關(guān)于加強(qiáng)高職院校檔案信息化管理對(duì)策

陳 琳

（黔東南民族職業(yè)技術(shù)學(xué)院，貴州 凱里 556000）

現(xiàn)階段，高職院校發(fā)展面臨的很多挑戰(zhàn)，在經(jīng)營決策和管理方面，有著較高的要求。做好檔案管理，提高檔案資源利用率，為相關(guān)工作的開展與落實(shí)提供支持，對(duì)保障管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，可起到積極的促進(jìn)作用。對(duì)此課題進(jìn)一步挖掘探究，提出檔案信息化管理模式構(gòu)建的策略，具有現(xiàn)實(shí)意義。

1 高職院校檔案信息化建設(shè)的推進(jìn)

從高職院校的實(shí)際分析，擁有高智力含量、高科技含量以及高文化含量的檔案資源。實(shí)踐中采用大數(shù)據(jù)技術(shù)和云計(jì)算技術(shù)等，開展全面分析與統(tǒng)計(jì)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的深度化開發(fā)，掌握各類檔案信息資源之間的連接關(guān)系，挖掘檔案信息資源存在的價(jià)值，利用互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)，形成檔案開發(fā)和利用的信息化，為相關(guān)工作的開展提供支持，共享檔案資源，助力社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展。高等院校的檔案館資源豐富，實(shí)現(xiàn)信息化需做好長遠(yuǎn)規(guī)劃，采取多元化管理模式，促使檔案資源朝著電子化與數(shù)字化方向發(fā)展。積極擴(kuò)大檔案館的館藏范圍，提高智能化管理水平，實(shí)現(xiàn)對(duì)溫濕度和防火等的24h監(jiān)控，達(dá)到全方位自動(dòng)化調(diào)節(jié)，推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展。根據(jù)信息化管理實(shí)際需求，配置高素質(zhì)的管理人員，促使各項(xiàng)工作高質(zhì)量開展與落實(shí)，以創(chuàng)造更多地社會(huì)價(jià)值。

2 高職院校檔案信息化建設(shè)的實(shí)例分析

1）案例概述。以黔東南民族職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例，檔案館配置編制為5人，現(xiàn)實(shí)際在崗的檔案管理專職人員為2人，占地面積347平方米。整個(gè)檔案館內(nèi)部配置了檔案管理和辦公所需的設(shè)備，同時(shí)按照三室分開與三鐵八防的要求布置。現(xiàn)結(jié)合信息化管理實(shí)踐，進(jìn)行具體的分析。

2）檔案館資源現(xiàn)狀。從當(dāng)前的檔案館資源現(xiàn)狀分析，館藏學(xué)院和原四所中專學(xué)校的全宗檔案卷級(jí)約1萬卷、件級(jí)5894件，記錄學(xué)院成立以來每個(gè)時(shí)期的面貌與發(fā)展軌跡，同時(shí)印證了辦學(xué)成就。在推進(jìn)檔案信息化管理實(shí)踐方面，按照現(xiàn)行的檔案管理法律法規(guī)，組建了以院級(jí)專職人員為主、各系兼職人員為輔的檔案工作隊(duì)伍，制定了“誰產(chǎn)生、誰負(fù)責(zé)、誰歸檔”的立卷規(guī)則，編制了嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)化的管理制度。從檔案的鑒別整理、保管征集、分類歸檔、借閱利用都有完善的管理制度，推進(jìn)檔案工作的制度化和規(guī)范化，為信息化管理工作的開展與落實(shí)提供支持。

在檔案館區(qū)與庫房，圍繞基礎(chǔ)軟硬件設(shè)施配置和檔案信息化制度建設(shè)等方面，加大建設(shè)的投入力度，積極推進(jìn)各項(xiàng)工作，促使檔案資源管理工作高質(zhì)量開展與落實(shí)。根據(jù)紙質(zhì)檔案數(shù)字化的需求，配置了掃描儀、彩色噴墨式打印機(jī)、單反相機(jī)，促使基礎(chǔ)資料與信息整理工作高質(zhì)量開展與落實(shí)，為電子化管理提供基礎(chǔ)資料，夯實(shí)檔案管理工作的需求。日常工作中圍繞檔案收集與歸檔整理工作，做好全面嚴(yán)格的把控，提高檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化水平，保障檔案資源得到合理利用。除此之外，強(qiáng)化以庫房安全為核心的檔案館庫建設(shè)，加裝全方位高清攝像頭，積極完善并推進(jìn)檔案信息化建設(shè)基礎(chǔ)工作。

