公路工程檔案管理信息化策略探究

李 淼

（云南省交通投資建設(shè)集團(tuán)有限公司，云南 昆明 650000）

1 引言

在我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平不斷提升的背景下，各大公路工程項目建設(shè)的數(shù)量也在逐漸增加，因此為了更好地確保各大工程建設(shè)的質(zhì)量水平，就需要通過檔案記錄的方式對工程建設(shè)中的問題以及優(yōu)化對策進(jìn)行整合，以此為后續(xù)的公路工程建設(shè)提供參考依據(jù)?，F(xiàn)階段，將信息化技術(shù)融入到公路工程檔案管理過程中能夠更好地確保信息收集的有效性和精確性，進(jìn)而更好地提升檔案管理的整體質(zhì)量水平。以下將對公路工程檔案管理信息化策略進(jìn)行探究。

2 公路工程檔案管理存在的問題

2.1 工作程序復(fù)雜，整理難度大

因為公路工程規(guī)劃建設(shè)涉及整個國土資源的總體規(guī)劃、詳細(xì)規(guī)劃以及專項規(guī)劃的編制工作，所以在檔案整理工作中的文件比較繁雜，不僅要做好資料的收集和審核，還要做好分類整理和歸檔工作。工程檔案是公路工程項目檔案的重要組成部分，因此，在公路工程資料的收集、整理過程中，更需要嚴(yán)格遵循工作程序，以提高后續(xù)公路工程檔案管理的效率。但是，在目前情況下，雖然公路工程檔案管理方法有了相應(yīng)的改進(jìn)，但由于工作程序復(fù)雜，總體效率仍處于較低水平。檔案管理過程中，需要單獨制作表格，最終形成檔案專項審核統(tǒng)計表，便于后期調(diào)查核實、組織鑒定和資料收集。可見，工作量的大小，直接影響到工作效率。

2.2 檔案資料滯后，影響材料完整性

高速公路建設(shè)項目實施過程中所涉及的材料多種多樣，因此，在進(jìn)行后續(xù)高速公路建設(shè)項目檔案管理時，需要對相關(guān)資料進(jìn)行整理，以提高檔案管理的有序性。但是，在當(dāng)前形勢下，檔案資源收集經(jīng)常出現(xiàn)不完整的狀況，從而影響到檔案管理工作的完整性。舉例來說，在核對檔案資料時，需要對相關(guān)證明材料進(jìn)行校驗，而由于檔案資源不完整，將影響到每份檔案資料的正確性和清晰度。二是公路工程項目施工人員流動性大，又由于地域差異性大，很容易造成檔案資料管理工作脫節(jié)，項目施工過程中的資料流向不明，從而造成檔案資料收集不全的現(xiàn)象。此外，在城鄉(xiāng)規(guī)劃的公路工程項目中，還涉及各種自然資源和國土資源的規(guī)劃文件，這給公路工程檔案資料的收集增加了難度，此外，由于公路工程建設(shè)周期較長，如果不對檔案資料進(jìn)行管理，就很難提高公路工程檔案的后期管理質(zhì)量。

2.3 整理深度不夠，信息管理混亂

在現(xiàn)代電子信息技術(shù)不斷發(fā)展的今天，雖然越來越多的檔案管理部門將計算機(jī)引入到檔案管理中，尤其是負(fù)責(zé)為城市耕地保護(hù)和國土空間規(guī)劃的銜接提供技術(shù)保障，同時參與城市生態(tài)保護(hù)紅線、基本農(nóng)田、城鎮(zhèn)開發(fā)邊界等控制線的劃定，對于不同地區(qū)的信息更需要通過信息技術(shù)的引進(jìn)來實現(xiàn)有序記錄和整理，但仍有許多先進(jìn)的技術(shù)手段沒有開發(fā)和應(yīng)用，甚至還存在著以手工方式傳遞檔案信息建立資源庫的現(xiàn)象，這大大提高了檔案存儲的準(zhǔn)確性，影響了實際工作的效率。

