怎樣提高高校檔案管理人員素質(zhì)

徐正輝

摘 要：高校檔案管理工作是高校教育教學管理中的重要組成部分，隨著近些年我國高校教學規(guī)模的不斷擴大，高校信息化教學改革進程的不斷推進，原有的高校檔案管理工作已經(jīng)不能滿足高校教學管理相關(guān)需求，對高校檔案管理人員的素質(zhì)也提出了更高的要求。本文從多個角度分析了當前高校檔案管理人員的素質(zhì)需要，并針對已經(jīng)表現(xiàn)出來的問題給出一系列對應(yīng)的人員素質(zhì)提升策略，以此來希望高校檔案管理工作可以穩(wěn)步前進。

關(guān)鍵詞：高校管理;檔案管理;人員素質(zhì);方法措施

隨著我國整體實力的快速提升，為了保證社會所需要人才的供給平衡，我國高校教學規(guī)模也不斷擴大，相應(yīng)的教學改革也在不斷深入。高校檔案管理作為高校教學管理的重要組成部分，在新時期教學改革的浪潮下也需要做出新的改變，因此對高校檔案管理人員的素質(zhì)提出了更高的要求。高校檔案管理涵蓋了高校行政、教學、科研、學生、校園建設(shè)等多個方面的綜合性管理體系，其本身檔案管理工作水平的高低從側(cè)面反映出高校本身教學管理水平的優(yōu)劣。作為檔案管理的主要實施人員，其工作人員綜合素質(zhì)的高低直接影響高校檔案管理事業(yè)的發(fā)展。筆者結(jié)合多年高校檔案管理工作經(jīng)驗，先是分析了提升檔案管理人員素質(zhì)對提高檔案管理工作的重要意義，而后分析了當前高校檔案管理人員的綜合素質(zhì)現(xiàn)狀，最后就體現(xiàn)出的問題提出相應(yīng)的整改措施，旨在培養(yǎng)更多優(yōu)秀的檔案管理工作人才，全面提升高校檔案管理工作質(zhì)量和效率，構(gòu)建更加和諧、高效的校園

環(huán)境。

一、提高高校檔案管理人員素質(zhì)的重要意義

高校檔案管理工作起到使其他工作部門進行有效溝通和聯(lián)系的作用，是高校教學管理體系中的信息傳輸通道，因此，保證檔案管理工作的高效性是非常有必要的。作為具體工作的實施者，提升檔案管理人員的素質(zhì)對提高高校檔案管理工作效率有著非常重要的意義，具體體現(xiàn)為以下幾點：

1.提升高校師資力量管理和學生管理效率

檔案工作的細致化處理和檔案質(zhì)量的提升，對高校教學管理的健康發(fā)展起著非常重要的作用，可以有效推進高校進行各種實驗性教學改革。高校檔案管理人員所需要具備的素質(zhì)分為很多方面，在采用多種手段進行培養(yǎng)教育后檔案管理人員的綜合素質(zhì)可以得到有效提升，而提升后最為明顯的表現(xiàn)就是促進了高校師資管理和學生管理建設(shè)，比較突出的體現(xiàn)有教師專業(yè)能力、師生的思想政治素養(yǎng)、現(xiàn)代化教學認知等多個方面，極大地促進了高校教學管理的質(zhì)量和效率。

2.實現(xiàn)高校檔案管理的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變

隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)的不斷進步，高校檔案管理也迎來了信息化改革，因此，檔案管理人員也應(yīng)該不斷進行充電學習，盡快地掌握一定的現(xiàn)代化信息技術(shù)，學會并利用現(xiàn)代化手段來進行檔案管理，以此來提升檔案管理的效率和質(zhì)量。提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，其中比較重要的就是提升檔案管理人員的現(xiàn)代化科技運用，這在很大程度上推進了檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)進程，進一步提升了高校現(xiàn)代化整體性教學改革。通過大量的實踐證明，將現(xiàn)代化信息技術(shù)融入到高校檔案管理中可以有效提升檔案管理工作的有效性，并極大地節(jié)約了檔案管理工作的人力、物力，遵循了可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略的相關(guān)理念，使得高校檔案管理向著良好的方向大力發(fā)展。

