治理現(xiàn)代化視域下地方應(yīng)用型院校數(shù)字化檔案館建設(shè)實(shí)踐與策略研究

魯 美

(吉林化工學(xué)院 黨政辦公室，吉林 吉林 132022)

在要求學(xué)校提升治理能力現(xiàn)代化的背景下，對高校檔案管理提出新要求，要跟上新時代，進(jìn)行收集、整理、保存和提供利用等一系列的管理活動,涉及制度制定以及對機(jī)構(gòu)、人員和業(yè)務(wù)的管理等諸多環(huán)節(jié)中要加強(qiáng)信息化建設(shè)，助力高等學(xué)校教育教學(xué)質(zhì)量、育人樹人效果及科研創(chuàng)新的能力的提升。

一、高校檔案管理信息化建設(shè)研究現(xiàn)狀

我國高校檔案管理起步相對較晚,在法律、指南、內(nèi)容、程序等方面的規(guī)范制定不是十分完善,在信息化建設(shè)和智慧校園建設(shè)的大背景下，數(shù)字化檔案館研究的逐步受到關(guān)注。

以CNKI期刊數(shù)據(jù)庫為數(shù)據(jù)源,以“高校檔案信息化管理”為主題，截止2020年12月，檢索論文560篇。學(xué)者們主要從兩個方面進(jìn)行研究，一是基本理論研究，學(xué)者們定性地對其理論基礎(chǔ)、特點(diǎn)、原則等進(jìn)行探討,從而在概念上加強(qiáng)對高校檔案信息化管理的基本理論研究；二是從網(wǎng)站建設(shè)角度對高校檔案管理的途徑進(jìn)行研究,且多以調(diào)研的形式發(fā)現(xiàn)具體問題。從構(gòu)建評價指標(biāo)并結(jié)合具體的評價方法對高校信息公開績效進(jìn)行研究[1]。

國內(nèi)部分高校檔案機(jī)構(gòu)掛靠在學(xué)校辦公室，更多的是設(shè)立檔案館。探索數(shù)字檔案資源建設(shè)，高校檔案機(jī)構(gòu)參與學(xué)校事務(wù)實(shí)踐模式，分析檔案提供利用的差異化和整體化，探尋高校檔案提供利用工作整合的途徑是研究的主要方向。而從工作實(shí)踐角度出發(fā)，對高校檔案管理發(fā)展的體制機(jī)制、運(yùn)行管理、在學(xué)校治理中產(chǎn)生的積極效能等全方位研究的不深入。

二、治理現(xiàn)代化視域下高校檔案管理存在的問題

在管理工作過程中，各高校都對檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)籌推進(jìn)、協(xié)調(diào)與監(jiān)督；拓寬檔案管理的廣度和深度，不斷加大檔案管理力度；推進(jìn)數(shù)字化檔案管理；開展宣教培訓(xùn)和考核評議等各方面都取得了長足進(jìn)步[2]。不可回避地存在的諸多問題，如對檔案管理工作重視不夠，檔案員隊(duì)伍建設(shè)有待進(jìn)一步提高，數(shù)字化建設(shè)需進(jìn)一步完善，檔案管理方式方法上需進(jìn)一步創(chuàng)新，檢查督促需進(jìn)一步加強(qiáng)，融入學(xué)校發(fā)展貢獻(xiàn)力量不足等等。

特別是2020年新冠疫情以來，按照檔案管理一些重要記錄需要本人到場才能交付的程序已經(jīng)不能進(jìn)行，就要求檔案管理提速進(jìn)入信息化時代，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上查閱，網(wǎng)上辦理[3]。而信息化建設(shè)是學(xué)校一盤棋，數(shù)字化檔案館也參與其中，學(xué)校在制度建設(shè)、人員編制、崗位設(shè)置、經(jīng)費(fèi)預(yù)算、辦公條件、庫房、設(shè)備各方面都要給予必要的支持和保證。

(一) 基礎(chǔ)軟硬件設(shè)施建設(shè)不完善

高校數(shù)字化校園一般是近十年集中建設(shè)，都購置了部分服務(wù)器資源和存儲資源，建設(shè)了一定規(guī)模的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)和應(yīng)用系統(tǒng)。而隨著互聯(lián)網(wǎng)的深入和信息更迭加快，之前建設(shè)的部分軟硬件設(shè)施目前已臨近淘汰，部分應(yīng)用系統(tǒng)功能已趨于陳舊，信息不能充分共享，信息化的硬件設(shè)備建設(shè)還需要進(jìn)一步加強(qiáng)[4]。業(yè)務(wù)系統(tǒng)建設(shè)急需上線，數(shù)據(jù)的分析和應(yīng)用還有待于進(jìn)一步提高。

(二) 檔案管理隊(duì)伍不專業(yè)

