城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案規(guī)范化管理策略探究

包雪婷

（商水縣人力資源和社會(huì)保障局，河南 周口 466100）

城鄉(xiāng)社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作可以通過對(duì)居民的社保數(shù)據(jù)與信息進(jìn)行錄入與管理，從而為社會(huì)保障體系提供有力支持。根據(jù)我國(guó)社保相關(guān)制度，參保人員需要辦理多道證明手續(xù)，包括建立個(gè)人賬戶、定期繳納費(fèi)用等，相關(guān)流程的設(shè)立可以有效保護(hù)居民的相關(guān)權(quán)益，但隨著參保人數(shù)的增加，多數(shù)居民出現(xiàn)在辦理過程中出現(xiàn)信息銜接不流暢，對(duì)參保相關(guān)制度不清晰等問題，導(dǎo)致城鄉(xiāng)居民辦理流程的速度受到了一定影響。上述多種問題對(duì)社保事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展造成了影響，因此，要提高對(duì)檔案管理工作的重視度，提高相關(guān)管理工作的規(guī)范化水平，讓我國(guó)社保事業(yè)更加科學(xué)、合理、有序地進(jìn)行。

1 規(guī)范化檔案管理的重要性

1）有助于推動(dòng)養(yǎng)老保險(xiǎn)的進(jìn)一步發(fā)展。目前我國(guó)正在進(jìn)行養(yǎng)老保險(xiǎn)相關(guān)事業(yè)的改革，以確保能夠有效、全方位保障居民利益。在相應(yīng)新政策與改革策略的落實(shí)中，管理人員需要對(duì)參保人員的檔案資料進(jìn)行詳細(xì)整理、全面掌握，對(duì)符合年齡要求的老人提供相應(yīng)的服務(wù)工作。在此過程中需要涉及大量的管理工作與審核工作，會(huì)大幅度提升相關(guān)人員的工作量，對(duì)經(jīng)辦效率造成一定影響，這就需要規(guī)范化的管理工作進(jìn)行調(diào)度與分配，以確保龐大工作流程的正常運(yùn)行。

2）保障居民自身利益。養(yǎng)老保險(xiǎn)與每位參保人員的利益息息相關(guān)，是參保人員養(yǎng)老期間的經(jīng)濟(jì)來源之一。參保人員需要經(jīng)過繳納保險(xiǎn)費(fèi)用、辦理退休手續(xù)、領(lǐng)取退休待遇等多個(gè)流程，在這些流程中需要涉及大量信息與資料，而規(guī)范化的管理工作可以確保各個(gè)流程的正常實(shí)施，可以保障資金的正常流動(dòng)。尤其是在辦理保險(xiǎn)關(guān)系轉(zhuǎn)移、基金轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出等手續(xù)時(shí)，規(guī)范化管理工作可以對(duì)各個(gè)手續(xù)流程進(jìn)行嚴(yán)格管理，為今后的待遇環(huán)節(jié)提供重要保障與依據(jù)。在實(shí)際應(yīng)用中，需要建立參保人員的相應(yīng)管理體系，將每位參保人員的個(gè)人信息與投保信息進(jìn)行準(zhǔn)確記錄，將檔案管理機(jī)制不斷優(yōu)化、完善。除此之外，還需在各個(gè)流程操作中適當(dāng)融入現(xiàn)代化技術(shù)，從而全面提升檔案管理水平。

3）居民參保意識(shí)較弱。隨著老齡化進(jìn)程的不斷加快，老年人口的數(shù)量不斷增加，越來越多的人認(rèn)識(shí)到了養(yǎng)老保險(xiǎn)的重要性，但仍有部分居民難以積極參與該項(xiàng)目中來。出現(xiàn)此情況一方面是因?yàn)槎鄶?shù)居民對(duì)社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)的相關(guān)程序、繳費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、政策規(guī)定等信息的了解程度不高，甚至有部分居民對(duì)入保條件都不甚了解。另一方面是因?yàn)榫用駞⒈Ｓ^念存在偏差，多數(shù)居民認(rèn)為參保對(duì)自身意義不大，甚至有不少居民認(rèn)為參保與否是政府部門的事情，與自己關(guān)系不大。還有一方面是居民的參保意識(shí)不高，很多居民存在“家庭養(yǎng)老”的意識(shí)，認(rèn)為自己沒有必要繳納養(yǎng)老保險(xiǎn)的費(fèi)用，認(rèn)為自己的晚年可以依靠下一代。

