數(shù)字檔案建設(shè)項(xiàng)目芻議

摘要：傳統(tǒng)檔案管理方式以手工作業(yè)為主體，以手工臺賬為工作樞紐，效率低、損耗高、誤差大等弊端日益顯現(xiàn)。實(shí)施檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型成為諸多中小型單位提高檔案管理水平的必由之路。本文分析了基層實(shí)施數(shù)字檔案建設(shè)項(xiàng)目的現(xiàn)實(shí)問題，以項(xiàng)目管理技術(shù)為基點(diǎn)，闡釋了數(shù)字檔案建設(shè)項(xiàng)目的關(guān)鍵環(huán)節(jié)以及基層單位實(shí)施數(shù)字檔案建設(shè)的項(xiàng)目化管理經(jīng)驗(yàn)，以期為數(shù)字檔案建設(shè)提供支撐。

關(guān)鍵詞：檔案管理 數(shù)字檔案 檔案資源

伴隨檔案管理事業(yè)深入推進(jìn)和信息技術(shù)水平不斷提高，建立科學(xué)、高效的數(shù)字檔案管理體系是檔案管理現(xiàn)代化的趨勢。通過全面推進(jìn)檔案資源存量數(shù)字化、增量電子化、利用網(wǎng)絡(luò)化，創(chuàng)新檔案信息化管理模式，加快與信息社會融合，以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化水平明顯提升。[1]據(jù)《2019年度全國檔案行政管理部門和檔案館基本情況摘要》，縣（區(qū)、旗、市）級檔案已達(dá)56779.2萬卷/件[2]，較2018年增長了6214.7萬卷/件，基層單位管理的檔案量逐年遞增，對管理能力提出了更高的要求?！笆奈濉睍r期是檔案事業(yè)深入轉(zhuǎn)型和推進(jìn)高質(zhì)量發(fā)展的關(guān)鍵時期，在更高層次上建設(shè)和應(yīng)用數(shù)字檔案系統(tǒng)，管理好檔案資產(chǎn)，挖掘好檔案價值，迫切需要新技術(shù)賦能檔案管理。建設(shè)數(shù)字檔案“新基建”，適應(yīng)新時代檔案管理工作新要求，有利于推動網(wǎng)絡(luò)強(qiáng)國和數(shù)字中國進(jìn)程。[3] [4]然而基層實(shí)施數(shù)字檔案建設(shè)不僅難度大，實(shí)施過程也不夠規(guī)范，檔案管理者的項(xiàng)目管理水平存在明顯差別?；诖?，本文以項(xiàng)目管理為基點(diǎn)，探索基層數(shù)字檔案建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施路徑。

一、基層實(shí)施數(shù)字檔案建設(shè)的現(xiàn)實(shí)問題

基層檔案管理部門開展數(shù)字檔案建設(shè)有很多成功案例，但數(shù)字檔案建設(shè)工作不平衡不充分的問題仍存在，檔案工作面臨從傳統(tǒng)載體向數(shù)字管理轉(zhuǎn)型升級的巨大挑戰(zhàn)。[5]

一些地方檔案工作中存在履職不到位、工作機(jī)制不順暢、基層檔案工作力量薄弱、無專人負(fù)責(zé)檔案工作、管理混亂等問題。[6]有的地方檔案管理機(jī)制與新時代新要求不匹配，重系統(tǒng)建設(shè)輕運(yùn)營維護(hù)的觀念依然存在?；鶎訖n案管理者對項(xiàng)目管理技術(shù)、信息技術(shù)了解不足，在檔案系統(tǒng)建設(shè)過程中找不準(zhǔn)項(xiàng)目管理重點(diǎn)。更有甚者認(rèn)為自己不懂沒關(guān)系，項(xiàng)目供應(yīng)商（承建者）做好就萬事大吉了。殊不知，這是非常嚴(yán)重的錯誤認(rèn)知，直接忽視了檔案管理者所應(yīng)承擔(dān)的主體責(zé)任，更直接增加了質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)和安全隱患。一些單位雖已上線檔案管理系統(tǒng)，但應(yīng)用效果卻不佳，“不好用不會用不善用”、檔案資源分散、利用效率低下、創(chuàng)新能力不足、系統(tǒng)同質(zhì)化等問題亟待解決。

