上海某大型綜合醫(yī)院智慧財(cái)務(wù)建設(shè)實(shí)踐探索

■ 陳儀瑢 王 蕾 趙雪焱 李雪輝

隨著勞動(dòng)力成本上升，經(jīng)濟(jì)環(huán)境復(fù)雜多變，加之新冠肺炎疫情的沖擊，如何“降本增效”成為當(dāng)下醫(yī)院管理最為關(guān)注的問題之一。在醫(yī)院業(yè)務(wù)量不斷擴(kuò)大、復(fù)雜程度不斷提升的情況下，醫(yī)院對于財(cái)務(wù)管理工作的安全性、及時(shí)性、規(guī)范性、準(zhǔn)確性等要求不斷提升，僅僅依靠局部信息化水平的提升已不能滿足醫(yī)院管理和發(fā)展的需要，必須通過智能化的新技術(shù)、新方法以及流程優(yōu)化和再造，不斷提升醫(yī)院運(yùn)營效率，以滿足和適應(yīng)醫(yī)院新時(shí)期發(fā)展的需要。上海交通大學(xué)醫(yī)學(xué)院附屬瑞金醫(yī)院（以下簡稱RJ醫(yī)院）以機(jī)器人流程自動(dòng)化（robotic process automation，RPA）和光學(xué)字符識別（optical character recognition，OCR）相結(jié)合的新技術(shù)為基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)了從各類財(cái)務(wù)信息比對到財(cái)務(wù)大數(shù)據(jù)分析，從藥品發(fā)票自動(dòng)入庫到藥品采購入庫信息和供應(yīng)商賬齡自動(dòng)分析記錄并登記入賬的“自動(dòng)化、智能化、精細(xì)化”人機(jī)交互管理，有效提升了財(cái)務(wù)管理精細(xì)化水平，不斷推動(dòng)醫(yī)院財(cái)務(wù)管理從“信息化”向“智能化”轉(zhuǎn)型。

1 RJ醫(yī)院智慧財(cái)務(wù)建設(shè)背景

1.1 醫(yī)院財(cái)務(wù)信息化建設(shè)現(xiàn)狀

隨著醫(yī)院業(yè)務(wù)規(guī)模的不斷擴(kuò)大以及對財(cái)務(wù)精細(xì)化管理要求的日益提高，財(cái)務(wù)管理工作面臨著巨大的挑戰(zhàn)。主要存在以下問題：（1）財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)整合程度不高。經(jīng)過近幾年的信息化建設(shè)，醫(yī)院初步形成了以HRP系統(tǒng)為核心，外連醫(yī)院其他業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的財(cái)務(wù)信息化框架。但由于醫(yī)院業(yè)務(wù)系統(tǒng)眾多，且相對獨(dú)立于財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)，各系統(tǒng)間數(shù)據(jù)口徑尚未完全統(tǒng)一，各系統(tǒng)間數(shù)據(jù)的頻繁核對與加工需要大量人工操作，不僅加重了財(cái)務(wù)人員的工作負(fù)擔(dān)，而且效率低下。（2）財(cái)務(wù)處理并未完全實(shí)現(xiàn)信息化。現(xiàn)有的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)流程中還存在著紙質(zhì)單據(jù)流轉(zhuǎn)處理，數(shù)據(jù)導(dǎo)入導(dǎo)出，人工數(shù)據(jù)核算、并表等情況，亟需一種技術(shù)來改善需要人工且重復(fù)繁瑣的工作，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院財(cái)務(wù)從數(shù)字化到智能化再到智慧化的轉(zhuǎn)型。