2 目前管理工作中存在的不足

1）檔案管理制度上的不足。隨著人們生活水平的提高，城鄉(xiāng)居民提升了對(duì)養(yǎng)老保險(xiǎn)事業(yè)的認(rèn)識(shí)與重視程度，越來越多的居民積極參與到養(yǎng)老保險(xiǎn)事業(yè)中來。這一情況一方面推動(dòng)了養(yǎng)老保險(xiǎn)事業(yè)的發(fā)展，同時(shí)給相關(guān)管理人員的工作帶來了一定的壓力。由于參保人員的不斷增多，各種養(yǎng)老保險(xiǎn)相關(guān)問題也隨之出現(xiàn)，如重業(yè)務(wù)輕管理現(xiàn)象，相關(guān)管理人員注重辦理業(yè)務(wù)過程，忽視了對(duì)檔案的管理工作，難以做好不同檔案的分類、保管，導(dǎo)致在運(yùn)作相關(guān)流程需要檔案時(shí)無(wú)法及時(shí)、迅速找出，進(jìn)而直接導(dǎo)致參保人員的利益受損。再如檔案管理工作流程不明確，各種操作細(xì)則、制度不明確、對(duì)相關(guān)管理人員的約束力度不高等，進(jìn)而導(dǎo)致文件、檔案、資料等缺少統(tǒng)一整理與記錄，極易造成相關(guān)資料缺失、檔案不完整等情況。

2）在管理人員上的不足。城鄉(xiāng)居民檔案的管理工作具有一定難度、復(fù)雜性，其中包括大量的檔案信息、環(huán)節(jié)信息等，需要耗費(fèi)大量的時(shí)間與精力，在此過程中需要做到詳細(xì)仔細(xì)，若在某個(gè)環(huán)節(jié)人員操作失誤很容易導(dǎo)致參保人員的信息登記錯(cuò)誤或填寫錯(cuò)誤等，從而對(duì)后期檔案歸檔與整理造成影響，對(duì)人力資源與時(shí)間精力造成浪費(fèi)，對(duì)參保人員的利益造成損害，這就要求相關(guān)人員在收集與錄入過程中做到仔細(xì)、準(zhǔn)確。但目前多數(shù)管理人員的專業(yè)能力較差、專業(yè)素質(zhì)普遍較低，主要是因?yàn)橛行┕芾砉ぷ魇怯善渌糠秩藛T兼職或代理完成的，有些管理人員年齡偏大等。由于此類人員未接受過專業(yè)管理與技能知識(shí)的培訓(xùn)，缺少相關(guān)管理經(jīng)驗(yàn)，對(duì)管理工作的重視度不高，管理行為較為散漫，從而導(dǎo)致管理工作無(wú)法順利進(jìn)展。

