新形勢下學?；n案管理優(yōu)化策略分析

張佳偉

（廣西銀行學校，廣西 南寧 530000）

1 中職院校基建檔案管理的意義

1.1 記錄中職院校建設(shè)歷史

基礎(chǔ)設(shè)施檔案承載著大量的中等職業(yè)學?；窘ㄔO(shè)信息，真實記錄了各類建筑物在使用過程中的規(guī)劃、設(shè)計、招投標、施工、維護等詳細信息，學校建筑物及地上、地下管線等基礎(chǔ)建設(shè)。它是從征地、地質(zhì)勘察、圖紙設(shè)計、施工合同、監(jiān)理合同、施工組織、竣工驗收到各種文件、簽證變更、圖表、資料等一手資料。

1.2 對中職院校的續(xù)建和發(fā)展具有參考作用

一個完整的基礎(chǔ)設(shè)施文件系統(tǒng)將為未來的建設(shè)者提供詳細的基本信息。技術(shù)人員通過查閱歷史資料，在新建、擴建、改建等工程圖紙設(shè)計工作中吸取精華，去其糟粕，使施工過程不走彎路，節(jié)省時間，提高效率。

1.3 在建設(shè)過程中可以重復(fù)利用

檔案的信息價值不僅是工程建設(shè)歷史的真實記錄，也是工程使用過程中維護、改造和未來學校建設(shè)的重要依據(jù)。項目施工文件具有可重用或可引用的特性。

2 中職院?；n案的特征及內(nèi)容

基礎(chǔ)設(shè)施檔案是中等職業(yè)學校在基本建設(shè)活動中形成的第一手資料，包括中等職業(yè)學校的基本建設(shè)圖紙、工程價款結(jié)算文件、審計結(jié)論、書面記錄以及后期使用環(huán)節(jié)產(chǎn)生的經(jīng)濟技術(shù)資料，如改造、維護、改造等。中等職業(yè)學?；A(chǔ)設(shè)施檔案不僅具有普通檔案的原始記錄性、價值性、信息性等特點，而且具有自身的特殊性，包括專業(yè)性、真實性、成套完整性、周期長、范圍廣，這決定了基礎(chǔ)設(shè)施檔案的作用不可估量?；A(chǔ)設(shè)施檔案又稱工程建設(shè)檔案，直接記錄中等職業(yè)學校各類工程建設(shè)項目的規(guī)劃、設(shè)計、施工和維護活動。其特點和內(nèi)容體現(xiàn)在三個方面：一是中等職業(yè)學?；A(chǔ)設(shè)施檔案資料來源廣泛，貫穿于中等職業(yè)學?；A(chǔ)設(shè)施項目從立項到全面驗收、竣工的全過程。檔案資料的范圍涉及政府審批文件、設(shè)計文件、施工文件、監(jiān)理文件、供應(yīng)物資等，難以收集和管理。其次，職業(yè)學校建設(shè)檔案資料要求真實、準確、完整，從開工驗收到編寫都要收集大量的資料，并作為中等職業(yè)院校的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項目，項目參建單位和參建單位要按照國家行業(yè)標準進行編碼，檔案資料的收集，不能有一點虛假，以免影響后續(xù)工作。因此，確?；A(chǔ)設(shè)施檔案的真實性、準確性和完整性是優(yōu)化中等職業(yè)學?；A(chǔ)設(shè)施檔案管理的關(guān)鍵。三是中等職業(yè)學?；A(chǔ)設(shè)施檔案資料內(nèi)容專業(yè)性強，內(nèi)容復(fù)雜，包括氣象、水文、地質(zhì)、環(huán)境消防、建筑、給排水、電信、供變電、空調(diào)、網(wǎng)絡(luò)、自控等專業(yè)。它們的有機集成賦予了基礎(chǔ)架構(gòu)歸檔內(nèi)容的專業(yè)性和復(fù)雜性。而經(jīng)常參與中等職業(yè)學?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)項目的各類專業(yè)單位也使得基礎(chǔ)設(shè)施檔案的內(nèi)容更加廣泛。

3 新形勢下中職院?；n案管理工作的現(xiàn)狀

3.1 缺乏對檔案管理工作的重視

在工作過程中，部分工作人員沒有認真對待這項工作，導(dǎo)致在填寫檔案時出現(xiàn)很多錯誤。中等職業(yè)學校的建設(shè)過程與檔案館存放的檔案不符。這是因為中等職業(yè)院校領(lǐng)導(dǎo)干部對檔案管理重視不夠，導(dǎo)致教職工和教師養(yǎng)成松散的工作態(tài)度。

