淺析如何有效提升血站檔案管理規(guī)范化水平

張沁霞

（山西省晉城市中心血站，山西 晉城 048001）

血液采集站屬于特殊的醫(yī)療機(jī)構(gòu)類型，是促進(jìn)我國(guó)衛(wèi)生健康事業(yè)快速發(fā)展不可缺少的一部分，隨著血液采集站建設(shè)規(guī)模擴(kuò)大、檔案管理量增加，加強(qiáng)檔案管理水平成為現(xiàn)階段發(fā)展血站最為重要的問(wèn)題[1-2]。且在現(xiàn)今的血站檔案管理工作中經(jīng)常出現(xiàn)各種問(wèn)題，導(dǎo)致血站內(nèi)部產(chǎn)生一定的糾紛，不利于血站未來(lái)的健康發(fā)展。血站檔案數(shù)據(jù)的來(lái)源是采血和供血的工作實(shí)踐活動(dòng)中，是記錄血液來(lái)源的重要記錄，在臨床醫(yī)療活動(dòng)中應(yīng)用著較高的應(yīng)用價(jià)值。因此在這種情況下，必須對(duì)血站檔案管理工作的現(xiàn)存問(wèn)題進(jìn)行分析，在問(wèn)題基礎(chǔ)上提出有效的改革措施，為血站檔案管理工作注入新的理念。

1 當(dāng)前血站檔案管理所存在的問(wèn)題現(xiàn)狀

1.1 缺乏相應(yīng)的血站檔案規(guī)范化管理設(shè)備

想要對(duì)血站的檔案實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理，就必須要在此規(guī)范化建設(shè)過(guò)程中借助先進(jìn)的科學(xué)設(shè)備，其在當(dāng)前的大數(shù)據(jù)時(shí)代已然成為確保血站實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理建設(shè)的前提條件與關(guān)鍵手段。只有在管理中對(duì)先進(jìn)的科學(xué)設(shè)備實(shí)行利用，才能使整個(gè)檔案管理工作事半功倍，且高科技對(duì)于數(shù)據(jù)的整理與收集能力遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于人工。相應(yīng)的，對(duì)于設(shè)備的選取也要結(jié)合該血站的檔案具體情況，這樣才能在挑選設(shè)備時(shí)選擇性能最為適配的設(shè)備，既避免了多功能設(shè)備中與血站檔案實(shí)際需求功能不符，造成的功能與資金浪費(fèi)，又能夠花費(fèi)合適的費(fèi)用挑選滿意的設(shè)備，做到高性價(jià)比的實(shí)現(xiàn)。還需要有關(guān)工作人員進(jìn)行設(shè)備采購(gòu)之前做好準(zhǔn)備工作，對(duì)血站將要購(gòu)入的檔案管理規(guī)范化設(shè)備的性能進(jìn)行了解。但是當(dāng)前絕大多數(shù)的血站并不具備先進(jìn)的科學(xué)設(shè)備，且對(duì)于致力于實(shí)現(xiàn)提升血站檔案管理規(guī)范化水平的高科技檔案信息設(shè)備的選購(gòu)工作也存在一些不足之處。

在小影響因素下的原因在于血站對(duì)于負(fù)責(zé)先進(jìn)設(shè)備的采購(gòu)工作人員自身對(duì)設(shè)備的性能等不甚精通，甚至談不上熟悉，致使其所選擇的設(shè)備的整體質(zhì)量欠佳，盡管能夠滿足血站實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化的一時(shí)之需，從長(zhǎng)遠(yuǎn)角度上來(lái)看并不適合血站的持續(xù)健康發(fā)展，且后續(xù)涉及科學(xué)設(shè)備的更新?lián)Q代，還會(huì)產(chǎn)生額外的設(shè)備采購(gòu)費(fèi)用，給血站帶來(lái)一定的經(jīng)濟(jì)損失；而大環(huán)境下的影響因素，與經(jīng)濟(jì)狀況息息相關(guān)。要想購(gòu)入高性價(jià)比且符合血站實(shí)際情況與質(zhì)量過(guò)關(guān)的檔案管理設(shè)備，其價(jià)格定然相對(duì)較高，而血站在生存與發(fā)展中并不會(huì)在設(shè)備采購(gòu)方面預(yù)留出充足的資金，會(huì)對(duì)采購(gòu)工作的開展與進(jìn)程產(chǎn)生不利影響，從而導(dǎo)致當(dāng)前我國(guó)絕大多數(shù)的血站對(duì)于檔案管理工作的采購(gòu)設(shè)備質(zhì)量較為落后。

