基于會計信息系統(tǒng)的憑證處理與內(nèi)控設(shè)置研究

寧靖華

摘 要：在會計信息系統(tǒng)中，總賬子系統(tǒng)的日常憑證處理業(yè)務(wù)最為常見，涉及到記賬憑證的填制、修改、刪除、審核、記賬等操作，初學(xué)者使用時經(jīng)常遇到操作問題且無力解決。鑒于此，從系統(tǒng)報錯提示信息入手，分析記賬憑證各要素與基礎(chǔ)設(shè)置的關(guān)系，解析會計信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制設(shè)置與應(yīng)用，以期為會計人員工作提供借鑒。

關(guān)鍵詞：會計信息系統(tǒng);憑證處理;內(nèi)部控制

中圖分類號：F232? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A? ? ? 文章編號：1673-291X（2021）03-0079-04

用友ERP會計信息系統(tǒng)在企業(yè)管理中普遍使用，其中，總賬系統(tǒng)的憑證處理是核心模塊，與應(yīng)收和應(yīng)付、薪資管理、固定資產(chǎn)管理、采購與銷售、UFO報表等子系統(tǒng)有著密切的數(shù)據(jù)聯(lián)系，正確操作憑證處理業(yè)務(wù)十分重要。作為會計專業(yè)的初學(xué)者，由于缺乏操作經(jīng)驗，使得會計信息系統(tǒng)經(jīng)常出現(xiàn)報錯提示，不能正確完成憑證處理，數(shù)據(jù)的安全控制也不到位。

一、會計信息系統(tǒng)中憑證處理的常見問題

用友ERP會計信息系統(tǒng)中，總賬系統(tǒng)的憑證處理日常業(yè)務(wù)主要包括填制憑證、查詢憑證、修改憑證、審核憑證、記賬等，如果會計信息系統(tǒng)基礎(chǔ)設(shè)置不完善，處理憑證業(yè)務(wù)便時常出現(xiàn)報錯提示，例如填制憑證時，會計科目“其他應(yīng)收款”不能選擇個人往來信息;保存記賬憑證時，提示“發(fā)生日期不能大于制單日期”“不滿足借方必有條件”;出納簽字時，提示“沒有符合條件的憑證”，審核憑證時，提示“制單人與審核人不能為同一人”，當(dāng)前月份記賬時，提示“當(dāng)前會計月無可記賬憑證，若要記其他月憑證請先結(jié)賬”等。這些操作問題與系統(tǒng)管理的權(quán)限設(shè)置、總賬系統(tǒng)的基礎(chǔ)設(shè)置、參數(shù)設(shè)置密切相關(guān)，理解參數(shù)設(shè)置與記賬憑證的邏輯關(guān)系，合理設(shè)置，便可提高憑證處理業(yè)務(wù)的準(zhǔn)確性。另外，制單會計發(fā)現(xiàn)填制的記賬憑證被其他會計修改，記賬憑證和各種會計賬表數(shù)據(jù)外泄，影響了會計數(shù)據(jù)的安全性和保密性。

二、原因分析

會計信息系統(tǒng)中的記賬憑證包含豐富的會計信息，且與系統(tǒng)的基礎(chǔ)設(shè)置密切相關(guān)，如果基礎(chǔ)設(shè)置或參數(shù)設(shè)置不正確，或憑證錯漏，不合法、不合規(guī)，記賬憑證的正確性便難以保障。記賬憑證所含信息分布在表頭、表體和表尾，表頭包含：憑證類別、編號、制單日期、審核日期、附件張數(shù);表體主要包括摘要、會計科目、借方金額、貸方金額;備注欄包括結(jié)算信息、項目、客戶、供應(yīng)商、個人、部門、數(shù)量、外幣等輔助核算;表尾包括制單人、出納、審核、記賬的簽字。如此多的憑證信息涉及會計科目的設(shè)置、結(jié)算方式的設(shè)置、客戶供應(yīng)商信息的設(shè)置、會計人員權(quán)限的設(shè)置等，系統(tǒng)操作的關(guān)聯(lián)性強，難度大。

