新審計檔案管理下的審計檔案工作優(yōu)化分析

陳大超

（承德市雙灤區(qū)審計局，河北 承德 067000）

1 審計檔案工作的重要性

1）為國有資產(chǎn)的安全性提供必要保障。國有企業(yè)是我國國民經(jīng)濟體系的命脈，對增強國家的經(jīng)濟實力有著非常重要的作用[1]。但是由于國有資產(chǎn)的低效運營、低價轉(zhuǎn)讓和虛假評估，會讓國有資產(chǎn)流失非常嚴重。因此加強審計檔案管理工作可以為國有資產(chǎn)的安全性提供必要的保障。以高校國有資產(chǎn)的檔案審計工作為例，在深化教育改革的大背景下，很多高校在合并辦學過程中，需要對合并辦學的財務狀況資產(chǎn)核定債務進行相關(guān)的審計。因此強化審計檔案會將高效的有形資產(chǎn)、無形資產(chǎn)檔案進行充分收集，并且在后續(xù)的資產(chǎn)評估中，借助一定的審計手段核定有形資產(chǎn)，將無形的資產(chǎn)變?yōu)橛行钨Y本，可以有效避免國有資產(chǎn)的流失。

2）提升檔案的數(shù)據(jù)的完整性，提升檔案利用率。在新檔案審計管理下，通過電子設備對檔案進行全方位的保存，不僅保存原始數(shù)據(jù)，還可以對原始數(shù)據(jù)的加工過程進行全面的記錄，有效地提升了審計檔案的質(zhì)量。借助于現(xiàn)代電子設備的應用，檔案人員只需要在系統(tǒng)中輸入關(guān)鍵詞就能找到相關(guān)的審計檔案，這樣可以有效地對所需要的審計檔案進行搜索，提升了審計檔案的工作效率[2]。

2 傳統(tǒng)審計檔案管理存在的不足

1）傳統(tǒng)審計檔案信息的詳細度不夠。在傳統(tǒng)的審計檔案管理中，存在審計檔案資料記錄不全面的情況，因為傳統(tǒng)的審計檔案一般是以復印件或者是加工后的數(shù)據(jù)留存的，只是把最關(guān)鍵的檔案資料進行保存，傳統(tǒng)審計檔案的保存會占用很大的空間，所以大量的原始憑證無法保存。在傳統(tǒng)的審計檔案管理工作中，如果要對審計檔案的內(nèi)容進行相關(guān)的更換，需要根據(jù)更換的需求找到相對應的審計檔案。但由于工作人員的記憶能力有限，又面臨大量的審計檔案管理工作，工作人員要花費大量的時間對檔案內(nèi)容進行更換，所以審計檔案的內(nèi)容無法做到與時俱進，審計檔案的信息不全面。

2）傳統(tǒng)審計檔案查詢難度大，資源浪費。在傳統(tǒng)的審計檔案管理中，要查閱傳統(tǒng)的審計檔案，需要相關(guān)的工作人員和機構(gòu)進行審批，再經(jīng)過卷宗類別、案卷目錄、卷內(nèi)目錄和案卷頁碼等一系列流程進行查詢，這樣繁瑣的查詢，會造成審計檔案利用效果差、檔案利用效率很低[3]。傳統(tǒng)的審計檔案一般都是紙質(zhì)的檔案資料為主的，它們會占用大量的空間，也無法高效地進行內(nèi)容更換，會造成大量的審計檔案資料堆積在檔案室內(nèi)，造成資源嚴重浪費。

3）傳統(tǒng)審計檔案管理人員工作技能有限。傳統(tǒng)的審計檔案人員檔案管理能力有限，這是受到物質(zhì)條件等方面的限制，除了極少數(shù)的專職檔案人員經(jīng)過專業(yè)的檔案管理培訓外，大多數(shù)都是經(jīng)過了簡單的培訓就進行審計檔案的管理工作，他們只是簡單的對審計檔案進行保管，無法進一步地完善審計檔案的內(nèi)容，也無法對審計檔案做好管理，不能真正讓審計檔案發(fā)揮最大的作用。

4）無法適應信息化社會發(fā)展的需求。隨著審計信息化的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質(zhì)為主的審計檔案面臨著嚴峻的挑戰(zhàn)，辦公自動化的形成，對審計工作的效率要求進一步提升，對審計檔案的質(zhì)量和管理工作提出了更嚴格的要求[4]。為了滿足現(xiàn)代信息化社會的發(fā)展，審計檔案的管理要與審計事業(yè)單位的發(fā)展相同步，與信息化的時代相協(xié)調(diào)，要不斷提升審計檔案的質(zhì)量，提升審計檔案管理工作的效率。

