現(xiàn)代企業(yè)制度下企業(yè)檔案管理研究

袁海靜

（天津京濱工業(yè)園開發(fā)有限公司，天津 301712）

從企業(yè)的角度來進(jìn)行分析，檔案管理工作有著非常關(guān)鍵的作用。能夠真實(shí)地記載企業(yè)發(fā)展各個(gè)階段情況，并搜集較多真實(shí)地?cái)?shù)據(jù)，為企業(yè)后續(xù)工作的開展提供參考。因此，企業(yè)必須要對(duì)于檔案管理工作予以充分關(guān)注?，F(xiàn)代企業(yè)制度對(duì)于企業(yè)有了新的要求。在這一情況下，檔案管理人員必須要更新自身的工作模式，充分展現(xiàn)出檔案的價(jià)值，使企業(yè)獲得更好的發(fā)展。

1 進(jìn)行企業(yè)檔案管理工作需要遵循的原則

在新時(shí)期，開展檔案管理工作有了新的要求。檔案管理人員必須要堅(jiān)持以下原則進(jìn)行檔案管理工作，從而更好地滿足企業(yè)發(fā)展需求。

第一，要堅(jiān)持真實(shí)性原則?，F(xiàn)代企業(yè)所進(jìn)行的決策是否科學(xué)、合理，能否滿足企業(yè)進(jìn)一步發(fā)現(xiàn)需求，會(huì)被所使用的檔案信息是否科學(xué)、真實(shí)所決定。如果在進(jìn)行檔案管理過程中隨意的篡改信息，并不注重信息的真實(shí)性，很可能會(huì)導(dǎo)致企業(yè)所制定的決策并不科學(xué)，企業(yè)無法獲得預(yù)期的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益，嚴(yán)重時(shí)甚至?xí)l(fā)金融風(fēng)險(xiǎn)，阻礙企業(yè)的后續(xù)發(fā)展[1]。因此，在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，必須要注重對(duì)于數(shù)據(jù)的核對(duì)，使數(shù)據(jù)處于真實(shí)可靠的狀態(tài)下，并明確造價(jià)數(shù)據(jù)，確保所進(jìn)行的決策是行之有效的，能夠?yàn)槠髽I(yè)發(fā)展提供動(dòng)力，滿足企業(yè)可持續(xù)發(fā)展需求。

第二，要堅(jiān)持系統(tǒng)性原則。企業(yè)在開展檔案管理工作時(shí)，具有自身的組織結(jié)構(gòu)，并且不同工作人員的責(zé)任和義務(wù)存在一定差異，需要對(duì)于所搜集的檔案進(jìn)行科學(xué)分類、存儲(chǔ)，系統(tǒng)性比較強(qiáng)。系統(tǒng)性開展檔案管理工作，可以較為有效地降低進(jìn)行工作需要花費(fèi)的時(shí)間，使檔案管理工作更加準(zhǔn)確，并為企業(yè)決策工作的開展提供參考，使企業(yè)獲得更好的發(fā)展。

第三，要堅(jiān)持全面性原則。當(dāng)前所進(jìn)行的檔案管理工作和傳統(tǒng)檔案管理工作存在一些差異。隨著經(jīng)濟(jì)全球化趨勢的加深，企業(yè)開展業(yè)務(wù)活動(dòng)的范圍增加，不會(huì)被國家或者是地域等所限制。特別是電子商務(wù)的發(fā)展，企業(yè)進(jìn)行商業(yè)貿(mào)易，能夠打破時(shí)間和地點(diǎn)的限制，這為企業(yè)的發(fā)展提供了較為有利的條件。但是，從某種角度來說，增強(qiáng)了企業(yè)進(jìn)行檔案管理工作的困難程度，企業(yè)進(jìn)行檔案管理不但要考慮到企業(yè)內(nèi)部資料，還需要搜集企業(yè)的發(fā)展歷程、文化以及知識(shí)產(chǎn)權(quán)等多方面的內(nèi)容，從而為企業(yè)之后的發(fā)展提供參考[2]。

第四，要堅(jiān)持有效性原則。當(dāng)代企業(yè)在對(duì)于數(shù)據(jù)進(jìn)行搜集、應(yīng)用時(shí)，必須要考慮到信息是否有效。信息是否具有有效性作用非常突出，通常情況下，可以將其劃分成為期限有效性以及價(jià)值有效性。

1）期限有效性。在新時(shí)期，企業(yè)已經(jīng)步入了信息化時(shí)代，通常會(huì)在信息平臺(tái)中公布一些投招標(biāo)信息。在這一情況下，企業(yè)檔案管理工作人員需要及時(shí)地進(jìn)行信息搜集工作，并將其告知給銷售部門，只有如此，才能夠使銷售部門更好地進(jìn)行群體定位，找到目標(biāo)群體，降低企業(yè)進(jìn)行銷售推廣需要投入的成本，縮短花費(fèi)的時(shí)間，帶給企業(yè)更多的經(jīng)濟(jì)收入，提升企業(yè)的社會(huì)影響力。

