試論新醫(yī)改下醫(yī)院檔案工作的規(guī)范化管理

焦同生

（鄄城縣人民醫(yī)院，山東 菏澤 274600）

新醫(yī)改具有重要意義，不僅能促進(jìn)中國特色醫(yī)療體制建設(shè)，還能使醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)質(zhì)量提升，使全民健康水平提高。新醫(yī)改對(duì)醫(yī)院管理影響大，原有的管理制度和模式不能適應(yīng)需求，所以要進(jìn)行調(diào)整和創(chuàng)新。檔案工作作為醫(yī)院重要管理內(nèi)容，搜集、整理、存儲(chǔ)、利用的規(guī)范化，有助于醫(yī)院服務(wù)水平的不斷提升，也能使新醫(yī)改腳步加快。故而，醫(yī)院要嚴(yán)抓檔案工作，探尋和摸索有效路徑，最大限度確保管理規(guī)范化。

1 檔案工作的不足之處

1.1 忽視檔案管理

醫(yī)院管理長期以來忽視檔案工作，這主要是認(rèn)識(shí)誤區(qū)和偏差造成的。部分醫(yī)院認(rèn)為檔案工作并不能為醫(yī)院帶來直接收益，都是一些瑣碎的整理和保存工作，能否做好對(duì)醫(yī)院發(fā)展不會(huì)有實(shí)質(zhì)性影響。認(rèn)識(shí)上不足，導(dǎo)致在管理和安排工作中忽視檔案管理，相關(guān)的人力和物力投入嚴(yán)重不足。檔案工作不受重視，檔案管理部門和有關(guān)人員也就會(huì)對(duì)從事工作缺乏認(rèn)同感，產(chǎn)生既然無所謂，管理就隨意的心態(tài)。檔案管理過于隨意化，缺乏規(guī)范性，必定會(huì)出現(xiàn)很多的問題。

1.2 制度建設(shè)不完善

醫(yī)院檔案工作當(dāng)前出現(xiàn)各種問題，與制度建設(shè)不完善有直接關(guān)聯(lián)。檔案工作依據(jù)的是相關(guān)規(guī)章制度，而制度本身存在漏洞和缺陷，無法促進(jìn)管理規(guī)范和成效提升。檔案管理職責(zé)劃分有問題，不夠明了，無法貫徹和落實(shí)責(zé)任制，致使管理人員對(duì)工作不夠上心，有玩忽職守現(xiàn)象，或者是不執(zhí)行好工作要求，使檔案管理較為混亂。檔案管理未能針對(duì)搜集、整理、歸檔、保存等，做好制度建設(shè)。有些醫(yī)院雖然針對(duì)檔案工作制定了管理制度，但缺乏監(jiān)督與考核，也沒有建立配套獎(jiǎng)懲機(jī)制。檔案工作制度在缺少激勵(lì)的情況下，執(zhí)行力低下，直接影響管理成效。

1.3 沿用分散式管理模式

醫(yī)院檔案工作開展過程中，由于不受重視，缺乏創(chuàng)新動(dòng)力。絕大部分醫(yī)院在新時(shí)期，檔案管理依然是分散式管理。檔案管理主要涉及兩個(gè)部分，一個(gè)是人事行政部門形成檔案，另外一個(gè)是各個(gè)科室的病歷以及醫(yī)療設(shè)備檔案等?，F(xiàn)在基本上都是各自為政，單獨(dú)進(jìn)行檔案管理，各個(gè)方面消耗和浪費(fèi)大，且具有混亂一面，無法落實(shí)規(guī)范化管理要求。檔案管理中經(jīng)常會(huì)由于各種問題，出現(xiàn)沒有及時(shí)收集和整理狀況，檔案不完整，或者是損壞情況嚴(yán)重，不利于檔案利用和醫(yī)院發(fā)展。

1.4 信息化管理水平低

網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)發(fā)展，以及向醫(yī)院全面滲透，使整體運(yùn)營出現(xiàn)較大變化。醫(yī)院各項(xiàng)工作開始依賴于信息技術(shù)完成，包含掛號(hào)、病歷、購藥等，都已經(jīng)邁入到信息化管理階段?；谶@種變化，檔案工作應(yīng)提高信息化管理能力。但實(shí)際情況是檔案管理意識(shí)淡薄，信息化建設(shè)還有不足，未能統(tǒng)一化和規(guī)范化，致使檔案管理效率低，信息技術(shù)在其中作用有限。此外，醫(yī)院檔案管理信息人才少，主要體現(xiàn)在投入不足，未能引入專業(yè)信息化檔案管理人才，還有則是缺乏對(duì)現(xiàn)有檔案工作人員培訓(xùn)。

