高校人事檔案管理信息系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)研究

徐世榮

摘 要：隨著計算機技術(shù)不斷發(fā)展，社會上很多領(lǐng)域都已經(jīng)實現(xiàn)了數(shù)字系統(tǒng)的管理，高校人事檔案管理領(lǐng)域也不例外。積極進行高校人事檔案管理信息系統(tǒng)的設(shè)計，能夠很好節(jié)省時間，提升人事檔案管理工作效率。所以，高校人事檔案管理部門應(yīng)該加強重視，并且根據(jù)自身情況合理采取措施進行信息系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)，以便為高校持續(xù)穩(wěn)定的發(fā)展提供有力的檔案信息服務(wù)?；诖耍疚闹饕槍Ω咝Ｈ耸聶n案管理信息系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)進行了詳細分析，希望能夠?qū)ο嚓P(guān)人員有所幫助。

關(guān)鍵詞：高校人事;檔案管理;信息系統(tǒng);設(shè)計;實現(xiàn)研究

在信息時代背景下，計算機技術(shù)已經(jīng)滲透進社會各個行業(yè)，成為人們生活、工作中不可或缺的重要部分。而且，這一轉(zhuǎn)變還給高校傳統(tǒng)人事檔案管理工作帶來了很大的挑戰(zhàn)，加快人事檔案管理系統(tǒng)的完善與設(shè)計非常緊迫，對于提升高校核心競爭力，推動我國社會經(jīng)濟發(fā)展有著十分重要的意義。

高校人事檔案主要是指根據(jù)自身發(fā)展要求，在培養(yǎng)、選拔以及任用教職工等工作中，形成的記載教職工個人經(jīng)歷、業(yè)務(wù)能力以及工作績效等內(nèi)容的文獻資料，是考察與選拔應(yīng)用教職工的重要依據(jù)。隨著社會不斷進步，高校也隨之迅猛發(fā)展起來，教職工數(shù)量越來越多，人事檔案信息資料也呈井噴式增長，傳統(tǒng)人工紙質(zhì)檔案管理方式顯然很難有效滿足具體工作需要。隨著高校信息化建設(shè)工作不斷推進，檔案信息管理系統(tǒng)的建設(shè)也應(yīng)該緊跟上來，這是大勢所趨，也是高校持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展目標實現(xiàn)的必然要求。因此，加強高校人事檔案管理信息系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)探究意義重大，具體分析如下。

一、高校人事檔案管理信息系統(tǒng)設(shè)計與實現(xiàn)重要性及其目標

1.設(shè)計與實現(xiàn)重要性

所謂的人事檔案主要就是指人事管理部門結(jié)合人事工作需要，以個人姓名為特征集中保存起來的反映員工工作實績、個人經(jīng)歷以及各方面能力等方面內(nèi)容的材料，存在著動態(tài)性、全面性以及真實性等顯著特征。高校人事檔案可以很好體現(xiàn)出教職工的個人具體情況，是高校和相關(guān)部門對其了解和管理的重要手段。除此之外，很多高校還將人事檔案當成是人事調(diào)整的有力依據(jù)。就目前情況來看，不論是哪一方面，人事檔案管理都已經(jīng)成為管理工作中不可或缺的重要部分，高校方面也不例外。

隨著社會不斷發(fā)展前進，給人事檔案管理工作帶來了很大的沖擊，傳統(tǒng)人事檔案管理模式顯然很難有效滿足社會發(fā)展需求。究其原因，傳統(tǒng)人事檔案管理模式不僅會耗費大量的人力、物力資源，而且工作效率也不是很理想，在檔案保密性方面存在著很大的不足。此外，人工記錄管理的方式還可能因為各種情況導(dǎo)致檔案缺失，如搬遷、水災(zāi)以及火災(zāi)等等，給高校帶來較大的損失。在這種背景下，我國很多高校都已經(jīng)轉(zhuǎn)變了傳統(tǒng)以人工進行人事檔案管理的模式，實現(xiàn)了檔案管理信息化、數(shù)字化，工作效率得到了極大的提升，而且其還存在存儲量大、檢索便捷等優(yōu)勢。不過從整體情況來看，部分高校人事檔案管理信息系統(tǒng)還存在一些不足，需要進一步的優(yōu)化與完善。針對此，高校方面應(yīng)該清楚認識到這一點，加快人事檔案管理信息系統(tǒng)設(shè)計與實現(xiàn)步伐，為高校相關(guān)工作的開展提供有力依據(jù)。

