關(guān)于事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革的思考

李選紅

（襄州經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)綜合服務(wù)中心，湖北 襄樊 441100）

在新時(shí)代的背景下，事業(yè)單位檔案管理應(yīng)主動(dòng)迎合時(shí)代發(fā)展的要求，認(rèn)識(shí)到傳統(tǒng)檔案管理工作中存在不足之處，充分利用信息化技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，全面實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位的檔案管理工作的改革發(fā)展，全面推動(dòng)檔案管理的數(shù)字化發(fā)展。這里結(jié)合自身從事事業(yè)單位的檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，多角度分析了事業(yè)單位檔案管理改革發(fā)展的實(shí)際情況，并有針對(duì)性提出了事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的有效對(duì)策，希望對(duì)于廣大同仁起到一定拋磚引玉的作用。

1 事業(yè)單位檔案管理改革與模式創(chuàng)新的必要性

1.1 新時(shí)代社會(huì)對(duì)人才資源的利用需求增強(qiáng)

為了全面保障事業(yè)單位的長(zhǎng)期穩(wěn)定的可持續(xù)化發(fā)展的理念，一定要充分重視人才資源的合理化配置。在人力資源管理環(huán)節(jié)中，存在著大量的基礎(chǔ)性數(shù)據(jù)、信息含量較高，這樣就意味著傳統(tǒng)的檔案管理模式存在著嚴(yán)重的滯后性，難以有效保障開展檔案管理模式的創(chuàng)新發(fā)展，造成事業(yè)單位內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)也難以優(yōu)化。只有充分重視單位的檔案管理工作，方可以充分發(fā)揮好強(qiáng)大的人力資源管理作用，開展高效的考核及管理等工作。所以，只有充分重視內(nèi)部檔案管理處理水平的提升，才能更好地滿足于人才的需求。

1.2 符合時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)

在信息化時(shí)代背景下，事業(yè)單位如果依然采用傳統(tǒng)模式下的紙質(zhì)化為主的檔案管理工作，這樣自然不符合現(xiàn)代化事業(yè)單位的轉(zhuǎn)型發(fā)展，難以快速推進(jìn)事業(yè)單位的檔案管理工作的信息化、數(shù)字化、智能化發(fā)展。同時(shí)，部分檔案管理人員整體業(yè)務(wù)能力素質(zhì)不強(qiáng)、信息化水平過低、綜合能力偏弱，這些都會(huì)造成存在著檔案管理人員專業(yè)培養(yǎng)方面的不足，無法體現(xiàn)出檔案資源的價(jià)值所在。另外，部分事業(yè)單位管理過于模式化，存在著過于僵硬的情況，無法實(shí)現(xiàn)人力資源的優(yōu)化配置，明顯的落后于時(shí)代發(fā)展。

2 事業(yè)單位檔案服務(wù)模式的改革方向

2.1 數(shù)字化檔案管理模式

在信息化時(shí)代背景下，事業(yè)單位一定要主動(dòng)積極迎合時(shí)代特色，全面保障基于信息技術(shù)的檔案管理創(chuàng)新發(fā)展。在構(gòu)建新時(shí)代背景下的檔案管理體系過程中，應(yīng)充分應(yīng)用好身份認(rèn)證技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)字加密技術(shù)等優(yōu)勢(shì)，全面保障檔案管理的信息化、智能化、數(shù)字化發(fā)展，從而有效全面控制檔案管理成本，有效保障檔案運(yùn)行效率全面提升，更加保障滿足于精確化的檔案信息管理。在全面推動(dòng)數(shù)字化檔案管理的過程中，應(yīng)保障實(shí)現(xiàn)音視頻、圖片、數(shù)據(jù)、文字的有效存儲(chǔ)，更好地滿足于向知識(shí)管理的方向轉(zhuǎn)型發(fā)展，有利于全面保障檔案管理水平的提升。

