新形勢下如何做好企業(yè)單位文書檔案管理工作

方 菁

（上海核工程研究設(shè)計院有限公司，上海 200233）

現(xiàn)階段企業(yè)內(nèi)部文書檔案管理存在著一定的問題和不足之處，文書檔案信息作用發(fā)揮存在“跟不上趟”情況。此外，文書檔案管理在企業(yè)日常工作管理中處于基礎(chǔ)性地位，隨著企業(yè)運營管理體制、工作內(nèi)容不斷發(fā)展變化體現(xiàn)出企業(yè)發(fā)展軌跡和各項基本的信息，對于企業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展有著積極的指導(dǎo)意義。因此，需要對文書檔案管理中出現(xiàn)的問題進行分析，提出有針對性地解決措施，不斷改革完善管理體制與運行機制，推動企業(yè)文書檔案管理工作的深化。

1 企業(yè)單位文書檔案管理工作的重要意義

企業(yè)單位的管理層要高度重視文書管理活動，在實際的管理工作中，充分落實各項工作細節(jié)。具體應(yīng)從以下兩點著手：第一，作為重要的信息憑證，文書檔案的完整性直接關(guān)乎檔案管理工作質(zhì)量，為盡可能地提升檔案管理活動水準，企業(yè)單位的相關(guān)部門要盡可能地保障文書檔案的價值，為后續(xù)的查閱打下良好基礎(chǔ)，以便企業(yè)單位管理層圍繞文書檔案對歷史的相關(guān)經(jīng)驗進行總結(jié)和反思，規(guī)劃企業(yè)單位的發(fā)展路線。第二，提升管理水準，國內(nèi)市場化改革的不斷深入使得企業(yè)單位涌現(xiàn)了大量的不穩(wěn)定因素；因此，企業(yè)單位管理層更應(yīng)充分重視檔案管理工作，保證檔案資料保存、分類、整理、收集等各項工作的質(zhì)量，進而提升檔案管理工作質(zhì)量；借助文書檔案資料，充分反映企業(yè)的實際經(jīng)營發(fā)展狀況、企業(yè)面臨的困境、企業(yè)內(nèi)外環(huán)境等，使得各部門的檔案管理人員能夠圍繞企業(yè)單位的各項業(yè)務(wù)，不斷加強各項工作的針對性，進而全方位提升企業(yè)單位的行業(yè)競爭力，推動企業(yè)單位的穩(wěn)定、長久發(fā)展。

2 新形勢下企業(yè)單位文書檔案管理工作現(xiàn)狀

2.1 能力不足

從目前的文書檔案管理人員隊伍看，均存在一定的能力不足現(xiàn)象。從事多年文書檔案管理人員，學(xué)歷偏低，很多都沒有接受過全日制大專學(xué)歷以上的教育，憑經(jīng)驗做事。他們對于新人的培養(yǎng)亦是口口相傳，缺乏專業(yè)化的正規(guī)業(yè)務(wù)培訓(xùn)。而一些新同志，則由于文書檔案管理崗位相對于企業(yè)其他崗位，薪酬待遇偏低，而缺乏工作熱情和進取心，“做一天和尚撞一天鐘”的人員并不少見，檔案管理工作自然就無法很好地完成。諸如收集范圍不明確、工作不及時，用紙、裝訂不規(guī)范，辦理程序混亂、原稿不齊全、編號不規(guī)范等情況時常出現(xiàn)，甚至于“屢查、屢改、屢不絕”，嚴重影響企業(yè)文書檔案管理工作的健康發(fā)展。

2.2 對文書檔案管理工作的重視程度較低

目前許多企業(yè)單位都將主要的關(guān)注點放在了中心業(yè)務(wù)上，忽視了文書檔案管理工作的重要性。企業(yè)單位的文書檔案是用于企業(yè)單位的各項公務(wù)活動詳細地記錄，是企業(yè)單位內(nèi)部管理工作中的重要環(huán)節(jié)，有利于維持企業(yè)單位內(nèi)部秩序，并為規(guī)劃企業(yè)單位的發(fā)展目標和發(fā)展戰(zhàn)略提供關(guān)鍵依據(jù)。因此，忽視對文書檔案管理工作不僅無法使企業(yè)單位順應(yīng)新形勢的發(fā)展，還會導(dǎo)致工作人員在實際的工作過程中常常出現(xiàn)不規(guī)范、不嚴謹?shù)膯栴}，嚴重影響了企業(yè)單位的文書檔案管理工作質(zhì)量。