1.2 血站主體方面缺乏對(duì)檔案規(guī)范化建設(shè)的認(rèn)知

現(xiàn)今，我國(guó)大多數(shù)血站并沒(méi)有形成要對(duì)其檔案實(shí)現(xiàn)管理規(guī)范化的認(rèn)知，更逞論提升血站檔案管理規(guī)范化的水平建設(shè)。由于血站主體方面對(duì)于檔案的規(guī)范化管理不夠重視，在此方面的工作無(wú)論在資金還是技術(shù)以及工作精力的投入都相對(duì)匱乏，在一定程度上致使血站的檔案管理部門完善工作時(shí)并不十分順利，且對(duì)于檔案信息數(shù)據(jù)的整理及對(duì)信息管理系統(tǒng)的完善與檔案管理先進(jìn)設(shè)備的引入都遭遇到了更多的困難。與此同時(shí)，血站管理的有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)方面對(duì)于檔案管理的規(guī)范化建設(shè)重視程度與關(guān)注度有待加強(qiáng)，血站對(duì)于檔案信息數(shù)據(jù)的系統(tǒng)與后臺(tái)各項(xiàng)功能還處于開發(fā)起步階段，如果有關(guān)人員不能給予足夠重視，其運(yùn)行將會(huì)受到極大的阻礙，且整個(gè)血站的檔案規(guī)范化管理水平將在此基礎(chǔ)上繼續(xù)降低。

1.3 血站的檔案管理工作人員較為缺乏法律意識(shí)

受我國(guó)大力開展經(jīng)濟(jì)建設(shè)的影響，社會(huì)上的各行各業(yè)都在加大力度追求經(jīng)濟(jì)效益，相應(yīng)的一些工作在開展進(jìn)行時(shí)，具體的實(shí)施步驟也有其對(duì)應(yīng)的影響，且個(gè)別工作的實(shí)行步驟所考慮的因素及法律知識(shí)并不全面。血站的檔案管理人員在工作中單一的做好“本職工作”——采血。而對(duì)于采血的記錄工作可能相對(duì)來(lái)說(shuō)并不完善。一些血站對(duì)于獻(xiàn)血人員的登記記錄多流于形式，且獻(xiàn)血人員對(duì)其工作的具體信息記錄流程等并不清晰，將有可能導(dǎo)致出現(xiàn)獻(xiàn)血人員的身份證號(hào)碼的填寫出現(xiàn)誤填或漏填的現(xiàn)象，導(dǎo)致對(duì)其的回訪出現(xiàn)難度。同時(shí)，在獻(xiàn)血結(jié)束之后，有關(guān)工作人員需要對(duì)該獻(xiàn)血人員進(jìn)行簽名登記，這種簽名登記的位置也比較多，一旦血站的工作人員指導(dǎo)時(shí)出現(xiàn)疏忽或者沒(méi)能進(jìn)行明確的指引，記錄的完整性與真實(shí)性將在整理環(huán)節(jié)中顯露問(wèn)題。除此之外，部分血站的工作人員不具備正確的時(shí)間觀念，且法律意識(shí)相對(duì)淡薄，如若出現(xiàn)其將獻(xiàn)血人員的信息造成時(shí)間上的推遲或提前，血型記錄出現(xiàn)錯(cuò)誤，將對(duì)威脅著醫(yī)療事故。

