基于物聯(lián)網(wǎng)技術的智能化檔案管理探討

劉婭琛

（威海市人才創(chuàng)新發(fā)展院 山東 威海 264200）

1 引言

物聯(lián)網(wǎng)技術在智能檔案管理中發(fā)揮著重要作用，讓檔案管理工作更加高效和簡單。物聯(lián)網(wǎng)可以提高軟硬配件配備水平，可以實現(xiàn)檔案自動化生成及管理，可以完善檔案存儲環(huán)境監(jiān)控系統(tǒng)，將傳統(tǒng)的檔案管理模式轉化為智能化、數(shù)字化的檔案管理模式，全面提升檔案管理的綜合水平，推動檔案管理技術的改革發(fā)展[1]。

2 物聯(lián)網(wǎng)在檔案管理中應用的必要性及可行性

2.1 物聯(lián)網(wǎng)在智能檔案管理的必要性

物聯(lián)網(wǎng)是基于信息技術形成的一種綜合性技術模式。物聯(lián)網(wǎng)讓互聯(lián)網(wǎng)以及實物之間形成了緊密的聯(lián)系，基于物聯(lián)網(wǎng)技術能夠實現(xiàn)遠程操作控制[2]。檔案管理是機關企事業(yè)單位經營管理中的重要內容，特別是面對巨大的檔案資料，能夠做到有效的管理和利用就顯得尤為重要。在檔案管理中積極利用物聯(lián)網(wǎng)技術，提高檔案管理智能化水平，是檔案管理發(fā)展的必然需求?；跈n案智能化管理，可以完成從檔案資料保管環(huán)境到保管方式的重大變革。物聯(lián)網(wǎng)讓檔案管理環(huán)境更加可控，如基于物聯(lián)網(wǎng)技術的支持，可以遠程控制檔案室的溫度、濕度等，也可以檢測檔案室的灰塵量，對于提高檔案管理實效性有著積極作用。在智能檔案管理方面，物聯(lián)網(wǎng)可以改變傳統(tǒng)檔案管理工作中對于人工的依賴，工作人員可以不用身處檔案室環(huán)境中完成各項工作。物聯(lián)網(wǎng)技術支持下，檔案管理只需要利用智能途徑，將參數(shù)進行設置，就可以利用物聯(lián)網(wǎng)技術完成操作和調控。

2.2 物聯(lián)網(wǎng)在智能檔案管理的可行性

物聯(lián)網(wǎng)在智能檔案管理中的應用，需要基于可行性目標進行分析。通過對物聯(lián)網(wǎng)技術的實踐研究，國家信息產業(yè)部門獲得了全面有效的研究數(shù)據(jù)。通過數(shù)據(jù)分析可以得到物聯(lián)網(wǎng)在檔案管理應用方面的可行性數(shù)據(jù)報告。物聯(lián)網(wǎng)技術在檔案管理的各項具體工作中，都是發(fā)揮了行之有效的技術支持優(yōu)勢。物聯(lián)網(wǎng)作為一種新興的信息產業(yè)，具有廣闊的應用前景。國家信息產業(yè)部門也基于物聯(lián)網(wǎng)技術，出臺了相應的技術發(fā)展政策，為物聯(lián)網(wǎng)在智能檔案管理中的普及運用提供了政策層面的支撐。國家檔案局也積極嘗試利用物聯(lián)網(wǎng)來改變檔案管理工作模式，使物聯(lián)網(wǎng)檔案管理體系更為健全。

3 智能化管理在物聯(lián)網(wǎng)應用中的關鍵技術

物聯(lián)網(wǎng)技術一出現(xiàn)就受到了社會廣泛的關注。物聯(lián)網(wǎng)的概念最早由比爾·蓋茨提出，這個概念的提出，主要是為了將計算機信息技術更好地運用于社會生活生產層面。物聯(lián)網(wǎng)技術依托于傳感器、識別器、掃描器等設施，在互聯(lián)網(wǎng)與實物實踐構建關聯(lián)渠道，控制指令可以基于這個渠道進行傳遞。物聯(lián)網(wǎng)技術的核心是RFID技術，這個技術可以通過電子標簽方式，將普通的電子設備轉化為具有網(wǎng)絡連接功能的智能設備。RFID技術作為物聯(lián)網(wǎng)應用的重要基礎，可以利用計算機中央處理器來完成信息數(shù)據(jù)的交互。隨著物聯(lián)網(wǎng)技術的不斷成熟，從外部電子標簽模式逐漸轉化為納米識別模式，也就是基于一個微小的電子元器件來將實物與互聯(lián)網(wǎng)連接。電子元器件能夠采集到實物運行的各項數(shù)據(jù)，通過讀寫裝置和通信傳輸，將信息數(shù)據(jù)送達到中央處理系統(tǒng)中，基于智能程序來進行自動分析和控制。這種技術在智能化管理中呈現(xiàn)十分顯著的應用優(yōu)勢和價值，是智能管理發(fā)展的必然方向[3]。