2 檔案工作規(guī)范化管理路徑與措施

2.1 增強(qiáng)對(duì)檔案工作重視

新醫(yī)改下醫(yī)院檔案推進(jìn)檔案管理規(guī)范化極為關(guān)鍵，應(yīng)強(qiáng)化內(nèi)部自上而下對(duì)檔案工作認(rèn)識(shí)，明確重要性，使全體人員具有檔案管理意識(shí)，在平時(shí)工作中支持和配合檔案工作。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要做好表態(tài)，在平時(shí)管理和會(huì)議上強(qiáng)調(diào)檔案工作，以引起檔案管理部門和其他部門重視，為檔案規(guī)范化管理奠定基礎(chǔ)。

醫(yī)院在重視檔案管理以外，需根據(jù)規(guī)范化管理需求，加大相關(guān)投入。既要有專門的檔案管理部門，又要招聘和選拔好管理人才，還要完善檔案管理基礎(chǔ)建設(shè)，以促進(jìn)檔案管理成果的提高。

2.2 完善檔案工作制度

新醫(yī)改下醫(yī)院管理體制發(fā)生較大變化，檔案管理作為基礎(chǔ)和重要部分，應(yīng)增強(qiáng)規(guī)范性，以適應(yīng)醫(yī)院管理變革。醫(yī)院檔案管理依據(jù)的是制度，所以規(guī)范化管理要完善上層建設(shè)，做好制度優(yōu)化。依據(jù)新階段醫(yī)院檔案特征和管理需求，改進(jìn)工作與管理制度，確保真正可達(dá)到約束檔案管理行為，使全過程規(guī)范化作用。醫(yī)院檔案管理首先要全局出發(fā)，確定整體目標(biāo)。緊接著要展開分解，依據(jù)檔案管理分目標(biāo)進(jìn)行職責(zé)劃分，保證每項(xiàng)檔案工作任務(wù)到具體崗位和特定人。檔案管理人員依據(jù)分配任務(wù)，嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)章制度，推進(jìn)管理工作，這是規(guī)范管理的關(guān)鍵。醫(yī)院檔案管理在實(shí)行責(zé)任制基礎(chǔ)上，應(yīng)抓好配套制度建設(shè)。

責(zé)任制和管理規(guī)章制度執(zhí)行，需要落實(shí)監(jiān)督與考核，針對(duì)檔案管理工作動(dòng)態(tài)監(jiān)控，并對(duì)相關(guān)人員表現(xiàn)績效考核[1]。最終依據(jù)檔案管理考核結(jié)果，對(duì)工作開展情況準(zhǔn)確評(píng)價(jià)。檔案管理要完善獎(jiǎng)懲機(jī)制，依照考核與評(píng)價(jià)，對(duì)檔案管理成績突出的人員進(jìn)行物質(zhì)和精神獎(jiǎng)勵(lì)，就管理中存在問題和成效低下人員懲罰。另外檔案管理采取積分制，長期管理表現(xiàn)不理想人員，應(yīng)對(duì)其處理，或者清理出檔案管理隊(duì)伍，達(dá)到更好的約束和督促效果，通過制度推動(dòng)檔案管理規(guī)范化。

2.3 集中進(jìn)行檔案管理

新醫(yī)改下為了規(guī)范檔案管理，應(yīng)改變分散式管理，朝著集中化管理邁進(jìn)。醫(yī)院設(shè)置檔案管理部門，所有檔案應(yīng)交給特定部門，使其統(tǒng)一管理和集中化管理。這樣可杜絕檔案管理中亂象，但需要各個(gè)科室和部門通力配合。醫(yī)院行政檔案管理、科研檔案管理、科室檔案管理等，最終要集中到檔案管理部門，分門別類的進(jìn)行管理，并依照標(biāo)準(zhǔn)歸檔和存儲(chǔ)。

集中檔案管理中要嚴(yán)格執(zhí)行檔案保管制度和歸檔制度，明確哪些資料需要?dú)w檔，明確相關(guān)的要求。各個(gè)科室和部門要配合檔案管理工作，針對(duì)所產(chǎn)生的文件和材料，清楚搜集和整理范圍，增強(qiáng)依據(jù)性，確保檔案具有價(jià)值[2]。醫(yī)院科研檔案、病歷等檔案事關(guān)醫(yī)療研究成果和患者信息，所以要在集中檔案管理中做好保密工作，不隨意透露信息，同時(shí)還要提高應(yīng)對(duì)檔案信息被竊取的能力，增強(qiáng)醫(yī)院檔案安全性。

2.3 做好管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

醫(yī)院檔案管理目前有兩個(gè)部分，一個(gè)是紙質(zhì)檔案收集和整理，以及最終按照規(guī)定將其歸檔和存儲(chǔ)；另外一個(gè)是電子檔案建設(shè)，包含了轉(zhuǎn)化、歸檔、保存等。針對(duì)兩項(xiàng)檔案管理內(nèi)容，必須要做好基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。醫(yī)院要有專門用于保存紙質(zhì)檔案的檔案室，購置檔案柜，確保數(shù)量滿足保存檔案需求。檔案室由專人負(fù)責(zé)管理，未經(jīng)允許鑰匙不能隨意給別人，同時(shí)無關(guān)人員不能踏入到檔案室，以防止出現(xiàn)混亂。檔案利用要落實(shí)審批制，獲得允許后按照程序進(jìn)行借閱。紙質(zhì)檔案由管理人員幫助借閱人員查找檔案，并要做好記錄，督促借閱人員在期限內(nèi)歸還，防止出現(xiàn)檔案丟失或者是被損壞的問題，規(guī)范檔案管理過程。

