關(guān)于疾控中心檔案管理中存在的問題及應(yīng)對(duì)措施分析

曹愛華

摘 要：在疾控中心發(fā)展的過程中，檔案作為重要的依據(jù)和資源逐漸受到管理者的重視。通過深化檔案管理，能夠提升疾控中心的軟實(shí)力。同時(shí)，完整詳盡的疾控中心檔案也能夠體現(xiàn)疾控中心發(fā)展過程中形成的文化底蘊(yùn)和技術(shù)能力，為增強(qiáng)疾控中心的防控水平提供借鑒。且通過提高疾控中心檔案的管理水平能夠推動(dòng)疾控中心的可持續(xù)發(fā)展。就當(dāng)下疾控中心檔案規(guī)范管理工作而言，管理效果并不理想，規(guī)范化、精細(xì)化、信息化均不完善，作為檔案管理人員應(yīng)當(dāng)創(chuàng)新傳統(tǒng)的疾控中心檔案規(guī)范管理方式，提高疾控中心檔案管理質(zhì)量。同時(shí)，疾控中心檔案管理作為疾控中心管理工作過程中重要的組成部分，應(yīng)當(dāng)隨著我國(guó)醫(yī)療改革不斷創(chuàng)新，通過信息化技術(shù)的充分應(yīng)用，從而提高疾控中心檔案管理工作效率，強(qiáng)化疾控中心檔案管理工作的開展效果?；诖耍疚木图部刂行臋n案管理的相關(guān)策略進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞：疾控中心;檔案管理;存在問題;應(yīng)對(duì)措施

檔案管理作為疾控中心發(fā)展核心環(huán)節(jié)，能夠推動(dòng)我國(guó)防控事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，因此工作人員應(yīng)當(dāng)注重加強(qiáng)檔案管理工作能力，改革創(chuàng)新工作理念和方法，通過將互聯(lián)網(wǎng)+與疾控中心檔案管理工作的充分結(jié)合，使檔案管理工作更加規(guī)范化、精細(xì)化、數(shù)據(jù)化，從而提高疾控中心檔案管理的整體水平，實(shí)現(xiàn)檔案與疾控中心管理的同步發(fā)展，為推動(dòng)疾控中心發(fā)展建設(shè)作出貢獻(xiàn)。

一、疾控中心檔案管理中存在的問題分析

1.缺乏專業(yè)的人才

當(dāng)下，絕大部分疾控中心檔案規(guī)范管理工作并沒有設(shè)置專業(yè)專職的工作人員，通常是由其他崗位人員兼職進(jìn)行檔案管理。然而通過調(diào)查，我們發(fā)現(xiàn)很多兼職人員并沒有進(jìn)行專門性的疾控中心檔案培訓(xùn)，使得他們?cè)趶氖录部刂行臋n案管理時(shí)不能夠滿足疾控中心檔案規(guī)范管理對(duì)于專業(yè)性的需求，造成疾控中心檔案管理存在歸檔不符合實(shí)際，要求不規(guī)范，更甚至引起檔案缺失等嚴(yán)重問題的發(fā)生。

2.缺乏完善的管理制度

絕大多數(shù)疾控中心沒有制定規(guī)范完善的規(guī)章制度，導(dǎo)致工作人員在進(jìn)行疾控中心檔案規(guī)范管理的過程中，由于缺乏與之相對(duì)應(yīng)的制度執(zhí)行規(guī)范以及操作標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)，這也使得工作人員在進(jìn)行疾控中心檔案規(guī)范管理的過程中存在執(zhí)行力不足的情況，不能夠?qū)部刂行臋n案進(jìn)行及時(shí)的整理以及收集，對(duì)最終的歸檔工作造成影響。除此之外，目前還并沒有針對(duì)疾控中心檔案規(guī)范管理制定與之相對(duì)應(yīng)的法律法規(guī)，這也使得疾控中心檔案規(guī)范管理工作在具體實(shí)際執(zhí)行的過程中缺乏法律法規(guī)指導(dǎo)，并不能夠?qū)⒎煞ㄒ?guī)作為最終的執(zhí)行規(guī)范，不能夠確保疾控中心檔案規(guī)范管理工作最終的工作質(zhì)量以及效率水平。

