淺析信息時(shí)代如何提高兼職檔案員的檔案管理水平

徐 瑩

（北京北投通城建設(shè)開(kāi)發(fā)有限公司，北京 101100）

兼職檔案管理員是企業(yè)檔案管理工作的最基礎(chǔ)、最根本的保障。他們往往掌握了大量的第一手檔案資料，是企業(yè)檔案管理工作中不可或缺的重要組成部分。伴隨著目前的社會(huì)發(fā)展日益朝著信息化的方向發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方式已不能完全滿足新時(shí)期檔案管理的需要。因此，必須要全面的提升和加強(qiáng)現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展和建設(shè)，充分的提高檔案兼職人員的管理水平是非常必要的。

1 兼職檔案管理員的重要性

檔案管理工作是一項(xiàng)政策性比較高、保密性要求高和專業(yè)技術(shù)要求高的工作。開(kāi)展檔案管理的研究，做好各種檔案信息的收集工作，都需要高素質(zhì)的檔案管理人員，在實(shí)踐工作中的優(yōu)秀兼職檔案管理人員往往來(lái)自各個(gè)職能部門。此外，兼職檔案員也是很多單位檔案管理工作的基礎(chǔ)和保障。這些兼職的檔案管理工作者在檔案形成與制作的第一線，主要負(fù)責(zé)本部門檔案信息工作的各項(xiàng)管理與相關(guān)工作和活動(dòng)中所形成的所有文字資料、音像資料、實(shí)物檔案收集等基礎(chǔ)工作，這些最為基礎(chǔ)的檔案信息的歸檔質(zhì)量的好壞直接制約著機(jī)關(guān)單位的檔案管理工作。兼職的檔案工作者對(duì)本部門的各類工作情況有了充分的了解和掌握，對(duì)各種工作相關(guān)的數(shù)據(jù)、信息、文件資料的來(lái)源和價(jià)值有了充分的認(rèn)識(shí)，能夠及時(shí)、有效地收集各種文件資料，并能很好地完成相關(guān)數(shù)據(jù)信息的認(rèn)定工作，對(duì)檔案資料進(jìn)行充分的篩選和歸類，對(duì)本部門的檔案信息的完整性、系統(tǒng)性、規(guī)范性具有決定性作用。任何一位兼職的檔案工作者都是檔案管理的基層管理者，也是最直接的檔案使用者，是最好的檔案工作的宣傳員。由于他們最了解本部門、本專業(yè)的檔案管理工作的實(shí)際需求，可以從實(shí)際工作的角度出發(fā)，提出更科學(xué)、更合理、更有針對(duì)性的部門檔案管理工作的意見(jiàn)和建議，能夠在日常工作中對(duì)干部職工進(jìn)行檔案管理知識(shí)的宣傳和引導(dǎo)，有效地提高了他們對(duì)檔案工作的重要性的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)了他們的檔案保護(hù)的理解和認(rèn)識(shí)，提高了相關(guān)的工作人員在檔案收集整理方面的自主性、積極性[1]。

