新時(shí)代人事檔案管理人員的綜合素養(yǎng)提升策略分析

蔡建平

（沅陵縣人力資源服務(wù)中心，湖南 懷化 419600）

在新時(shí)代背景下，各行各業(yè)的發(fā)展都與信息技術(shù)息息相關(guān)。而在各行業(yè)發(fā)展的過程之中，人事檔案管理工作也一直是發(fā)展的首要前提及保障。在此基礎(chǔ)上，對(duì)為人才服務(wù)的檔案管理工作提出了新的發(fā)展需求，對(duì)人事檔案管理人員的綜合素養(yǎng)也更加重視。因此，為進(jìn)一步做好人事人才工作，人事檔案管理人員綜合素養(yǎng)的提升就是勢(shì)在必行的。

1 人事檔案管理人員綜合素養(yǎng)發(fā)展闡釋

1）人事檔案管理人員綜合素養(yǎng)提升的重要性。首先，人事檔案管理是一項(xiàng)基礎(chǔ)保障性工作，其服務(wù)于機(jī)關(guān)團(tuán)體、企事業(yè)單位及社會(huì)各行各業(yè)，為用人單位選人用人提供全面真實(shí)的檔案信息和有價(jià)值的參考依據(jù)。在此背景下，人事檔案管理人員政治素養(yǎng)及綜合素質(zhì)就非常重要。特別是機(jī)關(guān)團(tuán)體、事業(yè)單位人事檔案工作人員要求政治堅(jiān)定、堅(jiān)持原則、忠于職守、甘于奉獻(xiàn)、嚴(yán)守紀(jì)律。檔案工作人員若具有高水平的專業(yè)素養(yǎng)，就可以更好地服務(wù)于單位和社會(huì)，服務(wù)于高校畢業(yè)生的檔案管理工作，以高效的方式為學(xué)生提供服務(wù)，做好學(xué)生邁進(jìn)社會(huì)的第一個(gè)中轉(zhuǎn)站。其次，在如今，各行各業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)最終體現(xiàn)在人才競(jìng)爭(zhēng)，人才已成為社會(huì)及行業(yè)發(fā)展的重要保障。所以，作為為人才提供服務(wù)的人事檔案管理部門，其工作人員的政治、專業(yè)素養(yǎng)及綜合能力就顯得尤為重要，在一定程度上影響了單位人事檔案管理的水平[1]。最后，進(jìn)入新時(shí)代，信息技術(shù)已成為制約社會(huì)各行各業(yè)的發(fā)展的瓶頸。這也意味著，人事檔案管理工作要適應(yīng)現(xiàn)代化、信息化、數(shù)據(jù)化的發(fā)展，引入信息化管理模式勢(shì)在必行。為此，2020年6月20日第十三屆全國(guó)人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)第十九次會(huì)議對(duì)《中華共和國(guó)檔案法》進(jìn)行修訂[2]，增加了檔案的信息建設(shè)內(nèi)容。因此，人事檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)、知識(shí)水平、信息技術(shù)能力已成為勝任崗位的重要依據(jù)。