3.管理工作未能有效與現(xiàn)代化技術(shù)接軌

當(dāng)下盡管信息技術(shù)和大數(shù)據(jù)應(yīng)用已經(jīng)被廣泛的運(yùn)用于各行各業(yè)之中，然而，就疾控中心的檔案管理工作來說，還沒有完全發(fā)揮計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)有的作用，在實(shí)際應(yīng)用的過程中也還存在很多問題。首先，疾控中心檔案在將信息技術(shù)應(yīng)用于其中的過程中，僅僅是將管理技術(shù)局限于單線方面，通過采用單機(jī)操作的模式來滿足疾控中心檔案信息管理的需求，并沒有考慮檔案的在線利用和數(shù)據(jù)互動(dòng)方面要求，使得檔案消息在傳遞和利用的過程中存在一定的滯后性，進(jìn)而嚴(yán)重影響了信息化管理的時(shí)效性。在當(dāng)下疾控中心檔案規(guī)范管理工作的過程中，雖然信息化技術(shù)已經(jīng)在管理過程中得到了較為廣泛的應(yīng)用，但是由于應(yīng)用深度還有待提升，與之相對(duì)應(yīng)的管理技術(shù)也有待豐富，一些疾控中心檔案甚至仍然采用傳統(tǒng)的管理模式，這也導(dǎo)致疾控中心檔案規(guī)范管理信息化水平不高，在疾控中心檔案規(guī)范管理工作推進(jìn)的過程中往往會(huì)出現(xiàn)由于人為因素造成的工作失誤，這直接影響了疾控中心檔案工作的合理開展。其次，在將信息技術(shù)應(yīng)用于疾控中心檔案規(guī)范管理的過程中，由于信息技術(shù)的使用范圍較窄，僅僅適用于日常的信息發(fā)布以及信息管理，不會(huì)運(yùn)用信息技術(shù)使檔案發(fā)揮銜接和關(guān)聯(lián)疾控中心各部門及各類服務(wù)對(duì)象的紐帶作用，這些都會(huì)直接影響疾控中心檔案信息化管理工作的質(zhì)量和效率。同時(shí)，在信息化管理的過程中工作人員的素質(zhì)水平也會(huì)直接影響管理的有效性。由于一些工作人員并不能夠充分掌握信息技術(shù)，未進(jìn)行系統(tǒng)化的培訓(xùn)考核，因此也不了解各種先進(jìn)的信息化管理方法，嚴(yán)重影響了檔案工作整體的信息化管理效率。

4.缺乏先進(jìn)的基礎(chǔ)設(shè)備

當(dāng)下，無論是社會(huì)公眾還是政府人員都十分注重公共衛(wèi)生事業(yè)，尤其是在新冠肺炎蔓延的背景之下，公眾更加關(guān)注公共衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展，因此，疾控中心承擔(dān)的社會(huì)責(zé)任也越來越重。當(dāng)下信息技術(shù)的應(yīng)用以及疾控中心檔案數(shù)量的增多，導(dǎo)致疾控中心的設(shè)施逐漸跟不上變化節(jié)奏，最終影響了檔案管理人員的工作，導(dǎo)致在檔案信息收集整理的過程中出現(xiàn)問題，進(jìn)一步影響了疾控中心檔案的開發(fā)和利用。

二、優(yōu)化疾控中心檔案管理的策略分析

1.強(qiáng)化對(duì)人才的引入及培養(yǎng)

