圖書館檔案管理與圖書館事業(yè)的發(fā)展

彭梅

摘 要：現(xiàn)如今社會經(jīng)濟發(fā)展迅速，近些年來圖書館事業(yè)也呈現(xiàn)蓬勃發(fā)展之勢，檔案管理工作作為圖書館工作的重要組成部分，對于圖書館事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展具有重要意義?；诖?，本文對當(dāng)下圖書館檔案管理工作的主要內(nèi)容及存在問題進行分析，并提出相應(yīng)的改善對策，旨在推動圖書館事業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。

關(guān)鍵詞：圖書館;檔案管理;圖書館事業(yè);發(fā)展

從狹義上對檔案管理工作進行分析，可將其概括為檔案業(yè)務(wù)工作，主要是通過檔案室或者檔案館開展的一項具有綜合性的業(yè)務(wù)工作。檔案管理工作人員需要通過科學(xué)合理的方法對檔案進行管理，為社會各項事業(yè)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。因為圖書館的特殊性質(zhì)，其很多工作的開展都和檔案管理工作息息相關(guān)，檔案對圖書館的工作流程進行了全面記錄，因此提高檔案管理工作水平有助于提高圖書館工作的整體水平，保證各項其他工作的合理有序展開。圖書館日常工作環(huán)節(jié)會產(chǎn)生大量的檔案資料，這些資料對于圖書館工作的規(guī)劃、方針的制定以及工作的運行具有重要的參考意義。

一、圖書館檔案管理工作概述

1. 對具體內(nèi)容進行詳細劃分

根據(jù)具體情況形成有效的圖書館檔案，并對其具體內(nèi)容進行詳細劃分。從根本意義展開分析，檔案是圖書館開展多項工作所產(chǎn)生的一種原始記錄載體，對于圖書館進行管理工作具有重要的意義。根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)，可對圖書館檔案的類別進行深入劃分，主要可分為下述幾大一級類目，分別為行政管理、會計檔案、人事檔案、基建檔案一級設(shè)備檔案等等。在進行某一項檔案管理工作中，需要加強對其相關(guān)內(nèi)容的重視。

2.檔案收集及整理

從本質(zhì)進行分析，檔案管理工作的出發(fā)點便是收集相關(guān)檔案，也就是檔案從無到有的一個發(fā)展過程，該過程中需要對多種類型的文件資料進行收集，基于宏觀角度可將其概括為下述兩大方面，分別為圖書館檔案室收集檔案和征集檔案。在對檔案資料進行收集時，需要對其進行全面匯總，對于工作環(huán)節(jié)形成的數(shù)據(jù)，要進行精確地統(tǒng)計和儲存，提高檔案收集的準(zhǔn)確性。通過這一方式，也能夠為日后管理工作的開展提供便利。檔案收集的主要目的在于解決檔案過于分散的情況，對其進行全面、有效地管理，提高其可利用率。

3.檔案的開發(fā)及利用

對圖書館檔案進行有效管理的最終目的便是提高其利用率，使其能夠得到合理有效地利用，只有積極開發(fā)相關(guān)檔案信息資源，使其能夠服務(wù)于圖書館管理工作以及其他相關(guān)工作，圖書館檔案才具備應(yīng)有的活力。下面本文對圖書館檔案的開發(fā)利用進行分析，主要可以從以下幾大方面展開。第一，應(yīng)符合領(lǐng)導(dǎo)決策方針，確保提供檔案信息的時效性和準(zhǔn)確性，提供有效高質(zhì)的服務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)層制定相關(guān)方案或者總結(jié)管理工作提供可行性的參考依據(jù)?，F(xiàn)如今圖書館工作活動內(nèi)容愈加豐富，這也使檔案資料的內(nèi)容變得更加完善，在滿足使用需求的同時，還有著大量的信息資源，有助于推動圖書館工作互動的順利開展和有序進行。第二，應(yīng)加強和圖書館內(nèi)各項工作的配合，積極提供完整、有效的檔案資料，保證搜索的便捷性、傳輸?shù)目旖菪?，為圖書館各項工作的實施奠定良好的基礎(chǔ)。第三，圖書館檔案資料的完整性對于維護圖書館形象也具有重要的意義。因此，重視圖書館檔案的開發(fā)和利用對于推動圖書館事業(yè)的發(fā)展具有重要意義，應(yīng)提高其工作水平。

二、圖書館開展檔案管理工作的重要意義

做好檔案管理工作的根本目的在于利用服務(wù)。一方面需要具備完善的管理體系，同時還需要在服務(wù)過程中體現(xiàn)檔案的實際價值。其重要性主要體現(xiàn)在以下兩

方面。

1.檔案管理工作是圖書館業(yè)務(wù)統(tǒng)計分析工作的重要

基礎(chǔ)