2 兼職檔案員在檔案管理工作中的作用

任何一個(gè)檔案館或檔案室的檔案來(lái)源，無(wú)不是依靠一個(gè)穩(wěn)定的兼職檔案員管理網(wǎng)絡(luò)建立起來(lái)的。這個(gè)兼職檔案員管理網(wǎng)絡(luò)看似分散，而實(shí)則乃是構(gòu)成企業(yè)檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系的基礎(chǔ)。檔案管理工作的內(nèi)容是從基礎(chǔ)資料開(kāi)始，從基礎(chǔ)工作著手。各個(gè)門類的檔案收集與移交是一件非常繁瑣、極為細(xì)致的工作，它不是簡(jiǎn)單的歸攏、轉(zhuǎn)手即可的事情，而是一種對(duì)歷史的負(fù)責(zé)的系統(tǒng)性工作。任何一件檔案的入館入室工作，都要依靠基層工作人員即兼職檔案員輸送，每個(gè)單位檔案的收集、整理和立卷都離不開(kāi)兼職檔案員的辛苦工作，他們所從事的工作是檔案管理的第一道工序。從檔案工作的重要性和搞好檔案管理工作的雙重角度看，每個(gè)單位以及各個(gè)部門都應(yīng)配備兼職檔案員，負(fù)責(zé)本單位、本部門的檔案收集和整理工作。我國(guó)的檔案法明確規(guī)定：任何單位位當(dāng)立卷歸檔的材料，由單位的文書或者本單位檔案機(jī)構(gòu)或者業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)收集齊全，并進(jìn)行整理、立卷，定期交本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員集中管理；任何個(gè)人都不得據(jù)為己有或者拒絕歸”。一個(gè)單位里承擔(dān)檔案立卷、歸檔等大量基礎(chǔ)工作是由兼職檔案員完成的。這些由兼職檔案員移交的是人們?cè)诟黜?xiàng)管理和活動(dòng)中形成的文字材料、聲像材料及實(shí)物材料等等_是檔案館的主體材料。這些檔案的歸檔整理質(zhì)量和交送效率，又直接制約著每個(gè)檔案館、檔案室的檔案質(zhì)量和使用效率。一個(gè)單位或部門檔案管理的基礎(chǔ)建設(shè)工作是從兼職檔案員開(kāi)始的，文件材料的收集和整理是每項(xiàng)檔案立檔的起點(diǎn)，把握并控制好這個(gè)起點(diǎn)，是做好檔案前期管理工作的基礎(chǔ)。在企業(yè)里，兼職檔案員大多是工作在生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)一線的人員，他們最清楚本單位或本部門的工作，也最清楚需要收集和整理的材料是什么，能較好地對(duì)部門的文件和具體工作進(jìn)行前端監(jiān)控和全程管理，并能夠利用自己的專業(yè)知識(shí)對(duì)檔案進(jìn)行基本鑒定工作。由他們擔(dān)任兼職檔案員不僅能順利地完成本部門的立卷和歸檔工作，而且能順利地完成檔案的查證和考證工作，充分發(fā)揮檔案的使用價(jià)值。因此，兼職檔案員在整個(gè)檔案工作中的作用不可忽視，但兼職檔案員具有多重身份，他們不僅要作好自己職責(zé)范圍內(nèi)的工作，同時(shí)還要擔(dān)負(fù)檔案資料的收集整理和移交等工作每個(gè)部門的檔案收集的是否全而、規(guī)范，交送是否及時(shí)，都決定著一個(gè)單位或部門的檔案管理水平。檔案基礎(chǔ)資料的收集工作比較繁瑣，需要與很多人員打交道，兼職檔案員既要做好自己的本職工作，又要保證本部門歸檔率達(dá)到100%，同時(shí)還要達(dá)到優(yōu)質(zhì)水平，實(shí)屬不易。他們?yōu)樗趩挝煌瑫r(shí)也為國(guó)家積累著寶貴的財(cái)富，作為單位的主管，應(yīng)當(dāng)給予他們相應(yīng)的激勵(lì)，從而進(jìn)一步增強(qiáng)其責(zé)任心和積極性，促進(jìn)檔案管理工作高質(zhì)高效運(yùn)轉(zhuǎn)形成檔案管理工作的良性循環(huán)。

3 信息時(shí)代提高兼職檔案員的檔案管理水平的策略

3.1 具有較高的政治理論水平及良好的道德修養(yǎng)

