解決施工企業(yè)工程項目檔案收集歸檔期間所存問題的措施

吳秀芳

（上海龍賽建設(shè)實業(yè)有限公司，上海 200442）

如今，建筑施工的結(jié)構(gòu)變得越來越復雜、規(guī)模越來越大，技術(shù)性也越來越強，加之國家市場與行業(yè)監(jiān)管的日益嚴格，都要求施工企業(yè)必須要將工程項目檔案管理作為一個關(guān)鍵課題，積極加強研究、探討與實踐，不斷提高工程項目檔案管理的成效與質(zhì)量。如要客觀剖析、認識既往工程項目檔案收集與歸檔中存在的問題，并采取針對性的問題解決措施，從而使檔案的信息內(nèi)容質(zhì)量得到保證。

1 施工企業(yè)工程項目檔案收集歸檔的重要性

在如今的建筑工程項目建設(shè)施工過程當中，會產(chǎn)生大量的文件、數(shù)據(jù)和信息，如各種設(shè)計圖紙、建設(shè)規(guī)范、采購憑證、審批證書等等，其均是工程項目檔案的一部分[1]。而工程項目檔案管理則主要指的是對這些相關(guān)文件、數(shù)據(jù)和信息，進行收集歸檔、存儲保管、研究與利用，以記錄工程項目的建設(shè)歷程，為后期的工程驗收、建筑管理、建筑維護等提供必要的依據(jù)，體現(xiàn)出工程項目檔案信息內(nèi)容的文化價值和實用價值。

在工程項目檔案管理的各個環(huán)節(jié)中，收集歸檔是最起始的環(huán)節(jié)，也是對檔案管理成效、檔案信息內(nèi)容質(zhì)量影響最大的環(huán)節(jié)，只有首先做好了對工程項目檔案的收集歸檔工作，確保檔案收集歸檔的完整性、規(guī)范性，才能為后期環(huán)節(jié)的工作奠定好基礎(chǔ)，使檔案價值得到有效發(fā)揮。

2 既往工程項目檔案收集與歸檔中存在的問題

1）工程項目檔案收集與歸檔的規(guī)范性較差。當前，我國對建筑施工行業(yè)的管理異常嚴格，且施工行業(yè)市場的競爭也特別的激烈，這都迫使施工企業(yè)必須要注重自身的建筑工程項目施工質(zhì)量，準確把握好施工精度，合理的控制好施工成本，為此所有的施工企業(yè)都高度注重對建筑工程項目施工本身的把控，這本身是一個很好的現(xiàn)象，只不過其同時卻忽略了工程項目檔案管理工作的開展，認為此項工作處于“附屬”地位，對企業(yè)自身的技術(shù)能力和市場競爭力提升沒有幫助作用，所以工程項目檔案管理的意識淡薄，相關(guān)的工作投入明顯不足，最終導致了工程項目檔案收集與歸檔規(guī)范性較差的問題出現(xiàn)[2]。進而致使工程項目檔案的收集與歸檔缺少必要的指導和約束，造成檔案收集歸檔的時效性得不到保證，檔案遺失，信息內(nèi)容不全面，格式不統(tǒng)一，可讀性差，給后期的檔案利用造成相當大的阻礙。

2）收集與歸檔相關(guān)工作人員的素質(zhì)能力較低。不論是專職的工程項目檔案管理人員，還是項目的資料員，其均對檔案的收集與歸檔有著直接的影響。雖然當前信息化技術(shù)已經(jīng)在信息傳遞、檔案管理中得到了較為廣泛的應(yīng)用，但是在實踐當中，很多工作依然需要人工進行靈活的處理，才能保證檔案管理工作的有序推進，特別是在檔案的收集與歸檔中，情況更是如此。如對于檔案信息的前期整理、保存、分類或是填寫等，均需要人工進行，這一部分的工作如若不能落實到位，就必然會使得檔案的收集與歸檔面臨各種困境[3]。從既往的工程項目檔案收集與歸檔來看，就還存在著相關(guān)工作人員素質(zhì)能力較低的問題，不論是專職檔案管理人員，還是項目資料員，其對自身工作的勝任力都還有待提升，容易在工作中出現(xiàn)各種疏漏，不利于工程項目檔案收集與歸檔的開展。

