辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作管理分析

劉艷華

（濟(jì)寧市婦幼保健計(jì)劃生育服務(wù)中心，山東 濟(jì)寧 272000）

辦公室文書(shū)檔案主要包括了請(qǐng)示、會(huì)議記錄、談話、審批、會(huì)議資料等文檔資料，通過(guò)收集和歸檔這些資料，可以有效地提高企業(yè)的運(yùn)行效率，同時(shí)也能促使企業(yè)管理人員在實(shí)際工作的開(kāi)展中重視類似情況，然而文檔的收集和歸檔由于具有非常復(fù)雜繁多的特點(diǎn)，因此分類收集和歸檔中需要運(yùn)用科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)姆椒?，可以使檔案的利用效率得到提升，最終為企業(yè)和社會(huì)提供更好的服務(wù)。

1 做好辦公室文書(shū)檔案的收集與歸檔工作的重要性

辦公室文書(shū)檔案的收集與歸檔工作是各部門(mén)開(kāi)展管理工作的重要依據(jù)，有利于企業(yè)各部門(mén)管理工作的效率和質(zhì)量得到有效提升。在文檔管理中，獲得相應(yīng)文檔后，需要按照文檔的種類和日期進(jìn)行分類，并按照一定的要求進(jìn)行歸檔處理，在對(duì)文檔的分類中，從科學(xué)性的角度進(jìn)行整理匯總[1]。同時(shí)在文檔的分類中，按照標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的表現(xiàn)形式進(jìn)行分類，在收集文檔時(shí)一定要及時(shí)，因?yàn)槲臋n有可能是十分機(jī)密的重要文件，是企業(yè)日后證實(shí)某些合作關(guān)系的重要證據(jù)，所以文檔的分類收集和歸檔，從任何一個(gè)步驟而言，都是息息相關(guān)的，也會(huì)影響到企業(yè)的發(fā)展，基于此，辦公室文檔的收集和歸檔工作通常具有以下三個(gè)重要的特點(diǎn)。首先是文檔的收集和歸檔在整個(gè)企業(yè)管理中占據(jù)主導(dǎo)地位，為了更好地加強(qiáng)并穩(wěn)固檔案的收集和管理環(huán)節(jié)的有效開(kāi)展，促使企業(yè)各個(gè)部門(mén)工作效率的有效提升，企業(yè)必須在此基礎(chǔ)上重視對(duì)檔案的收集和管理工作。其次是檔案的收集和管理工作能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)企業(yè)各個(gè)部門(mén)發(fā)展歷程的記錄，企業(yè)一般包含財(cái)務(wù)部、業(yè)務(wù)部、信息部、技術(shù)部、質(zhì)量部、采購(gòu)部等部門(mén)，這些檔案對(duì)各個(gè)部門(mén)的發(fā)展都有著明確的數(shù)據(jù)記錄，可以使企業(yè)在每年年末根據(jù)這些檔案對(duì)各部門(mén)的情況進(jìn)行分析探討。最后是辦公室文檔的收集和歸檔的重要性體現(xiàn)在有利于企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)隨時(shí)掌握企業(yè)的實(shí)際經(jīng)營(yíng)情況，并根據(jù)企業(yè)的實(shí)際經(jīng)營(yíng)情況對(duì)其進(jìn)行有效落實(shí)，最終使企業(yè)向著更好的方向發(fā)展。

2 辦公室文檔收集與歸檔工作中存在的問(wèn)題

2.1 文檔管理意識(shí)較差

在企業(yè)文檔收集與歸檔中，相關(guān)工作人員缺乏足夠的意識(shí)，導(dǎo)致在工作時(shí)粗心大意，對(duì)文檔的收集和歸檔工作做不到位。大部分人員只對(duì)企業(yè)發(fā)放的紅頭文件比較重視，其他普通文件不夠重視，缺乏對(duì)文件的有效編號(hào)，這使得文檔管理工作質(zhì)量和效率大幅度降低，甚至還會(huì)出現(xiàn)文檔缺失的情況發(fā)生[2]。由于工作人員的意識(shí)性差，缺乏足夠的責(zé)任感，給文檔管理和查閱工作帶來(lái)了很大的麻煩，使文檔管理無(wú)法給企業(yè)發(fā)展提供必要的決策依據(jù)，最終阻礙了企業(yè)的有效發(fā)展。