2.系統(tǒng)設(shè)計與實現(xiàn)目標

人事檔案管理信息系統(tǒng)開發(fā)的目的主要就是為了更好適應(yīng)現(xiàn)代高校發(fā)展需求，主要任務(wù)就是促進高校人事檔案管理的自動化與信息化。根據(jù)具體檔案管理工作情況來說，系統(tǒng)應(yīng)該保證本單位個人檔案查詢、修改以及添加等工作能夠順利進行。從整體情況來看，高校人事檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)該具備以下幾種功能：

一是系統(tǒng)管理。主要就是對該系統(tǒng)用戶機器權(quán)限的刪除、增加等;對單位部門信息的刪除、增加等;對系統(tǒng)自身數(shù)據(jù)的還原以及備份等。

二是人事信息管理。具體就是需要能夠快速增添新員工的各種信息，還有就是現(xiàn)有員工的職務(wù)變更、職稱變更等。

三是信息瀏覽查詢管理。實現(xiàn)對所有員工的性別、部門等綜合性的信息查詢。

四是數(shù)據(jù)導(dǎo)入導(dǎo)出管理。為了確保系統(tǒng)穩(wěn)定性與安全性，應(yīng)該提供數(shù)據(jù)導(dǎo)入、導(dǎo)出以及還原等功能。

二、高校人事檔案管理信息化發(fā)展中主要遇見的阻礙

1.管理體制不完善，不重視人事檔案工作

一直以來，高校人事檔案管理都是應(yīng)用多頭管理的模式，有的交由人事部門進行管理，有的交由組織部門進行管理等。這種情況將會導(dǎo)致人事檔案管理工作非常分散，不利于查找與借閱，作用發(fā)揮受阻。同時，高校人事工作的重點所在就是師資隊伍建設(shè)與人才培養(yǎng)，對于人事檔案工作比較忽視，使其逐漸淪為附屬品。而就檔案部門管理而言，其重點就是管理整個學(xué)校的檔案，主要任務(wù)就是配合國家檔案管理機構(gòu)對教學(xué)、文書以及會計等檔案進行管理，所以該部門人員覺得人事檔案是人事部門研究的工作，和自己不相關(guān)，管理起來不是很重視。因為這一現(xiàn)狀的存在，導(dǎo)致人事檔案工作很難順利進行，信息化發(fā)展自然更加無從提及。

2.經(jīng)費投入不足，信息化發(fā)展情況不良好

高校人事檔案要想實現(xiàn)信息化發(fā)展，最為首要的認識就是做好基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，此外，還得具備合格的庫房建設(shè)，只有這樣才能最終獲得理想的效果。不過因為高校檔案工作的重心是教學(xué)、科研等檔案管理，經(jīng)費往往都投入在這一方面，因此，當前很多高校在檔案管理方面都已經(jīng)實現(xiàn)了信息化管理，具備先進的軟硬件設(shè)施，而且技術(shù)也非常有效和先進。不過對其中的人事檔案管理來說，效果卻不是很理想，因為不受重視，所以經(jīng)費支持不是很充足，軟硬件設(shè)備設(shè)施得不到及時有效的更新，信息化發(fā)展嚴重受阻。

3.人事檔案管理隊伍建設(shè)滯后

就當前情況來看，一些高校人事檔案管理人員基本都是兼任，即便有專職人員，不過學(xué)歷層次不足、職稱也較低。不論是專職還是兼職，他們所接受的專業(yè)培訓(xùn)都很少，理論知識不是很豐富，基本人事檔案管理技能掌握的也比較差，有的甚至連電腦基本操作都不會，一些先進設(shè)備儀器也不懂得操作，很難滿足信息化建設(shè)需求。再加上高校對人事檔案管理不是很重視，所以，很少會劃撥資金對現(xiàn)有職工進行在崗培訓(xùn)，導(dǎo)致他們很難適應(yīng)新時代要求，不利于人事檔案管理現(xiàn)代化、規(guī)范化進程。