3）缺少必要的收集與歸檔績效考核機制。通過對工程項目檔案收集與歸檔進行績效考核，既能夠客觀反映收集與歸檔工作現(xiàn)狀，包括取得的成績、存在的漏洞，又能夠指導收集與歸檔工作的不斷改進與完善，激勵人員高質(zhì)量落實自身工作任務(wù)，因此這是工程項目檔案管理中不可或缺的一個手段。但就以往的實踐情況來看，在工程項目的檔案收集與歸檔中，還缺少必要的收集與歸檔績效考核機制，沒有利用好這一科學的手段方法，導致檔案收集與歸檔中的相關(guān)問題重復出現(xiàn)，得不到解決。

3 工程項目檔案收集與歸檔的問題解決措施

1）增強對工程項目檔案管理的重視力度，提高檔案收集與歸檔的規(guī)范性。作為施工企業(yè)，首先必須要認識到工程項目檔案管理的重要性和必要性之所在，了解工程項目檔案管理所具有的歷史文化價值和實用價值，從而增強對工程項目檔案管理的重視力度，加大對此項工作的投入，提高檔案收集與歸檔的規(guī)范性。如在實踐當中，要將《企業(yè)檔案管理辦法》、《檔案法實施辦法》和《檔案法》等，作為基本的框架和指導，并根據(jù)企業(yè)自身的組織情況、項目情況等，制定對于企業(yè)自身來說，具有高度操作性的工程項目檔案收集歸檔辦法，為檔案的收集與歸檔，提供明確的制度要求，確保其收集與歸檔過程，能夠達到規(guī)范化的理想效果。在具體的收集歸檔中，要對專職檔案管理人員和工程項目資料員的職能進行明確劃分，編制相應(yīng)的工作要求細則，詳細說明其具體工作內(nèi)容。如對工程項目所涉及的檔案管理信息內(nèi)容、質(zhì)量標準、數(shù)量等，都應(yīng)當做出明確的規(guī)定，同時還要對資料、文件、檔案的交接情況做好詳實記錄，如交接人員、交接時間、交接單位等等[4]。

2）加強人員隊伍管理，提高相關(guān)人員素質(zhì)、能力。對于工程項目的資料員，嚴格要求其持證上崗，施工企業(yè)應(yīng)從實際出發(fā)，將資料員培訓列入企業(yè)“五大員”培訓行列，要求工程項目資料員持《資料員合格證》上崗。保證工程項目資料員的穩(wěn)定，嚴防代簽代交，就工程項目的資料員來說，不能隨意的更換，以防止人員的更換造成資料的遺失，這樣更有利于確保檔案本身的完整性和連續(xù)性。檔案資料的收集來源渠道，必須要保持高度的暢通。對工程項目技術(shù)人員及各有關(guān)人員進行檔案業(yè)務(wù)知識、法律法規(guī)知識、檔案信息化等的教育與培訓，提高檔案意識，了解工程項目資料檔案收集范圍、整理標準、歸檔要求等，積極主動配合資料員的收集工作，切實保證收集渠道暢通。對于專職的檔案管理人員，更要對其做好專業(yè)知識、業(yè)務(wù)能力方面的教育、培訓工作，強化他們對檔案管理的勝任力，使其能夠與資料員更好的協(xié)調(diào)、配合，高質(zhì)量、高效率的完成對工程項目檔案的收集與歸檔。

3）完善績效考核機制，實施檔案收集與歸檔專項考核。最后，施工企業(yè)要通過對檔案管理的責權(quán)、職能梳理，完善檔案管理的績效考核機制，重點是要實施對檔案收集與歸檔的專項考核。實踐中，要對照和依據(jù)工程項目檔案收集與歸檔的相關(guān)制度要求、工作內(nèi)容、工作規(guī)范，制定詳細的績效考核指標，爭取將檔案收集與歸檔的實際工作情況全面、真實、客觀的反映出來，以便及時的發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，同時通過獎優(yōu)罰劣，激勵工作人員更好的落實自身工作，確保檔案的收集與歸檔質(zhì)量。

4 結(jié)語

收集與管理是工程項目檔案管理的起始環(huán)節(jié)，也是對工程項目檔案管理質(zhì)量與成效影響最大的環(huán)節(jié)，因此就施工企業(yè)來說，必須要對其予以高度的關(guān)注與重視，客觀認識既往工程項目檔案收集與歸檔中存在的問題，并采取針對性的問題解決措施，保證檔案的信息內(nèi)容質(zhì)量，以更好的體現(xiàn)和發(fā)揮出檔案管理的價值。