高校電子檔案管理模式研究

石貞貞

【摘要】隨著時(shí)代的發(fā)展和技術(shù)的進(jìn)步，高校檔案的保存和管理模式也發(fā)生了很大變化，由原來的紙質(zhì)檔案管理模式逐漸發(fā)展成為電子檔案管理模式。本文通過分析高校傳統(tǒng)檔案管理模式以及高校電子檔案管理的現(xiàn)狀，提出高校電子檔案管理模式的優(yōu)化策略，以期促進(jìn)高校電子檔案管理的發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】高校;電子檔案;管理模式

高校檔案是高校發(fā)展歷史的見證和憑證，高校檔案管理是高校工作的重要組成部分。隨著現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展，高校檔案的儲(chǔ)存形式逐漸從紙質(zhì)形式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有问?。但是因?yàn)殡娮訖n案的發(fā)展還處于初期階段，所以在具體的管理和操作中會(huì)出現(xiàn)很多問題，研究高校電子檔案的管理模式勢(shì)在必行。

一、高校傳統(tǒng)的檔案管理模式

高校作為人才培養(yǎng)的重要陣地，檔案管理工作也是其綜合實(shí)力的一種體現(xiàn)。高校檔案管理的內(nèi)容涉及高校各個(gè)方面以及人員的相關(guān)信息和資料，做好檔案管理工作將會(huì)為高校創(chuàng)造出巨大的信息財(cái)富。高校傳統(tǒng)的檔案管理模式主要有以下幾種。

（一）統(tǒng)一管理模式

高校檔案的統(tǒng)一管理是指高校設(shè)有專門的檔案室，配備專門的工作人員，具備專門的工作系統(tǒng)，從而對(duì)各種檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理和服務(wù)。對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理的優(yōu)點(diǎn)在于可以有效利用資源，節(jié)約成本，對(duì)檔案進(jìn)行專業(yè)的管理和保存。但是統(tǒng)一管理也存在一定的問題：一方面，統(tǒng)一管理對(duì)工作人員的專業(yè)素質(zhì)以及對(duì)相關(guān)的工作體系的要求較高，所以相關(guān)的行政部門要制定合理的工作體系，對(duì)工作人員進(jìn)行專業(yè)的訓(xùn)練和培養(yǎng)，以此來促進(jìn)檔案集中統(tǒng)一管理的專業(yè)化發(fā)展;另一方面，統(tǒng)一管理對(duì)檔案的安全性要求較高，一旦檔案發(fā)生遺漏或者丟失，就會(huì)造成巨大損失和嚴(yán)重后果。

（二）分別管理模式

高校檔案的分別管理模式是指各學(xué)院和各職能部門將檔案存放于本學(xué)院或者本部門進(jìn)行管理。在檔案的分別管理模式下，每個(gè)學(xué)院和每個(gè)工作部門都有自己的檔案管理工作體系和檔案存放處，并配備有專門的工作人員對(duì)檔案進(jìn)行管理和存放。分別管理模式的優(yōu)點(diǎn)在于其相對(duì)獨(dú)立，極大地方便了各部門和各個(gè)學(xué)院的檔案查詢和存放，節(jié)省了很多不必要的程序，提高了工作效率;缺點(diǎn)是也需要專業(yè)的工作人員和規(guī)范化體系，很多分院和職能部門缺乏相關(guān)的專業(yè)人員，容易造成檔案管理的混亂。

（三）聯(lián)合管理模式

聯(lián)合管理模式是統(tǒng)一管理和分別管理相結(jié)合的模式。聯(lián)合管理是高校最常用的一種檔案管理模式。無論是統(tǒng)一管理還是分別管理，都有各自的局限性和弊端，所以將兩者結(jié)合應(yīng)用可以做到揚(yáng)長(zhǎng)避短。在這種管理模式中，檔案管理人員將會(huì)對(duì)重要的機(jī)密性檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，以此加強(qiáng)檔案的安全性;對(duì)于各部門和各個(gè)學(xué)院經(jīng)常查閱和進(jìn)行評(píng)估的檔案則分給各個(gè)部門進(jìn)行管理和存放，以便于各個(gè)分院和部門充分利用。在高校檔案的管理和存放中，同時(shí)應(yīng)用兩種管理檔案的方式，不僅可以降低檔案管理風(fēng)險(xiǎn)，也可以提高檔案的應(yīng)用效率，從而適應(yīng)高校工作的要求。