三、高校人事檔案管理信息系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)

1.總體結(jié)構(gòu)

通常情況下，一個最為簡單的人事檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)該具備信息使用者、信息源以及信息管理者、信息處理器等部分。就其中的信息源來說，主要就是指數(shù)據(jù)的輸入源，通常是由系統(tǒng)中用戶實時信息輸入與信息儲存這兩大部分共同組成;信息處理器也是由多個部分共同組成，包括數(shù)據(jù)儲存、采集以及傳輸?shù)妊b置，具體作用就是讀取、儲存用戶新輸入的各種信息。在高校人事檔案管理信息系統(tǒng)設(shè)計與實現(xiàn)過程中，需要信息處理器有著良好的速度，在繁雜信息處理方面能夠顯得游刃有余，真正達成高效性。具體而言，高校人事檔案管理信息系統(tǒng)還得有多樣化的功能，如用戶可以根據(jù)自己的需求，在高校人事檔案管理要求允許下，隨時進行檔案的瀏覽、修改等，對于新輸入的數(shù)據(jù)，信息系統(tǒng)應(yīng)該可以自動整理與分析，并且生成準確、規(guī)范的檔案數(shù)據(jù)。

除此之外，信息系統(tǒng)還應(yīng)該達成多個數(shù)據(jù)庫表之間的有效融合，使得用戶在查閱相關(guān)檔案數(shù)據(jù)的時候，可以立即調(diào)出自己需要的資料。同時，安全性也是不容忽視的重點，因為信息化存在著交互性與開放性等特點，所以高校人事檔案管理信息系統(tǒng)設(shè)計與實現(xiàn)中，應(yīng)該加強注重安全性設(shè)計，避免因為黑客、病毒等導(dǎo)致檔案泄露，給高校帶來不必要的麻煩，具體可以通過用戶權(quán)限管理設(shè)置、防火墻等措施進行處理，以便有效保障檔案安全性。

2.系統(tǒng)功能模塊組成

就高校人事檔案管理信息系統(tǒng)設(shè)計來說，應(yīng)該尤為重視方便性和實用性，主要功能的實現(xiàn)具體需要涵蓋檔案統(tǒng)計編輯、用戶管理等。就其中的用戶管理模板來說，又得重新劃分，包括用戶登錄、設(shè)置用戶等?？偟膩碚f，就是需要劃分多個板塊，每一個板塊應(yīng)該有著不同的功能。然后就是設(shè)置用戶，具體就是用來進行系統(tǒng)使用權(quán)限、基本信息的設(shè)置與管理。因為系統(tǒng)蘊含的人事信息比較多，而且還存在各個數(shù)據(jù)庫信息重復(fù)較差問題，所以系統(tǒng)應(yīng)該加強注重管理權(quán)限的設(shè)置，確保安全保密性;用戶登錄，具體是供用戶登錄進入系統(tǒng)查詢和編輯信息，該界面應(yīng)該在系統(tǒng)啟動之后馬上出現(xiàn)，只有用戶合理登錄系統(tǒng)之后，才能根據(jù)自身具備的權(quán)限開展一系列操作;檔案編輯，該項功能也是需要用戶登錄系統(tǒng)之后才能應(yīng)用，按照自己的需求進行檔案更新和編輯等。具體而言，檔案編輯模塊中主要有歷史檔案、檔案卡片、家庭成員以及個人建立等模塊。由管理員結(jié)合高校具體情況進行其中的權(quán)限設(shè)置。具體而言，在這些功能中詳細登記了所有高校教職工的資料，普通管理員沒有權(quán)利進行數(shù)據(jù)刪除和修改，其主要目的就是為了保證檔案信息安全性;檔案查詢這一模塊其實就是針對用戶進行設(shè)計的，用戶登錄系統(tǒng)之后，便可以按照自己需要查詢相關(guān)檔案信息;檔案統(tǒng)計，在高校人事檔案管理信息系統(tǒng)設(shè)計中，檔案統(tǒng)計是不可或缺的重要模塊，其中應(yīng)該具備圖表統(tǒng)計、單項統(tǒng)計等多種統(tǒng)計模式，而用戶在統(tǒng)計人事信息的時候，能夠按照自身需要選擇合適的模式進行操作。