3 高職院校檔案信息化建設(shè)的策略

1）加大檔案信息化建設(shè)投入力度。從高職檔案管理信息化建設(shè)的角度來說，需要加大對(duì)檔案工作的資金支持力度，可以向?qū)W校申請專項(xiàng)的資金用于檔案信息化建設(shè)，圍繞檔案各項(xiàng)工作的實(shí)際需求來布置相應(yīng)的設(shè)施，完善基礎(chǔ)軟硬件設(shè)施，做好資源的合理分配，實(shí)施統(tǒng)一管理。將獲得的專項(xiàng)資金全部應(yīng)用到檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面，配置高端計(jì)算機(jī)、打印機(jī)以及高速掃描儀等設(shè)施，及時(shí)升級(jí)更新綜合檔案管理系統(tǒng)，保障整個(gè)工作能夠有專項(xiàng)資金支持，通過科學(xué)合理的配置以及運(yùn)行維護(hù)，為后續(xù)的檔案信息化建設(shè)提供有力的支持。常規(guī)工作中以紙質(zhì)和實(shí)物檔案的收集整理為基礎(chǔ)，以電子文檔的歸檔和管理為重點(diǎn)，根據(jù)新形勢下檔案工作的新要求，充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、電子設(shè)備，對(duì)檔案信息進(jìn)行整理加工、分類儲(chǔ)存，使檔案信息成為能夠多途徑檢索，自由提取內(nèi)容的系統(tǒng)化信息資源。除了在硬件設(shè)施方面進(jìn)行建設(shè)之外，還需要關(guān)注到檔案資源利用的需求，積極開發(fā)與利用檔案信息化管理軟件，提高部門之間的互聯(lián)互通水平，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的及時(shí)采集和整理，保證整個(gè)檔案資源能夠?yàn)橄嚓P(guān)部門提供支持與幫助，促使檔案資源的利用價(jià)值得以實(shí)現(xiàn)，利用采集的檔案數(shù)據(jù)信息，為高校管理決策和相關(guān)工作的開展提供資源支持。

2）加強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)。推進(jìn)檔案信息化建設(shè)方面，會(huì)遇到很多的挑戰(zhàn)和困難，例如在網(wǎng)絡(luò)開發(fā)與利用方面，會(huì)面臨著資源安全的問題，因此在進(jìn)行智慧化管理方面，需要做好人員的建設(shè)，提高檔案管理工作人員的素質(zhì)水平，使其在日常工作中能夠嚴(yán)格按照檔案信息化管理的制度與辦法，做好基礎(chǔ)的檔案資料采集和歸檔整理等工作。同時(shí)能夠做好有效的總結(jié)與記錄，將在信息化操作方面遇到的困難與問題，反饋給技術(shù)部門，使其能夠進(jìn)行深入的研究與分析，為檔案信息化管理工作的開展提供參考與建議，促使整個(gè)檔案信息化管理價(jià)值得以實(shí)現(xiàn)。作為高職院校檔案信息管理工作者，需要積極的面向管理新形勢和新要求，學(xué)習(xí)更多的知識(shí)與技能，能夠適應(yīng)當(dāng)前的檔案工作新形勢，并且在日常工作中能夠嚴(yán)格的，按照《檔案法》《保密法》等相關(guān)的法律法規(guī)，完成對(duì)整個(gè)檔案的全面化管理。在檔案信息采集和整理環(huán)節(jié)，按照規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的要求，做好各類信息的收集、整理、管理工作，規(guī)避檔案資料丟失、保密檔案泄露的風(fēng)險(xiǎn)，保障館內(nèi)檔案資料的完整性和真實(shí)性，為開展信息化工作提供檔案資源的支持[1]。