2）價(jià)值有效性。企業(yè)在開展檔案管理工作時(shí)，需要對(duì)于信息進(jìn)行搜集、查找，并對(duì)于所找到的信息進(jìn)行分類，找出其中具有價(jià)值的信息資料，并及時(shí)篩除一些沒有任何價(jià)值的信息，運(yùn)用這一措施不但能夠降低存儲(chǔ)空間，還能夠在較短的時(shí)間內(nèi)應(yīng)用具有價(jià)值的信息，提升信息利用率，充分展現(xiàn)出檔案管理工作的價(jià)值[3]。

2 檔案管理過程中出現(xiàn)不足

2.1 并不注重檔案管理工作的開展

當(dāng)前，大部分現(xiàn)代企業(yè)并沒有從系統(tǒng)、全面的角度分析檔案管理，對(duì)于檔案管理工作缺乏關(guān)注，這就導(dǎo)致在進(jìn)行檔案管理時(shí)并沒有完善的制度作為支持。檔案管理工作人員在進(jìn)行工作時(shí)并不注重這一工作，工作效果并不理想。再加上在進(jìn)行存儲(chǔ)的過程中，很可能會(huì)由于人為處理不當(dāng)而出現(xiàn)一些問題，導(dǎo)致檔案無法充分發(fā)揮作用，嚴(yán)重阻礙了企業(yè)業(yè)務(wù)活動(dòng)的開展，不利于企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

2.2 檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)比較低

企業(yè)對(duì)于檔案管理工作有著較高的要求，需要專業(yè)素養(yǎng)較高的人才作為支持。但是，由于對(duì)于檔案管理工作的重視度不足等因素，導(dǎo)致在進(jìn)行檔案管理時(shí)問題較多，難以推動(dòng)檔案管理工作的高效開展。大部分企業(yè)并沒有專業(yè)素養(yǎng)較強(qiáng)的檔案管理人員負(fù)責(zé)進(jìn)行工作，由普通工作人員兼任檔案管理工作人員，導(dǎo)致檔案管理工作存在較多問題，不利于信息的存儲(chǔ)和應(yīng)用。再加上部分檔案管理人員并沒有參與到培訓(xùn)之中，沒有足夠的能力發(fā)掘檔案價(jià)值，導(dǎo)致檔案管理工作問題較多，無法高效地進(jìn)行工作[4]。第一，沒有科學(xué)合理的按照要求對(duì)于檔案進(jìn)行分類，這就導(dǎo)致難以在第一時(shí)間搜集到需要的檔案資料，無法充分的體現(xiàn)出檔案管理作用。第二，檔案管理人員沒有檔案管理相關(guān)知識(shí)，在進(jìn)行工作時(shí)無法展現(xiàn)出這一工作的最大化優(yōu)勢，這從某種角度來說，限制了檔案管理工作的開展。

2.3 尚未運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行檔案管理

從當(dāng)前情況分析發(fā)現(xiàn)，大部分企業(yè)在進(jìn)行檔案管理時(shí)仍然運(yùn)用傳統(tǒng)的模式，由人工進(jìn)行操作，需要花費(fèi)大量的時(shí)間和精力，并且很可能會(huì)由于一些因素的影響，導(dǎo)致在進(jìn)行檔案查詢時(shí)存在較多問題，信息失真等，不利于企業(yè)工作的順利進(jìn)行，嚴(yán)重時(shí)甚至?xí)拗破髽I(yè)的后續(xù)發(fā)展。

3 現(xiàn)代企業(yè)制度下企業(yè)檔案管理措施

3.1 注重檔案管理工作的開展

在現(xiàn)代企業(yè)制度下，企業(yè)必須要認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的關(guān)鍵作用，并對(duì)于檔案管理制度進(jìn)行補(bǔ)充，使其更加完善。在這個(gè)過程中，還應(yīng)該對(duì)于企業(yè)內(nèi)部所有工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，配合檔案管理人員參與到工作之中。使工作人員樹立起檔案管理觀念的方式較為多元，可以通過應(yīng)用電視、廣播、講座等方式來推動(dòng)檔案管理工作的進(jìn)行[5]。

3.2 增強(qiáng)檔案管理人員各方面的能力

新時(shí)期，企業(yè)進(jìn)行檔案管理工作必須要有專業(yè)程度較高的檔案管理團(tuán)隊(duì)作為支持。這要求企業(yè)主動(dòng)的引進(jìn)現(xiàn)代化人才加入到檔案管理工作之中。并對(duì)于目前在企業(yè)中負(fù)責(zé)開展檔案管理工作的人員進(jìn)行培訓(xùn)，確保其能夠掌握最新的知識(shí)，熟練地應(yīng)用檔案管理技術(shù)。除此之外，還應(yīng)該對(duì)于工作人員進(jìn)行考核，確保所有工作人員都能夠通過學(xué)習(xí)提升自身的檔案管理能力。只有檔案管理人員積極主動(dòng)的提升自己，才能夠更好地展現(xiàn)出檔案管理價(jià)值，推動(dòng)企業(yè)的后續(xù)發(fā)展。