3.數(shù)據(jù)庫設(shè)計

就高校人事檔案管理信息系統(tǒng)設(shè)計與實現(xiàn)而言，數(shù)據(jù)庫設(shè)計是其中十分重要的一個環(huán)節(jié)，而且每一個數(shù)據(jù)庫中都蘊含了非常豐富的檔案信息，整個檔案管理系統(tǒng)中的信息都是由這些數(shù)據(jù)庫共同組成。在數(shù)據(jù)系統(tǒng)設(shè)計過程中，要求設(shè)計人員從多個角度進行思考，并且全面考慮各種影響因素，如運行速度、儲存量等，確保系統(tǒng)能夠穩(wěn)定有序的運行。

必須得注意的一點，數(shù)據(jù)庫的性能還得充分考慮到高校具體需要進行設(shè)計，如果高校人事檔案信息不是很多，那就沒有必要安裝太大的儲存系統(tǒng)。對于數(shù)據(jù)庫邏輯結(jié)構(gòu)設(shè)計而言，主要就是需要在數(shù)據(jù)庫概念結(jié)構(gòu)設(shè)計基礎(chǔ)上，將屬性與實體之間的關(guān)系有效進行轉(zhuǎn)化，使得轉(zhuǎn)化而成的數(shù)據(jù)模型能夠被數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)所支持，這一環(huán)節(jié)有著至關(guān)重要的作用，需要高校方面加強重視。

四、高校人事檔案管理信息系統(tǒng)開發(fā)涉及到的關(guān)鍵技術(shù)

1.安全性技術(shù)

因為高校人事檔案信息屬于隱私度較高的信息儲存，所以，在具體系統(tǒng)設(shè)計中，必須確保信息安全性，避免因為信息丟失、泄露等造成不必要的損失和麻煩。高校人事檔案信息管理系統(tǒng)的安全性保障具體可以通過權(quán)限設(shè)置來達成。此外，數(shù)據(jù)來源安全性也直接關(guān)乎到整個系統(tǒng)的安全性，所以在具體設(shè)計中應(yīng)該對每一個數(shù)據(jù)進行嚴格的安全認證，當前應(yīng)用的認證方法具體有數(shù)據(jù)安全性檢測、COOKIES認證以及Session認證等。

2.模板技術(shù)

該項技術(shù)的原理主要就是ASPX文件在具體調(diào)用時，應(yīng)該先從服務(wù)器端調(diào)用模板文件，之后再從數(shù)據(jù)庫中將自己所需數(shù)據(jù)調(diào)出，等到兩者有效整合之后便可以開展輸出操作。這項技術(shù)最為突出的一點優(yōu)點就是在模板文件制作過程中，能夠直接拋開程序代碼，使得美工和程序分離，即可以一起操作，也能分開操作，這樣便會使系統(tǒng)變得更加的人性化。

3.統(tǒng)計技術(shù)

統(tǒng)計技術(shù)具體包括圖形統(tǒng)計和文本統(tǒng)計，兩者特點存在很大差異。就其中的圖形統(tǒng)計來說，可以直觀體現(xiàn)統(tǒng)計數(shù)據(jù)，用戶可以根據(jù)圖形直接進行差異性對比，不過其缺點就是精確度不足;文本統(tǒng)計屬于一種比較常規(guī)的統(tǒng)計功能，能夠?qū)⒂脩糨斎氲臄?shù)據(jù)以表格或者是文字的形式展示出來。

五、結(jié)語

總而言之，在新時代背景下，高校人事檔案管理信息系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)意義重大，而且勢在必行，因此需要高校方面對其加強重視。不過必須得注意的一點，人事檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)是一項系統(tǒng)且復(fù)雜性的工作，在具體開展中需要高校綜合考慮多方面因素，確保系統(tǒng)具備多樣化的功能，如檔案統(tǒng)計、用戶管理以及檔案查詢等。同時，設(shè)計人員在具體工作開展中，還應(yīng)該根據(jù)高校具體情況最大程度進行系統(tǒng)設(shè)計優(yōu)化，以便切實強化高校人事檔案管理效率，為高校持續(xù)穩(wěn)定的發(fā)展提供有力支持。

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（作者單位：荊楚理工學(xué)院檔案館）