二、高校電子檔案管理的現(xiàn)狀

隨著科技和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展。高校電子檔案管理模式逐漸發(fā)展起來，但是因?yàn)檫@種管理模式還處于初期的發(fā)展階段，還存在很多問題，具體如下。

（一）高校電子檔案的安全性不高

在數(shù)據(jù)化檔案資源開發(fā)和利用的過程中，難免會(huì)牽扯到檔案信息的泄密、篡改等諸多安全問題，而在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，這個(gè)問題將會(huì)進(jìn)一步擴(kuò)大。因此相對(duì)于紙質(zhì)檔案，電子檔案的安全性和保密性并沒有那么高。一方面，隨著電子信息技術(shù)的發(fā)展，出現(xiàn)了很多黑客等盜用電腦信息的職業(yè)群體，這就給高校電子檔案的保存帶來了一定的挑戰(zhàn)。保存電子檔案的信息系統(tǒng)和電腦一旦受到破壞和攻擊，檔案信息就會(huì)泄露和盜用，從而給用戶造成損失。另一方面，很多高校的數(shù)字化技術(shù)落后，對(duì)相關(guān)的病毒以及信息的保存沒有建立有效的防御系統(tǒng)，也沒有對(duì)電子檔案采取嚴(yán)密的保護(hù)措施，這就對(duì)高校電子檔案的安全性和保密性造成了威脅。

（二）高校電子檔案的利用率不高

紙質(zhì)檔案信息化的目的是促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化，提高檔案利用率。因此電子檔案的利用率應(yīng)當(dāng)成為高校關(guān)注的重點(diǎn)。目前很多高校雖然建立了電子檔案系統(tǒng)，但是電子檔案的利用率很低，究其原因，主要是很多高校的檔案信息系統(tǒng)還不是很完善。要想增強(qiáng)電子檔案的利用率，高校應(yīng)當(dāng)盡快建立線上電子檔案信息系統(tǒng)，以此來保障高校電子檔案管理工作，提高其利用率。

（三）高校電子檔案管理模式有待升級(jí)

就目前國內(nèi)高校電子檔案管理模式來看，大部分高校檔案管理模式注重的還是檔案的收集和保管。雖然目前已經(jīng)實(shí)行了電子檔案形式，但是部分工作人員還是延續(xù)了紙質(zhì)檔案的工作程序，沒有擺脫傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的思維模式，將檔案管理工作的主要精力集中在收集檔案和保管檔案上，未能提高對(duì)檔案利用效率的重視。同時(shí)，高校電子檔案管理的規(guī)范體系尚未形成，在電子檔案的管理過程中普遍存在著工作方式落后、管理規(guī)范混亂的問題，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的有效性和持續(xù)性開展。

（四）高校電子檔案建設(shè)投入不足

當(dāng)前高校電子檔案管理存在建設(shè)投入不足的問題，最為明顯的是信息化技術(shù)及其操作系統(tǒng)的不足。首先，電子檔案不同于紙質(zhì)檔案，對(duì)于數(shù)字信息技術(shù)的要求很高。但是目前很多高校的檔案管理還停留在紙質(zhì)檔案管理階段，對(duì)相關(guān)的信息化技術(shù)引進(jìn)較少。其次，相關(guān)設(shè)備投入不足。電子檔案管理既需要現(xiàn)代技術(shù)的支撐，也需要一定的辦公環(huán)境和硬件設(shè)施。目前很多高校電子檔案管理設(shè)施并不能滿足檔案保管的基本要求，從而嚴(yán)重影響了檔案的管理效率。最后，專業(yè)人才的投入不足。一方面，很多高校檔案管理人員都是二級(jí)學(xué)院的兼職人員，這樣會(huì)導(dǎo)致工作職責(zé)不明確。兼職人員很難專注于一項(xiàng)工作，容易出現(xiàn)工作懈怠的問題。另一方面，一些全職的工作人員也存在專業(yè)化水平不高的問題。雖然有的工作人員從事全職的檔案工作，但是他們所具備的專業(yè)素養(yǎng)不能滿足工作的需要，從而影響了電子檔案工作的管理。