2.2 智能化檔案管理模式

在傳統(tǒng)檔案管理過程中，存在著過于依賴檔案人員的情況，借助于發(fā)揮檔案管理模式的智能化發(fā)展模式，全面保障提升檔案管理平臺(tái)的效率。首先，從事業(yè)單位發(fā)展特點(diǎn)來看，能有效充分將大數(shù)據(jù)技術(shù)、人工智能、計(jì)算機(jī)等融入到人工檔案管理模式中，以便更好地滿足于檔案的實(shí)時(shí)存儲(chǔ)，有效落實(shí)好檔案管理的智能化工作要求；其次，重點(diǎn)落實(shí)在檔案管理工作的數(shù)據(jù)信息集成化發(fā)展，明確滿足檔案交互特點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)高效的檔案數(shù)據(jù)信息交互，滿足于多載體的傳輸要求，符合信息化時(shí)代發(fā)展的要求，能滿足于網(wǎng)站、小程序、APP終端等交互需求。借助于智能化檔案管理的優(yōu)勢(shì)，能體現(xiàn)出大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展方向，更好地適應(yīng)于日趨復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。

2.3 個(gè)性化檔案管理模式

在信息化時(shí)代背景下，人們對(duì)于檔案的使用、查詢以及調(diào)用往往具有更高的需求。從事業(yè)單位的發(fā)展特點(diǎn)來看，一定要全面迎合事業(yè)單位的深化改革要求，明確發(fā)揮出重大項(xiàng)目決策的檔案管理重大作用，從而有效構(gòu)建個(gè)性化的檔案管理模式，能在特定主題下開展檔案匯集管理工作，有效控制檔案檢索的成本，以保障滿足于檔案供給的精確性要求，充分反映出用戶興趣而開展多元化的檔案管理服務(wù)。正是利用了信息化技術(shù)優(yōu)勢(shì)，能有效掌握用戶的檔案使用習(xí)慣，全面保障發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，全面實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)與用戶的交互性有效提升，滿足于信息分類供給的要求，符合智能檔案管理的智能化發(fā)展方向。

3 目前事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

3.1 信息軟件不適用、信息化管理不規(guī)范

在全面推動(dòng)事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)的過程中，應(yīng)充分重視如何保障檔案管理的電子化發(fā)展，并結(jié)合存在著典型問題，有效構(gòu)建辦公系統(tǒng)和政務(wù)系統(tǒng)的統(tǒng)一化自動(dòng)發(fā)展模式?？紤]到各個(gè)部門之間存在著一定的信息化建設(shè)差異性情況，造成事業(yè)單位的整體信息化水平偏低，難以適用于全部的部門。針對(duì)當(dāng)前的信息化管理制度體系的具體情況，普遍依然存在著缺乏統(tǒng)一性的問題，難以保障檔案管理相應(yīng)的制度、標(biāo)準(zhǔn)落實(shí)到位。在這樣的影響下，往往會(huì)造成事業(yè)單位的檔案管理存在著服務(wù)質(zhì)量低下，難以提供良好的服務(wù)體驗(yàn)，這樣也意味著對(duì)于社會(huì)資源的浪費(fèi)問題。

3.2 管理模式不利于人才流動(dòng)

在現(xiàn)代化企業(yè)管理中，人才流動(dòng)意味著檔案調(diào)動(dòng)，并主動(dòng)進(jìn)行相關(guān)信息的及時(shí)更新。在事業(yè)單位的工作實(shí)踐中，當(dāng)前的員工流動(dòng)中依然采用紙質(zhì)方式記錄，這種存在著信息修改方面極大的不完善之處，造成工作時(shí)間極大化浪費(fèi)，還容易出現(xiàn)檔案信息的遺漏和失誤等情況。對(duì)于部分事業(yè)單位來說，存在著選擇開放式較強(qiáng)的電子設(shè)備記錄和儲(chǔ)存員工的情況，容易出現(xiàn)敏感信息泄露等情況。事業(yè)單位的員工檔案具有較強(qiáng)的隱私性，應(yīng)重視予以全面的保護(hù)，但如果存在著不合理的隱蔽性的問題，則難以有效實(shí)現(xiàn)人才的調(diào)動(dòng)需求。

