闡述事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問題

秦依婷

（南寧市城市照明管理處，廣西 南寧 530023）

近些年隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，對(duì)于社會(huì)各行各業(yè)來說，都是機(jī)遇和挑戰(zhàn)。各企業(yè)需要對(duì)原有的生產(chǎn)和作業(yè)模式，進(jìn)行改革和創(chuàng)新。事業(yè)單位的檔案管理工作，同樣也面臨著這樣的問題，檔案管理應(yīng)該由以人工管理為主，向著信息化建設(shè)發(fā)展。檔案管理信息化可以提升事業(yè)單位檔案管理的效率，使檔案管理工作更加便捷化、簡(jiǎn)單化、高效化，有利于促進(jìn)事業(yè)單位的可持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。

1 事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的重要性

科學(xué)技術(shù)日益發(fā)展的現(xiàn)在，信息化已經(jīng)是大趨勢(shì)[1]，事業(yè)單位檔案管理也應(yīng)該順應(yīng)社會(huì)發(fā)展潮流，緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，進(jìn)行信息化建設(shè)。傳統(tǒng)的檔案管理方式，主要以人工為主，通過人工進(jìn)行儲(chǔ)存、記錄、查閱等，然后保存主要以紙質(zhì)版為主，需要專門開辟檔案室進(jìn)行儲(chǔ)存，需要花費(fèi)大量的人力、物力。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的到來和應(yīng)用發(fā)展，對(duì)于原有的檔案管理方式帶來了沖擊，勢(shì)必將被新的管理方式所取代。所以，事業(yè)單位應(yīng)該進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)。

檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化，有利于實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化[2]，工作人員在辦公時(shí)可以通過使用檔案信息化系統(tǒng)查詢和保存檔案信息，并且可以每位員工匹配相應(yīng)的賬戶，實(shí)現(xiàn)多人同時(shí)辦公，而且工作效率更高效；有利于對(duì)于檔案的存儲(chǔ)和分類，傳統(tǒng)的通過檔案室儲(chǔ)存，分的類目比較粗略，而信息化之后可以對(duì)檔案進(jìn)行更科學(xué)、更細(xì)致的分類，使得查詢和調(diào)用更高效；有利于提升存儲(chǔ)的安全性。傳統(tǒng)的檔案保存主要是紙質(zhì)版檔案，容易由于搬家遺失或者受到外部環(huán)境的影響出現(xiàn)損壞的情況，導(dǎo)致檔案出現(xiàn)缺損，無法正常使用影響正常工作的開展，檔案信息化實(shí)現(xiàn)信息化后，檔案信息可以保存到電子硬盤或者云服務(wù)器中，可以提升檔案保存的安全度和時(shí)效性。除此之外，檔案管理信息化，員工可以通過系統(tǒng)后臺(tái)儲(chǔ)存和查閱調(diào)用，使得工作流程更加簡(jiǎn)單化，有利于推進(jìn)我國(guó)檔案管理工作的科學(xué)、穩(wěn)定發(fā)展。所以，事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)十分重要，是提高事業(yè)單位綜合實(shí)力的重要基礎(chǔ)和保障[2]。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

1）對(duì)信息化建設(shè)不夠重視。檔案管理對(duì)于事業(yè)單位的發(fā)展非常重要，但是很多企業(yè)還沒有意識(shí)到[3]，所以沒有把檔案管理信息化建設(shè)放到重要代辦事項(xiàng)當(dāng)中，而是沿用傳統(tǒng)的檔案管理方法，有的即使提出了檔案管理信息化建設(shè)的要求，但是卻沒有做出明確的規(guī)劃，既沒有確定明確的目標(biāo)，也沒有完善的制度，導(dǎo)致檔案室管理信息化建設(shè)項(xiàng)目難以推進(jìn)。如果管理者對(duì)于檔案管理信息化建設(shè)不夠重視，那么也不會(huì)安排專門的人進(jìn)行對(duì)接，以及給予資金支持，不利于事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

2）檔案信息資源的開發(fā)程度不夠。檔案信息資源的開發(fā)程度，對(duì)于好奇檔案資料的質(zhì)量有著重要的影響很多事業(yè)單位對(duì)于檔案管理缺乏科學(xué)合理的信息化設(shè)計(jì)規(guī)劃，使信息資源開發(fā)工作存在嚴(yán)重問題[4]。第一，表現(xiàn)為收集到的信息不全面、真實(shí)性有待考證，工作人員在將檔案信息錄入到檔案系統(tǒng)時(shí)，通常只是把紙質(zhì)版的內(nèi)容進(jìn)行復(fù)刻，對(duì)于內(nèi)容的真實(shí)性以及內(nèi)容的正確性與否，都沒有進(jìn)行嚴(yán)格的審查；第二，當(dāng)紙質(zhì)檔案出現(xiàn)損壞時(shí)，內(nèi)容容易出現(xiàn)缺失或者模糊不清的情況，此時(shí)若工作人員仍未進(jìn)行完善和核對(duì)，將信息缺失的資料錄入系統(tǒng)，那么當(dāng)后期調(diào)用時(shí)就會(huì)出現(xiàn)問題；第三，由于有些資料是重復(fù)的，如果進(jìn)行重復(fù)的復(fù)制也會(huì)造成檔案資料較多重復(fù)的問題，不利于后期的使用與管理。