4 物聯(lián)網(wǎng)技術進行檔案智能化管理的對策分析

4.1 物聯(lián)網(wǎng)可以提高軟硬配件配備水平

智能檔案管理工作中，為了更好地支持物聯(lián)網(wǎng)技術的應用，需要提高軟件硬件配置水平。物聯(lián)網(wǎng)技術運用于檔案管理實踐中，無論是檔案管理信息數(shù)據(jù)的采集還是傳輸和處理，都離不開計算機軟件、硬件。如檔案室內配備的溫度感應器、煙霧感應器以及門禁等，都屬于硬件設施，而檔案管理系統(tǒng)需要管理軟件的支持，通過數(shù)據(jù)庫軟件可以儲存大量的檔案數(shù)據(jù)。軟硬件配置水平，直接關系到物聯(lián)網(wǎng)技術的應用效果。在智能檔案管理中，需要加大資源投入力度，確保物聯(lián)網(wǎng)智能管理目標的有效實現(xiàn)。在物聯(lián)網(wǎng)技術實施中，各種軟、硬件配置要有效兼容，并納入一個統(tǒng)一的體系中來協(xié)作完成具體管理任務。如利用物聯(lián)網(wǎng)軟、硬件構建一個管控體系，體系中基于不同的管控目標進行層級劃分，如感應層主要是采集檔案管理中的各種信息，網(wǎng)絡層則是控制互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境，并保證網(wǎng)絡交互的穩(wěn)定性和可靠性等。物聯(lián)網(wǎng)軟、硬件方面，要基于實際的檔案管理需求來進行開發(fā)和完善，如現(xiàn)有的物聯(lián)網(wǎng)識別技術主要是基于射頻和感應模式的。在智能檔案管理中，由于不同單位檔案管理要求程度不同，部分單位檔案具有較高的保密性，因此在利用物聯(lián)網(wǎng)進行檔案資源智能管控時，還要注重物聯(lián)網(wǎng)識別的加密。因此，物聯(lián)網(wǎng)識別技術中結合了身份識別、權限識別，利用計算機硬件和軟件構成的系統(tǒng)，建立安全識別通道，這樣可以大大提高智能檔案管理能力[4]。

4.2 物聯(lián)網(wǎng)可以實現(xiàn)檔案自動化生成及管理

檔案管理工作的核心目的，就是對檔案信息內容進行規(guī)范化的管理，從而使檔案資料歸檔、調取和使用更加便捷有序。每個單位在持續(xù)發(fā)展的過程中，必然會導致檔案資料的不斷增加，因此對于檔案管理工作而言，提高管理效率成為非常關鍵的目標。物聯(lián)網(wǎng)技術是基于信息技術發(fā)展的，具備了信息技術批量處理信息的優(yōu)勢。在目前檔案管理中，大部分原始檔案仍然以紙質媒介為主要記錄載體，在智能化檔案管理實踐中，需要將這些紙質檔案信息轉化為數(shù)字檔案，才能夠有效地存儲在計算機數(shù)據(jù)庫當中，便于利用信息途徑進行檔案資料分類、整合和使用。在檔案信息的數(shù)字化生成方面，物聯(lián)網(wǎng)技術有著積極的應用價值。物聯(lián)網(wǎng)能夠在實物與網(wǎng)絡媒介之間建立聯(lián)系，也就為檔案資料的數(shù)字轉化提供了方便。機關企事業(yè)單位，可以在最初收集和整理原始檔案時，就為數(shù)字檔案轉化預留出相應的便捷途徑。紙質檔案的管理，要從資料整理和歸檔開始，這項工作中，檔案管理人員可以一邊進行整理，一邊利用計算機制作檔案數(shù)字標簽，從而為后續(xù)的物聯(lián)網(wǎng)技術運用奠定基礎。物聯(lián)網(wǎng)技術中的核心技術，即RFID技術，具備感應掃描識別功能。在檔案管理工作中，對于大量的檔案信息內容，可以智能讀寫設備，將紙質內容批量掃描，并讀出具體的信息，轉化為數(shù)字格式的檔案資料。在物聯(lián)網(wǎng)技術運用中，可以在此基礎上進行深入的加工處理，如將掃描讀寫出的檔案信息，通過電子標簽方式進行整合。電子標簽已經逐漸縮小，只需要一個較小體積的電子器件，就可以表達出大量的信息數(shù)據(jù)。電子標簽可以貼在檔案盒上，在具體的智能檔案管理工作中，工作人員想要了解檔案盒中所有檔案內容，無需打開檔案盒取出檔案進行查閱，只需要利用物聯(lián)網(wǎng)技術，通過讀出設備去識別電子標簽，該標簽記錄的所有信息都可以被直接看到。