因為其工作性質(zhì)，圖書館需要開展多項業(yè)務(wù)統(tǒng)計分析工作，這部分工作具有一定的復(fù)雜性，并不是對一些數(shù)字進行簡單加減匯總，而需要使用科學(xué)先進的方法，通過相關(guān)的計算方式和過往的工作記錄進行有效對比和分析，及時發(fā)現(xiàn)工作中的優(yōu)缺點，分析產(chǎn)生問題的原因并及時進行解決，該過程中需要提出新的想法、觀點，指導(dǎo)圖書館服務(wù)工作重心的變化，確保圖書館各項業(yè)務(wù)活動及工作的有序進行。同時，業(yè)務(wù)統(tǒng)計分析工作具有一定的連續(xù)性，需要將之前的工作作為重要依據(jù)，通過系統(tǒng)完整的記錄完成工作人員，通過總結(jié)、分析得到科學(xué)合理的理論依據(jù)，為后續(xù)的工作提供有效指導(dǎo)。

2.檔案管理工作是提高圖書館服務(wù)水平的重要保障

檔案作為歷史的最原始記錄，同樣也是圖書館開展業(yè)務(wù)活動，為廣大讀者進行服務(wù)中所產(chǎn)生的資料資源轉(zhuǎn)化形成。圖書館的業(yè)務(wù)檔案資料全面地記載了圖書館進行各項服務(wù)活動的方法、措施及相關(guān)思路，也是各項工作活動的有效體現(xiàn)。在對圖書館服務(wù)進行探索的過程中，提高圖書館檔案管理工作水平，對服務(wù)環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的思路、活動過程、組織狀況、取得成效、經(jīng)驗及教訓(xùn)等進行有效總結(jié)。對這些檔案資料進行全面地收集、歸納和整理，為圖書館未來的發(fā)展以及工作的開展夯實基礎(chǔ)，并可以為研究工作提供重要的參考依據(jù)。除此之外，還可以為圖書館制定未來工作方案、檢查工作流程以及總結(jié)工作經(jīng)驗提供可靠的參考依據(jù)，對圖書館展開服務(wù)活動，獲得管理經(jīng)驗都具有重要的意義。通常情況下，在交流環(huán)節(jié)，檔案的原始性及客觀性具有非常好的說服力，容易產(chǎn)生共鳴。檔案對服務(wù)工作的方法、成果等進行了有效總結(jié)，有助于加強圖書館和其他圖書館的交流和學(xué)習(xí)，優(yōu)勢互補，推動圖書館各項工作的改進和完善，對圖書館服務(wù)工作的發(fā)展提供有效指導(dǎo)，為廣大讀者提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。所以檔案管理工作對圖書館事業(yè)的發(fā)展具有重要意義，它能夠?qū)崿F(xiàn)交流的具體化、生動化，具有極高的參考借鑒價值。在交流環(huán)節(jié)，不斷提高檔案管理工作水平有助于提高圖書館服務(wù)水平。

三、目前圖書館檔案管理工作存在的不足

1.工作人員素質(zhì)參差不齊

檔案能夠?qū)D書館工作的實際情況體現(xiàn)出來，不僅有助于促進其穩(wěn)定發(fā)展，同時也為圖書館開展各項工作活動提供了參考依據(jù)。在信息化飛速發(fā)展的大背景下，圖書館檔案管理工作模式也實現(xiàn)了質(zhì)的改變，從傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子信息檔案。但是目前管理人員綜合素質(zhì)參差不齊，部分管理人員并沒有掌握電子檔案管理流程及方式，其能力不符合檔案管理工作要求，這也導(dǎo)致圖書館檔案管理工作效率低下。

2. 管理制度不完善，檔案利用率低下

進行圖書館檔案管理工作的過程中，一些領(lǐng)導(dǎo)不具備檔案意識，對檔案管理工作的重視度明顯不足，對于檔案利用率的認知程度較低，直接致使圖書館檔案管理不具備相應(yīng)的管理機制，并且沒有建立有效的考核機制和管理機制，致使一些具有價值性的文件沒有得到重視和有效收集。雖然部分檔案得到有效收集，但是開發(fā)和利用的效率非常低。檔案中的部分重要資料也沒有得到科研工作的重視，導(dǎo)致對一些資料進行再收集出現(xiàn)缺漏等問題，使用過程中檢索難度大。一些重要的視頻資料更是沒有得到規(guī)范化管理，造成巨大損失。

3.管理部門混亂，無法同步檔案

目前信息技術(shù)發(fā)展迅速，但是很多圖書館檔案管理仍無法做到電子檔案的同步管理?，F(xiàn)如今圖書館的辦公自動化水平越來越高，圖書館檔案管理也逐漸進入到電子信息管理的時代，但是當(dāng)下很多檔案管理部門十分混亂，檔案的錄入不具時效性，導(dǎo)致一些重要檔案資料流失。并且對重要的檔案資料來說，沒有相應(yīng)的紙質(zhì)檔案作為備案，如果電子檔案流失可能會真正流失。

四、提高圖書館檔案管理水平，促進圖書館事業(yè)的發(fā)展措施

1.加大對工作人員的培訓(xùn)力度，提高工作人員的綜合素質(zhì)