1.2 醫(yī)院智慧財(cái)務(wù)建設(shè)訴求

一是提升財(cái)務(wù)工作效率。原有線下流程人工比對易出錯(cuò)，翻閱、查詢、輸入、對比等操作耗費(fèi)大量時(shí)間和精力，導(dǎo)致財(cái)務(wù)管理工作效率難以提升。在醫(yī)院業(yè)務(wù)量不斷增加、復(fù)雜程度不斷加大的背景下，提升財(cái)務(wù)工作效率迫在眉睫。二是提升精細(xì)化管理水平。隨著醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革的進(jìn)一步深化，醫(yī)院內(nèi)部精細(xì)化管理需求趨勢越來越明顯，要求醫(yī)院管理者致力于提升醫(yī)院在運(yùn)營管理中不同階段所能達(dá)到的價(jià)值創(chuàng)造高度，而財(cái)務(wù)智慧化無疑是提升醫(yī)院運(yùn)營管理水平的重要手段。三是推動(dòng)財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型。隨著醫(yī)院業(yè)務(wù)量持續(xù)增加，財(cái)務(wù)人員埋頭于海量數(shù)據(jù)、工作被動(dòng)、與業(yè)務(wù)脫節(jié)，導(dǎo)致財(cái)務(wù)管理工作人力投入不足，無法實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型。通過智慧財(cái)務(wù)建設(shè)，將流程、標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)置于財(cái)務(wù)系統(tǒng)，通過強(qiáng)大的數(shù)據(jù)支撐，推動(dòng)財(cái)務(wù)管理從財(cái)務(wù)走向業(yè)務(wù)、從會計(jì)走向管理、從數(shù)據(jù)走向價(jià)值、從核算走向智能，為醫(yī)院經(jīng)濟(jì)管理提供決策支持[1]。

2 基于RPA和OCR技術(shù)的智慧財(cái)務(wù)建設(shè)

RJ醫(yī)院在已有HRP系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，于2019年開始籌備智慧財(cái)務(wù)建設(shè)工作。采用成熟軟件結(jié)合定制開發(fā)的研發(fā)模式，利用RPA和OCR相結(jié)合的信息技術(shù)，著手開發(fā)藥品發(fā)票自動(dòng)入庫、機(jī)票借款核對、POS機(jī)收退款核對、成本支出管理、院內(nèi)借款數(shù)據(jù)分析并提醒、往來賬款自動(dòng)對賬等智慧化應(yīng)用模塊。經(jīng)過需求調(diào)研、分步實(shí)施、上線運(yùn)行、優(yōu)化完善等步驟，財(cái)務(wù)自動(dòng)服務(wù)機(jī)器人于2020年上線使用至今，運(yùn)行平穩(wěn)，初步實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化、智能化、精細(xì)化、全流程管理的建設(shè)目標(biāo)。

2.1 需求調(diào)研

需求調(diào)研是智慧財(cái)務(wù)建設(shè)工作的重中之重，直接關(guān)系到上線后的應(yīng)用效果，財(cái)務(wù)部門應(yīng)發(fā)揮主導(dǎo)作用。對RJ醫(yī)院內(nèi)部管理制度、財(cái)務(wù)管理制度進(jìn)行了精細(xì)化梳理，并充分考慮醫(yī)院管理需要和內(nèi)部控制要求，堅(jiān)持“統(tǒng)一化、清晰化、智能化”設(shè)計(jì)原則，規(guī)范基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，強(qiáng)化財(cái)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)管控，為智慧財(cái)務(wù)建設(shè)打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

2.2 RPA和OCR技術(shù)

RPA技術(shù)通過采用非侵入式的模式和架構(gòu)，可以按照事先約定好的規(guī)則，對軟件進(jìn)行點(diǎn)擊執(zhí)行、信息輸入、數(shù)據(jù)處理等“擬人”操作；模擬人類與計(jì)算機(jī)的交互，代替人工處理復(fù)雜、繁瑣以及大量的各項(xiàng)事務(wù)。通過將RPA技術(shù)應(yīng)用到財(cái)務(wù)領(lǐng)域（財(cái)務(wù)機(jī)器人），可以實(shí)現(xiàn)以自動(dòng)化替代財(cái)務(wù)手工操作，輔助財(cái)務(wù)人員完成交易量大、重復(fù)性高、易于標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)。對于財(cái)務(wù)工作中基于明確規(guī)則的可重復(fù)性工作流程，財(cái)務(wù)機(jī)器人能夠在特定流程節(jié)點(diǎn)代替?zhèn)鹘y(tǒng)人工操作和判斷。因此，RPA也稱“數(shù)字員工”，是財(cái)務(wù)管理向數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要技術(shù)之一。