3.有效提升高校檔案管理工作的效率

毋庸置疑，在提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)后，無論是員工工作的積極性還是具體的工作能力都有著明顯的提升。高校檔案管理部門內(nèi)部各個管理層在快速高效地完成各自的工作后，還可以進行一步做好其他工作上的銜接，并結(jié)合實際工作經(jīng)驗進行一定的工作創(chuàng)新，讓整個檔案管理部門高效且靈活地運轉(zhuǎn)開來，并根據(jù)學校的實際需要進行個性化管理制度創(chuàng)新，在檔案管理服務(wù)上變得更加人性化、合理化和高效化。

二、高校檔案管理人員綜合素質(zhì)的現(xiàn)狀

隨著高校教學規(guī)模的不斷提升，高校的檔案管理水平也在不斷的發(fā)展，各種新的管理方式和管理技術(shù)相繼應(yīng)用其中，有效推進了高校檔案管理的發(fā)展。但在實際過程中，作為具體工作的執(zhí)行者，檔案管理人員的素質(zhì)依舊存在很多問題，極大影響了檔案管理的有效展開，具體地表現(xiàn)為以下幾點：

1.檔案管理人員自身政治素養(yǎng)不高，法律意識較為

淺薄

高校檔案管理工作需要在一個良好的政治環(huán)境下才可以正常地展開，因此，擁有良好的政治素養(yǎng)是高校檔案管理人員必須具備的內(nèi)在需求。作為一名合格的檔案管理人員需要在工作中始終保持正確的政治思想，積極的工作態(tài)度，嚴格遵守工作相關(guān)的規(guī)章制度，保證自身工作的正確性。但在實際工作中，很多檔案管理人員自身的政治素養(yǎng)并不是很高，自身的法律意識也比較淡薄，在實際工作中并沒有有效的落實相關(guān)的工作制度，經(jīng)常在一些小事上犯錯，嚴重缺乏工作的積極性，極大影響了高校檔案管理工作的有效性。因此，高校檔案管理人員應(yīng)該強化自身的政治素養(yǎng)，提升員工的法律規(guī)章意識。

2.專業(yè)從事檔案管理的人才較少，信息技術(shù)應(yīng)用能力有待提升

隨著檔案管理工作要求的提升，對檔案管理人員自身的專業(yè)能力有著更高的要求。但在實際工作中，由于高校檔案管理工作制度的不完善，各個部門的檔案管理人員所負責的業(yè)務(wù)各不相同，自身的業(yè)務(wù)素養(yǎng)和能力也不盡相同，加之專職檔案管理人員的薪資待遇有限，很少可以招收到檔案管理專業(yè)畢業(yè)的專業(yè)人才，使得大部分檔案管理人員對自身工作以外的檔案管理工作認識不足，嚴重阻礙高校檔案管理工作向著更加專業(yè)的方向發(fā)展。此外，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，高校檔案管理工作也需要進行信息化改革，但由于檔案管理人員自身的專業(yè)能力有限，對信息技術(shù)的應(yīng)用尚處于淺表層，并不能熟練的應(yīng)用相關(guān)的信息專業(yè)技術(shù)，所以，檔案管理人員應(yīng)該不斷完善自身的信息技術(shù)應(yīng)用能力，以此來促進高校檔案管理工作的有序進行。

3.缺乏專職檔案管理員，管理人員流動性大

現(xiàn)如今高校檔案管理已經(jīng)有些跟不上高校自身的發(fā)展速度，為了強化高校檔案管理工作的質(zhì)量，學校應(yīng)該在檔案管理上投入更多的人力和物力，除了各種現(xiàn)代化基礎(chǔ)設(shè)施外，增設(shè)專職檔案管理人員數(shù)量，也是其中較為重要的一項工作。但是，在當前高校檔案管理工作中，由于高校自身受人員編制、建設(shè)經(jīng)費的限制，檔案管理人員更多的是由其他教師進行兼職，這樣使得工作人員對檔案管理工作不夠上心，很容易在檔案管理工作中產(chǎn)生疏忽，降低了檔案管理工作的服務(wù)性，且因為大部分管理工作人員是兼職的，所以人員工作流動性非常強，這對于檔案管理工作的穩(wěn)定發(fā)展造成很大的影響。

4.傳統(tǒng)工作效率低下，缺乏工作創(chuàng)新意識

在傳統(tǒng)的高校檔案管理體系中，檔案管理人員的工作環(huán)境過于安逸，所有的工作都是一種重復性質(zhì)的按部就班，時間一長很容易在心理上產(chǎn)生惰性，進而導致檔案管理人員的思維固化，喪失工作積極性。另外，隨著信息化檔案建設(shè)管理體系的建成，傳統(tǒng)管理人員信息技術(shù)能力不足的缺陷凸顯出來，因此，為了進一步提升高校檔案管理的有效性，高校應(yīng)該制定完善的工作審核制度，在工作中建立獎懲制度，以此來激發(fā)員工的工作積極性，提升員工的工作創(chuàng)新意識。