新醫(yī)改下檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)中，最為關(guān)鍵的是檔案信息管理平臺(tái)，還有相關(guān)設(shè)施的建設(shè)與管理。醫(yī)院應(yīng)根據(jù)新醫(yī)改下檔案管理需求，與專業(yè)團(tuán)隊(duì)合作，結(jié)合檔案信息化管理成功經(jīng)驗(yàn)等，建立能滿足檔案管理要求的，標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化檔案管理信息系統(tǒng)和平臺(tái)。檔案管理軟硬件建設(shè)完成以后，還要完善配套建設(shè)，比如錄入信息設(shè)備。醫(yī)院檔案管理中利用極為重要，應(yīng)做好檢索數(shù)據(jù)庫建設(shè)，確?？稍谛枰檎覚n案中，可根據(jù)關(guān)鍵詞精準(zhǔn)定位檔案，提高醫(yī)院各類檔案利用率。

2.4 提高數(shù)字和信息化管理水平

新醫(yī)改正處于信息化快速發(fā)展階段，醫(yī)院各項(xiàng)事務(wù)處理與信息技術(shù)深化融合，要求檔案管理必須不斷提高信息化工作水平，進(jìn)而提高檔案管理成效。檔案信息化管理要接收各個(gè)科室和部門傳遞的文件和資料，同時(shí)要主動(dòng)出擊，搜集有價(jià)值的檔案和資料。在此基礎(chǔ)上將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化，并做好檔案分類，將其按照一定條目歸檔，保存好視頻檔案、文字檔案、圖片檔案等[3]。人事檔案管理主要涉及在入職、培訓(xùn)、績效考核等，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行信息化管理要求，做好建檔工作，并不斷根據(jù)變化增添內(nèi)容，可提高檔案管理靈活性，還能使檔案能夠查詢到以往記錄，促進(jìn)了規(guī)范化管理。

醫(yī)院檔案數(shù)字化管理中利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，必須要規(guī)范整理、存檔和調(diào)取等。另外，醫(yī)院數(shù)字化檔案管理要提高主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，針對(duì)新醫(yī)改下各項(xiàng)工作開展，及時(shí)整理和匯總可利用的檔案，然后建立檔案共享信息平臺(tái)，將其分享給內(nèi)部相關(guān)科室和部門。這樣就能使檔案最大化利用，進(jìn)一步凸顯價(jià)值，促進(jìn)新醫(yī)改成果提升，使醫(yī)院獲得更好發(fā)展。檔案數(shù)字化管理需要提高安全性，防止病歷、科研檔案等被竊取和非法使用，也要避免其遭遇破壞。這個(gè)一方面要完善數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，定期升級(jí)系統(tǒng)和進(jìn)行補(bǔ)丁修復(fù)；另外一個(gè)則是要在錄入檔案中備份，并將其傳入到云端，針對(duì)重要檔案嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理保密制度，做好加密處理。檔案管理提高防火墻等級(jí)，獲取檔案或者查看一定要經(jīng)過身份認(rèn)證。數(shù)字化檔案管理要強(qiáng)化病毒查殺，提高防御黑客攻擊能力等[4]。

2.5 加強(qiáng)對(duì)工作人員培訓(xùn)

新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理要提高水平，就要加強(qiáng)對(duì)工作人員培訓(xùn)。除了要根據(jù)檔案管理需求，尤其是數(shù)字化檔案管理要求，引入既有檔案管理專業(yè)素養(yǎng)，又具有極高信息管理能力人才。通過引入復(fù)合型檔案管理人員，促進(jìn)檔案管理順利推進(jìn)，以及工作成效提升。

醫(yī)院要做好計(jì)劃，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員培訓(xùn)。定期開展，不斷幫助其增強(qiáng)檔案收集、整理、歸檔等能力，使檔案工作規(guī)范化。通過培訓(xùn)更新檔案管理觀念，使其學(xué)習(xí)新方法和技術(shù)，提升檔案管理綜合能力。

3 結(jié)束語

總之，新醫(yī)改推動(dòng)醫(yī)院各個(gè)方面變革，檔案管理作為基礎(chǔ)和重要工作，應(yīng)依據(jù)發(fā)展和變化進(jìn)行調(diào)整，以增強(qiáng)適應(yīng)性。檔案管理提質(zhì)增效，需確保規(guī)范化，通過加強(qiáng)對(duì)管理重視、完善檔案管理制度、集中統(tǒng)一化管理、做好基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、提高數(shù)字化和信息化管理能力等，可實(shí)現(xiàn)檔案管理目標(biāo)。