對“品質(zhì)工程”示范創(chuàng)建工程中檔案管理工作的研究
——以三峽—葛洲壩兩壩間蓮沱段航道整治工程為例

陳 聰

（長江三峽通航管理局，湖北 宜昌 443000）

長江蓮沱河段是三峽—葛洲壩兩壩間“四灘一彎”中著名的洪水急流灘，汛期大流量下流態(tài)險惡，對船舶航行安全和航道通過能力帶來極大的不利影響。為改善船舶航行條件，保障船舶通航安全，提高兩壩間河段的通過能力，交通運(yùn)輸部于2016年發(fā)文批準(zhǔn)了三峽－葛洲壩兩壩間蓮沱段航道整治工程立項(xiàng)。本工程主要建設(shè)內(nèi)容包括：炸除下岸溪至丁頭鎮(zhèn)河段兩側(cè)6處水下礙航巖嘴和梳子溪至?xí)窠?jīng)坪河段左側(cè)水下河床，將棄渣拋填至蓮沱彎道深沱沱心左側(cè)，炸礁工程量約為75.2萬方米，清渣工程量約70.9萬方米。配套建設(shè)15米鋼質(zhì)浮標(biāo)船29座，8.5米鋁合金塔標(biāo)79座，水位站10座。本工程通過調(diào)整河道斷面形態(tài)，改善通航條件，將3000噸級單船限制通航流量由25000立方米/秒提高到35000立方米/秒[1]。工程完工后可進(jìn)一步提高三峽至葛洲壩兩壩間通航標(biāo)準(zhǔn)和船舶航行安全性，改善通航條件、提高通過能力，對長江黃金水道的航運(yùn)發(fā)展和促進(jìn)地方水路運(yùn)輸與經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展具有很大的社會和經(jīng)濟(jì)效益。

三峽—葛洲壩兩壩間蓮沱段航道整治工程是長江三峽通航管理局（以下簡稱三峽局）目前投資規(guī)模最大的一個項(xiàng)目，為了認(rèn)真貫徹落實(shí)《交通運(yùn)輸部關(guān)于打造公路水運(yùn)品質(zhì)工程的指導(dǎo)意見》有關(guān)要求，三峽—葛洲壩兩壩間蓮沱段航道整治工程作為2016年交通基礎(chǔ)設(shè)施重大工程建設(shè)重點(diǎn)推進(jìn)項(xiàng)目之一，已被列為“品質(zhì)工程”示范創(chuàng)建項(xiàng)目。

該工程主要施工合同有5個，于2017年底開始施工，2021年6月完成初步設(shè)計內(nèi)全部施工內(nèi)容。在長達(dá)3年半的施工過程中，形成了大量有價值的工程檔案，這些檔案真實(shí)、客觀、全面地反映了工程建設(shè)的詳細(xì)情況。通過對過去3年項(xiàng)目檔案管理工作的回顧，總結(jié)了以下經(jīng)驗(yàn)。

1 建立健全檔案管理機(jī)制

1.1 管理體系

按照“統(tǒng)一管理，分級負(fù)責(zé)”的原則，成立了蓮沱航道整治工程檔案專項(xiàng)管理領(lǐng)導(dǎo)小組。領(lǐng)導(dǎo)小組由參建單位分管領(lǐng)導(dǎo)及部門負(fù)責(zé)人組成，領(lǐng)導(dǎo)工程項(xiàng)目文件資料立卷歸檔管理工作，負(fù)責(zé)文件資料立卷歸檔管理工作重大問題決策。

在此基礎(chǔ)上，組建由各參建單位專職檔案員參與的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。檔案管理網(wǎng)絡(luò)下分檔案日常指導(dǎo)監(jiān)督小組、項(xiàng)目管理檔案工作組、施工單位檔案工作組、勘察設(shè)計單位檔案工作組、監(jiān)理單位檔案工作組。由三峽局檔案室、建設(shè)單位基建辦公室和各參建單位人員組成，三峽局局辦檔案室及基建辦公室負(fù)責(zé)建設(shè)項(xiàng)目檔案的管理、監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，并按規(guī)定向上級檔案部門上報專項(xiàng)驗(yàn)收的請示。各參建單位應(yīng)根據(jù)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級負(fù)責(zé)的原則，對本單位工程項(xiàng)目文件材料立卷歸檔工作進(jìn)行管理，同時接受上級及同級檔案部門的檢查與指導(dǎo)。