三、提高高校檔案管理人員素質(zhì)的主要途徑

1.構(gòu)建完善的檔案管理體系，建立一個良好的競爭

氛圍

傳統(tǒng)高校檔案管理人員的工作環(huán)境相對穩(wěn)定，工作內(nèi)容也比較單一，長時間單調(diào)重復的勞作很容易使員工產(chǎn)生倦怠感，主要原因還是在于員工在工作中缺少積極的競爭，檔案管理各個部門之間也缺少相互對比，整個檔案管理體系內(nèi)部的工作氛圍非常沉悶，嚴重限制了檔案管理人員的整體素質(zhì)。因此，完善檔案管理體系，構(gòu)建一個良好的競爭環(huán)境是非常重要的。首先，高校的檔案管理部門應(yīng)該改變內(nèi)部管理人員對檔案管理工作的認識，了解到檔案管理工作在高校管理工作中的重要性，端正自身的工作態(tài)度。其次，高校檔案管理內(nèi)部應(yīng)該建立合理的競爭氛圍，組織多種工作評比活動，利用豐富的物質(zhì)獎勵來激發(fā)檔案管理人員積極工作。最后，高校檔案管理部門應(yīng)該結(jié)合當前工作的實際情況，重新制定出相關(guān)的規(guī)章制度和改革措施，讓部門內(nèi)部的競爭理念得到有效實施。

2.提升檔案管理人員的政治素養(yǎng)和職業(yè)道德

政治素養(yǎng)是每一個檔案管理人員都應(yīng)該具備的基礎(chǔ)能力。檔案管理工作是輔助高校進行綜合管理，其具體的工作性質(zhì)具有非常強的政治屬性，因此，良好的政治素養(yǎng)可以有效提升檔案管理人員的工作效率，保證管理人員可以鑒定職業(yè)道德素養(yǎng)，使員工遵守國家設(shè)立的相關(guān)法律法規(guī)，對高校管理層下達的各項工作內(nèi)容可以高效的執(zhí)行。提升檔案管理人員的政治素養(yǎng)應(yīng)該從以下幾點入手：首先，高校檔案管理部門應(yīng)該對員工進行政治考察，通過評測摸底來真實了解員工的政治素養(yǎng)和綜合能力，在根據(jù)員工的具體情況進行相應(yīng)的工作整改。其次，強化員工日常的政治教育，定期舉辦政治強化培訓，讓員工快速形成正確的政治觀念，有效提升自身的政治素養(yǎng)。最后，高校應(yīng)該樹立“愛崗敬業(yè)、服務(wù)第一”的正確思想，檔案管理人員專注自身工作本身，強化自身的工作責任感，提升員工的職業(yè)道德水平。

3.鼓勵檔案管理人員提升自身綜合素質(zhì)

在實際工作中強化檔案管理人員在工作中的主觀能動性是非常重要的，而想要實現(xiàn)這一目標需要從多個角度努力。首先，應(yīng)該明確工作改革的正確思路。隨著技術(shù)的發(fā)展與管理內(nèi)容的變化，檔案管理人員的工作內(nèi)容已經(jīng)不再僅僅是對文件信息進行整理和保管，更多的是將各部門信息進行有效整合，傳統(tǒng)單一的工作方式已經(jīng)一去不復返，檔案管理員工需要發(fā)揮創(chuàng)新意識，形成創(chuàng)新理念，在傳統(tǒng)工作中尋找新的突破點，以此來提升高校檔案管理的工作效率。其次，鼓勵員工不斷學習新的工作技能。從當前高校檔案工作的內(nèi)容來看，更多的是趨向于一種服務(wù)性質(zhì)的工作，這就需要檔案管理人員改變原有的工作形態(tài)意識，不斷學習新的技能來完善自身的工作，提升檔案服務(wù)水平，讓員工可以在實際工作中變得更加靈活和高效。最后，應(yīng)該開拓員工的思維。傳統(tǒng)的檔案管理工作的重復性非常強，員工心理很容易滋生消極情緒，上層的管理者應(yīng)該認清這一現(xiàn)狀，積極地開展新的工作內(nèi)容，并引導和組織員工進行學習，以此來拓展員工的視野，豐富員工的專業(yè)知識，只有這樣檔案管理人員才可以更好的面對當前嚴峻的工作新形勢，提升高校檔案管理工作的質(zhì)量。

