疾控檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)分析

傅宏然

（吉林省梅河口市疾病預(yù)防控制中心，吉林 梅河口 135000）

疾控檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的實(shí)現(xiàn)，關(guān)鍵在于引入互聯(lián)網(wǎng)，將信息網(wǎng)絡(luò)化。實(shí)現(xiàn)檔案資料的共享，便于全面實(shí)行信息的錄入、保存、修整和傳遞使用環(huán)節(jié)。最近，國(guó)家越來越關(guān)注疾控工作的實(shí)行，疾病的防預(yù)和治療影響社會(huì)的發(fā)展。檔案的管理工作成為疾控工作關(guān)注的重點(diǎn)，所以應(yīng)該重視起檔案管理的現(xiàn)代化，積極落實(shí)相關(guān)措施。

1 疾控中心檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 人員缺乏專業(yè)性、組織結(jié)構(gòu)落后不合理

當(dāng)前，檔案管理的工作人員專業(yè)能力不足，主要表現(xiàn)在三個(gè)方面：缺乏專業(yè)的醫(yī)療知識(shí)、缺乏檔案管理知識(shí)、缺乏計(jì)算機(jī)信息處理知識(shí)。由于工作人員不具備專業(yè)的知識(shí)能力，往往很難進(jìn)行針對(duì)性的管理工作，大大降低工作的準(zhǔn)確性和效率。同時(shí)，因?yàn)閷I(yè)的管理人員有限，造成負(fù)責(zé)檔案資料工作的人員組織結(jié)構(gòu)不平衡。這影響著檔案工作的迅速高效進(jìn)行，進(jìn)一步減弱了檔案工作的實(shí)際效用[1]。

1.2 檔案管理模式落后

伴隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，我國(guó)的疾控中心也先后相應(yīng)的引進(jìn)了醫(yī)療的信息管理模式。這些模式的應(yīng)用大多是在門診、化驗(yàn)科室等部門之中，而檔案信息的管理方式仍舊是傳統(tǒng)的模式。在檔案資料的處理方面，不管是整理分類還是存檔運(yùn)用都顯示出落后性。特別是一些電子檔案資料的儲(chǔ)存和管理呈現(xiàn)出不科學(xué)不完善的特點(diǎn)，造成疾控中心的檔案工作效率低下，質(zhì)量不高。

1.3 受重視程度低

我國(guó)有些地區(qū)（如小城鎮(zhèn)、偏遠(yuǎn)山區(qū)）的疾控中心，因?yàn)閷?duì)檔案工作認(rèn)識(shí)不全面，不理解其重要性，故而未成立專門的檔案管理部門，這使得各科室需要自行負(fù)責(zé)各自的檔案資料，導(dǎo)致檔案管理工作缺少了統(tǒng)一性和系統(tǒng)性，不利于檔案信息庫的建立。

2 疾控檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)方法

2.1 制定完善的工作制度

當(dāng)前，大多數(shù)的疾控部門都缺少完善、實(shí)施有效的檔案管理制度，使得相關(guān)工作不能落實(shí)，影響著信息保存的完整性。檔案資料的現(xiàn)代化管理方式，需要進(jìn)行嚴(yán)格的管理控制。疾控部門應(yīng)該從實(shí)際出發(fā)，制定明確有效的管理制度，使之符合自身狀況與檔案管理的建設(shè)情況，從根源確保檔案信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。完善的工作制度能夠規(guī)范工作人員的言行，引起工作重視，避免管理的形式化。例如：某衛(wèi)生疾控組織創(chuàng)建了完善的管理制度，其中包括日常的工作制度、行為考察制度、績(jī)效評(píng)定制度等，通過這些制度的實(shí)施，能夠有效的實(shí)行管理工作，保證高效的檔案工作質(zhì)量。工作人員也因?yàn)橹贫鹊募s束明確具體的工作標(biāo)準(zhǔn)和范圍，進(jìn)而更加快速開展檔案管理工作，最終推進(jìn)疾控工作的開展[2]。

2.2 加強(qiáng)對(duì)管理人員的培養(yǎng)

工作人員是管理工作完成的動(dòng)力核心，大力培養(yǎng)提高工作人員的素質(zhì)，對(duì)于提升工作質(zhì)量有重要意義，同時(shí)也能提高管理工作的現(xiàn)代化水平。在培養(yǎng)的過程中，最為關(guān)鍵的是轉(zhuǎn)變管理觀念。要拋棄傳統(tǒng)過時(shí)的管理方法，采取全面培養(yǎng)；激發(fā)工作人員的責(zé)任感和使命感，深刻認(rèn)識(shí)到自身的工作責(zé)任與義務(wù)；調(diào)動(dòng)工作的積極性，主動(dòng)投身于管理工作之中，將身心奉獻(xiàn)于檔案管理工作。以某疾控中心為例，為滿足社會(huì)發(fā)展需要，全面提高人員素質(zhì)，從人員結(jié)構(gòu)進(jìn)行了調(diào)整改變，從內(nèi)部制度進(jìn)行了完善，在管理人員的引進(jìn)工作上大量投入了資金和時(shí)間。此外，還展開了相關(guān)的檔案管理培訓(xùn)工作，定期為管理人員提供專業(yè)學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)。這不僅有助于提升管理人員的知識(shí)水平，還有助于工作的順利進(jìn)行，加速檔案管理的現(xiàn)代化步伐[3]。