企業(yè)的兼職檔案工作者為企業(yè)全體員工服務(wù)，負(fù)責(zé)各項(xiàng)工作備份管理。所以說(shuō)在企業(yè)，他們是不可或缺的人才，在新的企業(yè)發(fā)展的階段，對(duì)檔案管理人員的個(gè)人素質(zhì)和綜合能力提出了更高的標(biāo)準(zhǔn)和要求。首先相關(guān)的工作人員必須要有堅(jiān)定的政治立場(chǎng)，忠于祖國(guó)、忠于人民、熱愛(ài)檔案管理事業(yè)、時(shí)刻牢記維護(hù)檔案工作安全的職責(zé)；二是要有更高的政治覺(jué)悟，自覺(jué)參與到政治理論學(xué)習(xí)中來(lái)，努力提高思想政治理論水平，講政治、講道德、講規(guī)矩。要做到理論與實(shí)踐相結(jié)合，解決實(shí)際問(wèn)題。三是要有良好的思想品德，企業(yè)的檔案管理工作是企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展的基礎(chǔ)和保障，所以說(shuō)相關(guān)的檔案管理的兼職人員必須要自覺(jué)遵守“愛(ài)崗敬業(yè)、誠(chéng)實(shí)守信、服務(wù)群眾、奉獻(xiàn)社會(huì)”的職業(yè)道德規(guī)范，遵守相關(guān)的法律法規(guī)的要求，嚴(yán)守檔案管理的保密規(guī)定，有高度的責(zé)任感和榮譽(yù)感。只有以信仰信念、道德情感、職業(yè)精神來(lái)支撐檔案工作，才能真正做好檔案工作，致力于檔案工作的研究，并為企業(yè)檔案事業(yè)的發(fā)展作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

3.2 要以人為本，提高服務(wù)質(zhì)量

當(dāng)今的信息技術(shù)飛速發(fā)展，傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)內(nèi)容與方式已不能適應(yīng)新時(shí)代的要求。所以說(shuō)必須要賦予檔案管理全新的內(nèi)涵和新的工作方式。它要求業(yè)余時(shí)間的檔案管理人員要不斷地進(jìn)行專業(yè)理論的學(xué)習(xí)，提高自己的綜合素質(zhì)，全心全意地為檔案管理工作服務(wù)，用心、用情、思考、探索，工作態(tài)度必須要積極主動(dòng)，說(shuō)話也要大方得體，使用戶充分的滿意，也要全面的利用現(xiàn)代化的辦公系統(tǒng)，利用檔案信息網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)，迅速、準(zhǔn)確、及時(shí)地為用戶提供檔案信息資源，提高檔案索引和查詢的速度和效率，以達(dá)到提高檔案利用效益的目的[2]。

3.3 具有較高的業(yè)務(wù)水平和綜合能力

檔案管理的主體是人。伴隨著社會(huì)信息化進(jìn)程的加快，企業(yè)對(duì)檔案工作人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平的要求越來(lái)越高。由于檔案管理者的素質(zhì)直接影響著檔案工作的質(zhì)量和檔案事業(yè)的發(fā)展。要全方位的做好檔案工作，就必須加強(qiáng)自身的專業(yè)能力的學(xué)習(xí)。要提高檔案專業(yè)水平，首先要相關(guān)的工作人員必須要樹立終身學(xué)習(xí)的觀念，從做好檔案工作和提高素質(zhì)兩個(gè)方面入手，加強(qiáng)自身的專業(yè)知識(shí)的掌握和學(xué)習(xí)，深入了解和把握檔案學(xué)科及其相關(guān)前沿知識(shí)，積極學(xué)習(xí)相關(guān)的檔案理論，努力提高檔案工作的技能，熟悉檔案工作的規(guī)范、范圍、性質(zhì)和功能，以便更加充分的掌握檔案專業(yè)的最新動(dòng)態(tài)，更好地適應(yīng)檔案工作信息化、規(guī)范化、現(xiàn)代化的發(fā)展。第二，因?yàn)闄n案管理是一門專業(yè)性非常強(qiáng)的技術(shù)。所以，檔案管理者需要具備淵博的知識(shí)。例如：文史知識(shí)、科技知識(shí)、信息網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)知識(shí)等，只有不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)、積累新經(jīng)驗(yàn)、注重實(shí)踐，才能更好地開(kāi)展檔案管理的工作。