2）新時(shí)代下人事檔案管理人員綜合素養(yǎng)發(fā)展要求。在新時(shí)代指引下，人事檔案管理人員要具備如下綜合素養(yǎng)：第一，正確的工作理念及價(jià)值觀點(diǎn)。檔案管理工作與個(gè)人工作的升遷調(diào)動(dòng)息息相關(guān)，所以工作人員必須要具備良好的政治素養(yǎng)與價(jià)值觀念。用正確的觀念嚴(yán)格要求自己的工作，堅(jiān)持正確的政治導(dǎo)向。人事檔案管理工作人員還要強(qiáng)烈的愛崗精神，熱愛檔案工作，盡職盡責(zé)做好檔案服務(wù)工作。在具體工作中，檔案管理人員就要堅(jiān)定黨的指導(dǎo)方針，堅(jiān)持貫徹落實(shí)我黨的政治路線與相關(guān)政策。用有用正確的知識(shí)武裝自己，理論聯(lián)系實(shí)際，提升檔案管理工作的質(zhì)量。與此同時(shí)，檔案管理人員還必須具備嚴(yán)格的保密意識(shí)，避免出現(xiàn)認(rèn)識(shí)檔案信息泄露問題。第二，專業(yè)扎實(shí)的工作技能。一個(gè)人的工作能力不僅與具體工作態(tài)度、工作理念相互聯(lián)系，還與工作人員的專業(yè)水平及素養(yǎng)直接關(guān)聯(lián)。檔案管理工作需要較強(qiáng)的專業(yè)性和技術(shù)性，這就要求工作人員在實(shí)際工作時(shí)要將每一個(gè)工作步驟落實(shí)，細(xì)化工作流程，掌握專業(yè)理論和技術(shù)能力，確保檔案管理工作的質(zhì)量。而且檔案管理工作是一項(xiàng)非?，嵥榧?xì)致、程序繁雜的工作，涉及內(nèi)容較多，如檔案資料收集、整理、編目、裝訂、歸類等等，整個(gè)工作流程中需要以認(rèn)真、細(xì)致、負(fù)責(zé)的態(tài)度，加之專業(yè)的工作素養(yǎng)，才能保證工作不出現(xiàn)差錯(cuò)[3]。檔案管理人員要變被動(dòng)為主動(dòng)，積極收集、鑒別、整理檔案資料。與此同時(shí)，信息化的發(fā)展不僅要求檔案管理人員具備專業(yè)的工作技能以及素養(yǎng)，還要求管理人員具備一定的電腦水平。面對(duì)信息化法，法治化時(shí)代，人事檔案管理人員應(yīng)具有較強(qiáng)的法律意識(shí)、專業(yè)知識(shí)、計(jì)算機(jī)操作能力，檔案專業(yè)的信息技術(shù)應(yīng)用操作能力。第三，檔案管理人員還要具備一定的探索創(chuàng)新精神。在實(shí)際檔案管理工作中，工作人員要結(jié)合新時(shí)代的發(fā)展要求進(jìn)行創(chuàng)新，具備樂于奉獻(xiàn)的精神，有效發(fā)展人事檔案管理的創(chuàng)造性，進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理流程，提升管理效率，提高檔案利用效率，為未來的檔案管理探索出新方式、新思路、新機(jī)制，使檔案資源發(fā)揮出更大效能。

3）現(xiàn)階段人事檔案管理人員綜合素養(yǎng)培育存在不足。在新時(shí)代背景下的人事檔案管理工作提出了更多的要求，使檔案管理工作向自動(dòng)化、信息化、集約化的方向發(fā)展。但是在實(shí)際管理過程中仍然存在宏觀層面與微觀層面的問題。從宏觀角度來看，人事檔案管理工作沒有及時(shí)跟進(jìn)時(shí)代前進(jìn)的步伐，在管理工作中的信息化轉(zhuǎn)變不徹底，沒有將信息資源有效合理開發(fā)，致使檔案管理工作無法與國(guó)際接軌。從微觀角度來看，基層檔案管理單位因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)人員的忽視或者檔案管理人員自身能力的問題，導(dǎo)致人事檔案管理無法向信息化及時(shí)過渡，具體表現(xiàn)如下：第一，從思想形態(tài)來看，許多基層檔案管理人員沒有及時(shí)轉(zhuǎn)變思維，更新工作方式。工作人員積極進(jìn)取的意識(shí)不強(qiáng)，缺乏創(chuàng)新意識(shí)，無法適應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求，在實(shí)際工作求穩(wěn)求保。與此同時(shí)，因長(zhǎng)期的“常態(tài)化”檔案管理工作的影響下，一些工作人員對(duì)于以往的工作模式習(xí)以為常，被動(dòng)地接受檔案信息，缺乏主動(dòng)積極性，影響了整體工作效率。對(duì)信息化管理的理解與認(rèn)識(shí)不到位，難以適應(yīng)現(xiàn)代信息化管理要求；第二，檔案管理人員整體隊(duì)伍專業(yè)性不強(qiáng)，綜合素質(zhì)較低，專業(yè)技術(shù)人才較少，專業(yè)知識(shí)普遍不高，且年齡普遍偏大。這種現(xiàn)象就導(dǎo)致檔案管理人員綜合素養(yǎng)的培育延緩，使工作能力無法與社會(huì)檔案需求相互匹配，工作管理效率低下；第三，檔案管理人員職業(yè)道德急需提升?，F(xiàn)如今許多檔案管理工作人員對(duì)于檔案管理缺乏正確認(rèn)識(shí)，也沒有相應(yīng)的職業(yè)政治敏感性。特別是一些機(jī)關(guān)單位工作的檔案管理人員由于工作沒有得到領(lǐng)導(dǎo)的重視，所以對(duì)待工作也更加懈怠，缺少正確的工作態(tài)度；第四，人事檔案管理工作基礎(chǔ)設(shè)施不完善。新時(shí)代下，大數(shù)據(jù)管理已經(jīng)成為社會(huì)各方面發(fā)展的風(fēng)向標(biāo)。在實(shí)際人事檔案管理中，因資金、場(chǎng)地、人員的局限，仍然沿用傳統(tǒng)的管理模式。沒有建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，沒有根據(jù)工作的實(shí)際需求加強(qiáng)硬軟件建設(shè)，致使在檔案借調(diào)過程中花費(fèi)過多時(shí)間環(huán)節(jié)[4]。