現(xiàn)如今我們正身處信息化時代，但是很多檔案管理從業(yè)人員無法適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理工作的要求，因此這便需要圖書館加大對工作人員的培訓(xùn)力度，不僅需要定期在本館內(nèi)組織相應(yīng)的理論知識培訓(xùn)活動，還需要在館外開展相應(yīng)的培訓(xùn)活動，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。培訓(xùn)過程中需要重視對工作人員信息技術(shù)技能的培訓(xùn)。

現(xiàn)如今檔案管理工作正朝著信息化、現(xiàn)代化及系統(tǒng)化的方向發(fā)展，工作人員不僅需要加強學(xué)習(xí)，不斷提高自身綜合素質(zhì)，還需要具備良好的檔案管理意識，提高責(zé)任意識。同時，在具體工作環(huán)節(jié)，部門與部門之間需要做好交流和溝通工作，全方位參與到檔案管理工作中?；诖耍⑾鄳?yīng)的考核機制，保證各科室人員均能積極參與到檔案管理工作中。

2.優(yōu)化和完善電子檔案管理制度，實現(xiàn)電子檔案和紙質(zhì)檔案的共同歸檔

如果想要進一步提高圖書館檔案管理工作水平，需要圖書館領(lǐng)導(dǎo)加強對檔案管理工作的重視程度，不僅需要優(yōu)化和完善電子檔案管理制度，還需要激發(fā)工作人員的工作主動性和積極性，將該項工作納入到績效考評體系中，確保檔案管理工作的開展有據(jù)可依。除此之外，還需要保證每一個工作人員都能夠充分了解檔案管理制度相關(guān)內(nèi)容。

圖書館檔案管理工作人員需要保證檔案管理室能夠向其他科室有效傳輸相關(guān)數(shù)據(jù)文件，建立電子檔案管理系統(tǒng)。各科室的工作人員需要認真整理相關(guān)文書資料、基建資料、科研成果以及會議記錄等，將其上傳至圖書館內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，為后續(xù)的歸檔工作提供便利，提高管理的集中性。具體工作環(huán)節(jié)，監(jiān)管人員需要定期對檔案整理情況進行全面監(jiān)督，保證管理工作的規(guī)范化和制度化。歸檔電子文檔時，要根據(jù)其類型設(shè)定合理的管理權(quán)限，以防其被惡意篡改，同時在上傳時，需要標(biāo)注好簽發(fā)人、打印人等，保證資料的真實性。

雖然信息技術(shù)的發(fā)展為圖書館檔案管理工作提供了巨大的便利，但是毋庸置疑，電子檔案極易受到其他多項因素的影響，例如發(fā)生丟失等不良情況。如果單單需要儲存電子檔案，難免會發(fā)生一些檔案資料丟失的不良情況，這便需要圖書館在進行檔案管理工作的過程中建立電子檔案和紙質(zhì)檔案雙套歸檔模式，也就是防止電子檔案的遺失，同時能夠確保紙質(zhì)檔案和電子檔案之間的優(yōu)勢互補。在具體管理環(huán)節(jié)，對于一些綜合性較強的電子檔案，如職員任免檔案、考核獎懲信息等文件以及專業(yè)技術(shù)方面的方案，需要對其進行及時歸檔，確保電子檔案和紙質(zhì)檔案的共同歸檔，對于一些音頻、視頻等電子文件，需要進行全面?zhèn)浞荨?/p>

3.提高圖書館檔案管理中檔案文件的利用率

現(xiàn)如今我們正身處大信息時代，作為圖書館檔案管理工作人員，需要全面掌握檔案管理技術(shù)，確保電子檔案管理軟件符合圖書館檔案管理工作的需要，同時要確保檔案管理具備相應(yīng)的軟件和技術(shù)輔助支持以及掃描儀、打印機等硬件設(shè)備輔助。在對電子檔案和紙質(zhì)檔案進行歸檔時，需要合理分類檔案，為工作的展開提供便利。圖書館檔案的開發(fā)利用有助于提高圖書館的服務(wù)水平，所以加大對各類檔案資源的開發(fā)力度，提高檔案的利用率有助于提高檔案的科研管理水平。同時應(yīng)該設(shè)置相關(guān)的權(quán)限，具備權(quán)限才可以有效調(diào)閱圖書館相關(guān)檔案資料，加大技術(shù)創(chuàng)新力度。

五、結(jié)語

綜上所述，隨著時代的進步，目前圖書館檔案管理工作變得愈發(fā)重要，對于圖書館事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展具有重要的意義。在新形勢下，應(yīng)對圖書館檔案管理工作的內(nèi)容和特點進行有效把握，緊跟時代發(fā)展步伐，加強對先進管理技術(shù)的應(yīng)用，不斷優(yōu)化和完善檔案管理模式。檔案是信息時代的重要組成部分，詳細記載了工作過程及活動過程，集合了多項方法、經(jīng)驗及成果，應(yīng)不斷提高檔案管理工作水平，為廣大讀者提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，滿足讀者的要求。同時只有做好檔案管理工作，才能夠推動圖書館事業(yè)的發(fā)展和建設(shè)，得到更為理想的管理效益，確保各項工作的有序開展，推動圖書館事業(yè)的平穩(wěn)發(fā)展。

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（作者單位：廣東工商職業(yè)技術(shù)大學(xué)）