為了促進(jìn)疾控中心檔案信息化管理的開展，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)高素質(zhì)人才建設(shè)，打造一支具有高效率的信息化管理團(tuán)隊(duì)，應(yīng)當(dāng)提高工作人員的綜合素養(yǎng)，并且對(duì)各個(gè)行業(yè)的業(yè)務(wù)現(xiàn)狀進(jìn)行了解，且具有較高的計(jì)算機(jī)知識(shí)，只有這樣才能夠做好檔案信息化的管理工作，滿足信息化建設(shè)的需求。因此，對(duì)于工作人員而言，應(yīng)當(dāng)具備豐富的檔案管理知識(shí)以及實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)于信息化管理的定向?qū)W習(xí)以及社科知識(shí)了解。在新醫(yī)改背景下的疾控中心檔案工作越來越重要，這就需要不斷增強(qiáng)專業(yè)人員的檔案編研和挖掘能力。專業(yè)人員首先要具備豐富和提升檔案內(nèi)涵、形式和趣味的能力。在挖掘和編研檔案的過程中，要提高檔案管理的專業(yè)認(rèn)知，打破傳統(tǒng)局限理念，杜絕檔案內(nèi)容的枯燥性和單一性，盡力將疾控中心的文化建設(shè)、人才培養(yǎng)、管理理念、業(yè)務(wù)發(fā)展、技術(shù)能力、職業(yè)風(fēng)尚等等方面內(nèi)容融合到疾控中心檔案管理之中去。還要在形式上豐富疾控中心檔案館藏內(nèi)容，包括文件、圖片、影像資料、實(shí)物、材料等內(nèi)容。這些都能夠充分反映疾控中心的建設(shè)情況，為疾控中心拓寬檔案服務(wù)空間，讓疾控中心發(fā)展更具有特色。同時(shí)，還要提高檔案挖掘能力，豐富取得有效檔案的方法途徑。通過走訪疾控中心離退休干部職工，通過聽講故事、看照片、讀文件、研究老物件兒等方式，仔細(xì)研判認(rèn)真提取，豐富疾控中心檔案內(nèi)容。還應(yīng)當(dāng)通過開展檔案專項(xiàng)展覽活動(dòng)，來吸引社會(huì)的關(guān)注，獲取有效信息。在不斷提高檔案挖掘和編研能力的同時(shí)，讓工作的開展更加具有文化屬性和韻味，以促進(jìn)疾控中心建設(shè)。在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代檔案管理信息化趨勢(shì)也逐漸明朗，為了提高檔案管理工作水平，應(yīng)當(dāng)注重工作人員有關(guān)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)的培養(yǎng)，使得工作人員能夠掌握信息化的知識(shí)和技能，并且引進(jìn)一些管理軟件，最終實(shí)現(xiàn)檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理。

2.完善檔案管理制度

在疾控中心檔案管理的過程中，一定要提高工作人員信息安全意識(shí)，通過在實(shí)踐中不斷完善檔案管理制度，從而充分發(fā)揮檔案管理的作用。首先作為管理人員應(yīng)當(dāng)意識(shí)到檔案管理工作的重要性，并且樹立高度的責(zé)任意識(shí)以及保密意識(shí)，并且在日常生活中體現(xiàn)這種意識(shí)。其次，為了確保檔案管理工作的安全性，應(yīng)當(dāng)完善檔案收集、移交以及查閱的制度，確保制度的科學(xué)性以及可行性。在開展檔案管理的過程中將制度真正的落實(shí)并且按照規(guī)范工作。再者也應(yīng)當(dāng)建立追責(zé)制度，使得權(quán)責(zé)分明，無論是檔案的形成還是查閱，一旦出了問題都可以追究到人，這樣才能夠提高疾控中心檔案管理的效率，最后在檔案管理的過程中，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格執(zhí)行五不查以及四不借的制度，提高檔案管理的整體水平，確保檔案安全。管理人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)形成的檔案材料展開排序和分類，并且進(jìn)行加工裝訂，使得檔案材料能夠直接反映疾控中心的人員調(diào)動(dòng)情況并且制定相應(yīng)的目錄，以便工作人員查閱在確保檔案安全性的同時(shí)提高檔案管理工作的整體效率。建章立制才能更好的推動(dòng)一項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展。由于疾控中心檔案具有一定的復(fù)雜性和延續(xù)性，因此對(duì)于疾控中心檔案規(guī)范化管理工作的要求也在不斷的提高。在新醫(yī)改背景下疾控中心檔案發(fā)展一定要遵循規(guī)章制度，所以建立和完善一整套檔案管理制度的工作迫在眉睫。尤其是當(dāng)今信息技術(shù)的快速發(fā)展壯大，疾控中心又處在一個(gè)醫(yī)患信息交流的制高點(diǎn)，而疾控中心檔案又能直接體現(xiàn)出疾控中心的發(fā)展歷程、文化底蘊(yùn)、醫(yī)療水平等有價(jià)值的信息，因此，只有盡快制定和規(guī)范合理的檔案信息化管理制度，能夠確保互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代疾控中心檔案規(guī)范管理工作的有效開展，因此想要在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代背景之下更好地推進(jìn)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代背景下疾控中心檔案信息化管理，應(yīng)當(dāng)制定一個(gè)科學(xué)有效的管理制度，從而保證各項(xiàng)工作的順利推進(jìn)。

