高校檔案信息化及數(shù)字化檔案室建設(shè)研究

徐微微

(吉林化工學(xué)院 團(tuán)委，吉林 吉林 132022)

信息技術(shù)滲透于社會(huì)活動(dòng)的各個(gè)方面，而檔案作為記錄人們生活軌跡的信息載體，理應(yīng)跟隨信息技術(shù)的腳步讓自己走上信息化的進(jìn)程。建設(shè)數(shù)字化檔案室，推進(jìn)高校檔案信息化，能夠?qū)崿F(xiàn)教學(xué)、科研、管理和生活的一體化，最終實(shí)現(xiàn)高校教育教學(xué)的全面信息化。以此，才能夠不斷完成高校的公共服務(wù)體系。

一、高校檔案信息化及數(shù)字化檔案室建設(shè)的價(jià)值分析

將高校檔案管理信息化，建設(shè)數(shù)字化檔案室，能夠讓檔案管理更加規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。隨著高校招生人數(shù)的不斷擴(kuò)大，檔案室檔案的館藏?cái)?shù)量也不斷增加。久而久之，現(xiàn)行的檔案管理儲(chǔ)存空間不夠，那么只能借助數(shù)字化檔案室來(lái)緩解這種壓力。以信息技術(shù)為主的檔案信息化已經(jīng)逐步引入高校的檔案管理中，它能夠高效地生成檔案，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的鑒定、整理和有效利用[1]。檔案的信息化使得整個(gè)檔案管理的流程都更加的科學(xué)化、規(guī)范化以及專業(yè)化，并且還能夠?qū)n案信息的資源進(jìn)行有效開(kāi)發(fā)，以此實(shí)現(xiàn)檔案的有效管理。

高校檔案的信息化以及數(shù)字化檔案室的建設(shè)是對(duì)檔案管理方式的創(chuàng)新和升級(jí)，它能夠讓檔案方面的服務(wù)更加的方便、快捷，也能夠?qū)崿F(xiàn)資源的共享[2]。可以說(shuō)，檔案資源是人類社會(huì)發(fā)展的歷史記錄，是國(guó)家一種原生的、獨(dú)有的、不可替代的信息資源，也是社會(huì)發(fā)展過(guò)程中不可或缺的一種公共信息資源。特別是對(duì)于高校的大學(xué)生來(lái)說(shuō)，他們的檔案管理是十分重要的，如果管理不當(dāng)，會(huì)對(duì)他們今后的發(fā)展造成阻礙。所以高校在檔案管理中，應(yīng)該與信息技術(shù)進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，推進(jìn)高校檔案的信息化進(jìn)程以及數(shù)字化檔案室的建設(shè)，這樣才能夠充分挖掘出檔案信息資源的潛力，最大可能地聚集檔案信息數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享[2]。以此，也能夠充分發(fā)揮檔案信息的經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會(huì)價(jià)值，從客觀層面來(lái)說(shuō)，檔案的信息化管理將是傳統(tǒng)檔案工作的一個(gè)重大變革和創(chuàng)新。

二、高校檔案信息化及數(shù)字化檔案室建設(shè)的策略探究

(一) 完善數(shù)字化檔案室業(yè)務(wù)流程體系

基于數(shù)字化檔案室定位，以數(shù)字資源為對(duì)象，以檔案數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，在一體化管理的系統(tǒng)支撐下，應(yīng)該借助網(wǎng)絡(luò)環(huán)境對(duì)檔案資源進(jìn)行精細(xì)管理，不斷更新檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化處理。數(shù)字化檔案室業(yè)務(wù)流程體系主要包括以下環(huán)節(jié)。

1.接收：數(shù)字化檔案室一定要以實(shí)體檔案館為基礎(chǔ)，建立數(shù)字檔案的接收平臺(tái)。這樣才能夠讓檔案工作有參照對(duì)象，保證管理工作的有序進(jìn)行；

2.鑒定：對(duì)所接收的檔案利用信息技術(shù)，進(jìn)行系統(tǒng)地鑒定和分類。針對(duì)高校而言，有各種各樣的專業(yè)，不同的系就應(yīng)該對(duì)應(yīng)不同的數(shù)字化系統(tǒng)。而檔案的排列也可以以學(xué)號(hào)進(jìn)行，方便以后的查找或調(diào)用；