3 公路工程檔案管理信息化的特點

3.1 組織結(jié)構(gòu)實現(xiàn)開放共享的發(fā)展理念運(yùn)用

檔案數(shù)據(jù)開放共享在數(shù)字化時代有三個顯著特點：一是零距離；檔案部和用戶之間可以實現(xiàn)遠(yuǎn)程溝通和交流，同時也為用戶定制個性化的檔案信息，為提高信息利用效率打下了良好基礎(chǔ)。其次，去中心化。數(shù)字時代，檔案館可以利用因特網(wǎng)進(jìn)行分布式管理，使人們能夠通過第三方平臺獲取數(shù)據(jù)資源，從而為檔案整體管理質(zhì)量的優(yōu)化創(chuàng)造良好條件。再次，開放。數(shù)字時代的檔案資源數(shù)據(jù)共享不僅面向檔案館，同時也包括其他行業(yè)的用戶，這將對傳統(tǒng)的封閉式管理模式提出挑戰(zhàn)，不利于提高檔案數(shù)據(jù)共享的整體效率?？偟膩碚f，我國檔案館在進(jìn)行檔案管理的過程中，還存在著與新時代的理念和特點不相適應(yīng)的現(xiàn)象，從而使檔案實體管理工作的質(zhì)量水平很難提高，同時，在嚴(yán)格的等級制管理下，檔案信息的共享也會更加困難。因此在當(dāng)前的社會環(huán)境下優(yōu)化共享建設(shè)將是促進(jìn)檔案管理信息化水平提升的重要基礎(chǔ)，檔案管理部門需要充分結(jié)合數(shù)字化技術(shù)的優(yōu)勢提升檔案信息收集的完整性，進(jìn)而為構(gòu)建完善的信息體系奠定良好基礎(chǔ)。

3.2 二位一體的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的開發(fā)模式構(gòu)建

信息化時代，檔案數(shù)據(jù)呈現(xiàn)出管理者和開發(fā)人員兩手抓的態(tài)勢，事實上，每個人在日常工作中都會形成一定的原始記錄，從而成為檔案數(shù)據(jù)生產(chǎn)的中心。此外，檔案數(shù)據(jù)的創(chuàng)建者實際上也將成為檔案數(shù)據(jù)的開發(fā)者，在現(xiàn)代微信、微博信息傳播的過程中，實現(xiàn)檔案內(nèi)容的自由流通，這與傳統(tǒng)的保存機(jī)構(gòu)有很大區(qū)別。一般而言，檔案信息主要來自特定的組織機(jī)構(gòu)，歸檔的文件信息生產(chǎn)者對檔案信息的開發(fā)利用不具有所有權(quán)。而且在數(shù)字化時代生產(chǎn)和發(fā)展將實現(xiàn)二位一體的趨勢下，能更好地實現(xiàn)社會流通。在脫離實體限制后，多種信息媒體也將自主開發(fā)虛擬網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，從而使現(xiàn)代信息資源與傳統(tǒng)的檔案信息服務(wù)形成激烈的競爭關(guān)系，從而使檔案管理的“二位一體”模式受到挑戰(zhàn)，因此為了更好地優(yōu)化檔案資源的模式構(gòu)建，就需要結(jié)合實際情況做好網(wǎng)絡(luò)信息的運(yùn)用工作，促使檔案信息能夠得到充分利用，為強(qiáng)化檔案信息構(gòu)建質(zhì)量奠定良好基礎(chǔ)。