2.3 技術(shù)落后

目前，許多企業(yè)文書檔案管理技術(shù)比較落后，主要表現(xiàn)在：對文書檔案信息管理的硬件和軟件資金投入不足，缺乏適用于文書管理的軟件。同時，傳統(tǒng)的文書檔案幾乎都是紙質(zhì)，占用的存儲空間大，查閱不方便，信息化管理手段的缺失致使文書檔案管理還處于比較低的水平。

2.4 信息化程度較低

目前有一些企業(yè)單位在進行文書檔案管理工作時，使用的是紙質(zhì)檔案和人工管理的方式。一方面，紙質(zhì)文書檔案不易保存，很容易在管理的過程中出現(xiàn)丟失、破損等問題，在進行數(shù)據(jù)信息查找時也十分困難，進而影響企業(yè)單位文書檔案管理工作效率；另一方面，人工管理的方式通常會由于人為因素而造成誤差，影響了文書檔案信息的準確性，進而降低企業(yè)單位文書檔案管理工作質(zhì)量。

3 新形勢下企業(yè)單位文書檔案管理工作的策略

3.1 規(guī)范檔案管理機制

在單位內(nèi)部從事文書檔案管理的人員，必須要帶頭遵守、執(zhí)行與之相關(guān)的規(guī)定和守則，在工作中要嚴格遵循審核、簽發(fā)流程，杜絕濫發(fā)文件，對簽發(fā)手續(xù)、附件，要認真核對，確保其完整性。若某些內(nèi)容需要復(fù)審，要對修改內(nèi)容遵照相應(yīng)程序進行復(fù)審，整篇公文的字體、用紙、標號、排版等均按照技術(shù)標準執(zhí)行。

3.2 加強對文書檔案管理工作的重視

在新形勢的背景下，傳統(tǒng)的文書檔案管理工作受到了大數(shù)據(jù)技術(shù)和信息化技術(shù)的沖擊，使得企業(yè)單位文書檔案管理工作面臨很大的挑戰(zhàn)?；诖?，若想更好地提升企業(yè)單位的文書檔案管理質(zhì)量。首先要做的就是提升對文書檔案管理工作的重視程度。一方面，企業(yè)單位的管理者只有明確了文書檔案管理工作的重要性，才能夠?qū)罄m(xù)的管理工作提出正確的決策，進而在新形勢下，結(jié)合外部環(huán)境的發(fā)展，不斷完善自身文書檔案管理工作；另一方面，有關(guān)工作人員也應(yīng)該加強對文書管理工作的重視程度，在實際的工作過程中充分發(fā)揮自身的能動性，不僅對企業(yè)單位的文書檔案進行收集和管理，還要進一步分析、歸類和利用等環(huán)節(jié)，讓文書檔案管理工作能夠在企業(yè)單位內(nèi)部管理工作中發(fā)揮出最大價值。

3.3 提高文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)

文書檔案管理是否具備質(zhì)量與水平，檔案管理信息化建設(shè)能否得到有效開展，在一定程度上取決于檔案管理人員是否具備綜合素質(zhì)。基于此種情況，管理人員必須切實提升綜合素質(zhì)，即豐富的管理知識與信息化建設(shè)理念。首先，管理部門需要加強現(xiàn)代化硬件設(shè)施的投入，同時建設(shè)出現(xiàn)代化工作環(huán)境，從而確保文書檔案管理人員在正在意義上了解現(xiàn)代化設(shè)施設(shè)備，管理部門可開展相關(guān)培訓(xùn)活動，幫助管理人員學(xué)習(xí)設(shè)施設(shè)備的使用方式，而管理人員需要在日常的工作中提高使用率，以最快的速度熟悉并掌握使用的方式，從而提升管理的水平與效率。其次，筆者認為管理人員能夠主動探究新技術(shù)，不斷學(xué)習(xí)新知識才是提高綜合素質(zhì)的根本途徑。因此，管理部門可以建立學(xué)習(xí)激勵機制，將學(xué)習(xí)信息化檔案管理作為考核的一部分，逐步形成終身教育機制，以此提高管理人員學(xué)習(xí)信息化管理的積極性，培養(yǎng)管理人員主動學(xué)習(xí)的能力，爭取實現(xiàn)檔案管理人員的知識儲備能夠隨著時代的發(fā)展而有所提升。最后，絕不可忽視溝通與交流的重要性，各個部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)在日常的工作中多鼓勵員工之間進行合作與交流，通過此種方式，能夠更為高效的實現(xiàn)優(yōu)質(zhì)資源整合，幫助檔案管理人員學(xué)習(xí)更多的知識與高科技手段，以此為文書檔案管理進行信息化建設(shè)提供更多的信息源。