3.4 兼職檔案員要樹立現(xiàn)代意識(shí)，勇于創(chuàng)新，不斷進(jìn)取

伴隨著科技、信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，新思想、新技術(shù)、新思路層出不窮，信息更新、知識(shí)更新加快，以往的檔案管理經(jīng)驗(yàn)與傳統(tǒng)已越來(lái)越不能適應(yīng)新的時(shí)代背景下的信息化檔案管理工作的要求，這就需要檔案工作者具備前衛(wèi)的、現(xiàn)代化的檔案管理意識(shí)，通過(guò)科學(xué)合理的培訓(xùn)、全日制學(xué)習(xí)、業(yè)務(wù)講座、走訪等方式不斷更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，及時(shí)掌握檔案管理的最新動(dòng)態(tài)，充分的改進(jìn)檔案工作方法和手段，不斷從工作中發(fā)現(xiàn)存在的不足和問(wèn)題，并運(yùn)用自己的知識(shí)、分析和解決問(wèn)題。當(dāng)代兼職檔案工作者不僅要做好檔案工作，而且要有創(chuàng)新意識(shí)和鉆探意識(shí)。不僅要在理念上創(chuàng)新，而且要在實(shí)踐的工作方式上創(chuàng)新，更好地服務(wù)于檔案工作，更好地適應(yīng)未來(lái)檔案管理信息化的發(fā)展。

3.5 兼職檔案員要愛(ài)崗敬業(yè)，以檔案事業(yè)為榮

檔案事業(yè)從古到今，每一個(gè)時(shí)期都是一個(gè)不可或缺的、非常重要的職業(yè)，都是各項(xiàng)事業(yè)興旺發(fā)達(dá)的基礎(chǔ)和保障，都是每一個(gè)時(shí)期人們認(rèn)識(shí)和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)。檔案事業(yè)之所以能夠興旺發(fā)達(dá)，也是因?yàn)槊恳粋€(gè)時(shí)代的官員和統(tǒng)治者都非常重視檔案，利用檔案，開(kāi)發(fā)檔案，中華民族五千多年的歷史才得以傳承，中華民族有著如此燦爛的文化。中華民族文化源遠(yuǎn)流長(zhǎng)，可說(shuō)是因?yàn)闄n案把每一個(gè)時(shí)代的歷史事件，每一個(gè)歷史人物，都能清楚地呈現(xiàn)在現(xiàn)代人面前，檔案事業(yè)對(duì)此作出了巨大貢獻(xiàn)。如果沒(méi)有檔案秦始皇的長(zhǎng)期霸權(quán)統(tǒng)治，誰(shuí)也不知道。如果沒(méi)有檔案，無(wú)數(shù)革命先輩的英雄事跡就會(huì)沉沒(méi)大海，無(wú)人知曉。如果沒(méi)有檔案，孔孟的賢哲思想就無(wú)法傳承。所以我們要學(xué)歷史，要愛(ài)檔案工作，要為檔案工作而自豪，肩負(fù)起管理檔案的重任[3]。

3.6 院系兼職檔案員要有較強(qiáng)的法律意識(shí)

院系檔案員從事管理院系的試卷、學(xué)生學(xué)籍、成績(jī)、科研、人事等原始檔案，這就要求兼職檔案員必須有較強(qiáng)的法律意識(shí)，嚴(yán)格遵守法律法規(guī)，努力學(xué)習(xí)《檔案法》、《保密法》等相關(guān)的法律文件及知識(shí)，了解學(xué)校有關(guān)檔案的規(guī)章制度，依法辦事，依法管理檔案，依法維護(hù)檔案的原始性，真實(shí)性。對(duì)違反檔案工作職責(zé)，或因工作失誤造成檔案損失的要追究其責(zé)任，對(duì)觸犯檔案法的要追究其法律責(zé)任。只有這樣才能使檔案工作做到“有法必依，執(zhí)法必嚴(yán)，違法必究”，才能規(guī)范檔案管理人的行為，使檔案管理工作走上法治的道路，從而推動(dòng)檔案工作的開(kāi)展。

4 結(jié)語(yǔ)

檔案文件是一切活動(dòng)的真實(shí)記錄，反映了單位的發(fā)展歷程，是影響單位管理工作開(kāi)展效率和質(zhì)量的重要信息資源和寶貴經(jīng)驗(yàn)財(cái)富。所以，充分的分析和研究如何進(jìn)一步的提高兼職人員的檔案管理水平對(duì)工作的開(kāi)展就顯得尤為重要。