3.3 合理的應(yīng)用信息化技術(shù)

借助于信息技術(shù)對(duì)于檔案管理方式進(jìn)行轉(zhuǎn)型升級(jí)，可以使傳統(tǒng)辦公和現(xiàn)代化檔案管理密切聯(lián)系。借助于信息技術(shù)來對(duì)于檔案進(jìn)行存儲(chǔ)，優(yōu)勢較為明顯，可以提升檔案的精準(zhǔn)程度，避免對(duì)于檔案造成的破壞。并且，對(duì)于這一技術(shù)進(jìn)行應(yīng)用，還可以較為有效的對(duì)于不同檔案進(jìn)行歸類，能夠較為有效地提升檔案管理水平，從某種角度來說，提升了檔案的安全程度。在這個(gè)過程中，企業(yè)還應(yīng)該加大力度進(jìn)行培訓(xùn)，普及網(wǎng)絡(luò)相關(guān)知識(shí)，確保管理工作人員可以第一時(shí)間認(rèn)識(shí)到出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)安全問題的不利影響，大力進(jìn)行安全管理工作[6]。

3.4 對(duì)于檔案管理人員進(jìn)行安全培訓(xùn)

檔案是否安全在企業(yè)檔案管理中有著至關(guān)重要的作用，能夠在一定程度上決定檔案應(yīng)用效果。因此，企業(yè)在進(jìn)行檔案管理時(shí)，必須要認(rèn)識(shí)到安全管理的重要性，加大力度對(duì)于員工進(jìn)行安全教育，確保員工能夠嚴(yán)格的要求自己，對(duì)于信息進(jìn)行保密。此外，企業(yè)還需要完善相關(guān)的硬件和軟件設(shè)備，做好監(jiān)督管理工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)其中存在不足，有針對(duì)性地進(jìn)行改善，使檔案管理工作更加有序地進(jìn)行。

4 檔案管理工作今后發(fā)展方向

4.1 載體更加的多元化

在傳統(tǒng)模式下，進(jìn)行檔案管理工作主要是以紙質(zhì)資料作為主要載體，需要較多的存儲(chǔ)空間。并且由于檔案數(shù)量比較多，在進(jìn)行查找的過程中需要花費(fèi)較多的人力資源和時(shí)間，而且如果在這個(gè)過程中稍有不慎，就可能會(huì)對(duì)于檔案造成破壞，導(dǎo)致檔案的完整性得不到保證，無法充分展現(xiàn)出檔案管理的作用。

在現(xiàn)代企業(yè)制度下，更新檔案管理載體，將檔案存儲(chǔ)到網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)中，借助于信息技術(shù)來對(duì)于檔案進(jìn)行管理，成為一種必經(jīng)之路。這一方式，能夠使檔案存儲(chǔ)方式更加的多樣化。企業(yè)能夠?qū)F(xiàn)實(shí)需求作為立足點(diǎn)，考慮到進(jìn)一步發(fā)展要求，運(yùn)用適宜的措施對(duì)于檔案進(jìn)行存儲(chǔ)，這不但能夠使檔案搜集和應(yīng)用工作更加高效地開展，挖掘出檔案的價(jià)值，還能夠較為有效地降低檔案管理人員壓力，將檔案管理成本控制在一定范圍內(nèi)，為企業(yè)創(chuàng)造較多的效益。

4.2 將會(huì)同時(shí)進(jìn)行內(nèi)外部檔案管理工作

隨著市場的發(fā)展以及技術(shù)水平的提升，現(xiàn)代制度下企業(yè)發(fā)展出現(xiàn)了一些變化。大規(guī)模企業(yè)可以借助于自身較強(qiáng)的整體實(shí)力自主進(jìn)行檔案管理工作[7]。但是，這對(duì)于小規(guī)模企業(yè)而言，難度是比較大的。在這一情況下，中小企業(yè)可以和外部機(jī)構(gòu)進(jìn)行合作，內(nèi)外部共同進(jìn)行檔案管理工作。將一些并不是非常關(guān)鍵的內(nèi)容外包給相關(guān)企業(yè)，這能夠較為有效地降低企業(yè)檔案管理投入，在提升企業(yè)工作效率的同時(shí)，推動(dòng)了新興行業(yè)的出現(xiàn)，從某種角度來說，促進(jìn)了社會(huì)的穩(wěn)定。

5 總結(jié)

根據(jù)上文來進(jìn)行分析，可以發(fā)現(xiàn)在現(xiàn)代企業(yè)制度下檔案管理工作的作用越發(fā)突出，可以為企業(yè)的決策提供支持，使其更加科學(xué)合理，推動(dòng)企業(yè)進(jìn)一步發(fā)展。因此，相關(guān)人員必須要認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的關(guān)鍵性，制定適宜的措施改善其中不足之處，提升企業(yè)的工作效果，使企業(yè)整體實(shí)力得到提升，在市場中具有立足之地。