OCR是人工智能領(lǐng)域的一項(xiàng)技術(shù)，利用電子設(shè)備檢查紙上打印的字符，通過檢測暗、亮的模式確定其形狀，然后用字符識別方法將形狀翻譯成計(jì)算機(jī)文字。利用OCR技術(shù)可以對圖片、發(fā)票、手寫文檔等非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)進(jìn)行識別和提取，經(jīng)轉(zhuǎn)化后形成結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)再通過RPA技術(shù)進(jìn)一步智能化處理。OCR與RPA技術(shù)的結(jié)合可以大幅推動(dòng)業(yè)務(wù)無紙化、自動(dòng)化。

2.3 建設(shè)實(shí)踐

RJ醫(yī)院通過構(gòu)建覆蓋前中后臺信息管理與分析的數(shù)據(jù)中心，破除各模塊化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)壁壘，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院數(shù)據(jù)總線貫通。引入財(cái)務(wù)自動(dòng)服務(wù)機(jī)器人解決單據(jù)表單等非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)化處理和數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)操作的自動(dòng)化問題。RPA/OCR與HIS系統(tǒng)對接，可以實(shí)現(xiàn)票據(jù)匹配入庫、銀行收款核對、往來自動(dòng)對賬等功能；與HRP系統(tǒng)結(jié)合，可以輔助票據(jù)審核報(bào)銷；應(yīng)用于賬務(wù)系統(tǒng)，可以自動(dòng)記賬、自動(dòng)報(bào)表。這些模塊生成的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，結(jié)合電子票據(jù)在醫(yī)院的應(yīng)用，可以大幅減少電子會計(jì)資料的采集工作量并奠定電子資料元數(shù)據(jù)規(guī)范性的基礎(chǔ)，促進(jìn)電子檔案系統(tǒng)的開發(fā)與建設(shè)，最終實(shí)現(xiàn)智慧財(cái)務(wù)貫穿財(cái)務(wù)管理全部流程、整合業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)內(nèi)容、支持運(yùn)營管理的戰(zhàn)略目標(biāo)。

2.3.1 藥品發(fā)票自動(dòng)入庫。RJ醫(yī)院藥劑科藥品采購發(fā)票核銷流程一直沿用“人工比對、手動(dòng)核銷”的模式。在此模式下，工作人員獲得供應(yīng)商發(fā)票后，需要通過翻閱大量發(fā)票數(shù)據(jù)，將發(fā)票信息與HIS系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)人工比對后，再進(jìn)行入庫操作，而翻閱、查詢、輸入、比對等操作都會耗費(fèi)大量時(shí)間和精力。醫(yī)院借助RPA與OCR技術(shù)，打通醫(yī)院的HIS、HRP以及國稅總局的發(fā)票查驗(yàn)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)藥劑發(fā)票處理流程的自動(dòng)化，使得工作效率顯著提升。首先，將紙質(zhì)發(fā)票通過專用發(fā)票掃描儀轉(zhuǎn)化為影像件，然后調(diào)用OCR服務(wù)器自動(dòng)識別出發(fā)票圖像中關(guān)鍵信息，將非結(jié)構(gòu)化的發(fā)票圖像數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)為結(jié)構(gòu)化的發(fā)票信息數(shù)據(jù)。機(jī)器人自動(dòng)獲取發(fā)票關(guān)鍵信息后通過國稅總局?jǐn)?shù)據(jù)庫直接進(jìn)行發(fā)票真?zhèn)尾轵?yàn)，并將發(fā)票驗(yàn)真的結(jié)果以郵件形式通知有關(guān)工作人員。機(jī)器人同時(shí)登錄HIS系統(tǒng)，將驗(yàn)真過的發(fā)票結(jié)果信息逐條和HIS藥品收貨信息比對勾選，匹配上的發(fā)票自動(dòng)操作完成發(fā)票入庫工作，并將入庫成功及匹配失敗結(jié)果反饋給工作人員，只需人工處理少量未匹配的發(fā)票。經(jīng)過評估發(fā)現(xiàn)，原有流程下，200張發(fā)票入庫的時(shí)間需要6～7小時(shí)，而新流程通過機(jī)器人處理僅需要20余分鐘，整項(xiàng)工作處理時(shí)間縮短超過90%，有效提高了工作效率及工作準(zhǔn)確性，大大降低了人力投入。

