新成立檔案科室檔案管理存在的問題及改進策略研究

龐麗麗

（烏魯木齊市人力資源和社會保障信息中心（烏魯木齊市社會保障卡管理中心），新疆 烏魯木齊 830000）

事業(yè)單位作為一個服務(wù)單位，所承擔的社會責任較多，所以如何良好確保事業(yè)單位的良性發(fā)展，直接關(guān)系著社會的穩(wěn)定及不斷發(fā)展。就筆者所在單位烏魯木齊市社會保障卡管理中心而言，承擔著全市人力資源和社會保障信息的收集、存儲、整理、分析；全市人力資源和社會保障信息系統(tǒng)的規(guī)劃、建設(shè)、管理及維護；全市社會保障卡的換發(fā)與管理等工作，工作范圍較廣，同時在實際工作中所產(chǎn)生的檔案信息也較多，為了保障能夠良好利用這些檔案資源，保證單位工作質(zhì)量，推動單位良性發(fā)展，新成立了檔案科室。但在，科室正式運行過程中也暴露出一些問題，這些問題對于新成立科室來講具有普遍性，為了保證科室的工作質(zhì)量，需要具體分析這些問題，然后積極探索可行的改進策略。

1 新成立檔案科室檔案管理工作現(xiàn)存的主要問題

1.1 缺乏完善的檔案管理制度

“無規(guī)矩，不成方圓”任何事物要想順利進行，需要完善的制度作為保障，但新成立的檔案科室普遍缺乏完善的一套檔案管理制度，進而直接影響到檔案管理效率及質(zhì)量。一方面，部分新成立檔案科室所制定的管理制度，未良好約束管理人員，相關(guān)管理人員崗位職責模糊不清，進而導(dǎo)致管理出現(xiàn)無序、混亂等情況[1]。同時，在問題出現(xiàn)后責任人不能及時確定。另一方面，檔案管理制度不能規(guī)范化、制度化要求管理人員，導(dǎo)致其對于檔案管理的價值及重要性認識不足，進而在實際工作中表現(xiàn)出較強的隨意性，加大了工作中漏洞、問題等出現(xiàn)的概率，給單位整體工作效率產(chǎn)生負面影響。

1.2 缺乏齊全的基礎(chǔ)設(shè)施和管理方式

齊全、先進的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施，是保證科室檔案管理工作有序開展的關(guān)鍵之一，直接關(guān)系著科室檔案管理工作的質(zhì)量。雖然新成立的檔案科室，在成立前都制定了相關(guān)方案和計劃，但方案與計劃的落實需要時間，所以軟硬件設(shè)施配備不齊全的情況較為普遍，比如筆者所在單位當前檔案大多為紙質(zhì)檔案，用盒子整理后存儲于柜子內(nèi)。并且，許多人員不夠重視現(xiàn)有設(shè)備設(shè)施的故障處理，阻礙了檔案管理工作效率的提升。

此外，現(xiàn)行管理方式滯后也影響科室檔案管理工作質(zhì)量的關(guān)鍵因素。因為缺乏先進管理方式的支撐，致使日常檔案管理工作內(nèi)容主要為單純保存資料，對于檔案資料的可讀性、價值性不夠關(guān)注。

1.3 缺乏專業(yè)的管理人才

事業(yè)單位各項工作的高效開展，需要人才作為支撐。但就實際情況來講，新成立的檔案科室內(nèi)部具有檔案專業(yè)知識的人員較少，大部分人員都是從其他崗位轉(zhuǎn)型而來，并未接受過檔案專業(yè)的學(xué)習(xí)與系統(tǒng)化培訓(xùn)，在專業(yè)知識匱乏的情況下，檔案管理的能力較弱，進而也難以實現(xiàn)系統(tǒng)化管理[2]。同時，檔案管理人員在年齡、意識、業(yè)務(wù)水平及信息技術(shù)的掌握程度等方面，都未達到現(xiàn)代化發(fā)展提出的需求，少數(shù)人依舊存在“鐵飯碗”的陳舊思想，不重視自身能力的提升。由于專業(yè)能力不過硬，檔案管理人員常常不能將一份檔案資料所蘊含的價值深入挖掘出來，僅能完成簡單的資料收集與裝訂。

1.4 檔案開發(fā)利用情況不理想

檔案資料從某種意義上而言，是平時工作的一個縮影，其記錄了單位的發(fā)展歷程，但新成立檔案科室人員的檔案開發(fā)利用意識較為薄弱，并未深度開發(fā)檔案資源，這就使得部分資源被閑置、浪費，既給檔案的高效查閱形成了負面影響，又較大程度阻礙了檔案資料價值的進一步發(fā)揮。

