高校圖書館館藏紙本文獻(xiàn)信息處置實(shí)踐淺析

張冬林，錢素芳，鄧后生

（蘭州大學(xué)圖書館，甘肅 蘭州 730000）

高校圖書館是學(xué)校的文獻(xiàn)資源收藏中心，承擔(dān)著為學(xué)校的教學(xué)和科研提供文獻(xiàn)資源保障的任務(wù)。經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期的文獻(xiàn)資源收藏、采訪、征集，有一定歷史的高校圖書館，基本形成了一定規(guī)模的紙本文獻(xiàn)收藏量。在長(zhǎng)期積累下，巨量圖書占據(jù)了有限的館舍面積；一些低流通率、過(guò)時(shí)、破損、低價(jià)值的文獻(xiàn)極大的影響讀者借閱；還使得圖書館館藏空間不足，致使新購(gòu)圖書無(wú)法及時(shí)上架。如此，圖書館藏書剔舊工作是一項(xiàng)適應(yīng)時(shí)代發(fā)展、與時(shí)俱進(jìn)的必須工作，是圖書資源建設(shè)、圖書館設(shè)施文化建設(shè)的重要環(huán)節(jié)之一。

1 文獻(xiàn)信息處置的概念

在現(xiàn)行收藏管理理念和國(guó)有資產(chǎn)財(cái)務(wù)管理下，“剔舊”并不能完全涵蓋剔舊、剔除、剔復(fù)及圖書移架的后續(xù)處置等概念。筆者檢索業(yè)界科研成果發(fā)現(xiàn)，武漢大學(xué)信息學(xué)院黃如花團(tuán)隊(duì)對(duì)”我國(guó)公共圖書館文獻(xiàn)信息處置制度研究“研究成果中關(guān)于公共圖書館“館藏文獻(xiàn)信息處置”的概念涵蓋面較全，他們認(rèn)為館藏文獻(xiàn)信息處置是妥善保存館藏文獻(xiàn)信息、充分發(fā)揮館藏文獻(xiàn)信息價(jià)值的前提下，根據(jù)社會(huì)發(fā)展需要，遵循一定的原則與標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)需要處置的館藏文獻(xiàn)信息進(jìn)行產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)移或注銷的行為[1]。借用到高校圖書館剔舊工作來(lái)講，界定僅包含對(duì)館藏文獻(xiàn)進(jìn)行剔除和剔除后的文獻(xiàn)信息進(jìn)行妥善處理之意。高校圖書館對(duì)圖書的”剔“是包含兩個(gè)方面的，一是”剔舊“，就是從現(xiàn)有藏借閱一體的大書庫(kù)移架到二線書庫(kù)或者儲(chǔ)備閉架書庫(kù)；二是”剔除“，徹底的從圖書館流通狀態(tài)中除去，并從國(guó)有資產(chǎn)管理中清除財(cái)產(chǎn)信息，圖書基本上處于“死書”狀態(tài)?；趫D書剔舊工作流程的多方考慮，筆者認(rèn)為，概念可以進(jìn)一步補(bǔ)充為：“圖書館在妥善保存館藏文獻(xiàn)信息、充分發(fā)揮館藏文獻(xiàn)信息價(jià)值的前提下，根據(jù)學(xué)校學(xué)科、科研發(fā)展需要，遵循一定的原則與標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)需要處置的館藏文獻(xiàn)信息進(jìn)行剔舊、剔除、剔復(fù)和產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)移或注銷的一系列行為”。

