新時(shí)期如何做好高校檔案管理工作

呂小良

（山東外貿(mào)職業(yè)學(xué)院，山東 泰安 271000）

近幾年，國(guó)內(nèi)各大高校在教育創(chuàng)新發(fā)展的同時(shí)，注重對(duì)檔案方面的管理，不僅能夠有效體現(xiàn)學(xué)校的發(fā)展歷程、發(fā)展理念、發(fā)展措施等內(nèi)容，還包括學(xué)生的學(xué)歷信息等高質(zhì)量?jī)?nèi)容，也是學(xué)校發(fā)展的重要資料，因此學(xué)校管理部門需要加強(qiáng)檔案的專業(yè)化管理，增加現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的特點(diǎn)，進(jìn)而推動(dòng)高校檔案管理工作的有效進(jìn)行。通過對(duì)國(guó)內(nèi)高校檔案工作的調(diào)查，發(fā)現(xiàn)部分學(xué)校忽視檔案的重要性，進(jìn)而導(dǎo)致檔案出現(xiàn)不完整、丟失等情況，所以學(xué)校方面需要深化檔案管理的先進(jìn)理念，加強(qiáng)對(duì)檔案資料的有效管理，進(jìn)而體現(xiàn)檔案管理的重要作用。

1 新時(shí)期高校檔案管理工作的推行

1.1 檔案的組成和檔案管理的工作理念介紹

高校檔案資料根據(jù)相關(guān)研究具有一定的權(quán)威性，主要包括學(xué)校在教育建設(shè)期間，所收獲的相關(guān)科研、教育、教學(xué)等方面的材料和獎(jiǎng)項(xiàng)，國(guó)內(nèi)大部分高校普遍采用文字、信息等形式進(jìn)行相關(guān)儲(chǔ)存和管理。因此高校在教育發(fā)展的進(jìn)程中，需要意識(shí)到檔案管理的重要性，采用專業(yè)化的方式進(jìn)行重點(diǎn)監(jiān)督和管理，進(jìn)而保證檔案資料本身的完整性和價(jià)值性[1]。

高校檔案管理工作的相關(guān)內(nèi)容，主要指的是對(duì)學(xué)校的檔案資料進(jìn)行整理、收集、編制和保管，以及包括學(xué)校員工和學(xué)生的個(gè)人檔案。通過對(duì)高校檔案管理工作內(nèi)容的調(diào)查，發(fā)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理工作普遍進(jìn)行紙質(zhì)保存，工作內(nèi)容比較簡(jiǎn)單，但是隨著是新時(shí)期中科技水平的不斷發(fā)展，檔案管理工作缺少先進(jìn)科學(xué)技術(shù)的有效輔助，會(huì)增加損失和丟失的概率，以及相關(guān)檔案信息的錄入和管理，如果沒有專業(yè)的團(tuán)隊(duì)進(jìn)行正規(guī)負(fù)責(zé)，會(huì)影響檔案內(nèi)容的完整性和真實(shí)性，進(jìn)而不利于檔案的有效管理。因此現(xiàn)代高校需要轉(zhuǎn)變檔案管理工作理念，加強(qiáng)對(duì)檔案的安全管理，利用多元化的途徑提升檔案的利用率，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的系統(tǒng)化發(fā)展。

1.2 檔案管理工作的應(yīng)用方式

傳統(tǒng)高校的檔案管理工作，由于檔案資料普遍以紙質(zhì)版為主，以及需要相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或負(fù)責(zé)人員的簽字確認(rèn)，因此需要一定數(shù)量的人員進(jìn)行實(shí)際管理，由此可以體現(xiàn)管理數(shù)量之多，并且會(huì)增加管理錯(cuò)誤的概率。因此現(xiàn)代高校的檔案管理，主要利用互聯(lián)網(wǎng)和信息化技術(shù)，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案資料的數(shù)字化轉(zhuǎn)化，將檔案資料進(jìn)行系統(tǒng)化整體和管理，便于相關(guān)人員的利用，推動(dòng)檔案管理工作的有序進(jìn)行。

1.3 高校檔案管理工作的社會(huì)價(jià)值

高校檔案管理工作的開展，可以從高校教育教學(xué)以及組織管理的各個(gè)領(lǐng)域進(jìn)行展現(xiàn)，在學(xué)校教育整體不斷創(chuàng)新發(fā)展的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)對(duì)高校運(yùn)行情況以及軌跡的有效記錄，為學(xué)校的未來發(fā)展和戰(zhàn)略確定提供重要作用。由于高校檔案的資料和教育有著密不可分的聯(lián)系，也是高校教育發(fā)展的重要經(jīng)驗(yàn)，因此在實(shí)際發(fā)展過程中，高校需要增加對(duì)檔案資料的有效利用，針對(duì)檔案信息對(duì)當(dāng)前教育的形式進(jìn)行優(yōu)化管理，保證高校教育工作的順利進(jìn)行。