3.2 沒有合理的檔案管理制度

大多數(shù)記錄管理規(guī)定不完善，有些記錄根本沒有管理制度。因此，中等職業(yè)學校建設(shè)檔案工作難以順利進行。截至目前，我國檔案事業(yè)單位雖然出臺了一些管理制度，但實施情況不容樂觀。在實際運行過程中，當相關(guān)理論遇到實際問題時，往往會出現(xiàn)分歧，難以恰當結(jié)合，使管理制度難以在工作中發(fā)揮其真正價值，進而影響檔案制度的順利制定，進而導(dǎo)致管理體系的形成。

3.3 基建檔案收集整理工作滯后

基礎(chǔ)設(shè)施檔案建設(shè)過程復(fù)雜，跨度大。在整個施工過程中，各部門之間缺乏溝通和溝通，各部分只關(guān)注自己的一部分，會使后續(xù)工作滯后。在基礎(chǔ)設(shè)施項目檔案的實際管理過程中，大多數(shù)建設(shè)單位只重視建設(shè)進度和一些硬指標，而忽視了數(shù)據(jù)的統(tǒng)計部分。然后在工程接近竣工驗收的情況下進行補救，根據(jù)之前的工作準備材料，只是對上級的工作進行處理，最終檔案缺乏真實性，與施工現(xiàn)場情況不符，是當前基礎(chǔ)設(shè)施文件管理中存在的問題。

4 新形勢下優(yōu)化中職院?；n案管理的措施

4.1 更新管理理念，增強檔案服務(wù)意識

為優(yōu)化基礎(chǔ)設(shè)施檔案管理，中等職業(yè)學校檔案工作者必須及時轉(zhuǎn)變和更新管理觀念，變被動服務(wù)為主動服務(wù)，增強檔案服務(wù)意識。檔案管理僵化的現(xiàn)狀，等待用戶的服務(wù)狀態(tài)必須打破，領(lǐng)導(dǎo)必須高度重視檔案建設(shè)的管理和使用工作，把檔案建設(shè)管理納入學校統(tǒng)一管理，激發(fā)檔案管理工作的主觀能動性，提高業(yè)務(wù)能力，轉(zhuǎn)變管理觀念。同時，中等職業(yè)學校建設(shè)檔案部門應(yīng)加大檔案管理的宣傳力度，營造良好的外部環(huán)境，擴大基礎(chǔ)檔案的影響力，使中等職業(yè)學校教師能夠明確人事檔案的作用、職能和服務(wù)范圍，改變自己的基礎(chǔ)文件只是枯燥的文字、文件，缺乏參考價值的錯誤。中等職業(yè)學?；A(chǔ)設(shè)施檔案部門可以通過校園廣播、舉辦講座、組織檔案知識問答等活動，揭開基礎(chǔ)設(shè)施檔案的神秘面紗，喚起人們對基礎(chǔ)設(shè)施檔案的利用意識，樹立基礎(chǔ)設(shè)施檔案利用觀念，增強檔案工作者的檔案服務(wù)觀念。

4.2 用經(jīng)濟手段把控基建檔案歸檔質(zhì)量

中等職業(yè)學?；A(chǔ)設(shè)施工程是一項系統(tǒng)工程，涉及人、財、物多，承包方式也十分復(fù)雜。根據(jù)總承包合同，通常有兩包、三包和四包，甚至更高層次的承包。但基本建設(shè)項目具有較強的專業(yè)性、技術(shù)性，對自然人有較高的要求。如果建筑公司投資大，起點高，各方面的管理也很規(guī)范，那么基建檔案管理就無懈可擊，可以相提并論了；如果中等職業(yè)學校不面對這樣的優(yōu)質(zhì)建筑公司，那么基礎(chǔ)設(shè)施檔案的質(zhì)量就無法保證。所以，職業(yè)學校建設(shè)部門要聯(lián)合檔案館，按照國家檔案管理相關(guān)規(guī)范的要求，嚴格基礎(chǔ)設(shè)施項目的各方當事人，必要時還可以考慮利用留建基礎(chǔ)設(shè)施項目的備案保證金，用經(jīng)濟手段有效地約束各承建商的施工檔案備案行為，甚至可以同意，檔案管理不善的單位和基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項目的管理人員不得在一定時期內(nèi)參與學?；椖康恼型稑嘶顒?；嚴格控制基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)檔案質(zhì)量，為優(yōu)化基礎(chǔ)設(shè)施檔案管理奠定物質(zhì)基礎(chǔ)。