2 蘭州大學(xué)圖書館文獻(xiàn)信息處置情況

2.1 蘭州大學(xué)圖書館文獻(xiàn)收藏概況

蘭州大學(xué)圖書館經(jīng)歷110 年的艱苦創(chuàng)業(yè)和不斷積累，按照“保障教學(xué)科研、保證重點(diǎn)、保持特色、協(xié)調(diào)發(fā)展”的原則，逐步形成了文獻(xiàn)總量豐富、類型完備、布局合理、特色明顯、保障協(xié)同的文獻(xiàn)資源體系。截至目前，擁有紙質(zhì)文獻(xiàn)360 余萬(wàn)冊(cè)（件），涵蓋理、工、農(nóng)、文、史、經(jīng)、哲、法、教育、管、醫(yī)等十一個(gè)學(xué)科門類。館藏文獻(xiàn)在文史古籍及民族性、地域性強(qiáng)的圖書收藏較為完備。另有電子圖書60 多萬(wàn)冊(cè)及125 個(gè)中外文數(shù)據(jù)庫(kù)、視頻資源、網(wǎng)上包庫(kù)資源等。蘭州大學(xué)有兩個(gè)校區(qū)館，疫情期間文獻(xiàn)信息處置的工作在城關(guān)校區(qū)圖書館藏借閱一體的大流通書庫(kù)四層樓進(jìn)行。經(jīng)過(guò)資源建設(shè)部和技術(shù)部數(shù)據(jù)對(duì)接，綜合考慮到上架困難，圖書時(shí)限較久，內(nèi)容老化、影響讀者借閱，尤其是疫情情況下圖書館員正常上班而不服務(wù)到館讀者的形勢(shì)下，館領(lǐng)導(dǎo)最終決定對(duì)蘭州大學(xué)城關(guān)校區(qū)圖書館大開架書庫(kù)進(jìn)行文獻(xiàn)資源處置工作。

2.2 蘭州大學(xué)圖書館疫情期間文獻(xiàn)信息處置基本情況

剔舊工作的基本規(guī)則是以2010 年為時(shí)間節(jié)點(diǎn)，2010 年以前的理工類、法律類、經(jīng)濟(jì)類圖書不留復(fù)本的全部移架；語(yǔ)言、文化科教、社會(huì)科學(xué)、軍事通過(guò)技術(shù)部調(diào)取近十年來(lái)零借閱圖書名錄不留復(fù)本的全部移架；移架圖書的典藏狀態(tài)從圖書館管理系統(tǒng)中全部修改到儲(chǔ)備書庫(kù)1；這些年文科重點(diǎn)建設(shè)的類目，考慮到體系的完整性，不予剔舊。但是這部分架位也是最滿的，根本無(wú)法上新書。故此，為了減少工作量和便于管理，將三樓大套叢書下架到剔舊后相對(duì)寬松的一樓，三樓進(jìn)行全層倒架梳理。蘭州大學(xué)圖書館2017 年開始使用RFID 自助借還服務(wù)，為便于讀者后期查檢，所有移架圖書都需進(jìn)行架位二次定位。在具體的工作過(guò)程中，因?yàn)楦拭C省疫情程度較低，2020 年4 月起圖書館正式對(duì)讀者服務(wù)，這樣人手又進(jìn)行了分離，一部分人負(fù)責(zé)正常的開館流通服務(wù)工作，一部分人員繼續(xù)剔舊、倒架、整理工作。歷經(jīng)2020 年春季學(xué)期，移架工作全部結(jié)束，共下架14 萬(wàn)余冊(cè)；四層全倒架或者微倒架工作全部完成；移架圖書二次定位完成一層。