新時代檔案工作正在發(fā)生深刻變化，擁抱發(fā)展機(jī)遇的同時也面臨諸多挑戰(zhàn)，這需要攻堅(jiān)克難持續(xù)推進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展，需要檔案工作者增強(qiáng)機(jī)遇與風(fēng)險(xiǎn)意識，主動作為，破解檔案事業(yè)發(fā)展難題。

二、把握數(shù)字檔案建設(shè)項(xiàng)目關(guān)鍵環(huán)節(jié)

數(shù)字檔案建設(shè)需要科學(xué)的項(xiàng)目管理理論做支撐，善于運(yùn)用相關(guān)工具、方法可以達(dá)到事半功倍的效果。項(xiàng)目管理是一項(xiàng)系統(tǒng)且復(fù)雜的工作，其體系涵蓋：整體、范圍、進(jìn)度、成本、質(zhì)量、人力資源、溝通、風(fēng)險(xiǎn)、采購、合同、文檔與配置、知識與流程等諸方面。下面我們將以基層檔案管理者視角，簡述基層數(shù)字檔案建設(shè)項(xiàng)目的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

（一）精準(zhǔn)把握數(shù)字檔案建設(shè)需求

建設(shè)數(shù)字檔案系統(tǒng)，首先要從需求分析入手，做好需求管理將為數(shù)字檔案建設(shè)全生命期奠定基礎(chǔ)。

1.采用“SWOT方法”開展數(shù)字檔案建設(shè)戰(zhàn)略分析。所謂“SWOT”是S（Strengths）優(yōu)勢、W（Weak？ nesses）劣勢、O（Opportunities）機(jī)會、T（Threats）威脅四個英文單詞的首字母組合。檔案機(jī)構(gòu)可以利用此方法從以上四個維度進(jìn)行分析，研究檔案系統(tǒng)建設(shè)的可行性、必要性。

2.立足實(shí)際重點(diǎn)考慮數(shù)字檔案系統(tǒng)功能需求和非功能需求?；鶎訖n案管理部門要從檔案實(shí)際工作著手，細(xì)化需求、優(yōu)化流程、推演進(jìn)程。其建設(shè)的檔案系統(tǒng)除了要具備傳統(tǒng)的收集、存儲等功能外，更要捕捉痛點(diǎn)和難點(diǎn)，綜合考慮用戶與角色權(quán)限。此外，數(shù)字檔案建設(shè)過程中不能忽視非功能需求，要綜合考慮系統(tǒng)運(yùn)行性能與效率、數(shù)據(jù)吞吐量與網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的關(guān)系，確保數(shù)字檔案系統(tǒng)的可用性、可靠性、保密性、可控性、完整性等屬性既符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)又滿足部門應(yīng)用實(shí)際。

3.形成需求分析報(bào)告，做好需求跟蹤。需求分析是一個思維火花四溢的過程，可采取頭腦風(fēng)暴、德爾菲式問卷、思維導(dǎo)圖等方法，廣泛吸納建議，及時整理離散需求，分析并提煉形成《需求分析報(bào)告》。在數(shù)字檔案建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施全程中，基層檔案管理部門還要做好需求的雙向跟蹤，確保全程可控，杜絕需求“蔓延”“鍍金”現(xiàn)象。

（二）科學(xué)實(shí)施數(shù)字檔案建設(shè)項(xiàng)目

1.圍繞法規(guī)制度，遵循建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。數(shù)字檔案建設(shè)項(xiàng)目的開展應(yīng)圍繞《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）、信息化建設(shè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)以及電子政務(wù)項(xiàng)目管理相關(guān)規(guī)定展開。新修訂的《檔案法》提出：“國家鼓勵和支持檔案科學(xué)研究和技術(shù)創(chuàng)新，促進(jìn)科技成果在檔案收集、整理、保護(hù)、利用等方面的轉(zhuǎn)化和應(yīng)用，推動檔案科技進(jìn)步?！贝送猓滦抻喌摹稒n案法》增設(shè)“檔案信息化建設(shè)”“監(jiān)督檢查”兩章，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，保障電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果等檔案數(shù)字資源的安全保存和有效利用；明確監(jiān)督檢查事項(xiàng)，完善監(jiān)督檢查措施。[7]這為各方開展數(shù)字檔案建設(shè)提供了法律保障和根本遵循。