2.2 企業(yè)對(duì)文檔工作管理力度較弱

大部分企業(yè)在文檔管理中都存在以下三點(diǎn)問(wèn)題，首先是文檔管理的方式不夠合理。在文檔管理中，主要以文字形式的檔案為主，而缺乏對(duì)無(wú)紙化文檔的有效利用，隨著當(dāng)今社會(huì)的快速發(fā)展，提倡辦公室無(wú)紙化和自動(dòng)化的辦公，因此電子文檔的管理不僅節(jié)省時(shí)間和空間，而且更加容易保存，但大部分企業(yè)并不重視電子文檔的管理。其次是在文檔的收集與歸檔中，相關(guān)流程不夠規(guī)范，雖有企業(yè)對(duì)部分資料進(jìn)行了分類，但缺乏及時(shí)歸檔的處理，使得后續(xù)對(duì)文檔的使用中，很難查找到相關(guān)文檔資料。最后是文檔缺乏足夠的完整性和連續(xù)性，由于文檔管理工作力度較弱，在文檔的收集與歸檔中會(huì)造成相關(guān)文檔出現(xiàn)缺損的情況，這在企業(yè)中是非常常見(jiàn)的一個(gè)問(wèn)題。

2.3 檔案材料的收集不夠全面

在辦公室文檔的收集和歸檔管理過(guò)程中，企業(yè)經(jīng)常會(huì)發(fā)生文檔收集不夠齊全的情況，這些文檔主要是企業(yè)的各類文件資料和會(huì)議資料[3]。造成這種原因是由于企業(yè)在生產(chǎn)發(fā)展中，經(jīng)常會(huì)制訂出對(duì)應(yīng)的管理方案或者流程，同時(shí)企業(yè)的各項(xiàng)會(huì)議又比較多，使得企業(yè)幾乎每天都會(huì)產(chǎn)生大量的文件資料，這些文件資料對(duì)企業(yè)的發(fā)展具有十分重要的參考價(jià)值，當(dāng)這些文件資料被遺留在其他部門(mén)時(shí)，會(huì)使文檔收集不夠完整。同時(shí)大部分企業(yè)文檔管理人員都屬于兼職狀態(tài)，很少有企業(yè)配備專門(mén)的文檔管理人員，因此這些兼職人員在工作中，由于缺乏足夠的精力和時(shí)間去搜集所有文檔資料，給企業(yè)文檔管理造成了很大的影響。

2.4 檔案管理中很容易受到損失

雖然當(dāng)今互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展非?？?，但在大部分企業(yè)中，紙質(zhì)化的文檔依舊是比較常用的一種方式，所以紙質(zhì)文檔稍微保存不當(dāng)就會(huì)出現(xiàn)損失。尤其是當(dāng)那些比較重要的文檔出現(xiàn)損失，就會(huì)給企業(yè)的發(fā)展造成比較嚴(yán)重的損失以及難以挽回的局面。常見(jiàn)的文檔損失有暴雨天氣使得雨水進(jìn)入辦公室，或者文檔被蟲(chóng)子、老鼠啃咬，火災(zāi)、地震等意外事故的出現(xiàn)，都會(huì)導(dǎo)致文檔受到損失，這種情況下，很難對(duì)文檔進(jìn)行就有挽救，而使企業(yè)蒙受巨大經(jīng)濟(jì)損失。

3 辦公室文檔收集與歸檔工作的管理策略

3.1 加強(qiáng)文檔管理意識(shí)

企業(yè)在文檔管理中，開(kāi)展“文檔一體化”的意識(shí)，將文檔管理工作在組織制度與具體運(yùn)行程序進(jìn)行有機(jī)融合，能夠確保對(duì)企業(yè)文檔的管理，使企業(yè)文檔管理流程變得更加合理。在文檔管理流程中，要規(guī)范企業(yè)文件材料的質(zhì)量，包括文件中的文體、格式等要求，對(duì)不同文件編制不同的編號(hào)，并以此類推文件編號(hào)，這也有利于文檔的快速查閱和尋找。除此之外，企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中，也要加大對(duì)文檔管理工作的宣傳力度，使每個(gè)部門(mén)都有相關(guān)人員參與到文檔管理工作中，可以很好地做到各種文檔材料的存留和移交[4]。同時(shí)加強(qiáng)對(duì)文檔管理人員意識(shí)的培訓(xùn)工作，并制定出相關(guān)的制度約束文檔管理人員，可以避免出現(xiàn)以往的情況，使文檔管理工作能夠順利有效地開(kāi)展運(yùn)行。