2 在時(shí)代背景下提升人事檔案管理人員綜合素養(yǎng)舉措分析

1）注重人事檔案管理人員思想法律意識(shí)教育?！八枷胧切袆?dòng)的先導(dǎo)”，要提高檔案管理水平，就要先加強(qiáng)檔案管理人員的思想教育、法律法規(guī)教育，從思想內(nèi)化為行動(dòng)。首先，讓檔案管理人員認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要性。只有檔案管理工作人員理解認(rèn)識(shí)到這份工作的實(shí)質(zhì)，認(rèn)識(shí)到檔案管理工作與社會(huì)企業(yè)發(fā)展競(jìng)爭(zhēng)息息相關(guān)，才會(huì)從“內(nèi)因角度”重視自身綜合素養(yǎng)的提升。其次，檔案管理部門要加強(qiáng)對(duì)工作人員的業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，讓工作人員充分了解學(xué)習(xí)《檔案法》相關(guān)法律法規(guī)及人力資源相關(guān)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)。與此同時(shí)，管理部門要根據(jù)本單位本部門發(fā)展情況，結(jié)合時(shí)代發(fā)展，制定出符合自身實(shí)際需要的檔案管理辦法。最后，管理部門要將檔案工作人員職業(yè)道德、愛崗敬業(yè)意識(shí)培育作為常態(tài)化工作開展，提升工作人員的思想素質(zhì)，讓工作人員積極提供檔案服務(wù)[5]。

2）注重檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)的提升。檔案管理人員要緊隨新時(shí)代工作要求發(fā)展，不斷提升專業(yè)水平，適應(yīng)現(xiàn)代化的發(fā)展要求?，F(xiàn)在檔案管理工作由過去的人工管理轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒芾?，工作?nèi)容也由單一的文件管理轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊瘹w檔整理，這就意味著檔案管理人員要不斷提升自身專業(yè)水平和技能，進(jìn)一步提高檔案管理工作的質(zhì)量。一方面，掌握基本的電腦工作。目前檔案管理工作的每一流程都需要借助計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)，所以檔案管理人員要學(xué)習(xí)基本的計(jì)算機(jī)使用常識(shí)，便于在檔案收集、歸檔、編目、儲(chǔ)存時(shí)提升工作效率。另一方面，檔案管理人員要緊隨時(shí)代發(fā)展潮流，積極學(xué)習(xí)新興網(wǎng)絡(luò)信息管理技能，正確使用互聯(lián)網(wǎng)工具，學(xué)會(huì)基本的網(wǎng)絡(luò)檢索操作，用新技術(shù)助力檔案管理工作的升級(jí)。

