巧用匯文文獻(xiàn)信息系統(tǒng)Libsys5.5解決幾個(gè)大數(shù)據(jù)問(wèn)題

◇中國(guó)石油大學(xué)（華東）圖書(shū)館 周紅霞 王榮宗 鐘克理

匯文文獻(xiàn)信息服務(wù)系統(tǒng)Libsys5.5是我國(guó)應(yīng)用較早的也是普及率最高的圖書(shū)館文獻(xiàn)管理系統(tǒng)，其中的流通管理和統(tǒng)計(jì)功能在實(shí)際處理讀者大數(shù)據(jù)的過(guò)程中，大大提高了工作人員的工作效率。本文從限制擔(dān)保、離校核準(zhǔn)和圖書(shū)倒架排架等方面詳細(xì)闡述了libsys5.5的應(yīng)用和實(shí)際操作流程。

匯文文獻(xiàn)信息服務(wù)系統(tǒng)Libsys5.5針對(duì)文獻(xiàn)管理，專(zhuān)門(mén)設(shè)定了采訪、編目、典藏、流通等一級(jí)管理系統(tǒng)，其中流通又分為流通管理和流通借還系統(tǒng)，流通管理系統(tǒng)還下設(shè)讀者管理、業(yè)務(wù)管理、數(shù)據(jù)維護(hù)、查詢(xún)統(tǒng)計(jì)、系統(tǒng)設(shè)置等分欄目[1]。筆者自從事讀者服務(wù)部咨詢(xún)處工作以來(lái)，發(fā)現(xiàn)匯文Libsys5.5流通管理功能在批量處理數(shù)據(jù)的同時(shí)可以大大提高實(shí)際的工作效率。

1 匯文Libsys5.5讀者數(shù)據(jù)表的結(jié)構(gòu)

匯文Libsys5.5讀者數(shù)據(jù)表中有多個(gè)字段，分別是條碼號(hào)、證件號(hào)、姓名、身份證號(hào)、性別、單位、讀者類(lèi)型、電話等，這些字段可根據(jù)需要選擇使用。其中，帶＊的字段為必備字段，生效日期自動(dòng)設(shè)定為當(dāng)前日期，證件號(hào)是唯一的，且條碼號(hào)與證件號(hào)一致，讀卡器默認(rèn)讀取的是讀者的條碼號(hào)，借閱等級(jí)默認(rèn)為“等級(jí)一”。證件注冊(cè)模塊見(jiàn)圖1。

圖1 證件注冊(cè)模塊

根據(jù)中國(guó)石油大學(xué)（華東）（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“我校”）的辦學(xué)情況及社會(huì)服務(wù)對(duì)象不同，讀者類(lèi)型主要分為大學(xué)生、研究生、教職工、校外讀者等類(lèi)型，每種類(lèi)型的讀者借閱權(quán)限也不一樣（見(jiàn)表1），其中研究生、教職工最大借閱量為15本，單個(gè)書(shū)庫(kù)最大借閱量為10本，借期為120天；本科生最大借閱量為10本，單個(gè)書(shū)庫(kù)最大借閱量為5本，借期為30天；校外讀者最大借閱量為2本，單個(gè)書(shū)庫(kù)最大借閱量為2本，借期為60天。

表1 借書(shū)數(shù)量與期限

2 利用匯文Libsys5.5限制擔(dān)保功能辦理校外人員的借閱卡

為加強(qiáng)圖書(shū)館對(duì)外服務(wù)管理，充分發(fā)揮圖書(shū)館的文化輻射功能，2016年7月我校圖書(shū)館修訂了《校外人員辦理圖書(shū)借閱卡管理辦法》。辦法指出凡是黃島區(qū)內(nèi)黨政機(jī)關(guān)、事業(yè)單位、科研院所工作人員、駐區(qū)校友等人員，只需要持本人單位介紹信、有效身份證件原件及復(fù)印件同校內(nèi)擔(dān)保人一同前往咨詢(xún)處填寫(xiě)《校外人員辦理圖書(shū)卡申請(qǐng)表》并簽訂《校外讀者圖書(shū)卡使用協(xié)議書(shū)》即可辦理借閱卡。借閱卡持有人一次最多可借圖書(shū)2冊(cè)，借期60天，可續(xù)借1次，預(yù)約圖書(shū)1冊(cè)。憑借閱卡通過(guò)圖書(shū)館入口門(mén)禁后，可在各閱覽室免費(fèi)查閱資源。

為了便于管理和加強(qiáng)擔(dān)保人主體監(jiān)督機(jī)制，在對(duì)校外讀者進(jìn)行證件注冊(cè)的時(shí)候，除了必要的字段，如單位、身份證號(hào)、聯(lián)系電話之外，就需要用到限制擔(dān)保功能。限制擔(dān)保功能可以校外讀者被擔(dān)?；蛘咝?nèi)職工擔(dān)保的兩種方式實(shí)現(xiàn)，方法如下：