3 城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案規(guī)范化管理策略

1）提高居民認(rèn)知。隨著城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)事業(yè)的不斷進(jìn)展，雖然有越來越多的居民參與到養(yǎng)老保險(xiǎn)事業(yè)中，但仍有很多居民并沒有參與進(jìn)來。其最大原因是對(duì)政策的了解不夠深入，甚至有許多居民對(duì)政策幾乎處于不了解的狀態(tài)，這些情況側(cè)面反映了養(yǎng)老保險(xiǎn)事業(yè)宣傳工作方面存在一定的不足。在以往宣傳工作中，雖然已經(jīng)投入了大量的人力與資力，采取了召開動(dòng)員大會(huì)、分發(fā)宣傳資料等廣泛覆蓋的宣傳方式，但其效果仍難以達(dá)到理想標(biāo)準(zhǔn)。因此要及時(shí)改變宣傳方案、創(chuàng)新宣傳方案，結(jié)合當(dāng)?shù)貙?shí)情與個(gè)體特色制定出適宜的宣傳方案，選取易于居民理解的方式，宣傳相應(yīng)法律政策知識(shí)，讓居民進(jìn)一步了解政策、信賴政策，從而提升對(duì)養(yǎng)老保險(xiǎn)事業(yè)的認(rèn)可度與參與熱情。例如首先可以通過與移動(dòng)通信商建立合作的方式進(jìn)行宣傳，向居民發(fā)送關(guān)于養(yǎng)老保險(xiǎn)制度等內(nèi)容的短信。接著可以建立網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，建立具有當(dāng)?shù)靥厣酿B(yǎng)老保險(xiǎn)系統(tǒng)，在系統(tǒng)中及時(shí)更新政策的最新動(dòng)態(tài)，定期發(fā)送科普內(nèi)容。其次為加強(qiáng)居民對(duì)相關(guān)知識(shí)的認(rèn)知，可以進(jìn)行以社區(qū)為單位的知識(shí)競(jìng)賽，通過有獎(jiǎng)勵(lì)志趣味問答，讓居民掌握各養(yǎng)老保險(xiǎn)相關(guān)知識(shí)。最后，相關(guān)宣傳人員要做到將相關(guān)政策知識(shí)融會(huì)貫通，在宣傳中用直接、明了的語(yǔ)言向居民宣傳管理方式、保險(xiǎn)制度等。與此同時(shí)，要加強(qiáng)居民對(duì)養(yǎng)老保險(xiǎn)相關(guān)的法律意識(shí)，讓居民學(xué)會(huì)用法律途徑維護(hù)自身的利益。

2）加大宣傳力度。在宣傳過程中要注重轉(zhuǎn)變居民“家庭養(yǎng)老”的觀念，提高居民參保意識(shí)與參與積極性。首先可以開展專題講座、培訓(xùn)學(xué)習(xí)等形式，讓居民真正感受到參保對(duì)自身的利益，從而積極參與進(jìn)來。可以借助電視、互聯(lián)網(wǎng)、微視頻等新媒體進(jìn)行傳播，讓居民了解最新政策動(dòng)態(tài)?？梢越M織相關(guān)工作人員深入到基層進(jìn)行宣傳，向居民發(fā)放相關(guān)資料、講解相關(guān)政策，或利用條幅、宣傳欄等工具進(jìn)行持久宣傳，從而轉(zhuǎn)變居民傳統(tǒng)觀念。

3）加強(qiáng)監(jiān)督力度。為提高相關(guān)部門的經(jīng)辦能力，必須要加強(qiáng)各環(huán)節(jié)的監(jiān)督力度。首先要加強(qiáng)對(duì)養(yǎng)老保險(xiǎn)基金的管理，可根據(jù)當(dāng)?shù)仞B(yǎng)老保險(xiǎn)的實(shí)施現(xiàn)狀制定并細(xì)化相應(yīng)管理制度。接著要加強(qiáng)對(duì)相關(guān)部門的監(jiān)督，建立起當(dāng)?shù)亟y(tǒng)一、完善的監(jiān)管體系，提高監(jiān)管的透明度，讓群眾能夠清晰地了解到其養(yǎng)老保險(xiǎn)基金的現(xiàn)狀與流動(dòng)情況，以便于及時(shí)發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤、糾正錯(cuò)誤，從而確保養(yǎng)老保險(xiǎn)制度的順利實(shí)施。最后要發(fā)揮社會(huì)公眾力量的監(jiān)督作用，將單一內(nèi)部監(jiān)管模式變?yōu)槎喾轿坏谋O(jiān)管模式。

4）規(guī)范管理流程。檔案管理本身就是一項(xiàng)內(nèi)容復(fù)雜、流程繁瑣的工作，每一道流程都關(guān)系到參保人員信息準(zhǔn)確度與相關(guān)基金發(fā)放情況，因此管理人員在工作過程中要做到詳細(xì)、合理。首先要結(jié)合當(dāng)?shù)乇ｋU(xiǎn)檔案的實(shí)際情況，進(jìn)行制定統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，從相關(guān)制度上確保檔案管理的準(zhǔn)確性。接著要做好相關(guān)流程的監(jiān)督工作，確保整個(gè)流程規(guī)范有序，確?？梢詽M足參保人員的查詢需求，并及時(shí)根據(jù)當(dāng)?shù)厍闆r對(duì)檔案管理的制度與技術(shù)進(jìn)行不斷創(chuàng)新，進(jìn)而全面提升管理工作質(zhì)量。

