做好園林工程檔案管理工作的幾點思考

原 娜

（晉城市園林綠化一大隊，山西 晉城 048000）

園林工程檔案包含的內(nèi)容非常豐富，一般來說涉及了基建資料、監(jiān)理資料、物資資料、施工資料等多方面的信息。這些檔案資料既是施工活動順利開展的基礎(chǔ)，也是后期園林使用過程中的依據(jù)。所以，在新時期背景下，就必須要做好檔案管理的具體工作，為園林工程建設(shè)創(chuàng)造良好的條件。

1 園林工程檔案的重要價值

從園林工程檔案來講，其具有多方面的顯著特點。比如具有多樣性，涉及的內(nèi)容很多，從工程建設(shè)前期到后期，各方面工作都會形成具體的工程檔案。即便是某一個方面，都會有很多細(xì)小項目的檔案分類。比如在基建檔案這個方面，就會有排水、水景、輔裝、綠化、假山等等方面的檔案，這些檔案都需要分門別類予以記錄。其次具有多變性，這是因為園林工程的可塑性很強，在實踐中存在諸多變化，這會導(dǎo)致檔案記錄出現(xiàn)不少更改變動。鑒于園林工程檔案具有的特點，做好檔案管理工作就有顯著價值了。

1）可以保證工程建設(shè)的順利開展。園林工程檔案中涉及了各種施工資料，而施工活動的開展，需要依照這些工程質(zhì)量來進(jìn)行實施。做好檔案管理，能夠確保這些施工資料的真實性和完整性，這樣可以為施工活動打下基礎(chǔ)，確保施工活動取得理想中的效果，提高園林工程建設(shè)的效果。2）可以為相似工程的開展提供借鑒。近些年，我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展非常迅速，人們的生活水平逐漸提高，對于生活環(huán)境的要求也越來越高。園林工程建設(shè)，對于提高城市生活環(huán)境具有積極作用，越來越多的新工程開始建設(shè)或者在規(guī)劃當(dāng)中。在新工程的規(guī)劃建設(shè)中，就可以從這些工程檔案中尋找到可以參考借鑒的素材。3）具有積極的社會價值。園林工程檔案記錄了工程建設(shè)的整個過程和相關(guān)信息，在以后的歷史發(fā)展中，這些檔案就會成為價值巨大的歷史文化資料，可以從這些檔案資料研究城市建設(shè)發(fā)展。

2 園林工程檔案管理中存在的一些問題

做好檔案管理具有積極意義，但是在目前的園林工程檔案管理中，卻還存在一些問題，導(dǎo)致檔案工作并未達(dá)到理想的狀態(tài)。

1）檔案收集整理不及時不完善。對于檔案管理工作來說，收集整理是初步工作，只有對相關(guān)的檔案資料及時并且完善的搜集與整理，才能為管理活動的開展打下基礎(chǔ)。但是，從目前來講，檔案搜集不及時不完善的現(xiàn)象一直存在。比如，在工程驗收的相關(guān)檔案資料，就存在不齊全的問題，而且存在一定的代簽現(xiàn)象。在進(jìn)行搜集整理的過程中，沒有將相關(guān)資料及時有效的整理起來，這就導(dǎo)致檔案管理的基礎(chǔ)沒有打好。2）檔案文件不規(guī)范。從檔案管理工作來看，檔案文件不規(guī)范的問題也是存在的，主要來說表現(xiàn)在三個方面。第一，檔案文件資料格式不規(guī)范。在園林工程建設(shè)中的很多資料文件，都具有標(biāo)準(zhǔn)的格式要求，這是為了資料信息的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化處理。但是，在檔案管理實踐中，部分檔案文件并不規(guī)范，甚至出現(xiàn)了文件丟失的情況，這就給檔案管理工作造成了一定的負(fù)面影響。第二，圖紙不規(guī)范。圖紙是園林工程檔案中的重要資料，能夠反映出園林工程中許多表面上看不見的信息，比如管線布置位置。這些圖紙資料一定要規(guī)范編制，才能在后續(xù)工作中發(fā)揮作用。不過，從目前來講，圖紙不規(guī)范的問題時有出現(xiàn)，需要引起重視。3）檔案管理的信息化水平不高。在園林工程檔案管理工作中，通過信息化技術(shù)構(gòu)建信息化的管理模式，已經(jīng)成為檔案管理的重要工作了。不過，在當(dāng)前的園林工程檔案管理中，對于信息化技術(shù)的運用水平還不高，不少管理環(huán)節(jié)還局限在以往的人力管理模式當(dāng)中，這就不可避免地會出現(xiàn)一些管理上的問題，不僅降低了檔案管理的效率，也影響到了檔案管理的質(zhì)量，這對于園林工程檔案管理的發(fā)展進(jìn)步而言會形成阻礙。4）缺乏完善的檔案管理體系。園林工程檔案管理是一項體系化的工作，從工程前期開始就已經(jīng)需要重視，會一直延續(xù)到工程后期，甚至在工程投入使用后依然會具備重要的作用。因此，這就需要有完善的檔案管理體系來作為支撐。不過，目前不少單位在園林工程檔案管理這方面并未構(gòu)建起完善的管理體系，制度上存在缺席，管理環(huán)節(jié)上也有銜接不到位的地方，從而導(dǎo)致管理效果不佳。