（1）在證件注冊(cè)搜索欄輸入提供擔(dān)保的校內(nèi)職工的工號(hào)，點(diǎn)擊搜索，調(diào)出職工個(gè)人信息，點(diǎn)擊“限制擔(dān)?！边x擇“限制類(lèi)型”為“擔(dān)?！?，證件號(hào)為當(dāng)前擔(dān)保的校外讀者借書(shū)證號(hào)，點(diǎn)擊“確定”即可生成一條擔(dān)保信息。

（2）在證件注冊(cè)搜索欄輸入校外讀者的借書(shū)證號(hào)，點(diǎn)擊搜索，調(diào)出校外讀者個(gè)人信息，點(diǎn)擊“限制擔(dān)?！边x擇“限制類(lèi)型”為“被擔(dān)?！?，證件號(hào)為提供當(dāng)前擔(dān)保的校內(nèi)職工的工號(hào)，點(diǎn)擊“確定”即可生成一條擔(dān)保信息。

限制擔(dān)保功能省去人工登記的麻煩，在甄選數(shù)據(jù)的時(shí)候一目了然，可根據(jù)擔(dān)保人和被擔(dān)保人雙方的意愿，隨時(shí)撤銷(xiāo)擔(dān)保或者被擔(dān)保，并且在發(fā)生圖書(shū)超期、遺失聯(lián)系讀者無(wú)果的情況下，鎖定擔(dān)保人予以協(xié)助歸還圖書(shū)，從而保障其他讀者借閱圖書(shū)的權(quán)益。

3 利用匯文Libsys5.5讀者數(shù)據(jù)導(dǎo)出功能，提高畢業(yè)生離校核準(zhǔn)手續(xù)的辦理效率

辦理畢業(yè)生離校核準(zhǔn)手續(xù)是圖書(shū)館的一項(xiàng)重要工作。大學(xué)的最后一個(gè)學(xué)期是畢業(yè)生最繁忙的階段，學(xué)生們要找工作、寫(xiě)畢業(yè)論文、準(zhǔn)備畢業(yè)答辯，有的甚至已經(jīng)提前進(jìn)入到工作崗位，往往忽視了借書(shū)證上是否有尚未歸還的圖書(shū)存在，從而在辦理離校手續(xù)時(shí)增加了麻煩，有的畢業(yè)生最后發(fā)現(xiàn)圖書(shū)早已經(jīng)不知所蹤，只能倉(cāng)促賠款走人。

筆者自2011年從事讀者咨詢(xún)工作以來(lái)，結(jié)合工作中的實(shí)際，總結(jié)出了應(yīng)對(duì)畢業(yè)生遺失圖書(shū)的處理辦法，即利用匯文libsys5.5中的“讀者數(shù)據(jù)導(dǎo)出”功能篩選長(zhǎng)期未還圖書(shū)（遺失的概率較高）的畢業(yè)生學(xué)號(hào)、姓名、未還圖書(shū)信息（見(jiàn)圖2），再結(jié)合“就業(yè)工作專(zhuān)用qq群”將數(shù)據(jù)同步到群文件中，便于各畢業(yè)班輔導(dǎo)員及時(shí)傳達(dá)到每一名學(xué)生，并告知圖書(shū)遺失的賠償方法。這樣既能保證畢業(yè)生及時(shí)清還圖書(shū)，對(duì)于那些遺失圖書(shū)的畢業(yè)生也可以有充分的時(shí)間購(gòu)買(mǎi)新書(shū)賠償，為順利辦理離校手續(xù)提供先前保障。

圖2 未還圖書(shū)的畢業(yè)生詳細(xì)借閱信息

4 利用館藏分類(lèi)統(tǒng)計(jì)模塊，實(shí)現(xiàn)圖書(shū)排架的精準(zhǔn)定位

匯文Libsys5.5館藏分類(lèi)統(tǒng)計(jì)模塊，可以根據(jù)排架需要，對(duì)某一類(lèi)別的圖書(shū)現(xiàn)有館藏和某一時(shí)段的新入藏圖書(shū)數(shù)量進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，管理員可以根據(jù)相關(guān)數(shù)據(jù)更合理地排架（見(jiàn)圖3、圖4）。

圖3 文藝書(shū)庫(kù)I24類(lèi)圖書(shū)現(xiàn)有館藏統(tǒng)計(jì)

圖4 文藝書(shū)庫(kù)I24類(lèi)圖書(shū)2019年新入藏統(tǒng)計(jì)

具體操作步驟如下：首先點(diǎn)擊“設(shè)定分類(lèi)模板”—選擇用戶(hù)模板—命名新建模板名稱(chēng)—新建分類(lèi)明細(xì)，類(lèi)型名稱(chēng)和分類(lèi)號(hào)可以相同，一個(gè)類(lèi)型名稱(chēng)只能對(duì)應(yīng)一個(gè)分類(lèi)號(hào)（見(jiàn)圖5）。

圖5