2.3.2 POS機(jī)收退款核對。通過RPA對POS機(jī)收退款核對流程進(jìn)行優(yōu)化。優(yōu)化后的流程中需要工作人員進(jìn)行操作的內(nèi)容僅為錄入少量人工記賬的急診綠色通道患者應(yīng)收款以及在門急診、出入院總金額和銀行收入核對不平的情況下查明原因，剩余操作全部由機(jī)器人完成（包括登錄銀行端口獲取表格、登錄HIS2.0系統(tǒng)獲取表格、登錄HIS3.0系統(tǒng)獲取表格、數(shù)據(jù)比對制作對賬表、反饋結(jié)果等）。對賬的明細(xì)表會以郵件形式進(jìn)行反饋，方便業(yè)務(wù)人員后續(xù)操作。引入RPA技術(shù)后，銀行POS收退款對賬效率提升47.22%，平均對賬時(shí)間降低了94.44%。

2.3.3 機(jī)票借款核對。RJ醫(yī)院員工發(fā)生的國內(nèi)差旅、因公出國（境）機(jī)票相關(guān)費(fèi)用會在HIS系統(tǒng)和HRP上進(jìn)行借款，財(cái)務(wù)人員每月會收到與醫(yī)院簽約代訂機(jī)票的外航公司發(fā)來的上月代訂機(jī)票匯總賬單，將此賬單與系統(tǒng)借款記錄進(jìn)行匹配后，成功匹配的賬單記錄即可完成付款。但由于代訂機(jī)票借款業(yè)務(wù)量大，且機(jī)票退改簽率高，導(dǎo)致核對效率低，影響付款效率。利用RPA技術(shù)，可大大提高核對效率。財(cái)務(wù)人員僅需上傳外航公司發(fā)來的代訂機(jī)票賬單以及之前未成功匹配的賬單記錄，其他流程均可由財(cái)務(wù)自動(dòng)服務(wù)機(jī)器人在RPA技術(shù)的輔助下實(shí)現(xiàn)快速核對。機(jī)器人可同時(shí)登錄HIS、HRP系統(tǒng)導(dǎo)出機(jī)票借款數(shù)據(jù)報(bào)表，并將未完成比對匯總表中記錄通過行程、出發(fā)日期、乘機(jī)人、票價(jià)等維度，與HIS系統(tǒng)和HRP系統(tǒng)中的借款機(jī)票數(shù)據(jù)進(jìn)行匹配，匹配后生成比對情況匯總表。匹配成功的賬單在記錄后加入與之匹配的借款記錄編號；未匹配成功的賬單記錄單獨(dú)生成表單，并將與該記錄疑似匹配的借款記錄（兩個(gè)維度以上相似）顯示在同一表單中，方便工作人員將未比對成功的賬單及借款記錄進(jìn)行手工匹配，進(jìn)而提高外航機(jī)票借款的核對效率。