3.3 實現(xiàn)工作對象數(shù)據(jù)化管理

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案資源管理呈現(xiàn)出智能化的趨勢，而傳統(tǒng)的人工管理方式又極易出現(xiàn)安全防范不力、數(shù)據(jù)丟失等問題，從而直接影響檔案管理的高效率。文件存儲著大量重要的檔案信息內(nèi)容，受諸多自然環(huán)境因素和人為因素的影響，將使文件管理工作變得更加困難，因此，將智能化技術(shù)融入到檔案管理工作中，可以更好地推動管理模式向多元化發(fā)展，為全面提高管理安全水平奠定良好基礎(chǔ)。數(shù)字時代給檔案工作帶來的最根本的變化，其實就是工作對象的數(shù)據(jù)化，使檔案信息能夠通過信息技術(shù)得以流通，同時也使更多的信息資源得到專業(yè)化的處理，在合理的時間內(nèi)成為優(yōu)化企業(yè)運(yùn)作的重要手段。當(dāng)前檔案信息資源建設(shè)主要包括存量數(shù)字化和增量電子化兩個方面，數(shù)字化為構(gòu)建完善的數(shù)字化檔案和電子文檔奠定了良好的基礎(chǔ)，使檔案得以實現(xiàn)外延化，為提高收集管理的數(shù)據(jù)化效果奠定了基礎(chǔ)。

3.4 海量的信息用戶下改革服務(wù)方式

基于本地實際工作情況，在大數(shù)據(jù)時代建立協(xié)作檔案信息資源共享平臺，實現(xiàn)民政、工商、公安等部門平臺之間的智能對接，從而為提高協(xié)作質(zhì)量奠定良好基礎(chǔ)。與此同時，目前協(xié)同檔案信息資源共享構(gòu)架實現(xiàn)了“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”模式的升級，使各地區(qū)的數(shù)據(jù)庫配置更快，為實現(xiàn)二次對接和開放提供技術(shù)支持。與此同時，檔案工作也將不斷地融入到經(jīng)濟(jì)社會的各個領(lǐng)域，從而使海量的檔案用戶對傳統(tǒng)的檔案管理服務(wù)方式提出了挑戰(zhàn)。政府積累的大量公共管理數(shù)據(jù)資源，也將成為檔案管理過程中不可估量的價值源泉，長期以來，傳統(tǒng)的檔案工作處于半封閉狀態(tài)，用戶需求也大多局限于簡單的查檔服務(wù)，而更具個性化的信息推送服務(wù)，從而使傳統(tǒng)的檔案服務(wù)模式受到挑戰(zhàn)。

4 新時期公路工程管理信息化的創(chuàng)新路徑

4.1 提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

現(xiàn)行檔案工作人員對信息化技術(shù)不熟悉，對新技術(shù)產(chǎn)生抵觸。要提高檔案管理人員的技術(shù)水平，解決檔案管理人員的技術(shù)問題；要加強(qiáng)現(xiàn)有人員的技術(shù)培訓(xùn)，提高他們的技術(shù)水平，進(jìn)而更好地達(dá)到正確運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、提高檔案管理工作效率的目的，為創(chuàng)新解決檔案管理中存在的問題奠定良好基礎(chǔ)。同時還需要引導(dǎo)檔案管理人員積極學(xué)習(xí)必要的軟件以及硬件操作知識，期間對檔案信息的存儲以及收集能力進(jìn)行優(yōu)化，同時強(qiáng)化對檔案真?zhèn)文芰Φ谋鎰e，進(jìn)而更好地確保公路工程檔案信息管理水平得到提升。

4.2 開展系統(tǒng)化的檔案管理工作

在現(xiàn)代化信息技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，需要強(qiáng)化，信息化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，期間需要著重對網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行優(yōu)化建設(shè)，同時也需要增加對信息化技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用頻率，進(jìn)而為提升檔案管理水平奠定良好基礎(chǔ)。期間需要構(gòu)建系統(tǒng)化的檔案管理系統(tǒng)對檔案管理人員的職能進(jìn)行明確規(guī)定，而后通過規(guī)范化的系統(tǒng)流程實現(xiàn)對檔案資料的收集和管理，期間將信息化掃描儀以及鑒別儀器融入到公路工程資料完整性的鑒別中，促使工程建設(shè)檔案的全過程信息得到細(xì)節(jié)保障，期間還需要將信息化技術(shù)融入到所有的竣工圖以及施工技術(shù)評定資料按照城建檔案館統(tǒng)一的檔案清單進(jìn)行有序整理合匯總工作中，尤其在涉及大量的用地規(guī)劃、公路工程建設(shè)方案上，更加需要基于規(guī)劃實施開展的條件進(jìn)行審核，以此使得公路工程檔案管理工作契合國家城鄉(xiāng)規(guī)劃的中長期發(fā)展戰(zhàn)略，為提升經(jīng)濟(jì)發(fā)展活力奠定良好的基礎(chǔ)保障。