2 新成立檔案科室檔案管理工作的改進策略

2.1 健全管理制度，推進檔案規(guī)范化管理

單位領(lǐng)導(dǎo)要注重發(fā)揮自身的帶頭與引領(lǐng)作用，除了在經(jīng)費上給予更多支持，在著手科室檔案管理制度建立時，要引導(dǎo)相關(guān)人員將檔案管理工作落實到位，比如，針對相關(guān)檔案的存儲要設(shè)置專門的資料室，并且按照檔案內(nèi)容、性質(zhì)及重要程度的不同合理分類，然后于資料室存放，做好標簽的粘貼。同時，在選擇性檔案存放地點的時候，建議選擇封閉區(qū)域，并標示警示牌，避免存放室總有無關(guān)人員進入，導(dǎo)致重要檔案資料被破壞、竊取[3]。此外，檔案管理人員要注意單獨放置機密性高的文件，對于檔案的保密期限要定期跟進記錄，并且，根據(jù)機密程度的變化，可對部分文檔做及時解密、升密或降密，針對無保密價值的文件可適當處理，完成標記后在資料室其他地方存放。另外，開展這些工作時同時在場的人員要在3個及以上，以起到互相監(jiān)督的作用。注意安裝好相關(guān)地點的監(jiān)控，旨在檔案出現(xiàn)異常情況時，可以通過監(jiān)控查找問題源頭。

2.2 優(yōu)化管理基礎(chǔ)設(shè)施，提高檔案管理安全性

做好檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的優(yōu)化工作，是提高新成立檔案科室工作質(zhì)量的重要舉措，在展開優(yōu)化工作時：第一，要注意完善檔案安全方面的設(shè)備設(shè)施，比如門禁、防盜存儲柜、防磁防火柜、溫度計、濕度計、空調(diào)等，特別要配備齊全的滅火器材（如滅火毯、滅火器等），以防在意外事故發(fā)生時，科室人員人身安全得不到保障，以及檔案資料出現(xiàn)嚴重損害。并且，要做好檔案安全防御設(shè)施的定期更新和升級，在科室經(jīng)費允許的前提下，應(yīng)在檔案安全管理工作中投入一些新設(shè)備；第二，做好基礎(chǔ)設(shè)施的配備，比如文字、圖片、音頻、視頻等信息運轉(zhuǎn)、錄入和輸出設(shè)施，以及計算機、掃描儀、打印機、相機和錄音設(shè)備等，同時要配備專門人員來定期檢查這些設(shè)施的運行情況，確保設(shè)施設(shè)備故障能夠得到及時處理，對于經(jīng)常出現(xiàn)故障的部件，應(yīng)儲備應(yīng)急件；第三，由于存儲介質(zhì)與科室檔案信息的存儲設(shè)備、管理設(shè)施等聯(lián)系密切，所以為了更好保證檔案管理的安全性，在選擇存儲介質(zhì)的時候要更為細致?，F(xiàn)如今，很多事業(yè)單位檔案信息化都為照片、音頻、視頻等資料，而存儲這些資料除了利用計算機硬盤之外，還可適當利用CD、DVD等設(shè)備，這是因為光盤所需費用低，存取速度快，攜帶和保存都較為便利。唯一不足的是，其存儲速率、存儲量和穩(wěn)定性要低于硬盤[4]。故此，檔案科室在今后的工作中，要立足檔案信息的具體存儲要求，靈活選擇存儲設(shè)備，尤其是保密性高、價值高的檔案信息，要采用專業(yè)性強、穩(wěn)定性高的設(shè)備進行存儲。而對于較短保管周期、并未較高要求存儲速度的檔案，則可選用可擦除或一次性光盤，這種價格實惠的設(shè)備，從而良好保證檔案管理安全性，使檔案管理更為科學(xué)。