專業(yè)的檔案管理隊(duì)伍建設(shè)是推動學(xué)校數(shù)字化檔案館建設(shè)的基礎(chǔ)資源，是加快和保證學(xué)校檔案管理上層次上水平發(fā)展的根本保障[5]。而高校專業(yè)的檔案管理隊(duì)伍建設(shè)上大多存在人員緊張、復(fù)合型人才缺乏、人員流動性較大、不是專業(yè)出身、年齡偏大、結(jié)構(gòu)不合理等問題，還沒有形成有合力的團(tuán)隊(duì)和梯隊(duì)。

(三) 數(shù)字化檔案館整體建設(shè)規(guī)劃不明確

高校信息化建設(shè)都一直在加大投入，而檔案館屬于學(xué)校比較邊緣的部門，對于教學(xué)、科研等中心工作看似支撐度不高，相應(yīng)缺乏整體規(guī)劃和頂層設(shè)計，沒有形成統(tǒng)一的管理機(jī)制，檔案部門單兵作戰(zhàn)，所謂的信息化檔案管理并沒有形成統(tǒng)一的數(shù)據(jù)編碼標(biāo)準(zhǔn)，數(shù)據(jù)來源多樣，信息各成壁壘，現(xiàn)有的系統(tǒng)無法提供相互數(shù)據(jù)交換的功能，還依賴于手工的傳遞或通過EXCEL等方式半手工的傳遞。這種低效率的信息共享方式無法滿足各部門及時獲取需要其他部門信息的需求，同時也無法進(jìn)行跨業(yè)務(wù)部門的業(yè)務(wù)流程系統(tǒng)建設(shè)。

(四) 管理體制機(jī)制不健全

現(xiàn)行的高校自主制定的檔案管理辦法是根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》，教育部《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》和各省制定的《省檔案條例》等規(guī)定[6]。學(xué)校制定的檔案管理辦法也是數(shù)年不更新，檔案部門獨(dú)立建設(shè)，也沒有真正意義上納入全校統(tǒng)籌和長遠(yuǎn)的規(guī)劃，沒有實(shí)施嚴(yán)密的分期分步實(shí)施計劃，存在明顯的短期實(shí)用主義傾向。這些都使得學(xué)校的檔案管理資源得不到有效的整合和充分的利用，這也降低了檔案服務(wù)的有效性，在一定程度上制約了檔案管理的發(fā)展。

三、地方應(yīng)用型院校數(shù)字化檔案館建設(shè)策略

我國高等教育邁入普及化階段和提質(zhì)創(chuàng)新發(fā)展新時代。國家深入實(shí)施“雙一流”建設(shè)、“應(yīng)用轉(zhuǎn)型”等高等教育分類發(fā)展改革及產(chǎn)教融合發(fā)展戰(zhàn)略，高校發(fā)展呈現(xiàn)新格局。伴隨高等教育現(xiàn)代化、信息化、國際化的持續(xù)推進(jìn)，區(qū)域高等教育在資源擁有、政策支持等方面因經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展不平衡而存在較大差異，就地方院校而言，勢必要堅(jiān)持特色發(fā)展才有出路[7]。而學(xué)校工作方方面面，一環(huán)扣一環(huán)，檔案管理要適時發(fā)揮作用。特別是在疫情防控常態(tài)化下，固有模式難以跟上發(fā)展需要，就要開新局，走新路，思考數(shù)字化檔案館建設(shè)。

(一) 納入學(xué)校整體信息化建設(shè)進(jìn)程

近年來，智慧校園建設(shè)在各高校建設(shè)中都不絕于耳[8]。高校在“十四五”發(fā)展規(guī)劃中，也提出加強(qiáng)校園網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，實(shí)現(xiàn)無線網(wǎng)絡(luò)校區(qū)全覆蓋和有線無線一體化管理。建立一體化信息管理平臺，消滅“信息孤島”，信息化建設(shè)勢在必行，智慧圖書館、數(shù)字化檔案館作為智慧校園建設(shè)的一項(xiàng)重要內(nèi)容，應(yīng)從學(xué)校戰(zhàn)略發(fā)展角度認(rèn)真思考建設(shè)方案。

(二) 融入新發(fā)展理念

要從高校立德樹人的根本任務(wù)和治理現(xiàn)代化全方位視角，結(jié)合學(xué)界的研究成果，學(xué)校各管理部門的重視和政策支持，完善規(guī)則制度和目錄內(nèi)容落實(shí)配套制度， 建立宣傳和學(xué)習(xí)長效機(jī)制，加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，拓寬收檔范圍，完善載體，制定考核監(jiān)督和績效評估標(biāo)準(zhǔn)[9]。重點(diǎn)是明確高校檔案管理的發(fā)展方向、發(fā)展趨勢、發(fā)展模式和實(shí)際應(yīng)用長效機(jī)制建設(shè)。明確如何促進(jìn)高校檔案管理在高校治理中發(fā)揮治理效能，成為學(xué)校各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的任務(wù)書和成績單，建立完善配套制度，制定保障措施，并將結(jié)果付諸應(yīng)用。