3）加強(qiáng)檔案管理人員之間的交流培訓(xùn)。在實(shí)際工作中，由于信息化高速發(fā)展，政策變換因素影響，人事檔案管理工作為適應(yīng)需要應(yīng)不斷改進(jìn)創(chuàng)新。因此，人力資源管理部門可以通過交流培訓(xùn)的方式，優(yōu)化管理模式，提升管理人員綜合素養(yǎng)。首先，管理部門加強(qiáng)信息技術(shù)應(yīng)用培訓(xùn)。讓人事檔案管理人員對(duì)新技術(shù)、大數(shù)據(jù)、多媒體等進(jìn)行深入了解，從而不斷提高現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用能力，為檔案管理的信息化提供保障。其次，由于人事檔案管理工作變化較快，政策變化也根據(jù)時(shí)代要求不斷改進(jìn)。所以，管理部門在面對(duì)新政策時(shí)，要及時(shí)將政策下達(dá)到各基層部門，讓工作人員及時(shí)開展學(xué)習(xí)領(lǐng)悟，提高政策與當(dāng)?shù)貦n案管理發(fā)展，讓檔案管理工作更上一層樓。最后，管理部門還要加強(qiáng)外部交流培訓(xùn)。通過業(yè)務(wù)討論交流會(huì)議，不斷取長(zhǎng)補(bǔ)短，學(xué)習(xí)他人優(yōu)秀先進(jìn)的管理方式方法。與此同時(shí)，外部交流培訓(xùn)還能夠幫助管理工作人員開拓知識(shí)，增長(zhǎng)見識(shí)，改進(jìn)提升技能，不斷提高適崗能力，提升綜合素養(yǎng)[6]。

4）加強(qiáng)完善檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施。在時(shí)代發(fā)展要求下，人事檔案管理也正朝著技術(shù)性與信息性的方向發(fā)展。所以信息技術(shù)就成為檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施。因此，人力檔案管理部門要完善基礎(chǔ)設(shè)施，為檔案管理工作做好軟硬件設(shè)備、現(xiàn)代通訊技術(shù)的投入使用，加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)。在此基礎(chǔ)上，管理工作人員可以借助信息化發(fā)展為契機(jī)，使檔案管理工作更好地服務(wù)于人事人才工作[7]。

5）注重自身知識(shí)學(xué)習(xí)。檔案管理工作是專業(yè)性很高的一項(xiàng)內(nèi)容，為了提高管理人員綜合素養(yǎng)，優(yōu)化人力資源管理服務(wù)模式，改進(jìn)人力資源管理問題，檔案管理人員必須持續(xù)學(xué)習(xí)，豐富檔案管理知識(shí)結(jié)構(gòu)，增強(qiáng)自身知識(shí)儲(chǔ)備，全面發(fā)展自身能力，在知識(shí)保障的前提下，不斷做好工作創(chuàng)新，提升管理水平[8]。

6）做好信息化的提高與創(chuàng)新。新時(shí)代的發(fā)展特征在于信息技術(shù)的不斷發(fā)展，社會(huì)結(jié)構(gòu)的多元發(fā)展。在此背景下，人事檔案管理工作需要處理的文件以及管理的數(shù)量不斷上升，傳統(tǒng)的檔案管理模式也無法滿足現(xiàn)代化的發(fā)展要求，因此檔案管理工作必須創(chuàng)新升級(jí)。在此過程中，檔案管理人員要在工作過程中不斷提高自身信息化水平，在管理過程中運(yùn)用新興信息化技術(shù)創(chuàng)新檔案管理。為此，人事檔案管理人員要積極借助現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)資源，學(xué)習(xí)更多先進(jìn)、科學(xué)的管理方法與技術(shù)，也可以積極參與對(duì)外交流討論，讓人事管理工作人員接觸到更多先進(jìn)的管理手段。拓寬專業(yè)知識(shí)與技能，提升自身信息化水平。此外，檔案管理單位也要定期與工作人員溝通，了解實(shí)際工作中出現(xiàn)的問題，幫助他們解決不了的難題，激發(fā)員工的工作熱情，讓他們?cè)诠ぷ髦杏蟹e極探索與創(chuàng)新的熱情，助力檔案工作的全面升級(jí)。

3 結(jié)束語

綜上所述，在新時(shí)代的發(fā)展要求下，人事檔案管理工作直接關(guān)乎人力資源的應(yīng)用開發(fā)，關(guān)乎企業(yè)發(fā)展的持續(xù)升級(jí)，關(guān)乎整體社會(huì)的就業(yè)民生。因此，人力資源服務(wù)部門要做好檔案管理工作人員的綜合素養(yǎng)提升，讓管理人員緊隨時(shí)代要求，提升管理水平，助力社會(huì)發(fā)展。