2.3 全面落實(shí)多級(jí)化管理

從近幾年疾控工作的實(shí)踐發(fā)展來看，信息化技術(shù)在管理工作中得到運(yùn)用，但是其運(yùn)用尚且存在問題，這些問題主要來源于管理力度與具體需要的矛盾，管理的水平和范圍無法滿足檔案管理的真正需要。由此來看，為解決信息化檔案管理的問題，必須落實(shí)多極化的管理方式。通過不同級(jí)別的管理，實(shí)現(xiàn)需求的真正滿足，實(shí)現(xiàn)信息資源的共同享用。在這一方面，疾控部門的工作具有代表性。其工作中由于人員數(shù)量龐大，檔案的管理任務(wù)繁重，涉及了多個(gè)工作環(huán)節(jié)：資料收集、數(shù)據(jù)整理、分類儲(chǔ)存等，同時(shí)還有一些數(shù)據(jù)編寫檢索的內(nèi)容。從此來看非常需要管理工作的多極化工作方式，這樣能夠提高工作效率，有效利用資源。例如：某衛(wèi)生疾控部門實(shí)行“深化改”措施，使得工作內(nèi)容流程走向規(guī)范化，有效提升了工作的效率和管理的質(zhì)量。多級(jí)化的管理方式在一定程度上做到了信息化和現(xiàn)代化的管理，檔案資料逐步進(jìn)行電子化存檔，為后續(xù)工作奠定基礎(chǔ)，便于資源的使用共享。

2.4 加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)

在檔案資料的處理工作中，非常重要的部分是網(wǎng)絡(luò)工作形式的運(yùn)用，特別是網(wǎng)絡(luò)的軟硬件設(shè)備的使用，比如掃描器械，計(jì)算機(jī)，網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，小程序等系統(tǒng)。網(wǎng)絡(luò)工作中設(shè)備的運(yùn)用能夠提高檔案資料處理的質(zhì)量，減少工作的時(shí)間，推進(jìn)檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)。例如：某衛(wèi)生疾控部門在工作中建立使用OA工作平臺(tái)，辦公人員在此平臺(tái)開展相關(guān)工作，感受著網(wǎng)絡(luò)的便利。檔案資料可以在此平臺(tái)被搜索、查取、運(yùn)用。同時(shí)網(wǎng)絡(luò)的工作方式還可以保障檔案信息的安全性和保密性?？梢栽谄脚_(tái)設(shè)置工作人員的查取權(quán)限，對(duì)于特殊資料只有特定人員能夠查看使用，在一定程度上提高了檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展水平。

2.5 建立健全檔案信息化管理機(jī)制

面對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理模式，疾控中心首先應(yīng)該對(duì)此采取措施：引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理模式進(jìn)行使用；變革優(yōu)化管理的運(yùn)行機(jī)制。使這些措施符合檔案管理的工作需要和自身建設(shè)的發(fā)展需求。再從詳細(xì)之處入手，了解檔案資料的類別，整理情況，儲(chǔ)存方法和管理過程，為進(jìn)行后續(xù)信息化的融化打好基礎(chǔ)。將信息化技術(shù)運(yùn)用到各個(gè)環(huán)節(jié)之中，使檔案資料的管理工作信息化、自動(dòng)化、共享化，最終實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)，建立起信息化處理的管理機(jī)制。

2.6 加強(qiáng)對(duì)檔案信息化管理的重視

檔案管理中引入信息化處理的工作方法，不僅能夠提高工作質(zhì)量還能提升工作的效率，這些都顯示出信息化技術(shù)的重要性。在檔案工作過程中，就需要領(lǐng)導(dǎo)人員發(fā)揮信息化技術(shù)的作用，正面看待信息化建設(shè)在檔案管理中的運(yùn)用。領(lǐng)導(dǎo)部門應(yīng)該大力支持檔案的信息化工作模式，在資金、專業(yè)人員和技術(shù)方面進(jìn)行投入，為檔案管理工作提供相關(guān)保障，使其獲得更多的關(guān)注與重視。領(lǐng)導(dǎo)部門的重視將會(huì)促使疾控中心的相關(guān)部門進(jìn)一步認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，在人員配合和資源配置方面都會(huì)更加合理完善，使得檔案工作的信息化建設(shè)開展的更加順利。

3 結(jié)語

從以上內(nèi)容來看，疾控工作的質(zhì)量好壞受社會(huì)發(fā)展的影響，檔案管理工作方面仍舊存在問題，矛盾凸顯。如此情況下，需要實(shí)行有效的管理制度、提升工作人員的專業(yè)性、合理化管理的方式，并且建立全面現(xiàn)代化的管理平臺(tái)，從而做到落實(shí)疾控工作，服務(wù)社會(huì)。