1.4 血站對(duì)采血及有關(guān)工作人員的管理過(guò)于松散

當(dāng)前我國(guó)絕大多數(shù)的血站對(duì)于采血及相關(guān)工作人員的管理較為松散，對(duì)其實(shí)行管理的過(guò)程中也沒(méi)能建立起完整、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾眢w系，不同于其他機(jī)構(gòu)的各司其職。血站采血人員及檔案記錄人員在工作中可能身兼數(shù)職，不僅使工作人員分身乏術(shù)，各個(gè)記錄與信息整理等工作環(huán)節(jié)的效率也相對(duì)較低。這種崗位劃分不明確且管理體系的不完善，都造成了血站檔案管理規(guī)范化建設(shè)工作受到了阻滯與影響。在檔案記錄與采血工作共同需要完成時(shí)，管理人員會(huì)將更多的人力投入到采血工作上，且松散的管理模式更助長(zhǎng)了一些工作責(zé)任心稍差的工作人員的散漫行為，無(wú)論在采血、記錄、儲(chǔ)存還是出庫(kù)方面，檔案的收集都不夠充分及時(shí)，嚴(yán)重影響了血站檔案管理的規(guī)劃化水平。

2 提升檔案管理規(guī)范化水平的有效措施

2.1 引進(jìn)信息化檔案管理設(shè)備

在現(xiàn)代化社會(huì)中，血站檔案信息數(shù)據(jù)呈爆炸式增長(zhǎng)，因此必須要合理的應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行完善，利用信息化手段完成檔案管理。信息化設(shè)備的應(yīng)用可以讓管理人員利用信息設(shè)備存儲(chǔ)檔案信息、整理檔案信息、查詢檔案信息，形成信息化的管理流程[3-4]。首先，要升級(jí)和優(yōu)化檔案管理的硬件和軟件等基礎(chǔ)設(shè)施。從衛(wèi)生主管部門的目標(biāo)和理念出發(fā)，在上級(jí)衛(wèi)生主管部門的引領(lǐng)下，以及結(jié)合血液采集站當(dāng)?shù)氐膶?shí)際情況，來(lái)做好軟件的研發(fā)和優(yōu)化工作。在檔案管理軟件和硬件的更新過(guò)程中，可以利用招投標(biāo)的方式來(lái)選擇一些服務(wù)質(zhì)量高和技術(shù)水平高的專業(yè)公司來(lái)開展這項(xiàng)優(yōu)化工作，確保血液采集站檔案管理工作中的硬件和軟件都能滿足實(shí)際檔案管理工作中的各項(xiàng)需求。其次，可以引進(jìn)一些先進(jìn)的技術(shù)手段，將過(guò)去的人工管理模式逐步轉(zhuǎn)化為自動(dòng)化、智能化的檔案管理模式，從而落實(shí)無(wú)紙化辦公和創(chuàng)建數(shù)字檔案等管理機(jī)制，確保檔案信息化管理的工作效率和工作質(zhì)量的提升。

2.2 完善檔案管理制度

為了使血站的檔案管理變得規(guī)范化，需要?jiǎng)?chuàng)建規(guī)范化檔案管理制度，在建檔、查閱、存檔等方面的要求都要細(xì)化，完善檔案管理制度[5]。如信息資料要準(zhǔn)確、完備，還要定期進(jìn)行信息更新；在建檔方面，要進(jìn)行科學(xué)的分類，確保每一種檔案信息都能夠被準(zhǔn)確的歸類，對(duì)于后續(xù)檔案的使用和查找可以起到積極的影響，提高查找和使用效率；在存檔方面，要進(jìn)行有序存檔來(lái)查閱方面，必須經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)才可以進(jìn)行查閱。在創(chuàng)建規(guī)范化血站檔案管理制度的時(shí)候，還要對(duì)相關(guān)管理工作人員的職責(zé)進(jìn)行明確，避免因工作人員的流動(dòng)影響到血站檔案管理質(zhì)量和效率。在檔案管理制度中增加責(zé)任制度，明確每個(gè)崗位人員在血站檔案管理過(guò)程中所需要承擔(dān)的責(zé)任，當(dāng)檔案管理工作出現(xiàn)問(wèn)題之后能夠在第一時(shí)間尋找到責(zé)任人，在一定程度上可以對(duì)檔案管理人員起到約束作用。