3.提升檔案管理的信息化水平

搭建平臺(tái)才能更加有效的實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。十八大以來，國(guó)家提出“創(chuàng)新、發(fā)展、協(xié)調(diào)、綠色、開放、共享”的發(fā)展理念，這五大理念同樣適用于新醫(yī)改背景下疾控中心檔案管理工作。為了推動(dòng)疾控中心檔案管理工作的信息化建設(shè)，確保檔案的有效挖掘、利用，從而達(dá)到資源共享的最大化，應(yīng)當(dāng)對(duì)當(dāng)下疾控中心檔案資源進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，構(gòu)建一個(gè)規(guī)范的信息化平臺(tái)，將信息化的管理模式應(yīng)用于其中，幫助疾控中心更好的開展檔案信息對(duì)內(nèi)對(duì)外的溝通和交流，最終實(shí)現(xiàn)資源共享。一是促進(jìn)對(duì)內(nèi)交流。由于當(dāng)下部分疾控中心的檔案信息化管理不完善、不成熟，導(dǎo)致各部門之間的在相關(guān)工作中溝通不暢，一定程度降低了工作效率，因此檔案信息平臺(tái)的建設(shè)和運(yùn)用，能夠使疾控中心各個(gè)部門更快的獲取價(jià)值信息，對(duì)檔案進(jìn)行精準(zhǔn)利用，從而提高疾控中心檔案規(guī)范管理的效率;二是增強(qiáng)對(duì)外交流。在信息平臺(tái)建設(shè)過程中，嵌入一個(gè)獨(dú)立于內(nèi)部系統(tǒng)之外的交流程序，通過對(duì)疾控中心檔案資料進(jìn)行信息化管理分類之后再進(jìn)行共享，這樣能夠讓社會(huì)上對(duì)疾控中心檔案有需求的服務(wù)對(duì)象直接通過線上檢索所需內(nèi)容，更快更準(zhǔn)的了解疾控中心的發(fā)展歷程和技術(shù)力量，從而提高疾控中心檔案管理工作的有效性，也有助于提升疾控中心的社會(huì)美譽(yù)度。三是建立資源共享激勵(lì)制度。作為疾控中心檔案規(guī)范管理部門也應(yīng)當(dāng)建立與相對(duì)應(yīng)的激勵(lì)制度，鼓勵(lì)和引導(dǎo)工作人員對(duì)疾控中心檔案信息進(jìn)行共享，提高資源的利用效率，從而創(chuàng)造更多的疾控中心檔案價(jià)值，同時(shí)也應(yīng)當(dāng)加大對(duì)于資料的審核力度，對(duì)于資料的來源以及名稱等信息進(jìn)行標(biāo)注，方便工作人員進(jìn)行查詢以及整理。

4.加大對(duì)基礎(chǔ)設(shè)備的資金投入

在疾控中心檔案管理的過程中除了應(yīng)當(dāng)加大對(duì)于工作人員的管理加強(qiáng)信息化建設(shè)，除此之外，也應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案管理過程中應(yīng)用的基礎(chǔ)設(shè)備以及軟件展開更新，在購(gòu)買和檢查設(shè)施的過程中必不可少的需要大量資金的投入，同時(shí)通過加強(qiáng)設(shè)施建設(shè)也能夠從根本上提高疾控中心檔案的安全性，通過運(yùn)用計(jì)算機(jī)以及相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備也能夠確保疾控中心檔案管理工作的性能優(yōu)良，絕不可能由于設(shè)施以及軟件方面的問題進(jìn)而影響了檔案管理的整體工作進(jìn)程。對(duì)于檔案的資料也應(yīng)當(dāng)選用電子檔案的方式進(jìn)行存儲(chǔ)，與此同時(shí)，工作人員也可以提高自身的專業(yè)技能，做好防火墻工作，通過加強(qiáng)對(duì)于檔案數(shù)據(jù)的加密工作，從而最大程度地確保疾控中心檔案管理的保密性以及安全性。