4.3 構(gòu)建公路工程檔案安全體系

信息技術(shù)的不斷發(fā)展使得檔案建設(shè)呈現(xiàn)智能化的趨勢，而對于檔案資源管理而言，傳統(tǒng)的人工管理極易出現(xiàn)安全防范不到位、數(shù)據(jù)出現(xiàn)缺失的現(xiàn)象，進(jìn)而將對檔案管理的高效性產(chǎn)生直接影響。檔案存放著眾多重要的檔案信息內(nèi)容，而在多種自然環(huán)境因素以及人為因素的影響下，將使得檔案管理出現(xiàn)一定的難度，因此將智能化技術(shù)融入到檔案管控中，能夠更好地推動管理模式朝著多元化的方向發(fā)展，為提升管理的整體安全性奠定良好基礎(chǔ)。“互聯(lián)網(wǎng)+”時代帶給檔案工作最本質(zhì)的變化實際上就在于工作對象的數(shù)據(jù)化，使得檔案信息能夠通過信息技術(shù)實現(xiàn)流通，同時也將使得較高的信息資源實現(xiàn)專業(yè)化的處理，在合理的時間內(nèi)轉(zhuǎn)變?yōu)閮?yōu)化企業(yè)經(jīng)營的重要途徑。目前檔案信息資源建設(shè)主要由存量數(shù)字化和增量電子化兩部分組成，“互聯(lián)網(wǎng)+”時代為構(gòu)建完善的數(shù)字化檔案以及電子文件，使得檔案能夠?qū)崿F(xiàn)外延，為提升數(shù)據(jù)化的收集管理效果奠定良好基礎(chǔ)。其次，將工程檔案信息進(jìn)行備份處理也將能夠更好地避免由于系統(tǒng)軟硬件故障而導(dǎo)致數(shù)據(jù)信息丟失的情況，期間通過運(yùn)用信息技術(shù)進(jìn)行安全維護(hù)的方式也能夠更好地提升檔案信息管理的安全性。

4.4 完善公路工程檔案信息資源庫

構(gòu)建完善的檔案資源資料庫能夠更好地將傳統(tǒng)紙質(zhì)的檔案質(zhì)量通過復(fù)印機(jī)以及掃描儀等方式實現(xiàn)信息資源的共享和傳輸，進(jìn)而將公路工程檔案的信息通過音頻以及圖像等方式上傳，進(jìn)而為提升檔案資料管理的效率奠定良好基礎(chǔ)。首先，檔案館應(yīng)打破狹隘的傳統(tǒng)思維方式，改變觀念，適應(yīng)社會發(fā)展，加強(qiáng)電子檔案的推廣，建立一個切實可行的電子檔案管理體系，規(guī)范電子檔案的形成、保管和使用，使其規(guī)范化、制度化，為檔案信息化保駕護(hù)航。其次，改變檔案檢索利用完全依靠人力資源的狀況，積極探索全文檢索和建立檔案信息資源數(shù)據(jù)庫。運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的檔案信息服務(wù)平臺，為單位積累和存儲信息資源。檔案信息化使檔案從傳統(tǒng)載體的束縛中解放出來，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲、傳播和利用，使檔案庫房建設(shè)成為一場革命。

5 結(jié)語

總而言之，由于公路工程建設(shè)過程中將會產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)信息，因此為了更好地提升整體工程建設(shè)的效率水平，就需要構(gòu)建完善的信息化系統(tǒng)，對傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案信息進(jìn)行上傳和共享，進(jìn)而為確保檔案管理的整體效率水平奠定良好基礎(chǔ)。