數(shù)據(jù)安全性欠佳是信息系統(tǒng)憑證處理薄弱之處。我國目前使用的會計軟件中，部分未對數(shù)據(jù)庫采取保護(hù)措施，或保護(hù)措施比較薄弱，甚至有些數(shù)據(jù)庫文件能通過相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)打開，還可讀寫數(shù)據(jù)庫文件，嚴(yán)重影響了信息系統(tǒng)的安全性。對于安全性能較好的會計軟件，也存在會計人員對信息系統(tǒng)的內(nèi)控設(shè)置不熟悉，未能充分利用軟件提供的內(nèi)部控制功能，如為操作設(shè)置密碼、制約各會計崗位的權(quán)限、限制憑證賬表查詢修改等功能并未使用，導(dǎo)致會計數(shù)據(jù)的安全性、保密性欠佳。

三、提高信息系統(tǒng)中憑證處理正確性與安全性的措施

（一）理順基礎(chǔ)設(shè)置與憑證處理的關(guān)聯(lián)性

以用友U8V10.1系統(tǒng)為例，正確便捷地錄入記賬憑證各要素、執(zhí)行憑證的修改、審核與記賬操作，與基礎(chǔ)檔案設(shè)置、權(quán)限設(shè)置、系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置均存在緊密關(guān)聯(lián)性[1]。以記賬憑證各要素為切入點，將填寫記賬憑證各要素與基礎(chǔ)設(shè)置、參數(shù)設(shè)置對應(yīng)關(guān)系梳理如下：

記賬憑證的表頭部分包括憑證類別、編號、制單日期。一是憑證字，即憑證類別，此要素來源于“基礎(chǔ)設(shè)置”“基礎(chǔ)檔案”“財務(wù)”“憑證類別”的設(shè)置，選擇憑證類別，如記賬憑證類別，或收、付、轉(zhuǎn)類別等五種，其中收、付、轉(zhuǎn)類別可設(shè)置限制條件，收款憑證限制條件為借方必有庫存現(xiàn)金、銀行存款會計科目，付款憑證限制條件為貸方必有庫存現(xiàn)金、銀行存款會計科目，轉(zhuǎn)賬憑證限制條件為憑證必?zé)o庫存現(xiàn)金、銀行存款會計科目。設(shè)置此限制條件可排除記賬憑證出現(xiàn)憑證類別與庫存現(xiàn)金與銀行存款會計科目不匹配的錯誤。二是憑證編號，在“總賬”“選項”中，可設(shè)置為自動編號。三是制單日期，若選項中設(shè)置為序日制單，則須按日期先后順序填寫，審核日期不得早于制單日期。

記賬憑證的主體部分。記賬憑證的主體包括憑證摘要、借貸方會計科目、金額、輔助核算內(nèi)容。一是科目名稱，應(yīng)為末級會計科目，來源于“基礎(chǔ)設(shè)置”“基礎(chǔ)檔案”“財務(wù)”“會計科目”的設(shè)置。二是借貸金額，在“總賬”“選項”中，可設(shè)置為資金往來科目赤字控制，當(dāng)應(yīng)收科目、應(yīng)付科目、庫存現(xiàn)金、銀行存款科目出現(xiàn)赤字時，系統(tǒng)自動提示。三是票號、日期，關(guān)聯(lián)于“基礎(chǔ)設(shè)置”“結(jié)算方式”的設(shè)置。四是數(shù)量、單價，關(guān)聯(lián)于“基礎(chǔ)設(shè)置”“基礎(chǔ)檔案”“財務(wù)”“會計科目”的設(shè)置，需要將所用科目設(shè)為數(shù)量核算，并錄入計量單位。五是備注欄的項目、個人、業(yè)務(wù)員、部門、客戶等要素，關(guān)聯(lián)于“基礎(chǔ)設(shè)置”“基礎(chǔ)檔案”中的機構(gòu)人員、客商信息，應(yīng)錄入相應(yīng)的機構(gòu)部門、人員檔案、客戶檔案、供應(yīng)商檔案。另外，還與“基礎(chǔ)設(shè)置”“基礎(chǔ)檔案”“財務(wù)”“會計科目”中的輔助核算項的設(shè)置相關(guān)聯(lián)，應(yīng)設(shè)置為個人往來、客戶往來、供應(yīng)商往來、項目核算等。