3）加快推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)。當(dāng)前很多高校都在積極地進(jìn)行數(shù)字檔案館建設(shè)，推動(dòng)檔案數(shù)字化發(fā)展。在實(shí)踐中，要在原來的計(jì)算機(jī)與互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用基礎(chǔ)下，積極引入大數(shù)據(jù)分析和技術(shù)挖掘技術(shù)等，為整個(gè)檔案資源的利用提供強(qiáng)有力的技術(shù)保障，根據(jù)檔案之間存在的聯(lián)系以及規(guī)律，為高校管理決策和其他業(yè)務(wù)的開展提供檔案資料的支持與幫助，促使檔案利用的水平得到有效地提高。將檔案管理形成線上的具體模塊，圍繞不同的需求來建設(shè)相應(yīng)的系統(tǒng)，滿足各項(xiàng)工作對(duì)檔案的實(shí)際需求。圍繞整個(gè)檔案信息采集、查閱以及借閱等多個(gè)方面做好相應(yīng)的制度完善，提出有效的約束機(jī)制，保障整個(gè)保密工作能夠完善的開展與落實(shí)，促使檔案管理工作水平得到有效提高[2]。

4）保障實(shí)體和電子檔案安全。檔案信息化管理背景下，大量的信息技術(shù)被廣泛的應(yīng)用，很多檔案資源被集成在網(wǎng)絡(luò)中面臨著很多的風(fēng)險(xiǎn)與挑戰(zhàn)[3]。基于此，在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)方面需要注重檔案信息的安全管理，圍繞網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和具體操作等多個(gè)方面進(jìn)行安全隱患的識(shí)別與分析，確定可能會(huì)遇到的挑戰(zhàn)與困難，圍繞整個(gè)信息化建設(shè)，通過采用網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)手段，搭建完善的安全防護(hù)體系，保障整個(gè)檔案資源的安全。檔案管理工作者要認(rèn)真地把控每一道操作手續(xù)，避免因?yàn)椴僮鞑划?dāng)造成資源信息泄露。嚴(yán)格落實(shí)“八防”工作，對(duì)存儲(chǔ)電子檔案的系統(tǒng)、硬盤、機(jī)房等，要做好日常的運(yùn)行管理，電子載體要密封存放在專用的防磁柜內(nèi)，以避免灰塵落在載體內(nèi)的電磁介質(zhì)表面，有害氣體削弱電子載體保存的耐久性，保證整個(gè)檔案處于一個(gè)安全的狀態(tài)[4]。

5）充實(shí)豐富檔案館藏資源。高校館藏有著豐富的文書資源，能夠?yàn)樯鐣?huì)事務(wù)的開展提供相應(yīng)的檔案資料支持。在進(jìn)行檔案資料收集以及管理方面，可以積極的拓展檔案管理領(lǐng)域，豐富檔案的形式和具體的內(nèi)容。例如，可以圍繞院志編寫、校史館建設(shè)或者先進(jìn)人物事跡等方面進(jìn)行相關(guān)資料的收集，以文字、聲像、實(shí)物等多種形式將檔案資料歸檔。將收集到的檔案資料利用相關(guān)的技術(shù)手段，挖掘其存在的價(jià)值。按照構(gòu)建的檔案使用管理機(jī)制和分享機(jī)制，為查詢利用者服務(wù)。積極搭建檔案分享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)對(duì)信息的有效傳遞，助推各項(xiàng)工作的高質(zhì)量發(fā)展[5]。

綜上所述，信息化背景新形勢下高職院校檔案管理工作面臨新挑戰(zhàn)，當(dāng)前的重點(diǎn)是信息化建設(shè)。要?jiǎng)?chuàng)新開拓檔案信息化建設(shè)思路，樹立與時(shí)俱進(jìn)的信息化管理理念；加大檔案信息化建設(shè)投入，提高各種設(shè)備的先進(jìn)性和安全性；借力數(shù)字化校園建設(shè)，加強(qiáng)多部門資源共享協(xié)作；積極引入新技術(shù)推進(jìn)檔案工作現(xiàn)代化發(fā)展，實(shí)現(xiàn)高效、快捷、安全、開發(fā)的檔案信息服務(wù)。在統(tǒng)一規(guī)劃、個(gè)體創(chuàng)新、多方協(xié)調(diào)配合下做好檔案信息化管理和服務(wù)工作。