3.2 完善文檔工作的管理制度

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)只有深刻地認(rèn)識(shí)到檔案收集和管理工作，才能有效地指導(dǎo)相關(guān)工作和建議[5]。通過(guò)組織相關(guān)責(zé)任人制定并優(yōu)化文檔檔案的相關(guān)管理制度，對(duì)文檔的收集和歸檔時(shí)間、保管期限以及相關(guān)歸檔注意事項(xiàng)進(jìn)行明確，有利于確保文檔的真實(shí)有效性。對(duì)檔案管理人員的工作方式和工作方法進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)定，明確檔案管理人員的工作職責(zé)和義務(wù)，可以使辦公室檔案收集和歸類科學(xué)、有序地開(kāi)展，同時(shí)也可以避免檔案的泄露。

3.3 更新文件材料的收集和整理方式

通過(guò)提高檔案管理人員的工作意識(shí)，同時(shí)還要適時(shí)地更新這些文檔的收集與整理方式。因此在企業(yè)的檔案管理過(guò)程中，必須改變傳統(tǒng)的檔案收集方式，負(fù)責(zé)檔案管理的人員應(yīng)該積極主動(dòng)地到企業(yè)各個(gè)部門(mén)收集需要保存的檔案資料。如有必要，還可以積極引導(dǎo)各個(gè)部門(mén)的員工和領(lǐng)導(dǎo)，使他們認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，從而促使各個(gè)部門(mén)原有的檔案管理從被動(dòng)變?yōu)橹鲃?dòng)[6]。在檔案管理中，檔案管理人員必須全面、充分的了解不同時(shí)期各種文件材料，并按照不同的類別收集和完善這些資料。在工作過(guò)程中，檔案管理人員通過(guò)實(shí)踐、溝通以及摸索的方式，有利于深入了解檔案管理工作的最終需求，使檔案管理在具體的實(shí)踐中做到及時(shí)發(fā)現(xiàn)、及時(shí)了解，從而收集出相關(guān)的文件材料，確保文檔收集的完整性。

3.4 創(chuàng)新文檔收集和歸檔方式

在傳統(tǒng)的文檔管理模式下，文檔的收集和歸檔過(guò)程很容易出現(xiàn)資源嚴(yán)重匱乏的情況，所以就需要加強(qiáng)創(chuàng)新文檔收集和歸檔的方式。需要文檔管理人員加強(qiáng)對(duì)企業(yè)各部門(mén)的聯(lián)系情況，并依照相關(guān)的規(guī)章制度定期對(duì)文檔進(jìn)行收集和歸檔工作，有利于確保文檔資料具有足夠的連貫性和歷史性，而避免出現(xiàn)文檔不真實(shí)的情況。同時(shí)企業(yè)加大電子文檔的使用，將重要的文檔分為兩種不同的存檔方式，一種繼續(xù)按照傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔進(jìn)行保存，另外一種保存在電腦上，并將文檔上傳到云服務(wù)器上，可以很好地避免傳統(tǒng)文檔的損失情況[7]。除此之外，企業(yè)還需要積極引入先進(jìn)的檔案管理方式、經(jīng)驗(yàn)和設(shè)備，可以提高企業(yè)文檔的收集和歸檔效率，減少人為的失誤率，使企業(yè)在文檔的應(yīng)用中可以提供足夠有力的依據(jù)，為企業(yè)的發(fā)展開(kāi)創(chuàng)出新的局面，最終給社會(huì)提供出更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

4 結(jié)束語(yǔ)

辦公室文書(shū)文檔的收集和歸檔工作，可以直接反映出企業(yè)的行政管理活動(dòng)好壞，同時(shí)做好對(duì)這些文檔的收集和歸檔，對(duì)企業(yè)日后的發(fā)展具有十分重要的作用，然而企業(yè)想要做好辦公室文檔的收集和歸檔，就必須從思想上、制度上進(jìn)行優(yōu)化加強(qiáng)，才能使辦公室相關(guān)工作人員及時(shí)充分認(rèn)識(shí)到文檔收集的重要性，并通過(guò)優(yōu)化傳統(tǒng)文檔收集和歸檔方式，使企業(yè)文檔工作得以順利開(kāi)展。