2.3 蘭州大學(xué)圖書館文獻(xiàn)新處置產(chǎn)生的影響

大流通書庫(kù)移架十幾萬(wàn)冊(cè)圖書后，書架滿架情況得到了有效緩解，新書、借閱圖書上架方便，此次對(duì)品相過(guò)差的圖書基本上是一刀切的下架處置，架面上的圖書以2010 年以后的圖書為主，書庫(kù)形象得到了有效提升；但是短快節(jié)奏下的移架工作，對(duì)于后續(xù)的工作帶來(lái)了很大的壓力，下架圖書過(guò)多，原定的儲(chǔ)備書庫(kù)1 不能及時(shí)上架，影響了一小部分師生對(duì)這些圖書的借閱；剔舊過(guò)程中沒有分析榆中校區(qū)和城關(guān)校區(qū)圖書館相關(guān)圖書的復(fù)本收藏情況，沒有針對(duì)因內(nèi)容老化、品相極差的圖書及時(shí)剔除處置，導(dǎo)致后期工序稍有重復(fù)；因使用頻率而造成的圖書品相過(guò)差剔舊的數(shù)據(jù)沒有提取數(shù)據(jù)報(bào)表，這項(xiàng)工作其實(shí)對(duì)文獻(xiàn)資源建設(shè)部補(bǔ)藏大有裨益。

2.4 蘭州大學(xué)圖書館文獻(xiàn)信息處置工作的反思

長(zhǎng)久以來(lái)，囿于工作量大、人力不足、牽扯面廣等顧慮，文獻(xiàn)資源處置工作總是處于被動(dòng)忽視的狀態(tài)中。應(yīng)該制定明確的剔舊規(guī)章制度，使其成為季度、年度的常態(tài)性工作；基本的工作章程、工作流程、文獻(xiàn)資源處置小組領(lǐng)導(dǎo)下的科學(xué)性管理必不可少。

2.4.1 剔舊工作應(yīng)制定常態(tài)性文獻(xiàn)信息處置規(guī)則

在新時(shí)代下，紙本圖書剔舊原則和標(biāo)準(zhǔn)也在不斷深化和拓展。以前常用的方法外觀剔舊、滯架剔舊、文獻(xiàn)半衰期剔舊、灰色聚類剔舊等方法依然是判斷剔舊與否的基本考慮；除了這些常規(guī)剔舊方法外，利用各種新思想、新技術(shù)、建模、算法形成的圖書剔舊工作的科學(xué)討論在業(yè)界也多有累積。比如：聶飛霞利用利用Apriori 關(guān)聯(lián)規(guī)則算法對(duì)圖書館管理系統(tǒng)中日常產(chǎn)生的數(shù)據(jù)進(jìn)行建模運(yùn)算及分析，科學(xué)的指導(dǎo)圖書剔舊工作[2]。郝建軍則運(yùn)用管理學(xué)中的PDCA 循環(huán)來(lái)分析圖書館圖書剔舊工作，規(guī)范剔舊過(guò)程[3]。還有張明基于圖書盤點(diǎn)的智能剔舊系統(tǒng)的研究[4]和馬棟平基于物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的智能圖書剔舊系統(tǒng)研究[5]都是借助信息時(shí)代新技術(shù)提出的圖書剔舊的方法，在具體的操作中可以借取他山之石攻克難關(guān)。

在堅(jiān)持文獻(xiàn)的科學(xué)價(jià)值、學(xué)術(shù)價(jià)值、資料價(jià)值、使用價(jià)值為指導(dǎo)下，具體業(yè)務(wù)在實(shí)踐中可以：

1）成立館領(lǐng)導(dǎo)帶隊(duì)的各涉及部門的文獻(xiàn)剔舊小組。

2）文獻(xiàn)小組和校內(nèi)專家、師生評(píng)議后形成一個(gè)可持續(xù)的、客觀的、專業(yè)的、可操作的文獻(xiàn)信息處置制度。

3）借鑒各高校圖書館多年的剔舊經(jīng)驗(yàn)，按照?qǐng)D書的內(nèi)容時(shí)效、外形品相、借閱情況、年限界定、數(shù)據(jù)庫(kù)保障情況及學(xué)科建設(shè)需求制定適合本校圖書館文獻(xiàn)信息處置章程。

4）協(xié)調(diào)好學(xué)校相關(guān)管理部門的國(guó)有資產(chǎn)報(bào)廢手續(xù)。

2.4.2 剔舊工作要做好館內(nèi)各部門之間的聯(lián)系和協(xié)調(diào)