(三) 做好頂層設(shè)計

要回顧總結(jié)與提煉，準(zhǔn)確定位“學(xué)校需要什么樣的檔案管理”。探究科學(xué)編制地方高校檔案管理的方法及過程。采取向國內(nèi)、省內(nèi)同類高校學(xué)習(xí)，并根據(jù)學(xué)校自身發(fā)展環(huán)境與特點(diǎn)，提出科學(xué)制定學(xué)校檔案管理制度和意見。制定“十四五”時期學(xué)校數(shù)字化檔案館的頂層設(shè)計方案。重點(diǎn)研究學(xué)校檔案管理的指導(dǎo)思想、發(fā)展目標(biāo)與任務(wù)。根據(jù)頂層設(shè)計，組織各職能部門分別提出需求和信息化設(shè)計的要求。綜合上述內(nèi)容，起草形成學(xué)校數(shù)字化檔案館建設(shè)方案。

四、地方應(yīng)用型院校數(shù)字化檔案館建設(shè)實(shí)踐性思考

(一) 梳理現(xiàn)有信息化建設(shè)環(huán)境

基于高校校園網(wǎng)的信息資源和應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)經(jīng)歷了從無到有、從少到多的發(fā)展歷程，已逐漸豐富和完善，高校的信息化建設(shè)開始走上穩(wěn)步發(fā)展的軌道[10]。大都具備必要的環(huán)境和條件，各校經(jīng)過積累都能都達(dá)到網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施相對完善，公共服務(wù)支撐平臺初步建成，數(shù)字化教學(xué)和科研環(huán)境初步形成，校園網(wǎng)覆蓋了全域，以虛擬應(yīng)用服務(wù)器為信息核心構(gòu)建校園網(wǎng)數(shù)據(jù)中心?；径加薪y(tǒng)一信息門戶、統(tǒng)一身份認(rèn)證、共享數(shù)據(jù)平臺、一卡通平臺、安全管理平臺等公共服務(wù)平臺，并且通過移動應(yīng)用平臺建立基于手機(jī)等移動終端的應(yīng)用和服務(wù)。

(二) 數(shù)字化圖書館建設(shè)目標(biāo)

加快檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)；穩(wěn)步開展檔案資源數(shù)字化；逐步實(shí)現(xiàn)公文辦理和檔案管理的規(guī)范化和一體化；開展電子文件與電子檔案的規(guī)范化管理和在線接收；積極推進(jìn)已公開檔案和檔案信息網(wǎng)上查詢服務(wù)，全面提高檔案利用的效率和質(zhì)量，滿足學(xué)校發(fā)展和校內(nèi)外師生的檔案利用需求。

(三) 數(shù)字化圖書館建設(shè)重點(diǎn)任務(wù)

一是基礎(chǔ)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)。建設(shè)以學(xué)生信息庫、人事信息、教學(xué)信息、科研信息、設(shè)備資產(chǎn)信息、后勤管理、財務(wù)信息、校園管理信息等檔案涉及門類為核心的學(xué)校檔案館基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，實(shí)行基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的統(tǒng)一管理。實(shí)現(xiàn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)通過數(shù)據(jù)交換與共享平臺從各業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫到基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫的雙向共享。建設(shè)基于基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫的各類報表、校情分析等綜合性統(tǒng)計報表的自動生成系統(tǒng)。二是檔案數(shù)據(jù)治理。重視數(shù)據(jù)價值，推動數(shù)據(jù)治理工作；遵循數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，對各條檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行歸類，確保數(shù)據(jù)質(zhì)量，保證數(shù)據(jù)完全一致性；建立主數(shù)據(jù)模型，推動元數(shù)據(jù)管理。三是檔案數(shù)據(jù)分析平臺建設(shè)。建立數(shù)據(jù)挖掘與預(yù)測模型，對學(xué)校日常運(yùn)行、人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、教育教學(xué)、服務(wù)保障等方面的檔案數(shù)據(jù)從不同維度對進(jìn)行挖掘，用檔案記錄對校情、年鑒、歷史等各方面提供輔助支撐。四是網(wǎng)上辦事和填報系統(tǒng)建設(shè)。建設(shè)服務(wù)流程綜合化信息化平臺，通過與校內(nèi)重要業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的對接與集成，融入全校集中的“一站式”網(wǎng)上辦事服務(wù)大廳。建設(shè)網(wǎng)上填表系統(tǒng)，規(guī)范各部門基礎(chǔ)檔案的采集、審核和更新工作，開放手機(jī)客戶端方便校友在域外提出檔案查閱等申請，提高服務(wù)質(zhì)量。