記賬憑證表尾是制單人、出納、審核、記賬簽章，關(guān)聯(lián)于以下三處設(shè)置：系統(tǒng)管理權(quán)限中增加操作員，并對其賦予“審核憑證”權(quán)限;在總賬參數(shù)設(shè)置時，勾選“出納憑證必須經(jīng)由出納簽字”“憑證必須經(jīng)由主管會計簽字”選項，則憑證必須通過出納和主管審核簽字后才能執(zhí)行記賬功能;執(zhí)行出納簽字，還需要完成“基礎(chǔ)設(shè)置”“會計科目”“指定科目”的操作，指定出納的專管科目，指定現(xiàn)金科目為庫存現(xiàn)金、銀行科目為銀行存款、現(xiàn)金流量科目選擇庫存現(xiàn)金、銀行存款及其他貨幣資金如圖1所示。

（二）完善憑證處理的內(nèi)控設(shè)置

為確保會計數(shù)據(jù)的正確性和安全性，有效控制企業(yè)風(fēng)險，應(yīng)選擇一個具有良好安全性能的財務(wù)軟件，軟件系統(tǒng)的數(shù)據(jù)文件（包括備份出來的數(shù)據(jù)）有適當(dāng)?shù)募用埽僮鲉T的權(quán)限可相互制約、密碼保護(hù)等。本文以用友ERP-U8V10.1為例，從利用會計信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)設(shè)置及參數(shù)設(shè)置分析內(nèi)部控制的實現(xiàn)。

1.設(shè)置操作員權(quán)限。由于財務(wù)部門的特殊性，會計崗位之間相互配合又相互監(jiān)督，如制單會計與出納為不相容崗位，因此賦予操作員的權(quán)限設(shè)置十分重要。此操作通過“系統(tǒng)管理”中的“權(quán)限”功能對操作員的權(quán)限進(jìn)行合理分工，且權(quán)責(zé)互相制約。例如，制單會計與審核會計不能為同一人;出納不能填寫記賬憑證，但需要執(zhí)行出納簽字（審核涉及庫存現(xiàn)金和銀行存款的記賬憑證）、查詢庫存現(xiàn)金、銀行存款的日記賬、銀行對賬。再如，啟用數(shù)據(jù)權(quán)限控制的記錄級權(quán)限控制后，默認(rèn)所有操作員對此業(yè)務(wù)對象沒有任何權(quán)限。舉例來看，假設(shè)賦予操作員王玨有權(quán)對操作員趙凱所填憑證進(jìn)行查詢、刪除、審核以及撤銷，可如圖2設(shè)置，先取消數(shù)據(jù)權(quán)限中記錄級權(quán)限控制，再分配王玨相應(yīng)的數(shù)據(jù)權(quán)限[2]。如果將“數(shù)據(jù)權(quán)限分配”功能與總賬系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置中關(guān)于權(quán)限設(shè)置的參數(shù)設(shè)置結(jié)合起來設(shè)置，如“制單權(quán)限控制到科目”“憑證審核控制到操作員”等，即可進(jìn)一步科學(xué)地分配操作員的權(quán)限，實現(xiàn)會計崗位間的互相監(jiān)督控制[3]。

2.設(shè)置受控科目。為避免應(yīng)收應(yīng)付往來記賬憑證的數(shù)據(jù)在幾個子系統(tǒng)中重復(fù)，可設(shè)置受控科目。應(yīng)收科目（應(yīng)收賬款、應(yīng)收票據(jù)、預(yù)收賬款等）、應(yīng)付科目（應(yīng)付賬款、應(yīng)付票據(jù)、預(yù)付賬款等）是在總賬系統(tǒng)和應(yīng)收應(yīng)付系統(tǒng)同時使用，還是僅在應(yīng)收應(yīng)付系統(tǒng)使用，取決于我們對這兩類會計科目的設(shè)置。當(dāng)我們將應(yīng)收科目的輔助核算設(shè)為客戶往來、且為應(yīng)收系統(tǒng)受控科目，那么只有應(yīng)收系統(tǒng)能使用該科目，此時若在總賬系統(tǒng)使用應(yīng)收科目時，系統(tǒng)提示“不能使用【應(yīng)收系統(tǒng)】的受控科目”;若受控系統(tǒng)設(shè)置為空，即不設(shè)為應(yīng)收系統(tǒng)受控科目，則應(yīng)收系統(tǒng)和總賬系統(tǒng)均可使用該科目填制記賬憑證。應(yīng)付科目同理。