2.3 改進管理工作方式，確保檔案長期安全可靠

第一，檔案科室檔案管理人員在進行檔案收集工作時，應(yīng)加強全流程控制與無縫銜接。眾所周知，科室的檔案數(shù)據(jù)均產(chǎn)生于單位各業(yè)務(wù)系統(tǒng)生成的數(shù)據(jù)，而立檔部門不同，所生成的業(yè)務(wù)檔案也有著較大差異。因此，檔案科室在接收內(nèi)容、性質(zhì)不同的檔案資料時，要做好前端控制，在各業(yè)務(wù)系統(tǒng)中有效滲透檔案管理理念，旨在確保系統(tǒng)能夠良好、及時對接，進而將各系統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)有效流轉(zhuǎn)到檔案系統(tǒng)，更進一步保證檔案管理的規(guī)范性與高效率。第二，雖然檔案電子化是新成立檔案科室之后的一個重要工作方向，但要注意不能只注重收集電子檔案，而忽視電子檔案的安全性與可讀性，因此，需要加大力度監(jiān)控各業(yè)務(wù)部門的電子檔案生成，以使檔案安全性和可讀性更高。第三，在如今信息化時代下涌現(xiàn)了許多先進技術(shù)，科室檔案管理人員在展開實際工作時，應(yīng)有意識運用云計算等新型技術(shù)，借助云計算既能有效存儲資源、做好按需分配、動態(tài)擴展計算資源，又能支撐大量數(shù)據(jù)的處理，進而良好滿足科室不斷發(fā)展過程中，持續(xù)增加的檔案數(shù)據(jù)量以及服務(wù)器高速擴容的要求，從而更好保證檔案管理工作的科學(xué)性。第四，檔案科室應(yīng)注重構(gòu)建業(yè)務(wù)協(xié)同平臺，不能只將目光投入到獨立數(shù)據(jù)庫，還要重視構(gòu)建檔案備份中心，以使檔案能夠?qū)崿F(xiàn)長期的可靠、安全。

2.4 構(gòu)建人才培育機制，強化檔案管理專業(yè)培訓(xùn)

在上述問題分析中我們提到，人才是實現(xiàn)科室檔案高效管理的關(guān)鍵因素，因此，單位要注重人才培育機制的構(gòu)建，不定期或定期組織培訓(xùn)活動，比如分享優(yōu)秀檔案人員經(jīng)驗、座談會等，促使檔案管理人員的信息技術(shù)水平、專業(yè)知識和業(yè)務(wù)知識掌握程度均得以提升，能夠?qū)鹘y(tǒng)和現(xiàn)代檔案管理方式都熟練運用，進而保證科室檔案管理工作能夠有條不紊的進行。同時，可實行員工輪崗制度，也就是提供給員工外出學(xué)習(xí)、培訓(xùn)的機會，促進檔案管理人員工作技能與知識的提升，能夠在工作明確自己職責，以使檔案管理工作更為高效地開展。此外，在注重現(xiàn)有人員培訓(xùn)的同時，在條件允許的情況下，也要加大外部人才的引進力度，招聘更多年輕有活力，信息技能運用熟練，且具有檔案專業(yè)知識的綜合型人才，為科室檔案管理隊伍注入新鮮血液。

2.5 堅持與時俱進，合理開發(fā)利用檔案資源

檔案科室在之后的工作中，要保證檔案管理水平，發(fā)揮出科室所具有的作用，就需要始終堅持與時俱進的原則，合理利用現(xiàn)代信息技術(shù)，構(gòu)建電子檔案管理系統(tǒng)，結(jié)合類型不一的檔案，構(gòu)建多類型數(shù)據(jù)庫，以達到分級式收集與集中式管理的目的。只有通過業(yè)務(wù)關(guān)鍵詞，檔案人員就能完成檔案的快速查詢。需要注意的是，這一系統(tǒng)管理功能要滿足跨平臺及跨部門檢索，做好操作和管理權(quán)限的設(shè)置，從而提高檔案管理信息化程度。在建設(shè)系統(tǒng)時特別要注意設(shè)置和完善以下功能：

一是，信息收集功能。收納所有檔案資料于歸檔庫，自動生成規(guī)范的電子文件與檔案條目，從而給檔案管理人員的資料歸檔、校對提供便利，且有利于后期檔案的管理利用與移交；二是，業(yè)務(wù)管理功能。通過此功能可具體劃分檔案資料，然后利用樹狀管理結(jié)構(gòu)進行分級管理，保證檔案數(shù)據(jù)的錄入、修改及更新等更具效率，特別是筆者所在科室，需要負責收集市人社局各業(yè)務(wù)處室的業(yè)務(wù)檔案，更需要該功能來保證檔案管理效率；三是，檔案利用。在人員進行檔案借閱時系統(tǒng)中能自動生成登記表，明確記錄借閱人員的部門、件號、借閱目的和期限等，并且，系統(tǒng)會自動提醒人員到期歸還。

3 結(jié)語

總之，在現(xiàn)代社會中事業(yè)單位發(fā)展面臨著更多挑戰(zhàn)，在此背景下，為了幫助事業(yè)單位實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，很多單位都新成立了檔案科室，但受限于時間、人員、資金等諸多方面的影響，在成立之初檔案科室檔案管理工作存在的較多問題，制約了科室作用的發(fā)揮。鑒于此，需要相關(guān)人員明確當前存在的各種問題，然后積極探索相應(yīng)的改進策略，以保證檔案管理工作能夠高效開展，進而推動單位的持續(xù)發(fā)展。