3.3 檔案管理建設(shè)缺乏安全性

在開展檔案信息管理的過程中，大都是依靠第三方平臺(tái)來保存及備份數(shù)據(jù)，但總體上的檔案管理建設(shè)平臺(tái)還存在著一定的不完善之處，特別是安全性技術(shù)方面有待進(jìn)一步提升，否則，容易造成系統(tǒng)入侵及破壞等問題，造成檔案資源出現(xiàn)丟失等情況，難以實(shí)現(xiàn)預(yù)期的檔案信息管理目標(biāo)。這種存儲(chǔ)方式存在著較大的網(wǎng)絡(luò)安全隱患，所以應(yīng)從各個(gè)方面予以重點(diǎn)的安全監(jiān)管。

3.4 管理人員職業(yè)素質(zhì)不夠高

結(jié)合檔案管理的智能化、自動(dòng)化發(fā)展的情況，我們還應(yīng)全面重視檔案管理人員的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)能力以及信息化處理能力。從實(shí)際來看，部分檔案管理人員還不具備較強(qiáng)的業(yè)務(wù)素質(zhì)、信息化技術(shù)水平，造成在開展信息管理工作中存在著諸多的問題，難以完全掌握信息化管理中的正確流程，造成整體的檔案管理水平偏低。所以，在新時(shí)代的背景下，我們應(yīng)全面重視加強(qiáng)管理人員的培訓(xùn)工作，不斷提升其信息化綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)能力。

4 新時(shí)代創(chuàng)新和改革事業(yè)單位檔案管理的對(duì)策

在新時(shí)代的背景下，針對(duì)我國事業(yè)單位發(fā)展中存在一系列問題，事業(yè)單位應(yīng)從自身的實(shí)際出發(fā)，重點(diǎn)落實(shí)如何有效開展深化改革，結(jié)合存在突出問題，提出符合實(shí)際發(fā)展需要的有效解決對(duì)策，重點(diǎn)涉及如下方面。

4.1 推行檔案管理的信息化建設(shè)

在新時(shí)代背景下的檔案管理模式創(chuàng)新發(fā)展中，檔案管理信息化建設(shè)則是必然趨勢(shì)，這就要求事業(yè)單位應(yīng)將眼光放的長(zhǎng)遠(yuǎn)些，從有利于事業(yè)單位的可持續(xù)化發(fā)展的角度出發(fā)，重視從各方面來加強(qiáng)資金投入工作。從實(shí)際需求出發(fā)來引入先進(jìn)設(shè)備，并重視管理人員的專業(yè)化技能培訓(xùn)工作，明確從多角度、全方位來穩(wěn)步推動(dòng)檔案管理工作的開展。在此過程中，事業(yè)單位檔案管理一定要符合時(shí)代發(fā)展的要求，全面有效開展政策創(chuàng)新，通過有效的激勵(lì)措施，構(gòu)建高水平的人才隊(duì)伍，結(jié)合事業(yè)單位的發(fā)展要求來全面實(shí)現(xiàn)管理制度的創(chuàng)新發(fā)展，這樣才能更好地體現(xiàn)出時(shí)代特色，全面展示出公共資源的優(yōu)勢(shì)及價(jià)值所在，有利于開展高質(zhì)量的事業(yè)單位的檔案管理工作。

4.2 擴(kuò)大檔案管理團(tuán)隊(duì)