3.儲(chǔ)存：關(guān)于檔案的儲(chǔ)存，應(yīng)該做兩手準(zhǔn)備，當(dāng)數(shù)字檔案儲(chǔ)存完畢，那么結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)檔案就應(yīng)該集中儲(chǔ)存在實(shí)體檔案館；

4.管理：針對(duì)數(shù)字檔案的管理，高校應(yīng)該分門(mén)別類，給予不同的權(quán)限管理，進(jìn)而建立統(tǒng)一的管理平臺(tái)，防止信息的泄露；

5.安全維護(hù)：高校應(yīng)該加強(qiáng)學(xué)校防火墻的升級(jí)和優(yōu)化，防止病毒入侵，導(dǎo)致檔案有損。其次，學(xué)校還應(yīng)該圍繞實(shí)體檔案館建立安全管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)雙重防護(hù)；

6.檔案編研：高校應(yīng)該對(duì)檔案信息進(jìn)行組織、儲(chǔ)存、共享以及創(chuàng)新，盡可能地完善檔案管理服務(wù)系統(tǒng)，滿足客戶需求，以此實(shí)現(xiàn)高效管理[4-6]。

(二) 注重一體化管理系統(tǒng)的完善

數(shù)字檔案室是儲(chǔ)存和管理檔案信息的中心，所以要想推進(jìn)檔案信息化，建設(shè)數(shù)字化檔案室，就一定要完善一體化管理的系統(tǒng)，只有這樣，才能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)字化檔案室的有效建設(shè)。對(duì)此，高校就應(yīng)該充分利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，建立檔案信息綜合管理系統(tǒng)，分門(mén)別類，對(duì)其中一些文字、圖像、音頻、視頻等結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)字化的儲(chǔ)存和管理。并且還應(yīng)該利用信息技術(shù)，將這些多元化的數(shù)據(jù)資源進(jìn)行加工和集成，豐富檔案信息資源的有效利用，這樣才能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息自動(dòng)化處理和一體化管理。在這個(gè)基礎(chǔ)上，檔案信息才能夠?qū)崿F(xiàn)自動(dòng)化檢索，進(jìn)行遠(yuǎn)距離、無(wú)障礙的交流與共享，以此，才能夠提高檔案利用服務(wù)能力以及檔案現(xiàn)代化管理水平。此外，一體化管理系統(tǒng)還能夠?qū)崿F(xiàn)檔案之間的線上調(diào)用和儲(chǔ)存[7-8]。比如，高校學(xué)生在結(jié)束高考之后，學(xué)校會(huì)統(tǒng)一將學(xué)生的檔案郵寄到報(bào)考學(xué)校。而高校每一年所招的學(xué)生來(lái)自五湖四海。收到各個(gè)檔案之后，學(xué)校需要安排大量的人力物力進(jìn)行整理和記錄，最后再進(jìn)行歸檔。那么，當(dāng)學(xué)校一體化管理系統(tǒng)得以創(chuàng)建并完善之后，各個(gè)高中就可以直接和高校對(duì)接，將學(xué)生的檔案進(jìn)行云儲(chǔ)存，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的線上對(duì)接。這樣也能夠避免一些檔案遺失、管理遺漏的問(wèn)題。

(三) 重視檔案信息化人才隊(duì)伍的建設(shè)

數(shù)字化檔案館的建設(shè)是一項(xiàng)高科技的項(xiàng)目，它需要結(jié)合學(xué)校本身的實(shí)際情況，有針對(duì)性地設(shè)計(jì)一些系統(tǒng)，將整個(gè)檔案進(jìn)行信息化處理，進(jìn)而妥善保管。所以，這需要一些擁有高技術(shù)的人才。因此，高校要想建設(shè)數(shù)字化檔案室，就應(yīng)該引進(jìn)并培養(yǎng)一批先進(jìn)的人才，要積極構(gòu)建一支知識(shí)結(jié)構(gòu)合理的檔案工作隊(duì)伍。讓他們能夠熟悉學(xué)校檔案管理的基本工作，在此基礎(chǔ)上，進(jìn)行創(chuàng)新升級(jí)，確保數(shù)字化檔案室能夠正常運(yùn)行。對(duì)此，學(xué)校應(yīng)該注意以下兩個(gè)方面。