1.2 管理制度

為實(shí)現(xiàn)蓮沱航道整治工程檔案工作的規(guī)范化管理，提高項(xiàng)目檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、精細(xì)化和制度化水平，參照國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、上級規(guī)定，根據(jù)蓮沱航道整治工程的建設(shè)實(shí)際，科學(xué)制定了該項(xiàng)目檔案資料的收集、鑒定、分類、整理、歸檔、保密、保管、利用、數(shù)字化等各項(xiàng)規(guī)章制度和管理辦法。尤其是明確了歸檔范圍，從而使工程的每個環(huán)節(jié)都有跡可循，確保項(xiàng)目檔案的真實(shí)性、原始性、可靠性。先制定了《三峽—葛洲壩兩壩間蓮沱段航道整治工程項(xiàng)目文件資料管理實(shí)施細(xì)則》，隨后制定了包括《檔案庫房管理制度》、《檔案接收制度》、《檔案數(shù)據(jù)管理維護(hù)制度》等11項(xiàng)工作制度在內(nèi)的《蓮坨航道整治工程檔案工作指南》，并將工作指南及時下發(fā)至各參建單位，要求各參建單位嚴(yán)格按照要求落實(shí)制度內(nèi)容。

2 加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)

2.1 統(tǒng)一認(rèn)識

做好“品質(zhì)工程”項(xiàng)目檔案管理的基礎(chǔ)工作，各參建單位要在認(rèn)識上保持高度一致。監(jiān)理單位既要對工程投資、工期、質(zhì)量、安全進(jìn)行重點(diǎn)控制，也要加強(qiáng)對各施工單位檔案工作的監(jiān)督管理。監(jiān)理單位要定期到各施工單位檢查施工資料，并以監(jiān)理指導(dǎo)意見單的形式向施工單位反饋資料的檢查情況和整改意見，使項(xiàng)目檔案工作更加規(guī)范化。設(shè)計單位和施工單位在熟知各項(xiàng)檔案管理制度的基礎(chǔ)上，要設(shè)置專職檔案員負(fù)責(zé)對該項(xiàng)目的檔案資料進(jìn)行管理，有條件的施工單位可以按照“八防”要求建立工地檔案室，為項(xiàng)目檔案管理規(guī)范、檔案保管安全打下基礎(chǔ)。建設(shè)部門必須樹立一流工程必須以一流檔案為基礎(chǔ)的意 識[2]，重視和配合項(xiàng)目檔案管理工作。

2.2 強(qiáng)化培訓(xùn)

由檔案日常指導(dǎo)監(jiān)督小組組織各類專項(xiàng)活動，提高各參建單位專職檔案員的檔案意識和檔案業(yè)務(wù)水平，以確保項(xiàng)目檔案管理工作的質(zhì)量?？梢圆扇∫韵麓胧阂皇窃趩挝还こ涕_工前組織檔案技術(shù)交底，組織參建單位學(xué)習(xí)該項(xiàng)目檔案管理制度，使其明確項(xiàng)目檔案的收集范圍、收集時間、收集要求。二是開展項(xiàng)目檔案實(shí)體整理示范培訓(xùn)，手把手示范文件的收集、鑒定、分類、組卷、編頁、編目、數(shù)字化、裝訂成冊等步驟的具體操作方式，使各參建單位檔案員能夠更準(zhǔn)確地掌握實(shí)體管理每個環(huán)節(jié)的具體操作步驟及業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，來確保項(xiàng)目檔案實(shí)體整理工作的有效開展，達(dá)到項(xiàng)目檔案應(yīng)收盡收，應(yīng)歸盡歸、分類精準(zhǔn)、組卷規(guī)范、排列合理的項(xiàng)目檔案移交要求。三是組織各參建單位檔案員參加三峽局開展的各類檔案知識講座和湖北省檔案科技推廣中心舉辦的全省檔案人員專業(yè)技能培訓(xùn)班。四是組織各參建單位到長江干線武安段航道整治工程武漢至安慶段6米深航道整治工程施工Ⅰ標(biāo)段和蘇州港太倉港區(qū)四期工程進(jìn)行學(xué)習(xí)交流。五是在檔案季度工作會上，組織檔案員一起網(wǎng)上學(xué)習(xí)優(yōu)秀的項(xiàng)目檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)。

3 規(guī)范檔案管理措施

在項(xiàng)目工程實(shí)施過程中采用超前期介入、同步檢查指導(dǎo)、預(yù)立卷與首卷認(rèn)可制相結(jié)合、驗(yàn)收把關(guān)等方式實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案全過程管理。

1）超前介入。在蓮沱航道整治工程開工前就制定了項(xiàng)目檔案管理制度、辦法，明確歸檔范圍和歸檔要求，規(guī)定項(xiàng)目文件的分類原則。制發(fā)項(xiàng)目竣工文件材料編制方法，并根據(jù)工程項(xiàng)目的實(shí)際進(jìn)展情況同步修訂補(bǔ)充，動態(tài)完善。在單位工程開工前召開檔案交底會，向有關(guān)單位負(fù)責(zé)人部署檔案資料的建設(shè)準(zhǔn)備工作。