蘭州大學(xué)圖書館自1997 年開始現(xiàn)編目管理細(xì)則以來(lái)，關(guān)于傳記的管理細(xì)則在編目工作和書庫(kù)管理中出現(xiàn)了困擾：傳記類圖書一直按照被傳人用羅馬數(shù)字加以區(qū)分種數(shù)，一些特別名人的傳記太多，既造成了編目老師編目過(guò)程中系統(tǒng)檢索和跟號(hào)困難，更造成了書庫(kù)工作人員排架困難，讀者更是無(wú)法理解索書號(hào)；以周恩來(lái)傳記為例，本館收藏的種類已達(dá)116 種，以第48 種索書號(hào)表現(xiàn)形式為例：K827.7/37XXXXVIII，書標(biāo)過(guò)長(zhǎng)，排架困難，讀者難以理解?？梢钥紤]改為種次號(hào)后跟被傳人姓名首字母加阿拉伯?dāng)?shù)字；其次，為便于從時(shí)限上快速判斷圖書的出版年代，在圖書加工過(guò)程中在書脊上貼圖書的出版時(shí)間。

2.4.3 剔舊工作需要微調(diào)館藏資源建設(shè)政策

傳統(tǒng)的資源建設(shè)工作是在館藏政策的指導(dǎo)之下，按照年度采購(gòu)經(jīng)費(fèi)及學(xué)科基本分配方案和圖書價(jià)格等多項(xiàng)考慮采購(gòu)、收藏。大多數(shù)情況下是采訪人員在海量信息中人工選出合適的文獻(xiàn)資源，長(zhǎng)期的采訪政策和工作經(jīng)驗(yàn)對(duì)資源選擇上影響較大。首先，除了精準(zhǔn)而有效的選取常規(guī)必藏類科目外，對(duì)于一些閱眾不明朗的圖書，應(yīng)借助大數(shù)據(jù)平臺(tái)，在資源建設(shè)周期內(nèi)分析讀者需求數(shù)據(jù)，針對(duì)性的購(gòu)買，使資源建設(shè)更加科學(xué)、客觀和準(zhǔn)確。其次，自2014 年以來(lái)，高校圖書館的紙電采購(gòu)比變化很大，蘭州大學(xué)圖書館目前購(gòu)買的中外文電子數(shù)據(jù)庫(kù)125個(gè)；除非處于捆綁采購(gòu)和師生指定需求，部分圖書應(yīng)該考慮紙電取其一的采購(gòu)模式；第三，對(duì)于已經(jīng)在館藏建設(shè)中比較制式的收藏范圍，從長(zhǎng)期的收藏借閱效果上查看，比如論文集和港澳臺(tái)圖書，從這次剔舊工作來(lái)看，大多都借閱為零，那么這類圖書的收藏政策就要有所調(diào)整。