隨著物聯(lián)網(wǎng)技術在智能檔案管理中的普及，該項技術也不斷成熟。將物聯(lián)網(wǎng)技術與智能技術進行結合，將智能機器人作為檔案管理的重要角色，可以讓檔案生成和管理更加高效和準確。智能機器人作為物聯(lián)網(wǎng)控制的媒介和終端，可以通過遠程控制和指令方式，讓檔案管理智能機器人模仿人工管理行為，在接到檔案管理指令后，會通過物聯(lián)網(wǎng)信息予以分析和判斷，從而快速準確找到檔案資料的位置。智能機器人可以智能讀取到電子標簽上的信息，并通過物聯(lián)網(wǎng)媒介傳遞到檔案管理系統(tǒng)平臺，檔案管理人員可以直接完成一系列的檔案工作[5]。

4.3 物聯(lián)網(wǎng)可以完善檔案存儲環(huán)境監(jiān)控系統(tǒng)

物聯(lián)網(wǎng)技術的管理功能還表現(xiàn)在對檔案管理環(huán)境的監(jiān)控方面。物聯(lián)網(wǎng)是一種先進的技術手段，也就具備了智能操控的基礎條件。將物聯(lián)網(wǎng)技術融入信息檔案管理系統(tǒng)中，可以借助信息手段來實現(xiàn)智能控制[6]，如在檔案管理中需要對檔案管理環(huán)境的各種情況進行掌控。信息設備具有較好的物聯(lián)網(wǎng)特性，如監(jiān)控攝像頭能夠連接互聯(lián)網(wǎng)，能夠具備自動控制功能，這就為物聯(lián)網(wǎng)技術實施提供了可能。物聯(lián)網(wǎng)應用中，只需要將這些電子設備與互聯(lián)網(wǎng)相連接，并借助信息技術，將監(jiān)控設備進行遠程操作，如控制監(jiān)控攝像頭的拍攝角度和范圍等。檔案資料中的大部分原始資料都是以紙質形式存在的，一旦發(fā)生火災或者浸水情況，將會嚴重威脅檔案安全，因此防火防水也是檔案管理工作的重中之重。物聯(lián)網(wǎng)技術能夠基于在檔案室中的感應設備，隨時收集檔案室內的煙霧數(shù)據(jù)，為了能夠提高智能檔案應急反應能力，可以同時加裝電子報警器，當感應到超過指標的煙霧后，報警器就可以及時報警。檔案管理人員可以快速進行處理，提高檔案管理水平。除了上述電子設備可以用于物聯(lián)網(wǎng)控制，現(xiàn)代門禁設施也可以接入到互聯(lián)網(wǎng)中，在智能系統(tǒng)控制下，門禁設施可以識別進入到檔案室人員的面部、指紋或者通行卡信息等，這樣可以最大程度保證檔案安全。

5 結語

物聯(lián)網(wǎng)技術的智能化檔案管理，對于檔案管理工作而言是一種巨大的突破。物聯(lián)網(wǎng)技術實現(xiàn)了檔案實物與網(wǎng)絡、計算機等信息媒介的關聯(lián)，使檔案管理出現(xiàn)了質的飛躍，彌補了過去檔案管理中存在的不足，有助于對檔案資源的深度開發(fā)。利用物聯(lián)網(wǎng)技術，檔案管理過程可以更為完善，讓檔案管理工作更為智能和便捷。