùn)行狀態(tài)，醫(yī)院還可以配備專門的電源室。作為直接參與檔案管理工作的人員，其網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)與專業(yè)素質(zhì)將會(huì)對(duì)工作成果產(chǎn)生直接的影響。同時(shí)醫(yī)院也可以定期組織相關(guān)安全培訓(xùn)來有效提升檔案從業(yè)人員的綜合素養(yǎng)，促進(jìn)檔案管理及服務(wù)工作質(zhì)量的不斷提升。對(duì)于在傳統(tǒng)工作模式工作下的員工來說，很難在短時(shí)間內(nèi)完成工作思想與模式的轉(zhuǎn)變，因此醫(yī)院可以針對(duì)這部分員工實(shí)施有針對(duì)性的檔案電子化工作規(guī)范并完善工作手冊(cè)，從而更好地幫助這部分員工了解日常工作流程與規(guī)范，并可以結(jié)合具體的工作需求提出建設(shè)性意見。除此以外，醫(yī)院還可以落實(shí)精細(xì)化管理原則，針對(duì)工作人員構(gòu)建績(jī)效考核機(jī)制，有效實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理工作的量化，從而使醫(yī)院檔案電子化工作的開展更加規(guī)范化與合理化。

3.4 檔案信息共享的全面推進(jìn)

推行檔案管理電子化的一個(gè)重要目的就是實(shí)現(xiàn)檔案信息的傳播與共享。在檔案信息化管理技術(shù)的應(yīng)用下，醫(yī)院各個(gè)科室與部門人員都可以在信息化系統(tǒng)當(dāng)中完成病例信息、醫(yī)療信息以及財(cái)務(wù)信息等的查詢，從而為自身工作提供更大的便利。值得注意的是，在信息共享的整體氛圍下，醫(yī)院內(nèi)部各個(gè)科室部門工作的效率將會(huì)得到顯著提升，以住院部的工作為例，醫(yī)護(hù)人員通過醫(yī)院檔案信息管理系統(tǒng)可以直接獲取相關(guān)病患的信息，進(jìn)而以此為基礎(chǔ)對(duì)用藥劑量、治療方案等內(nèi)容加以確定，從而有效實(shí)現(xiàn)對(duì)每一位病人具體醫(yī)療過程的把控。像這樣以病人病例檔案信息中的治療方案為基礎(chǔ)展開治療可以大大提升相關(guān)工作的精準(zhǔn)性與針對(duì)性，同時(shí)還提升了醫(yī)護(hù)人員的工作效率和質(zhì)量；而財(cái)務(wù)部門在工作的時(shí)候則可以結(jié)合檔案信息化管理系統(tǒng)中的信息完成對(duì)財(cái)務(wù)信息的綜合統(tǒng)計(jì)，大大提升制作財(cái)務(wù)報(bào)表的概率切實(shí)提高財(cái)務(wù)部門的管理質(zhì)量；除此以外，醫(yī)院內(nèi)部的醫(yī)學(xué)科研部門也可以進(jìn)一步通過檔案信息共享來獲取所需信息，針對(duì)病例中的具體癥狀、診斷、治療等過程來完成數(shù)據(jù)信息的統(tǒng)計(jì)與整合，并得出其進(jìn)一步的具體方向與策略?？傮w來看，醫(yī)院的病例檔案信息在醫(yī)院整體運(yùn)行當(dāng)中發(fā)揮了十分關(guān)鍵的作用，而電子化技術(shù)的實(shí)施可以進(jìn)一步幫助零散的數(shù)據(jù)信息加以分類與整合，而醫(yī)療人員也可以通過對(duì)該類實(shí)證信息資源的利用研究出更加科學(xué)有效的治療方案與技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院整體醫(yī)療水平的提升[4]。此外，在信息共享的環(huán)境下，醫(yī)療人員與管理人員可以更加充分地認(rèn)識(shí)到電子化管理模式的優(yōu)勢(shì)，進(jìn)而日后在過程中為相關(guān)管理制度的實(shí)施作出貢獻(xiàn)。

4 結(jié)語

綜上所述，信息化技術(shù)的引入使得醫(yī)院檔案信息管理工作面臨的全新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。為進(jìn)一步提升醫(yī)院檔案管理水平，應(yīng)著手于電子信息系統(tǒng)建設(shè)，同時(shí)提升對(duì)檔案管理工作的重視。在此過程中，醫(yī)院管理管理層應(yīng)在信息化平臺(tái)建設(shè)中投入更多資源，并組織相關(guān)培訓(xùn)來提升工作人員的綜合素質(zhì)。此外，醫(yī)院在進(jìn)行電子化檔案管理的時(shí)候應(yīng)充分加強(qiáng)對(duì)安全問題的關(guān)注，從而為推進(jìn)醫(yī)院的現(xiàn)代化建設(shè)奠定基礎(chǔ)。