2.3 培養(yǎng)專業(yè)檔案管理人才

專業(yè)檔案管理人才是開展檔案工作的重要人力基礎(chǔ)，也是提升血站檔案管理隊(duì)伍整體水平的關(guān)鍵因素，只有打造一支專業(yè)的檔案管理隊(duì)伍才能夠真正提升檔案管理工作效率。在培養(yǎng)專業(yè)人才時(shí)可以從以下兩個(gè)角度入手：第一，應(yīng)當(dāng)向現(xiàn)有的檔案管理人員展開積極的培訓(xùn)，強(qiáng)化管理人員的責(zé)任意識(shí)以及職業(yè)素養(yǎng)水平，確定管理人員能夠帶有飽滿的熱情投入到工作中。在培訓(xùn)過(guò)程中利用“一對(duì)一”新老結(jié)對(duì)的方式展開針對(duì)性的技能操作培訓(xùn)，由年輕管理人員向老員工講解信息化系統(tǒng)的使用方法，使管理人員都能夠應(yīng)用信息技術(shù)開展工作[6-7]。第二，積極吸引綜合型管理人才，對(duì)現(xiàn)有的檔案工作管理模式進(jìn)行改革和創(chuàng)新，為檔案管理工作信息化建設(shè)隊(duì)伍注入新鮮血液與活力。

2.4 提高對(duì)檔案管理工作的重視程度并加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)

在對(duì)血站的檔案實(shí)行管理的過(guò)程中，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)需要不斷加強(qiáng)其重視程度，以身作則提升對(duì)血站檔案管理工作的踐行。在踐行工作的同時(shí)，還需注意對(duì)《檔案法》的了解與掌握，使血站的檔案管理工作能夠有章可循，也加強(qiáng)相關(guān)檔案管理人員對(duì)自己所負(fù)責(zé)工作的重視程度，確保檔案管理規(guī)范化水平的可靠提升。通過(guò)具體措施加強(qiáng)對(duì)有關(guān)工作人員的管理與領(lǐng)導(dǎo)，實(shí)行責(zé)任落實(shí)制度，由專員負(fù)責(zé)專項(xiàng)，使工作人員能夠?qū)n案的管理保持高度責(zé)任心。且還需在此基礎(chǔ)上實(shí)行定期的員工考核，實(shí)行淘汰機(jī)制，以確保檔案管理工作人員能夠用專業(yè)的知識(shí)及高度職業(yè)素養(yǎng)促進(jìn)血站的檔案管理規(guī)范化建設(shè)。

3 結(jié)束語(yǔ)

血站檔案管理工作的創(chuàng)新以及規(guī)范化程度的提高有著極其重要的作用，不單單會(huì)影響到血站自身工作的有序推進(jìn)，同時(shí)還會(huì)影響到我國(guó)醫(yī)療體系的改革進(jìn)程。作為血站檔案管理人員應(yīng)當(dāng)積極學(xué)習(xí)新型的管理技能和管理理念，轉(zhuǎn)變自身工作模式以及工作態(tài)度，為檔案管理工作的改革和創(chuàng)新提供重要基礎(chǔ)。血站也需要積極引進(jìn)信息化技術(shù)，完善檔案信息化管理系統(tǒng)，利用現(xiàn)代化手段對(duì)檔案信息實(shí)施管理，提升檔案工作效率。除此之外還應(yīng)當(dāng)積極引進(jìn)新型檔案管理人才，由專業(yè)人才對(duì)檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)，以此來(lái)提升工作的專業(yè)性和科學(xué)性。