2.4.4 堅(jiān)持紙本文獻(xiàn)的“穩(wěn)定狀態(tài)和零增長(zhǎng)理論”原則

藏借閱一體的大流通服務(wù)應(yīng)給予讀者舒適的空間，開架書庫(kù)的藏書量應(yīng)保持在一個(gè)穩(wěn)定的狀態(tài)，也稱之為“零增長(zhǎng)”狀態(tài)。早在20 世紀(jì)70 年代業(yè)界就提出“藏書零增長(zhǎng)理論”（Theory of collection zero-growth）,即藏書發(fā)展穩(wěn)定狀態(tài)理論，這是1975年英國(guó)的阿金森提出的。其中心思想就是圖書館不要無(wú)限制地增加圖書的數(shù)量，應(yīng)當(dāng)在發(fā)展到一定規(guī)模時(shí)控制其增長(zhǎng)速度，在入藏新書的同時(shí)相應(yīng)地處理相當(dāng)?shù)呐f書，從而使藏書的增長(zhǎng)接近于零，使藏書發(fā)展保持相對(duì)平衡和穩(wěn)定，故也稱“零增長(zhǎng)理論”。該理論對(duì)館藏的精選、剔除和資源共享起到了積極的推動(dòng)作用[6]。根據(jù)這一理論，在實(shí)際工作中就要形成每年的圖書入藏應(yīng)該形成一個(gè)新書入開架書庫(kù)-時(shí)限書入儲(chǔ)備書庫(kù)-死書入密集書庫(kù)的良性循環(huán)流程。為此，根據(jù)每年新書入各閱覽室數(shù)量確定當(dāng)年相關(guān)閱覽室需要剔舊的數(shù)量；并按照剔舊規(guī)則有序逐架地毯式搜查；做好系統(tǒng)內(nèi)館藏調(diào)整情況的處置；同時(shí)和二線書庫(kù)做好溝通，二線書庫(kù)也要針對(duì)幾乎已成滯架的圖書進(jìn)行書架剔除、管理系統(tǒng)剔除和國(guó)有資產(chǎn)清除申報(bào)工作，并完成物理位置轉(zhuǎn)移，以保證剔舊圖書可及時(shí)上架。徹底剔除的圖書可以報(bào)廢、轉(zhuǎn)贈(zèng)、甚至場(chǎng)館允許的情況下密集放置并做好情形揭示。多校區(qū)圖書館情況下還要考慮基本復(fù)本的保留情況，不可兩邊一刀切的清架。

2.4.5 文獻(xiàn)信息處置完畢，應(yīng)該撰寫當(dāng)年度總結(jié)報(bào)告

總結(jié)報(bào)告應(yīng)具有文獻(xiàn)信息處置的完整細(xì)節(jié)：當(dāng)年文獻(xiàn)信息處置的原則；梳理文獻(xiàn)信息的收藏物理空間范圍和工作重點(diǎn)；工作起止時(shí)間和參與的相關(guān)人員；計(jì)劃處置數(shù)量和實(shí)際處置數(shù)量及原因；借閱率較高造成的品相殘缺而剔除的需補(bǔ)藏文獻(xiàn)數(shù)據(jù)；連續(xù)出版物出現(xiàn)的中斷冊(cè)名；富有收藏特色的套書中的缺藏情況（這些信息可以幫助資源建設(shè)部及時(shí)補(bǔ)藏相關(guān)圖書）；文獻(xiàn)剔舊后的去向；圖書管理系統(tǒng)剔除后文獻(xiàn)的去向（轉(zhuǎn)贈(zèng)或廢舊處理）及財(cái)產(chǎn)賬面處置情況；文獻(xiàn)處置工作中發(fā)現(xiàn)的問題及改進(jìn)建議。

此外，圖書館信息資源管理系統(tǒng)的文獻(xiàn)信息大數(shù)據(jù)提取要有保證。當(dāng)紙本文獻(xiàn)的處置工作理順、常態(tài)化后，可考慮推行到中外文圖書報(bào)刊、音像制品、縮微制品、數(shù)字資源等不同載體的文獻(xiàn)信息，形成符合相應(yīng)文獻(xiàn)類型特點(diǎn)的文獻(xiàn)信息處置章程。

3 結(jié)語(yǔ)

新時(shí)代新技術(shù)，圖書館文獻(xiàn)信息處置工作必須建立一套行之有效的管理制度和工作流程。文獻(xiàn)信息處置是現(xiàn)代化圖書館資源建設(shè)過(guò)程中的館內(nèi)二次建設(shè)和二次典藏調(diào)整；書庫(kù)文獻(xiàn)信息處置工作需要“時(shí)時(shí)勤拂拭，勿使惹滯架”。常態(tài)化的文獻(xiàn)信息處置工作，既優(yōu)化了藏書結(jié)構(gòu)、釋放了藏書和閱覽空間，又加速了讀者文獻(xiàn)的查閱，使圖書館文獻(xiàn)資源建設(shè)和典藏工作在動(dòng)態(tài)中健康發(fā)展，提高了圖書館的服務(wù)效率和服務(wù)質(zhì)量。