3 審計檔案工作優(yōu)化的主要途徑

1）建立健全審計檔案管理的規(guī)章制度。完善的檔案規(guī)章制度是進行科學審計管理的必然途徑，也是審計工作進行科學化管理的基礎。從宏觀而言，審計檔案的工作是國家檔案的重要組成部分。從微觀上看，審計檔案管理是審計單位在進行審計監(jiān)督過程中的重要組成部分，因此增強檔案管理需要強有力的審計檔案管理規(guī)章制度作為有效地保障。如果只是從口頭上對審計檔案的管理進行說明，是不會引起各單位的重視的，只有地方單位結(jié)合審計法的相關(guān)規(guī)定，制定全面的規(guī)章制度，對審計管理進行要求，才能夠提升全體人員的重視度，保障檔案管理工作的高效進行[5]。例如，在檔案法中規(guī)定，要因地制宜地建立健全規(guī)章制度，做好檔案材料的把關(guān)，確保資料來源正規(guī)，保障審計檔案的質(zhì)量，通過健全規(guī)章制度，建立起有效的獎懲機制，如果檔案管理人員在工作中出現(xiàn)失誤，對他們進行懲罰，這樣也能引起他們對檔案管理工作的重視。

2）嚴格把握審計檔案的資料的準確性。檔案管理人員在進行審計檔案的管理工作中，需要在檔案管理制度制約下，對審計檔案的材料進行把關(guān)，這主要是從檔案材料信息來源的可靠性和全面性來進行，秉承著客觀真實的原則，保障審計檔案內(nèi)容來源的可靠、真實。對于相關(guān)審計工作所涉及的檔案要全面地進行收集，只有這樣才能夠保證后續(xù)在使用審計檔案中，確保信息的完整性[6]。比如在對某一個基建項目進行審計工作的時候，這個項目需要涉及投資方、施工方等諸多單位，審計機關(guān)的人員需要對每個實施審計的單位都下發(fā)審計書，并且按照實施審計單位的數(shù)量出具建議和審議決定，然后按照審計檔案歸檔工作，讓審計單位分別進行立卷歸檔，這樣的收集工作，才能夠保證審計檔案資料的完善性，因此這就需要重視對審計檔案資料的日常收集和整理?；椖渴且豁楅L期性的工作，因此檔案的管理也是一個積累性、長期性的工作。審計檔案不是由一份資料組成的，而是由很多份資料集合而成的，所以還需要按照一定的標準經(jīng)過整理行程。這就需要審計檔案工作人員對檔案資料做到勤收集多整理，深入到審計工作一線，與項目審計人員進行交流，了解審計工作進展情況，將審計資料收集得更加完整，保障審計資料的準確性和完整性。

3）提升審計檔案管理人員的專業(yè)能力。在新審計檔案管理的背景下，要推動審計檔案管理的完善，就需要不斷提升審計檔案管理人員的專業(yè)能力。為適應現(xiàn)代信息化發(fā)展的需要，審計檔案人員需要了解相應的信息技術(shù)，這樣才能夠適應審計檔案的信息化發(fā)展，如相關(guān)的審計檔案管理部門可以邀請信息專家、會計專家對審計檔案管理人員進行網(wǎng)絡知識講解和計算機技能培訓，提升他們的信息技術(shù)操作能力。還需要全面提升審計人員的宏觀意識，在新時期審計檔案管理工作迎來了新變革、新發(fā)展，因此也需要提升審計人員的意識，培養(yǎng)全面發(fā)展的綜合型人才。審計檔案管理人員不僅需要精通信息技術(shù)，還要對檔案管理審計知識進行了解。精通信息技術(shù)能夠操作相關(guān)的電子軟件，讓審計檔案管理更加科學化和系統(tǒng)化，更好地適應現(xiàn)代化發(fā)展的需要，提升檔案的利用效率。

4）全面推廣現(xiàn)代信息化檔案管理方式。隨著信息網(wǎng)絡技術(shù)的飛速發(fā)展，審計檔案工作要想在新審計檔案管理的大背景下得到更好的發(fā)展，需要全面推廣現(xiàn)代信息化的檔案管理方式。讓審計檔案的管理適應現(xiàn)代社會發(fā)展的需求，提高檔案管理工作的安全性和工作效率。因為審計檔案工作管理工作量大，所涉及的相關(guān)數(shù)據(jù)都非常的重要，為了提高審計檔案的安全性，可以利用現(xiàn)代化的數(shù)字網(wǎng)絡技術(shù)對審計檔案進行管理。在審計檔案管理中，通過網(wǎng)絡技術(shù)可以加強各部門之間的聯(lián)系，檔案管理部門可以建立信息化的工作系統(tǒng)，讓其他各部門都可以在工作系統(tǒng)中進行交流，集思廣益，促進審計檔案管理工作的開展。