3）檔案管理人員缺乏專業(yè)素養(yǎng)。傳統(tǒng)的檔案管理方式主要以人工為主，而且不需要使用信息系統(tǒng)操作，沒有什么技術(shù)含量。但是當(dāng)檔案管理信息化之后，則需要檔案管理人員能夠熟練地使用計(jì)算機(jī)以及檔案系統(tǒng)等軟件。老員工由于受到傳統(tǒng)管理模式的影響較大，而且對(duì)于新事物的接受能力較弱，新系統(tǒng)學(xué)習(xí)的速度也會(huì)非常慢，不利于檔案管理信息化的推進(jìn)。有的事業(yè)單位為了加快推進(jìn)檔案管理信息化的進(jìn)程，會(huì)招聘一些年輕的檔案管理人員就職，但是如果沒有經(jīng)過嚴(yán)格的培訓(xùn)就進(jìn)行上崗的話，那么也將無法幫助快速地推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)。

4）檔案數(shù)據(jù)庫檢索功能落后。有的事業(yè)單位由于對(duì)檔案管理信息化建設(shè)不夠重視，或者是由于資金緊張等問題，檔案管理信息化系統(tǒng)較為落后，存在著軟件和硬件功能不匹配，或者設(shè)備較為老舊運(yùn)行緩慢的情況，導(dǎo)致檔案檢索效率低下。這就失去了檔案管理信息化建設(shè)的意義，不利于事業(yè)單位檔案管理工作的開展。

3 加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的途徑

1）提高事業(yè)單位對(duì)信息化檔案管理的重視程度。事業(yè)單位管理者，要加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的重視程度，要認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化對(duì)于事業(yè)單位活動(dòng)開展的重要作用，因?yàn)闄n案信息是事業(yè)單位項(xiàng)目開展的重要依據(jù)[6]，是企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略制定的重要參考資料，而且大環(huán)境下，各事業(yè)單位都已經(jīng)開始發(fā)展檔案管理信息化建設(shè)，為了不落后于其他事業(yè)單位，也應(yīng)該將檔案管理信息化提上日程。

2）完善檔案管理制度，提升管理人員素質(zhì)。進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)，要制定相關(guān)的制度，只有在具體化、規(guī)范化的制度的指導(dǎo)和制約下，才可以保證檔案管理信息化建設(shè)能夠順利進(jìn)行。加強(qiáng)單位員工的培訓(xùn)工作，使得能夠快速的掌握專業(yè)技能，全面提升管理人員的素質(zhì)。

3）有選擇的轉(zhuǎn)換歷史檔案。檔案管理信息化建設(shè)中，一項(xiàng)比較耗時(shí)、耗力的項(xiàng)目就是將歷史的檔案資料復(fù)制到電子系統(tǒng)當(dāng)中，所以工作人員在進(jìn)行復(fù)刻的過程中，應(yīng)該有計(jì)劃的進(jìn)行，將檔案資料的重要性按照級(jí)別進(jìn)行劃分，優(yōu)先將比較重要的機(jī)密的文件，作為首要轉(zhuǎn)為數(shù)字化的內(nèi)容，并且在設(shè)備的選擇上，可以購買最先進(jìn)的系統(tǒng)，運(yùn)用掃描功能將更多的紙質(zhì)資料能夠快速地保存到信息系統(tǒng)當(dāng)中。

4）優(yōu)化檔案資源結(jié)構(gòu)。為了使檔案資源更加充足和完整，需要優(yōu)化檔案資源結(jié)構(gòu)，首先可以擴(kuò)大檔案信息的收集范圍，將之前不在收集范圍內(nèi)的諸如項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)、組織生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)等納入檔案管理范圍 內(nèi)[5]；其次，還可以設(shè)立檔案征集制度，鼓勵(lì)個(gè)人將手中的檔案交到檔案管理部門，從而豐富檔案管理資源；最后，事業(yè)單位還可以和各大高校進(jìn)行合作，在征得學(xué)生的同意之后，將檔案資料放到事業(yè)單位當(dāng)中，為事業(yè)單位提供更多的有用信息。

5）大力發(fā)展相關(guān)技術(shù)，優(yōu)化使用設(shè)備。管理者應(yīng)該引進(jìn)國(guó)內(nèi)外先進(jìn)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理信息化建設(shè)當(dāng)中，并且要給予一定的資金支持當(dāng)設(shè)備老舊，跟不上技術(shù)發(fā)展時(shí)，要及時(shí)進(jìn)行更換，使其能夠符合社會(huì)發(fā)展的需要。

4 總結(jié)

綜上所述，進(jìn)行檔案管理信息化對(duì)于事業(yè)單位的長(zhǎng)期發(fā)展非常重要，應(yīng)該結(jié)合自身情況推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程。