3.控制憑證查詢條件。限制憑證查詢和賬簿查詢，有利于保證財務(wù)數(shù)據(jù)的保密性，也有利于操作員分工細(xì)化對財務(wù)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計分析。通過在系統(tǒng)管理賦予操作員“賬簿查詢”權(quán)限，在企業(yè)門戶設(shè)置“數(shù)據(jù)權(quán)限分配”、總賬系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置中勾選“明細(xì)賬查詢權(quán)限控制到科目”選項，操作員便可查詢對應(yīng)科目的賬簿;如果允許操作員查詢所有憑證，應(yīng)在系統(tǒng)管理中同時勾選“查詢憑證”“可以查詢他人憑證”選項;如果僅允許查詢本人填制的憑證，則只勾選“查詢憑證”權(quán)限[3]。

4.憑證審核記賬與修改控制。記賬憑證填制完成后，還需要審核記賬，以保證憑證的正確性、合法性，當(dāng)需要修改記賬憑證時，出納和審核記賬會計進(jìn)行監(jiān)督控制。出納與制單會計是不相容的崗位，即出納不能填寫記賬憑證;出納需要審核涉及庫存現(xiàn)金、銀行存款的憑證，即“出納簽字”;審核會計與制單會計不能是同一人，即制單會計不能審核自己填寫的憑證;審核發(fā)現(xiàn)錯誤時可標(biāo)記，不予簽章，要求制單會計修改正確后再簽章;憑證審核簽章后，才能執(zhí)行記賬操作。

記賬是系統(tǒng)自動將記賬憑證中的數(shù)據(jù)登記到各種賬表中，較手工記賬效率高、準(zhǔn)確率高。用友會計信息系統(tǒng)在記賬時會自動檢查期初余額是否試算平衡，是否存在未審核的記賬憑證，上月是否已執(zhí)行結(jié)賬，當(dāng)檢測通過后，系統(tǒng)便自動執(zhí)行記賬操作。

修改記賬憑證存在以下兩種制約控制：需要修改的記賬憑證如果已通過出納、主管會計的審核，執(zhí)行了出納簽字、審核操作，則需經(jīng)出納和主管會計同意，取消出納簽字和審核簽字后，制單會計才能修改或刪除;如果已執(zhí)行記賬操作，則需要修改的記賬憑證應(yīng)采用紅字沖銷法、補充登記法進(jìn)行修改。

總之，會計信息系統(tǒng)中，總賬系統(tǒng)的憑證處理業(yè)務(wù)是會計人員必備的操作技能，在操作中勤思考，理解憑證各要素與基礎(chǔ)設(shè)置、參數(shù)設(shè)置的關(guān)聯(lián)性，并合理利用會計信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制設(shè)置，便可提高企業(yè)的會計信息質(zhì)量和數(shù)據(jù)的安全性。

參考文獻(xiàn)：

[1]? 魯芳，陳鑄千.以記賬憑證為邏輯起點的會計信息化教學(xué)設(shè)計——以用友T3財務(wù)軟件為例[J].商業(yè)會計，2017，（22）：125-127.

[2]? 宋紅爾.會計信息化——財務(wù)篇[M].大連：東北財經(jīng)大學(xué)出版社，2020.

[3]? 王春梅.通用財務(wù)軟件總賬系統(tǒng)設(shè)置體系解析——以用友ERP_U8為例[J].商業(yè)會計，2014，（1）：89-90.

[責(zé)任編輯 文 峰]