5.樹立科學(xué)的管理觀念

在社會(huì)不斷發(fā)展的背景之下，疾控中心管理者應(yīng)當(dāng)始終緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，樹立科學(xué)的疾控中心檔案規(guī)范管理觀念，只有這樣才能夠推動(dòng)疾控中心檔案的可持續(xù)發(fā)展，使得疾控中心檔案規(guī)范管理滿足社會(huì)實(shí)踐發(fā)展的需求。作為疾控中心管理者應(yīng)當(dāng)充分注重疾控中心檔案規(guī)范管理這一工作，明確疾控中心檔案規(guī)范管理的職責(zé)以及目標(biāo)，通過落實(shí)各項(xiàng)工作制度，嚴(yán)格規(guī)范管理工作的執(zhí)行，充分發(fā)揮自身的職責(zé)，并將疾控中心檔案規(guī)范管理的最終效果與工作人員的獎(jiǎng)懲制度相掛鉤，充分激發(fā)工作人員的積極性，最終保證疾控中心檔案規(guī)范管理的實(shí)際效用，完成疾控中心檔案規(guī)范管理目標(biāo)。同時(shí)，管理者還要充分認(rèn)識(shí)到疾控中心檔案信息化建設(shè)水平的提高對(duì)于推動(dòng)管理工作的有序開展有著十分重要的意義?？梢越Y(jié)合疾控中心實(shí)際情況，建立與之相對(duì)應(yīng)的管理系統(tǒng)，例如通過構(gòu)建局域網(wǎng)絡(luò)等信息平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)各部門之間的信息資源共享，這也方便工作人員對(duì)信息數(shù)據(jù)進(jìn)行更新，通過建立與之相對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)庫以及電子疾控中心檔案在提高工作效率的同時(shí)也能夠推動(dòng)疾控中心檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。

6.提升檔案工作參與度

為了能夠不斷增強(qiáng)疾控中心工作與檔案工作間的聯(lián)系，就需要不斷提高工作人員參與檔案管理工作的積極性。也就表明，疾控中心在開展相應(yīng)的信息化管理的過程中，需要引導(dǎo)工作人員在檔案信息化管理平臺(tái)上傳遞一些正能量的有價(jià)值的檔案信息，讓工作人員能夠通過互聯(lián)網(wǎng)參與到檔案管理工作過程中，增強(qiáng)他們對(duì)疾控中心管理和價(jià)值檔案的認(rèn)知觀，以此促進(jìn)工作的不斷創(chuàng)新。當(dāng)然，在實(shí)際檔案管理工作開展的過程中，檔案管理人員需要對(duì)信息進(jìn)行審核，及時(shí)對(duì)有效信息進(jìn)行檔案確立，并且將其分類收錄到檔案之中。這也能讓工作人員產(chǎn)生強(qiáng)烈的主人翁精神，增強(qiáng)疾控中心管理的凝聚性。與此同時(shí)，疾控中心文化建設(shè)的理論基礎(chǔ)也會(huì)變得更加牢固。

結(jié)束語

綜上所述，在疾控中心發(fā)展的過程中，檔案管理工作作為重點(diǎn)內(nèi)容，能夠?qū)膊》揽剡^程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)進(jìn)行收集，同時(shí)也能夠推動(dòng)疾控中心檔案管理工作的改革和完善。提高疾控中心檔案規(guī)范管理的工作效率不僅僅能夠確保管理工作的水平，也能夠推動(dòng)我國(guó)疾控事業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展。在疾控中心檔案管理的過程中仍然存在很多不足，針對(duì)該類現(xiàn)象工作人員應(yīng)當(dāng)展開處理，通過建立合理的管理機(jī)制，創(chuàng)新管理模式，加強(qiáng)信息化管理，投入資金，強(qiáng)化人才培養(yǎng)，從而提高疾控中心檔案管理的水平，推動(dòng)疾控中心可持續(xù)發(fā)展。所以，筆者提出了疾控中心檔案管理的完善策略，希望能夠?yàn)橹蟮臋n案管理工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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（作者單位：臨沂市疾病預(yù)防控制中心）