三、高校電子檔案管理模式的優(yōu)化策略

通過對(duì)高校電子檔案管理現(xiàn)狀的分析可知，當(dāng)前高校電子檔案管理模式還存在很多問題，對(duì)此，提出以下三點(diǎn)建議，以期促進(jìn)高校電子檔案管理的發(fā)展和完善。

（一）加強(qiáng)高校電子檔案的數(shù)字化建設(shè)

紙質(zhì)檔案的數(shù)字化是電子檔案建設(shè)的關(guān)鍵基礎(chǔ)和條件。很多高校的檔案數(shù)據(jù)都是以紙質(zhì)文檔的形式提交的，這就嚴(yán)重阻礙了檔案信息化工作的深入開展。因此，必須做好檔案的數(shù)字化工作。首先，要做好教學(xué)檔案的直接數(shù)字化，即引導(dǎo)教師按照數(shù)字化的要求提供電子檔案材料。其次，要做好檔案的二次數(shù)字化工作，即通過數(shù)字轉(zhuǎn)換設(shè)備將現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案材料轉(zhuǎn)化成數(shù)字化的檔案材料，或者建立數(shù)字化的索引目錄。最后，還要對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化方式的歸類和整理，即將同一類型的檔案保存在一起，從而促進(jìn)檔案的專業(yè)化管理。

（二）加強(qiáng)高校信息化建設(shè)，擴(kuò)大電子檔案管理人才的規(guī)模

首先，高校要擴(kuò)大相關(guān)設(shè)備的投資。高配置的計(jì)算機(jī)和先進(jìn)的操作軟件是必不可少的。因此高校要加大資金投入，制定適合的資金配比，購入足夠數(shù)量的計(jì)算機(jī)和軟件，為檔案管理工作提供一個(gè)良好的工作條件。其次，社會(huì)上的檔案管理專業(yè)人才數(shù)量不足，高校可以進(jìn)行自行培養(yǎng)。檔案管理知識(shí)和檔案管理技術(shù)是必須進(jìn)行培訓(xùn)的，而大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求：除了能存入、調(diào)出檔案資源，還要具備數(shù)據(jù)收集、數(shù)據(jù)整理、數(shù)據(jù)分析等能力，以及設(shè)計(jì)、規(guī)劃、維護(hù)等綜合能力。

（三）加強(qiáng)高校電子檔案的安全性和保密性建設(shè)

電子檔案的安全性和保密性建設(shè)是高校電子檔案管理工作的重要組成部分，因此要加強(qiáng)高校電子檔案的安全性和保密性建設(shè)。首先，要加強(qiáng)電子檔案收集信息過程的安全性。在收集信息的過程中，相關(guān)的工作人員和部門要保證用戶的信息不被泄露，加強(qiáng)對(duì)用戶信息的保護(hù)和保密。其次，要建立有效的安全防護(hù)系統(tǒng)，以保證電子檔案系統(tǒng)的安全性。比如可以安裝防火墻、殺毒軟件等系統(tǒng)，保障電子檔案的安全。最后，要強(qiáng)化整個(gè)電子檔案管理團(tuán)隊(duì)的安全意識(shí)，特別是要強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)，通過技術(shù)手段創(chuàng)造安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，提高高校電子檔案的安全性。

四、結(jié)語

綜上所述，高校檔案的管理模式是隨著時(shí)代的發(fā)展而發(fā)展的。特別是在信息化社會(huì)的發(fā)展過程中，要求高校檔案管理模式在檔案管理的方式、方法以及技術(shù)上及時(shí)做出改變，以適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的需要。同時(shí)高校也要注意電子檔案管理中的安全性等問題，通過提高檔案管理人員的信息技術(shù)水平、培養(yǎng)專業(yè)化的工作人員等措施來促進(jìn)電子檔案管理工作的順利推進(jìn)。

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【本文系2020年度省社科聯(lián)調(diào)研課題“中原學(xué)構(gòu)建背景下的漢語國際推廣研究”（SKL—2020—841）、2020年度南陽師范學(xué)院校級(jí)思想政治專項(xiàng)“地方特色文化資源融入漢語國際推廣基地的建設(shè)研究”（2020SZ007）、2020年南陽師范學(xué)院校級(jí)決策研究課題“漢語國際推廣發(fā)展機(jī)制改革”（2019WYJC13）的階段性成果】

（作者單位：南陽師范學(xué)院地理科學(xué)與旅游學(xué)院）