3 園林工程檔案管理提高管理水平的幾點措施

針對目前存在于檔案管理中的一些不足之處，相關(guān)人員就需要對癥下藥予以合理有效地控制。

1）加強檔案收集整理。要確保檔案管理工作切實有效，那么就要針對檔案搜集整理工作加強關(guān)注，及時搜集，做好整體，打下良好的管理基礎(chǔ)。具體來說，首先，需要加強檔案的搜集。在園林工程建設(shè)過程中，對于產(chǎn)生的各方面檔案，都要就是將其搜集起來，盡快予以歸納入檔。其次，在搜集工程檔案之后，還需要對其做好整理工作。一方面，要根據(jù)檔案內(nèi)容進(jìn)行分別歸類，比如綠化工程的檔案需要分為一類，給排水工程的檔案需要分為一類，這樣分開整理。另一方面，還需要關(guān)注檔案資料的內(nèi)在邏輯聯(lián)系，依據(jù)工程建設(shè)的時間進(jìn)度，合理對檔案進(jìn)行排列，形成體系化。2）做好檔案文件資料的規(guī)范。在檔案管理工作中，還需要注意檔案文件的規(guī)范問題，規(guī)范化的文件才能進(jìn)行統(tǒng)一化的管理，如果文件不規(guī)范，那么就會造成檔案管理遭遇一些困難。比如在文件形式上，需要使用標(biāo)準(zhǔn)化文件，這樣方便裝訂。如果在一份檔案中，某些文件資料不標(biāo)準(zhǔn)，那么就會給檔案裝訂帶來麻煩。所以，在檔案管理中，就要對這個方面加強管理，如果遇到不規(guī)范的檔案文件，可以讓相關(guān)人員重新通過標(biāo)準(zhǔn)化文件進(jìn)行處理。另外，在工程圖紙這個方面，也需要做好管理，確保圖紙編制的規(guī)范化。3）利用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理。新時期，信息技術(shù)已經(jīng)成為各行業(yè)管理工作的重要手段，通過對信息技術(shù)的有效運用，可以提升管理工作的效果。在園林檔案的管理中，就可以對信息技術(shù)加強運用，構(gòu)建信息化的檔案管理模式。首先，可以借助大數(shù)據(jù)技術(shù)，構(gòu)建檔案管理數(shù)據(jù)庫，將各類檔案都進(jìn)行數(shù)字化。對于工程中的檔案，需要將其錄入到計算機數(shù)據(jù)庫當(dāng)中，這樣一來可以借助大數(shù)據(jù)對這些檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行管理和分析，挖掘其深層次的內(nèi)涵價值。其次，可以借助二維碼技術(shù)，對每份檔案設(shè)計一個對應(yīng)的二維碼進(jìn)行標(biāo)記，將基本的信息錄入其中。這樣在管理的時候，通過手機掃碼功能就可以快速獲取每份檔案的信息，方便了管理活動。4）構(gòu)建完善的檔案管理機制。在園林工程檔案管理中，需要有完善的制度來輔助相關(guān)工作的開展。因此在管理實踐中，就要對相應(yīng)的制度進(jìn)行完善。一方面，要建立健全檔案管理機制，著眼時代變化和工程需求，對相應(yīng)的管理條款進(jìn)行優(yōu)化和補充。另一方面，要對相應(yīng)的配套制度進(jìn)行建立，加快激勵機制、責(zé)任機制以及監(jiān)督機制的構(gòu)建，通過完善的制度體系，對檔案管理工作實現(xiàn)促進(jìn)。

5 結(jié)束語

園林工程檔案管理對于園林工程建設(shè)發(fā)展具有多方面的價值意義，對于目前存在的些許問題，管理人員要認(rèn)識到問題的根源所在，然后立足當(dāng)前實際做好自我檢查，認(rèn)識到當(dāng)前管理中存在的不足，然后展開針對性改進(jìn)。