4.強化檔案管理人員的服務(wù)精神建設(shè)

高校檔案管理工作主要是服務(wù)于教師和學生，這就決定了其工作內(nèi)容服務(wù)性質(zhì)占據(jù)較大一部分。因此，檔案管理人員如果缺少了服務(wù)精神，則很難將其工作做好，而強化檔案管理人員的服務(wù)精神則需要從多個方面進行綜合考量，具體的應(yīng)該從以下幾個方面入手：

檔案管理人員應(yīng)該建立提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的意識。高校內(nèi)部檔案管理主要是將學生的個人信息以及各個部門的管理信息進行收集和整合，在這個過程中，檔案管理人員需要認真進行工作，并主動地配合檔案所需人員，主動地幫助搜集和整理檔案信息，要本著為應(yīng)用者服務(wù)的態(tài)度和意識，全面提升工作服務(wù)意識，提高檔案管理工作的工作效率。

檔案管理人員應(yīng)該不斷優(yōu)化自身服務(wù)水平。隨著高校的快速發(fā)展，人們對檔案的需求也在發(fā)生著轉(zhuǎn)變，作為管理人員應(yīng)該不斷學習新的技能和知識，認真分析應(yīng)用者的需求傾向，根據(jù)具體的需求來對現(xiàn)有的工作內(nèi)容進行創(chuàng)新整改，讓整個檔案管理工作變得流暢、自然，實現(xiàn)快速化、個性化、特色化工作方式的轉(zhuǎn)變，有效提升檔案管理服務(wù)的水平。

檔案管理人員應(yīng)該勤于學習，提升自身創(chuàng)新意識。創(chuàng)新意識在任何工作中都有著非常重要的意義。對著信息化時代的到來，高校檔案管理也迎來了信息化轉(zhuǎn)變，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能滿足當前高校發(fā)展的要求，作為具體的工作執(zhí)行者，檔案管理人員也應(yīng)該在做好本職工作的同時，學習新技能、新方法，與時俱進地不斷完善工作內(nèi)容，以此來適應(yīng)檔案工作的實際需要。為了更好地應(yīng)對這種轉(zhuǎn)變，檔案管理人員應(yīng)該勤于學習，樹立工作創(chuàng)新意識，完善自身的工作形式，摒棄傳統(tǒng)過于懶散和安逸的工作態(tài)度，在工作中不斷進行創(chuàng)新，快速提升檔案管理工作的質(zhì)量。

5.規(guī)范相關(guān)規(guī)章制度，提升檔案管理人員的保密意識

保密工作是檔案管理工作的核心內(nèi)容，在高校檔案管理工作中提升管理人員的保密意識是非常重要的。首先，高校內(nèi)部的檔案管理體系應(yīng)該制定一系列相關(guān)的規(guī)章制度，從制度上來規(guī)范檔案管理人員的行為，并建立良好的獎懲制度，以此來監(jiān)督管理人員的日常工作，為檔案保密工作建立制度基礎(chǔ)。其次，高校檔案管理部門應(yīng)該加強保密意識的宣傳，開展各種思想教育活動，將保密意識和職業(yè)道德融入到日常工作中，讓管理人員認識到自身工作的重要性。最后，培養(yǎng)檔案管理人員形成嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L，建立工作評比制度，樹立工作榜樣并給予相應(yīng)的物質(zhì)獎勵，以此來讓員工自發(fā)的形成遵規(guī)守矩的工作行為態(tài)度。

結(jié)束語

隨著社會的發(fā)展，高校招生規(guī)模的不斷擴大，高校檔案管理工作將會變得越來越復雜。為了進一步提升高校檔案管理工作質(zhì)量，促使其可以良性的可持續(xù)發(fā)展，需要提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。為了實現(xiàn)這一目標，高校需要重新構(gòu)建完善的檔案管理體系、規(guī)范檔案管理相關(guān)制度、培養(yǎng)員工的工作積極性、強化員工的愛崗敬業(yè)精神，以此來逐漸提升高校檔案管理質(zhì)量，為學校、教師、學生提供更為優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。

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（作者單位：天津機電職業(yè)技術(shù)學院）