2 關(guān)于高校檔案管理工作中容易出現(xiàn)的相關(guān)問題

通過對(duì)當(dāng)前高校檔案管理工作發(fā)展情況的調(diào)查，發(fā)現(xiàn)國(guó)內(nèi)高校在實(shí)際工作中沒有及時(shí)進(jìn)行更新和優(yōu)化工作體系，導(dǎo)致高校的檔案管理遇到阻礙，進(jìn)而不利于檔案管理工作的高質(zhì)量發(fā)展。當(dāng)前高校檔案管理工作的推行存在管理理念方面的問題，由于部分高校沒有意識(shí)到檔案的重要性，仍然采用傳統(tǒng)管理理念進(jìn)行發(fā)展，導(dǎo)致工作量增加，以及檔案信息的安全性受到影響，進(jìn)而影響檔案管理工作的順利開展。同時(shí)高校檔案管理工作會(huì)受到人員專業(yè)能力的影響，如果檔案管理人員的專業(yè)能力和創(chuàng)新意識(shí)比較低，會(huì)嚴(yán)重影響檔案管理中先進(jìn)科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用，導(dǎo)致檔案資料的錄入和發(fā)展方面存在一定的問題，進(jìn)而不利于高校檔案的有效管理，甚至增加檔案信息管理的安全隱患[2]。

3 針對(duì)現(xiàn)代高校檔案管理工作的新時(shí)期發(fā)展制定相關(guān)措施

3.1 深化學(xué)校認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性

現(xiàn)代高校檔案管理工作的相關(guān)發(fā)展，需要受到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)方面的有力支持，因此在檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展的前期，需要促使學(xué)校認(rèn)識(shí)到檔案的重要性，有助于促進(jìn)檔案管理工作的現(xiàn)代發(fā)展。在實(shí)際發(fā)展過程中可以通過增加宣傳力度，以及相關(guān)知識(shí)的講座開設(shè)等方式。

3.2 加強(qiáng)對(duì)高校檔案管理制度的有效優(yōu)化研究

對(duì)于高校檔案管理工作的信息化發(fā)展，相關(guān)管理部門可以通過完善檔案管理制度，采用專業(yè)合理的手段，加強(qiáng)對(duì)高校檔案管理制度的監(jiān)督和管理，從而實(shí)現(xiàn)檔案的安全化管理。同時(shí)明確檔案管理工作的人員責(zé)任，能夠提升管理人員的認(rèn)真程度和管理工作的有效性。

3.3 注重提升檔案管理人員的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)

檔案管理人員的基本實(shí)力是檔案管理工作推動(dòng)的重要組成部分，檔案管理人員的能力決定管理工作的創(chuàng)新質(zhì)量和效率，如果管理人員專業(yè)實(shí)力較差，會(huì)導(dǎo)致工作長(zhǎng)期處于停滯狀態(tài)，因此相關(guān)管理部門需要重視工作人員專業(yè)能力和素質(zhì)的培養(yǎng)，進(jìn)而提高人員的管理水平。

3.4 加強(qiáng)高校檔案管理的信息化建設(shè)研究

高校檔案管理工作的開展，會(huì)受到新時(shí)期發(fā)展的一定影響，促使管理體系增加對(duì)信息技術(shù)的相關(guān)利用，能夠有效提高管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展。因此在實(shí)際發(fā)展過程中可以采用服務(wù)型管理模式，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作服務(wù)管理的重點(diǎn)優(yōu)化，對(duì)于檔案信息的錄入和管理，可以采用信息化計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行輔助應(yīng)用，從而推動(dòng)檔案管理工作的有效發(fā)展，以及增加檔案管理的共享性和網(wǎng)絡(luò)性。

4 結(jié)語

綜上所述，在社會(huì)經(jīng)濟(jì)以及時(shí)代創(chuàng)新發(fā)展的推動(dòng)下，國(guó)內(nèi)高校增加對(duì)先進(jìn)科學(xué)技術(shù)的相關(guān)利用，注重對(duì)教學(xué)理念和模式的創(chuàng)新研究，進(jìn)而推動(dòng)學(xué)生綜合實(shí)力的顯著提升，完成高校人才培養(yǎng)的教育發(fā)展目標(biāo)。對(duì)于高校檔案管理工作的研究，了解檔案信息對(duì)學(xué)校的發(fā)展具有重要聯(lián)系，因此在管理方面需要學(xué)校增加監(jiān)督和管理力度，促使學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到檔案的重要價(jià)值，在實(shí)際工作中采用專業(yè)合理化的方式進(jìn)行管理，同時(shí)完善高校檔案管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的專業(yè)和素質(zhì)培訓(xùn)，能夠有效實(shí)現(xiàn)高校檔案管理的信息化建設(shè)。