2）同步檢查指導(dǎo)。檔案管理必須與工程建設(shè)同步進(jìn)行，建立檔案巡查機(jī)制，由檔案日常指導(dǎo)監(jiān)督小組采取定期和不定期的抽查方式對施工、監(jiān)理和設(shè)計單位的檔案資料進(jìn)行檢查和專業(yè)指導(dǎo)。在項(xiàng)目施工過程中，檔案員要深入施工現(xiàn)場與項(xiàng)目實(shí)施單位建立聯(lián)系，對各階段形成的檔案資料及時追蹤和檢查，提出具體可行的收集指導(dǎo)意見，并認(rèn)真填寫檔案指導(dǎo)回執(zhí)單。

3）推行項(xiàng)目檔案預(yù)立卷制度。各參建單位根據(jù)各個單位工程的歸檔范圍提前設(shè)置預(yù)立卷檔案盒，文件隨來即歸，可以極大提高項(xiàng)目文件的整理和利用效率。

4）實(shí)行首卷檔案認(rèn)可制。要求各參建單位按照《三峽—葛洲壩兩壩間蓮沱段航道整治工程項(xiàng)目文件資料管理實(shí)施細(xì)則》的要求開展竣工文件首卷檔案的立卷工作，由檔案日常指導(dǎo)監(jiān)督小組對首卷檔案的整理過程進(jìn)行指導(dǎo)，直到首卷檔案整理工作通過檢查認(rèn)可，并以此作為后續(xù)項(xiàng)目檔案的整理樣本。

5）驗(yàn)收把關(guān)。推行交工驗(yàn)收前的檔案審查制度，即單位工程進(jìn)行交工驗(yàn)收前，由檔案日常指導(dǎo)監(jiān)督小組組織召開交工檔案驗(yàn)收會，對單位工程的檔案進(jìn)行檢查。對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，以檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)單的形式反饋給各參建單位檔案員，并限期整改，對基本符合提交交工驗(yàn)收條件的工程檔案，就在《交工檔案驗(yàn)收證書》上簽署意見，同意進(jìn)行下一步的單位工程交工驗(yàn)收。未通過檔案審查的，則不能進(jìn)行單位工程交工驗(yàn)收。

6）定期組織自查自糾。對照《長航局檔案工作“五項(xiàng)工程”評價辦法及評價指標(biāo)體系（試行）》、《長航局建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作手冊》、《三峽—葛洲壩兩壩間蓮沱段航道整治工程項(xiàng)目文件資料管理實(shí)施細(xì)則》的要求組織各參建單位每季度進(jìn)行自查工作，對自查中出現(xiàn)的問題逐一分析出現(xiàn)問題的原因，并及時按要求整改到位。

7）重視臺賬管理。項(xiàng)目部按照《檔案庫房管理制度》的要求建立了工地檔案室，按要求配備了“八防”設(shè)施，制度上墻。要求各參建單位都要做好檔案出入庫、檔案利用、設(shè)備管理、溫濕度控制、檔案工作總結(jié)及計劃、檔案整改等工作的臺賬管理，檔案管理工作要有留痕，交工資料中必須有一卷檔案管理資料。

4 加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)

蓮沱段航道整治工程在各單位工程的施工合同中列入了檔案數(shù)字化要求，即項(xiàng)目檔案實(shí)行電子、紙質(zhì)雙套制歸檔管理，對檔案數(shù)字化質(zhì)量作出了明確規(guī)定，在實(shí)施中要求做好項(xiàng)目檔案電子登記工作。研發(fā)了適應(yīng)該項(xiàng)目的信息化系統(tǒng)，該系統(tǒng)先建立項(xiàng)目資料文件歸檔目錄，然后由檔案管理員將未歸檔文件定期進(jìn)行手動歸檔，或在相應(yīng)的目錄中添加本地附件，以實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案數(shù)字化掛接功能。

5 加大宣傳力度

與三峽局局辦、黨辦密切協(xié)作，及時的、多樣化的、多角度的宣傳，推廣檔案管理示范工作的階段性成果。收集了大量施工過程中的影像資料，2019年國際檔案日，利用這些影像資料制作了蓮沱項(xiàng)目檔案工作紀(jì)錄片，并獲得了國家檔案局建設(shè)項(xiàng)目檔案微視頻比賽入圍獎。同時利用三峽通航記憶公眾號對該項(xiàng)目檔案管理工作進(jìn)行一些日常工作的宣傳。