4.3 嚴格執(zhí)行基建檔案三同步管理制度

三同步管理是國家提出的基礎(chǔ)設(shè)施檔案管理的基本要求。一是基礎(chǔ)設(shè)施項目建設(shè)與基礎(chǔ)設(shè)施檔案管理同步，即在基礎(chǔ)設(shè)施項目準備階段，中等職業(yè)學校檔案管理人員要及時建立基礎(chǔ)設(shè)施檔案，積累檔案資料，確保檔案質(zhì)量；二是組織審批基礎(chǔ)設(shè)施項目建設(shè)，同步建檔，收集整理基礎(chǔ)設(shè)施項目規(guī)劃、勘察、設(shè)計、招投標、報建、施工、竣工驗收、交付使用等一系列資料，并按程序整理歸檔；三是實行建設(shè)工程竣工驗收與竣工檔案驗收同時進行，在工程竣工驗收交付使用時提交一整套合格的竣工圖、技術(shù)資料，促進建設(shè)檔案收集規(guī)范化、制度化。為保證中等職業(yè)學校基礎(chǔ)設(shè)施檔案的系統(tǒng)性、準確性和全面性，檔案人員應(yīng)深入跟蹤收集，隨時保存檔案，避免資料丟失，以便妥善保管和利用。

4.4 全面實施部門的檔案立卷改革制度

檔案建檔制度為優(yōu)化中等職業(yè)學校基礎(chǔ)設(shè)施檔案管理提供了重要的制度保障。部門檔案改革體制有三大優(yōu)勢：一是部門檔案有效提高了中等職業(yè)學校各部門開展基礎(chǔ)設(shè)施檔案管理的責任感和積極性；二是部門檔案增強了中等職業(yè)學校各部門對基礎(chǔ)設(shè)施檔案的歸檔意識，提高了檔案工作效率；三是全面推行部門檔案改革制度，可以顯著提高中等職業(yè)學?；A(chǔ)設(shè)施檔案歸檔質(zhì)量。即使基建部的人員不是專業(yè)的檔案管理人員，在檔案系統(tǒng)的指導(dǎo)和規(guī)范下，基建部的工作人員也能迅速提高管理基建檔案的業(yè)務(wù)能力。同時，中等職業(yè)學校還應(yīng)注重施工檔案歸檔方式的改革，以件為基本單位對施工檔案資料進行歸檔，改變以卷為單位的傳統(tǒng)做法?；n案是實施部門檔案改革的重要對象。適當改革過去的基礎(chǔ)設(shè)施檔案管理模式，可以通過計算機做好中等職業(yè)學?；A(chǔ)設(shè)施檔案的輔助管理，實現(xiàn)管理的方便和優(yōu)化，單位檔案歸檔可以滿足要求。另外，以件為基本單位的中等職業(yè)學校建設(shè)檔案歸檔方式，有利于檔案的裝訂，既可以減輕檔案人員的工作量，又為進一步推行部門檔案制度改革提供了便利。

4.5 推動中職院校基建檔案管理現(xiàn)代化進程

以往，中職基礎(chǔ)設(shè)施檔案的載體主要是紙質(zhì)、實物，管理和使用上存在諸多不便，易損壞。為優(yōu)化中職基礎(chǔ)設(shè)施檔案管理，推進中職學?，F(xiàn)代化進程，中職學校必須加大硬件建設(shè)投入，及時購置和更新計算機等必要的硬件設(shè)施，并通過高級應(yīng)用軟件存儲和使用基礎(chǔ)架構(gòu)歸檔信息。利用計算機技術(shù)和多媒體技術(shù)將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換成光盤進行存儲；結(jié)合基礎(chǔ)設(shè)施檔案的統(tǒng)計、檢索和通信技術(shù)，實現(xiàn)基礎(chǔ)設(shè)施檔案信息的遠程傳輸；結(jié)合計算機和光盤技術(shù)，實現(xiàn)中職基礎(chǔ)設(shè)施檔案的自動檢索和網(wǎng)絡(luò)化利用，提高計算機在優(yōu)化中職基礎(chǔ)設(shè)施檔案管理中的廣度和深度；縮微格式技術(shù)應(yīng)用于中等職業(yè)學?；A(chǔ)設(shè)施檔案管理，通過縮微形式，真實反映基礎(chǔ)設(shè)施檔案的原貌。它不僅規(guī)范化、規(guī)范化、統(tǒng)一化，而且可以長期保存。

5 結(jié)語

綜上所述，在中等職業(yè)學校發(fā)展中，基礎(chǔ)設(shè)施檔案的作用不容忽視，只有不斷探索研究基建檔案管理面臨新形勢，充分認識基礎(chǔ)設(shè)施檔案的特點和內(nèi)容，并探索優(yōu)化職業(yè)學校建設(shè)檔案管理的具體措施，促進職業(yè)學?；n案管理的順利進行，最大限度發(fā)揮基礎(chǔ)設(shè)施檔案在促進中等職業(yè)學校發(fā)展中的作用。