3.4 采用專業(yè)化管理模式，引入先進的管理方法

文書檔案管理應(yīng)當是辦公室的一項重要工作，但目前許多單位對這項工作都不夠重視，沒有從單位整體工作層面對該項工作進行安排，規(guī)劃不及時，部署不到位。因此各單位要結(jié)合文書檔案管理工作中檢查出的問題進行相應(yīng)的改進，對于工作中好的做法，則要積極推廣。還要提高管理人員對文書檔案管理工作的重視程度，尤其是在當前信息技術(shù)飛速發(fā)展的時代，必須轉(zhuǎn)變文書檔案管理理念，以先進理念來指導(dǎo)工作實踐。辦公室文書檔案管理人員要清楚地認識到信息時代對于文書檔案管理工作的要求，積極學(xué)習(xí)先進的管理方法，尤其是要學(xué)會利用網(wǎng)絡(luò)資源和互聯(lián)網(wǎng)工具來實施管理。信息技術(shù)的應(yīng)用，大大降低了文書檔案管理的繁瑣性，使得整個管理流程都更簡潔，工作效率更高，因此對于先進技術(shù)的學(xué)習(xí)和應(yīng)用是非常有必 要的。

3.5 做好文書工作與檔案工作的規(guī)范銜接

文件是文書的前身，其質(zhì)量的好壞直接影響著文件儲存的質(zhì)量。如果沒有高質(zhì)量的檔案，沒有高質(zhì)量的文件，即使有高水平的文件管理能力也是無濟于事。文件人員應(yīng)具有較強的文件管理意識，并對文件的每一部分建立歸檔制度。在辦文檔時，通?？紤]文檔內(nèi)存任務(wù)，實現(xiàn)文檔與文件工作的集成。相關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)需要把好人才入口關(guān)，注意招聘具備專業(yè)文化知識、技能的人才，以為檔案隊伍的充實建設(shè)奠定下堅實的支撐作用。要注重現(xiàn)有人才的應(yīng)用，大膽應(yīng)用具備專業(yè)理論知識和技能特長的年輕干部，穩(wěn)定現(xiàn)階段文書檔案管理團隊，解決其存在的各種實際問題，保證投入到本職工作中。

3.6 嘗試建立文書檔案管理信息系統(tǒng)

目前“互聯(lián)網(wǎng)+”與各個行業(yè)的融入都越來越深，許多管理領(lǐng)域引入了信息技術(shù)，建立了信息化的管理平臺。利用計算機和信息管理系統(tǒng)來處理辦公室文書檔案，不僅規(guī)范了整個管理流程，而且減少了管理疏漏，提高了管理效率。因為文書檔案資料主要作用就是提供各種信息，需要從龐大的檔案數(shù)據(jù)中檢索出有效信息，這就涉及檔案建設(shè)系統(tǒng)。在當前的信息社會中，建立文書檔案檢索系統(tǒng)是非常必要的。

3.7 建立完善的辦公室文書檔案管理制度

辦公室應(yīng)該在當前文書檔案管理的基礎(chǔ)上建立一套完善、適合本單位情況的辦公室文書檔案管理制度，以便文書檔案管理工作更好、更順利、更高效運行。根據(jù)具體問題具體分析的辦法，可以針對文書檔案管理員、檔案使用者提出的難題，逐步將需要增加的新需求加入規(guī)章制度中，制定出來的規(guī)章制度會更加完整、科學(xué)且具有操作性。規(guī)章制度的建立，目的在于執(zhí)行。首先，領(lǐng)導(dǎo)者必須起帶頭作用，從意識上、行動上支持文書檔案管理工作，要求各部門嚴格按照文書檔案管理制度貫徹執(zhí)行；其次，單位要做好文書檔案管理員思想教育工作，為其提供良好的工作環(huán)境和待遇，促使其用心做好工作；最后，文書檔案管理人員必須嚴格遵守規(guī)章制度，并將執(zhí)行過程中遇到的問題及時反饋解決，保證辦公室文書檔案管理更好地服務(wù)于單位。

4 結(jié)束語

綜上所述，在新形勢的背景下，企業(yè)單位若想更好地提升文書檔案管理工作質(zhì)量，就必須要重視文書檔案管理工作的重要性，加強管理人員的專業(yè)能力，并不斷完善文書檔案管理制度，加強信息化建設(shè)水平，還要為文書檔案管理工作提供良好的環(huán)境，讓企業(yè)單位通過提高文書檔案管理工作質(zhì)量，來加強內(nèi)部管理水平。