為了保障檔案管理工作的整體質(zhì)量得以提升，還應(yīng)全面重視構(gòu)建高素質(zhì)的檔案管理團(tuán)隊(duì)。在新時(shí)代的背景下，從堅(jiān)持事業(yè)單位穩(wěn)定發(fā)展的角度出發(fā)，全面推動(dòng)團(tuán)隊(duì)管理理念的創(chuàng)新。在具體的檔案管理實(shí)踐中，應(yīng)落實(shí)專門化的監(jiān)督小組，從實(shí)踐工作需求出發(fā)來有效約束員工行為。同時(shí)，管理人員應(yīng)從自身崗位出發(fā)，全面加強(qiáng)崗位專業(yè)素養(yǎng)，不僅具有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力，還應(yīng)具備良好的道德品質(zhì)，杜絕出現(xiàn)徇私舞弊的行為，全面落實(shí)好檔案管理的安全性要求。從上述分析來看，檔案管理工作中最為關(guān)鍵的因素則是人才建設(shè)問題，只有全面重視人才培訓(xùn)戰(zhàn)略發(fā)展，方可以有效實(shí)現(xiàn)新時(shí)代背景下的事業(yè)單位的發(fā)展要求。所以，我們應(yīng)結(jié)合事業(yè)單位的發(fā)展特點(diǎn)，有意識(shí)地開展全面擴(kuò)大化檔案管理團(tuán)隊(duì)的規(guī)模，并能有效重視如何提升管理人員的技能水平，可以定期化開展高質(zhì)量的技能培訓(xùn)工作，能有效符合事業(yè)單位的發(fā)展要求而全面提升管理人員的綜合能力。同時(shí)，還應(yīng)重視對(duì)于管理人員的業(yè)務(wù)考核工作，明確崗位責(zé)任到位，積極推行專業(yè)化競(jìng)賽，從實(shí)際工作情況來落實(shí)如何有效的獎(jiǎng)懲措施，全面保障激發(fā)員工的積極工作態(tài)度。結(jié)合日?；芾淼囊?，重點(diǎn)將各項(xiàng)宣傳責(zé)任意識(shí)落實(shí)到位，為全面提升事業(yè)單位核心競(jìng)爭(zhēng)力奠定良好的基礎(chǔ)。

4.3 加大硬件設(shè)施建設(shè)

在全方位推進(jìn)事業(yè)單位的檔案管理建設(shè)過程中，硬件設(shè)施配套則是重要方面，其直接關(guān)系到公共資源檔案管理工作的總體效率。在這樣的背景下，我們應(yīng)全面重視如何有效優(yōu)化配置硬件設(shè)施，滿足現(xiàn)代化的檔案管理辦公要求，積極開展高效的信息化建設(shè)，端正廣大檔案管理人員的工作態(tài)度，激發(fā)他們的工作積極性，這樣才有利重發(fā)發(fā)揮好硬件設(shè)施的作用。另外，在配置好先進(jìn)的硬件設(shè)施的基礎(chǔ)上，還應(yīng)重視配套相應(yīng)的軟件應(yīng)用，應(yīng)加強(qiáng)各個(gè)部門相互聯(lián)合統(tǒng)一發(fā)展，更好地滿足于實(shí)現(xiàn)公共資源的共享要求，符合新時(shí)代背景下的檔案管理要求。

4.4 不斷創(chuàng)新管理方式

在全球經(jīng)濟(jì)一體化發(fā)展的模式下，公共事業(yè)單位一定要主動(dòng)開展管理模式的創(chuàng)新發(fā)展，才能更好地符合時(shí)代發(fā)展的要求。反之，如果事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)不重視創(chuàng)新發(fā)展，難以擺脫傳統(tǒng)模式下存在的問題，這樣就無法擺脫影響事業(yè)單位快速發(fā)展的不利因素。在新時(shí)代的背景下，通過全面實(shí)現(xiàn)管理模式的創(chuàng)新，進(jìn)一步從自身需求出發(fā)，積極尋找檔案管理發(fā)展的突破口。

5 結(jié)語

綜上所述，結(jié)合當(dāng)前事業(yè)單位的檔案管理工作開展的情況，我們一定要認(rèn)識(shí)到檔案管理中存在著不符合時(shí)代發(fā)展要求的內(nèi)容，從而全面保障實(shí)現(xiàn)檔案管理體系的逐步完善，以便更好地全面促進(jìn)事業(yè)單位的深化改革，有效全面提升事業(yè)單位的核心競(jìng)爭(zhēng)力，以便于為社會(huì)發(fā)展提供高質(zhì)量的服務(wù)。