5）融入信息技術(shù)。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展與普及，各個(gè)領(lǐng)域都已經(jīng)對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)與信息技術(shù)進(jìn)行了充分應(yīng)用，檔案管理工作也要做到與時(shí)俱進(jìn)，及時(shí)引入信息管理技術(shù)。以往管理工作主要采取紙質(zhì)版形式進(jìn)行登記與錄入，在登記錄入、管理收集、信息查詢等環(huán)節(jié)造成大量時(shí)間與人力投入，且在管理過程中極易受到外界環(huán)境的影響，出現(xiàn)丟失、缺損等問題。而信息技術(shù)可以有效避免上述問題，將信息技術(shù)引入到檔案管理模式中，除原有紙質(zhì)版檔案外，還可以建立電子信息庫(kù)，電子信息庫(kù)的存儲(chǔ)數(shù)量大，內(nèi)容準(zhǔn)確，可以做到及時(shí)、快速查詢。除此之外，可以將信息庫(kù)與信息管理平臺(tái)相結(jié)合，聽取觀眾對(duì)檔案管理工作的意見，不斷優(yōu)化管理工作制度，從而全面提升管理效率。例如，首先在經(jīng)辦業(yè)務(wù)方面，建立業(yè)務(wù)檔案一體化管理系統(tǒng)，建立各個(gè)系統(tǒng)端口的信息對(duì)接，將人工經(jīng)辦流程轉(zhuǎn)變?yōu)橄到y(tǒng)自動(dòng)分配流程，從而避免人工干擾帶來的風(fēng)險(xiǎn)。如將稅務(wù)征收系統(tǒng)與養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)相連接，可以避免參保征收數(shù)據(jù)因手工錄入而導(dǎo)致的誤差，從而提升基金流動(dòng)的安全性。接著將養(yǎng)老保險(xiǎn)管理系統(tǒng)與公安部門民政部門等數(shù)據(jù)進(jìn)行連接，實(shí)現(xiàn)對(duì)參保人員數(shù)據(jù)信息的實(shí)時(shí)對(duì)比與核查，從而有效避免冒領(lǐng)、騙保等行為。

6）推行補(bǔ)貼制度。為進(jìn)一步促進(jìn)居民參保，提高居民養(yǎng)老水平，要對(duì)不同需求的居民實(shí)施不同的激勵(lì)制度。一方面要加大低保戶、殘疾家庭等困難居民的補(bǔ)貼力度，切實(shí)解決該人群的養(yǎng)老問題。另一方面，要對(duì)不同繳費(fèi)年限的居民實(shí)施梯度補(bǔ)貼政策，以此激勵(lì)居民連續(xù)參保，提升居民的繳費(fèi)年限，讓其獲得更高額度的養(yǎng)老金。在梯度補(bǔ)貼設(shè)置過程中，要及時(shí)根據(jù)當(dāng)前市場(chǎng)物價(jià)水平推算老年人每月養(yǎng)老金對(duì)其生活水平的影響程度，針對(duì)多數(shù)額度較低、養(yǎng)老金水平較低的居民，可鼓勵(lì)其提升繳費(fèi)梯度，全面落實(shí)“多繳多得”制度，讓居民在法定退休年齡之時(shí)，可以領(lǐng)到更高額度的養(yǎng)老金，以保障其養(yǎng)老生活需求。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)是我國(guó)保險(xiǎn)中的重要部分，其檔案管理工作的有序開展對(duì)當(dāng)?shù)厣鐣?huì)穩(wěn)定與經(jīng)濟(jì)發(fā)展具有一定的影響，且直接關(guān)系到每一位居民的社會(huì)權(quán)益。但目前我國(guó)一些地區(qū)在管理方面存在一定不足，需要在檔案管理工作中不斷完善制度，通過提高相關(guān)人員的綜合素養(yǎng)、提高檔案管理效率、細(xì)化相關(guān)管理制度、加大對(duì)居民的宣傳力度、創(chuàng)新管理手段等形式，以實(shí)現(xiàn)檔案管理相關(guān)制度規(guī)范化、信息化管理，推動(dòng)當(dāng)?shù)貏趧?dòng)力資源合理流動(dòng)，讓社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)事業(yè)朝著可持續(xù)的方向發(fā)展。