其一，應(yīng)該注重提高檔案管理人員的政治素養(yǎng)。因?yàn)闄n案管理關(guān)乎學(xué)生，關(guān)乎社會(huì)，更關(guān)乎國(guó)家。所以檔案管理人員一定要有較高的政治素養(yǎng)，才能夠保證檔案工作的正常運(yùn)行。除此之外，學(xué)校還應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理人員在應(yīng)用新技術(shù)、新設(shè)備以及新方法方面的培訓(xùn)，要給他們定期普及信息技術(shù)知識(shí)，提高他們掌握和運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)的技能，提高他們的綜合素養(yǎng)[9]。

其二，應(yīng)該根據(jù)數(shù)字化檔案室建設(shè)的情況，不斷吸收高素質(zhì)的現(xiàn)代化管理人才。數(shù)字化檔案室的建設(shè)并非一朝一夕的事情，而是一個(gè)不斷完善，不斷優(yōu)化的過(guò)程。所以學(xué)校應(yīng)該積極引進(jìn)人才，讓他們參與學(xué)校的檔案室建設(shè)，盡可能地將學(xué)校的檔案管理工作打造成一道亮麗的風(fēng)景線。在此基礎(chǔ)上，這些信息技術(shù)人員還可以根據(jù)學(xué)校發(fā)展的需要，開(kāi)發(fā)檔案信息化的項(xiàng)目和產(chǎn)品，以此實(shí)現(xiàn)檔案的有效管理。

(四) 重視檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化

檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化是檔案信息化的基礎(chǔ)，標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化是數(shù)字環(huán)境下，檔案有序組織和管理的必要條件。所以數(shù)字化檔案室的建設(shè)一定要注重方向的選擇。高?？梢愿鶕?jù)自己的實(shí)際發(fā)展需求，往國(guó)際化、標(biāo)準(zhǔn)化、專業(yè)化以及集成化方向發(fā)展。比如，很多學(xué)校的檔案管理其實(shí)是比較凌亂的，很多時(shí)候需要調(diào)用檔案都需要尋找很久，或者存檔的時(shí)候隨意找地方存放，這樣就對(duì)以后檔案調(diào)用、選取工作造成了很多不必要的麻煩。要想真正實(shí)現(xiàn)檔案的信息化，就一定要注重檔案的現(xiàn)代化管理，要切實(shí)符合現(xiàn)代化和信息化的標(biāo)準(zhǔn)，制定要采取統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行管理。比如，在收取檔案的時(shí)候，相關(guān)工作人員就應(yīng)該對(duì)其進(jìn)行標(biāo)注。針對(duì)學(xué)生的檔案，就應(yīng)該在旁邊加上這樣的標(biāo)簽：“專業(yè)”“年級(jí)”“學(xué)號(hào)”“性別”等等，以此，在后面檢索和調(diào)用的時(shí)候，就能夠快速尋找到相關(guān)的檔案。又比如，針對(duì)教師檔案的管理，相關(guān)工作人員應(yīng)該另行設(shè)計(jì)一個(gè)地方進(jìn)行存檔，將其基本信息做一個(gè)標(biāo)注，進(jìn)而儲(chǔ)存，這樣就能夠讓整個(gè)檔案信息的管理得以多元化、順利地儲(chǔ)存和應(yīng)用。通過(guò)這樣的方法，整個(gè)高校的檔案信息管理才會(huì)更加人性化、系統(tǒng)化、科學(xué)化，在一定程度上，還能夠減少管理的任務(wù)，提高管理效率[10]。

三、結(jié) 語(yǔ)

綜上所述，高校在檔案管理的時(shí)候，應(yīng)該注重信息化和數(shù)字化檔案室的建設(shè)。首先，高校應(yīng)該明確檔案信息化和數(shù)字化檔案室建設(shè)的重要價(jià)值，它對(duì)于打破傳統(tǒng)檔案管理的桎梏有著積極作用，也是現(xiàn)代化時(shí)代背景下，高校檔案管理所需要轉(zhuǎn)型的途徑和方向。其次，高校就應(yīng)該在此基礎(chǔ)上，提出一系列的建設(shè)意見(jiàn)和策略。比如完善數(shù)字化檔案室業(yè)務(wù)流程，注重一體化管理系統(tǒng)的完善，重視檔案信息人才隊(duì)伍的建設(shè)以及注重檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化。各個(gè)高校應(yīng)該根據(jù)自己的實(shí)際情況，做有效調(diào)整，針對(duì)數(shù)字化檔案室建設(shè)中出現(xiàn)的問(wèn)題，想出解決策略，進(jìn)而提高管理效率，推進(jìn)學(xué)校檔案管理信息化水平。