2.提高風(fēng)控意識，做好風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對工作?；鶎訖n案管理部門應(yīng)用新技術(shù)開展數(shù)字檔案項(xiàng)目，要兼顧各種安全風(fēng)險(xiǎn)和挑戰(zhàn)。風(fēng)險(xiǎn)管理主要包括：規(guī)劃風(fēng)險(xiǎn)管理、識別項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)、實(shí)施定性風(fēng)險(xiǎn)分析、實(shí)施定量風(fēng)險(xiǎn)分析、制訂風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對計(jì)劃和控制風(fēng)險(xiǎn)。風(fēng)險(xiǎn)管理貫穿項(xiàng)目全程，在數(shù)字檔案項(xiàng)目計(jì)劃階段，風(fēng)險(xiǎn)規(guī)劃工作是重頭戲，需認(rèn)真分析檔案項(xiàng)目已知風(fēng)險(xiǎn)、未知風(fēng)險(xiǎn)和不可預(yù)測的風(fēng)險(xiǎn)，制訂風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對計(jì)劃，密切跟蹤風(fēng)險(xiǎn)才能更好地實(shí)施控制。實(shí)踐表明：檔案原始介質(zhì)專項(xiàng)數(shù)字化的過程，如掃描、拍攝、拷貝等過程都會對原始檔案產(chǎn)生影響，要制訂切實(shí)可行的保護(hù)計(jì)劃，采取有力的保護(hù)措施，力爭不給或者少給原始檔案資料造成傷害。再如，數(shù)字化檔案系統(tǒng)要重視保密工作，嚴(yán)防信息數(shù)據(jù)泄露?；鶎訖n案管理部門要綜合考慮互聯(lián)網(wǎng)、辦公內(nèi)網(wǎng)以及與外網(wǎng)物理隔離的網(wǎng)絡(luò)邊界，嚴(yán)格按照檔案定級范圍實(shí)施操作。數(shù)字檔案成果應(yīng)用要基于完備的規(guī)章和內(nèi)控制度，確保人員、操作、權(quán)限、環(huán)境的適用性。

3.把握關(guān)鍵環(huán)節(jié)，平穩(wěn)推進(jìn)項(xiàng)目。一是質(zhì)量管理?；鶎訖n案管理部門要基于ISO質(zhì)量體系開展數(shù)字檔案建設(shè)，在項(xiàng)目啟動時就要明確質(zhì)量方針，做好質(zhì)量計(jì)劃；在項(xiàng)目實(shí)施中要善于運(yùn)用質(zhì)量控制和質(zhì)量保證工具，如經(jīng)典的直方圖、雷達(dá)圖、親和圖等圖表類工具，既強(qiáng)調(diào)數(shù)據(jù)意義上的質(zhì)量，也重視文字分析方面的質(zhì)量；適時采取檢查、測試、評審等方法，確保數(shù)字檔案建設(shè)項(xiàng)目符合質(zhì)量要求。

二是進(jìn)度管理?；鶎訖n案管理部門對于數(shù)字檔案建設(shè)進(jìn)度超前或滯后都要警覺，做好分析研判，可以采取進(jìn)度控制指數(shù)SPI與進(jìn)度計(jì)劃的對比計(jì)算，衡量進(jìn)度狀態(tài)；也可以采取里程碑控制法，在理清項(xiàng)目主要任務(wù)關(guān)系的基礎(chǔ)上，對項(xiàng)目重大節(jié)點(diǎn)、重大事項(xiàng)設(shè)定里程碑并將其分級，應(yīng)用關(guān)鍵鏈法將里程碑相連。

三是溝通管理。數(shù)字檔案項(xiàng)目涉及的干系人十分廣泛，各方都有自己的動機(jī)和目的。常見的溝通障礙包括因職責(zé)職位不同而形成的角色障礙、因思想觀點(diǎn)價值觀念不同而形成的個性障礙、因組織機(jī)構(gòu)不同而形成的渠道障礙等?，F(xiàn)代社會溝通方式多元，溝通類型也復(fù)雜多樣，在數(shù)字檔案建設(shè)項(xiàng)目中，檔案相關(guān)人員除了要掌握溝通技巧外，還要考慮溝通方向與模式，如面對領(lǐng)導(dǎo)可多采取正式溝通方法，而平級或與承建單位溝通可考慮采用非正式溝通更高效。