3 智慧財(cái)務(wù)建設(shè)實(shí)施效果

3.1 促進(jìn)財(cái)務(wù)工作效率大幅提升

智慧財(cái)務(wù)大幅優(yōu)化了財(cái)務(wù)處理流程，利用RPA技術(shù)將原來大量人工處理的復(fù)雜繁瑣的手工流程轉(zhuǎn)化為財(cái)務(wù)自動(dòng)化、標(biāo)準(zhǔn)化的統(tǒng)一流程，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化、內(nèi)控規(guī)范化、業(yè)務(wù)自動(dòng)化。RJ醫(yī)院自運(yùn)用RPA技術(shù)處理部分財(cái)務(wù)工作以來，財(cái)務(wù)工作效率顯著提升。以部分已上線使用的功能為例，平均工作時(shí)長縮短了近80%，在提高財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)工程效率的同時(shí)，也推動(dòng)了醫(yī)院整體運(yùn)營效率的提升。

3.2 深度推動(dòng)數(shù)據(jù)交互與業(yè)財(cái)融合

智慧財(cái)務(wù)建設(shè)通過運(yùn)用RPA和OCR技術(shù)與HIS、HRP等業(yè)務(wù)系統(tǒng)相互貫通[2]，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)交互，同時(shí)在業(yè)務(wù)流程上將跨部門業(yè)務(wù)流程用自動(dòng)化機(jī)器人替代，不但解決了部門之間業(yè)務(wù)交互的痛點(diǎn)，而且減少了重復(fù)工作量，深化業(yè)財(cái)融合。智慧財(cái)務(wù)的構(gòu)建基于管理會計(jì)的理念，以全面預(yù)算為起點(diǎn)，財(cái)務(wù)會計(jì)為基礎(chǔ)，內(nèi)部控制、成本控制為核心，融入電子票據(jù)管理以及電子會計(jì)檔案系統(tǒng)，從更為全面的角度統(tǒng)籌規(guī)劃醫(yī)院各項(xiàng)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)并將其與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)一一對應(yīng)；從業(yè)務(wù)維度分析財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，使財(cái)務(wù)能夠深入融合醫(yī)院各類業(yè)務(wù)，參與醫(yī)院重大經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的監(jiān)督、控制、管理；宏觀上使醫(yī)院經(jīng)營決策保持前瞻性與預(yù)見性，與醫(yī)院業(yè)務(wù)及戰(zhàn)略需求緊密相連，實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)融合，發(fā)揮更大作用。

3.3 加快財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型

財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型要聚焦價(jià)值創(chuàng)造。一方面，智慧財(cái)務(wù)建設(shè)改變了財(cái)務(wù)人員管理模式，財(cái)務(wù)人員聚焦預(yù)算管理、成本管控、財(cái)務(wù)分析等附加值較高的財(cái)務(wù)管理活動(dòng)，深度參與醫(yī)院經(jīng)營，從而推動(dòng)醫(yī)院財(cái)務(wù)管理轉(zhuǎn)型。另一方面，在RPA技術(shù)的支持下，智慧財(cái)務(wù)具備更廣泛的數(shù)據(jù)采集能力、更強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理和分析能力，實(shí)現(xiàn)了對醫(yī)院經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的全方位管理和全過程控制。通過對成本、收入、預(yù)算等數(shù)據(jù)的全方面分析，智慧財(cái)務(wù)可以有效協(xié)助醫(yī)院進(jìn)行資源分配以及提高經(jīng)濟(jì)運(yùn)營水平，在科技賦能下推動(dòng)醫(yī)院數(shù)字化轉(zhuǎn)型。

4 總結(jié)與展望

出色的財(cái)務(wù)管理工作能促進(jìn)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)運(yùn)行效率不斷提升，助力醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展。RJ醫(yī)院將RPA和OCR技術(shù)運(yùn)用于智慧財(cái)務(wù)建設(shè)實(shí)踐，有效推動(dòng)業(yè)財(cái)一體化以及財(cái)務(wù)流程的智能化進(jìn)程，為醫(yī)院精細(xì)化管理提供技術(shù)支撐，也為國內(nèi)公立醫(yī)院提供一種可借鑒、可復(fù)制的財(cái)務(wù)工作模式。