四是文檔和配置管理。若數(shù)字檔案建設(shè)項(xiàng)目偏重面向結(jié)果而忽略文檔和配置管理，將對后期的運(yùn)維工作造成困擾。經(jīng)過評審的重要項(xiàng)目文檔本身就是檔案，因此要在項(xiàng)目執(zhí)行全生命周期注重文檔的規(guī)范流轉(zhuǎn)、簽批與歸檔?；鶎訖n案管理部門對數(shù)字檔案項(xiàng)目實(shí)施過程產(chǎn)生的計(jì)劃、需求分析說明書、項(xiàng)目設(shè)計(jì)、驗(yàn)收文件等重要文檔要列入配置項(xiàng)，建立基線并嚴(yán)管版本與變更控制，必要時還應(yīng)進(jìn)行配置審計(jì)。

（三）做實(shí)做優(yōu)數(shù)字檔案建設(shè)項(xiàng)目收尾與運(yùn)維工作

數(shù)字檔案建設(shè)項(xiàng)目經(jīng)過試運(yùn)行后就進(jìn)入收尾階段，此時基層檔案管理部門既要做好項(xiàng)目收尾工作，也要做好產(chǎn)品收尾工作。伴隨建設(shè)成果的最終交付，項(xiàng)目也隨即完成了轉(zhuǎn)移，基層檔案管理部門要避免項(xiàng)目“虎頭蛇尾”，認(rèn)真做好數(shù)字檔案建設(shè)項(xiàng)目總結(jié)，對項(xiàng)目涉及的技術(shù)、成本、進(jìn)度、人員、知識、文檔等工作內(nèi)容進(jìn)行總結(jié)與評估。

進(jìn)入運(yùn)維階段后，基層檔案管理部門要統(tǒng)籌做好運(yùn)維規(guī)劃設(shè)計(jì)，可以就關(guān)鍵指標(biāo)設(shè)計(jì)服務(wù)，列舉需要重點(diǎn)維護(hù)的清單，如檔案接收、掃描、校核、打印、格式轉(zhuǎn)換、過濾、數(shù)據(jù)備份、檔案室管理、編研查詢等，并對其方法進(jìn)行描述；設(shè)計(jì)好服務(wù)方案，使人員、資源、技術(shù)、過程等要素與工作模式和要求相匹配；要保障系統(tǒng)正常運(yùn)行，確保連續(xù)性、可用性和能力等方面可持續(xù)，讓數(shù)字檔案系統(tǒng)更好地服務(wù)檔案工作。

三、結(jié)語

綜上，本文基于項(xiàng)目管理技術(shù)開展數(shù)字檔案建設(shè)探究，使項(xiàng)目實(shí)施過程更為科學(xué)，并且對需求分析、進(jìn)度、質(zhì)量、風(fēng)險(xiǎn)等在內(nèi)的項(xiàng)目管理要素進(jìn)行合理管控，以有效改進(jìn)項(xiàng)目建設(shè)效能。數(shù)字檔案建設(shè)是新時代檔案工作的重要課題，是基層檔案管理人員提高管理效能的重要手段，也是發(fā)揮檔案價值的重要載體。檔案機(jī)構(gòu)要堅(jiān)持守正創(chuàng)新，抓住“新基建”的風(fēng)口，積極推進(jìn)數(shù)字檔案建設(shè)。

注釋及參考文獻(xiàn)：

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[2]國家檔案局. 2019年度全國檔案行政管理部門和檔案館基本情況摘要[EB/OL].（2020-09-04）[2021-02-19]. https ： // www. saac. gov. cn / daj / zhdt / 202009 / 23bee44fdf594f048619334774968c7d.shtml.

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[7]新華網(wǎng).新修訂的檔案法明年1月1日起施行[EB/OL].（2020-06-20）[2021-02-20].http：//www.xi？ nhuanet.com/legal/2020-06/20/c_1126139840.htm.

作者單位：北京市朝陽區(qū)招生考試中心