高校電子檔案管理模式研究

石貞貞

【摘要】隨著時代的發(fā)展和技術的進步，高校檔案的保存和管理模式也發(fā)生了很大變化，由原來的紙質(zhì)檔案管理模式逐漸發(fā)展成為電子檔案管理模式。本文通過分析高校傳統(tǒng)檔案管理模式以及高校電子檔案管理的現(xiàn)狀，提出高校電子檔案管理模式的優(yōu)化策略，以期促進高校電子檔案管理的發(fā)展。

【關鍵詞】高校;電子檔案;管理模式

高校檔案是高校發(fā)展歷史的見證和憑證，高校檔案管理是高校工作的重要組成部分。隨著現(xiàn)代社會的發(fā)展，高校檔案的儲存形式逐漸從紙質(zhì)形式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有问?。但是因為電子檔案的發(fā)展還處于初期階段，所以在具體的管理和操作中會出現(xiàn)很多問題，研究高校電子檔案的管理模式勢在必行。

一、高校傳統(tǒng)的檔案管理模式

高校作為人才培養(yǎng)的重要陣地，檔案管理工作也是其綜合實力的一種體現(xiàn)。高校檔案管理的內(nèi)容涉及高校各個方面以及人員的相關信息和資料，做好檔案管理工作將會為高校創(chuàng)造出巨大的信息財富。高校傳統(tǒng)的檔案管理模式主要有以下幾種。

（一）統(tǒng)一管理模式

高校檔案的統(tǒng)一管理是指高校設有專門的檔案室，配備專門的工作人員，具備專門的工作系統(tǒng)，從而對各種檔案進行統(tǒng)一管理和服務。對檔案進行統(tǒng)一管理的優(yōu)點在于可以有效利用資源，節(jié)約成本，對檔案進行專業(yè)的管理和保存。但是統(tǒng)一管理也存在一定的問題：一方面，統(tǒng)一管理對工作人員的專業(yè)素質(zhì)以及對相關的工作體系的要求較高，所以相關的行政部門要制定合理的工作體系，對工作人員進行專業(yè)的訓練和培養(yǎng)，以此來促進檔案集中統(tǒng)一管理的專業(yè)化發(fā)展;另一方面，統(tǒng)一管理對檔案的安全性要求較高，一旦檔案發(fā)生遺漏或者丟失，就會造成巨大損失和嚴重后果。

（二）分別管理模式

高校檔案的分別管理模式是指各學院和各職能部門將檔案存放于本學院或者本部門進行管理。在檔案的分別管理模式下，每個學院和每個工作部門都有自己的檔案管理工作體系和檔案存放處，并配備有專門的工作人員對檔案進行管理和存放。分別管理模式的優(yōu)點在于其相對獨立，極大地方便了各部門和各個學院的檔案查詢和存放，節(jié)省了很多不必要的程序，提高了工作效率;缺點是也需要專業(yè)的工作人員和規(guī)范化體系，很多分院和職能部門缺乏相關的專業(yè)人員，容易造成檔案管理的混亂。

（三）聯(lián)合管理模式

聯(lián)合管理模式是統(tǒng)一管理和分別管理相結(jié)合的模式。聯(lián)合管理是高校最常用的一種檔案管理模式。無論是統(tǒng)一管理還是分別管理，都有各自的局限性和弊端，所以將兩者結(jié)合應用可以做到揚長避短。在這種管理模式中，檔案管理人員將會對重要的機密性檔案進行統(tǒng)一管理，以此加強檔案的安全性;對于各部門和各個學院經(jīng)常查閱和進行評估的檔案則分給各個部門進行管理和存放，以便于各個分院和部門充分利用。在高校檔案的管理和存放中，同時應用兩種管理檔案的方式，不僅可以降低檔案管理風險，也可以提高檔案的應用效率，從而適應高校工作的要求。

二、高校電子檔案管理的現(xiàn)狀

隨著科技和經(jīng)濟的發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)不適應現(xiàn)代社會的發(fā)展。高校電子檔案管理模式逐漸發(fā)展起來，但是因為這種管理模式還處于初期的發(fā)展階段，還存在很多問題，具體如下。

（一）高校電子檔案的安全性不高

在數(shù)據(jù)化檔案資源開發(fā)和利用的過程中，難免會牽扯到檔案信息的泄密、篡改等諸多安全問題，而在大數(shù)據(jù)時代下，這個問題將會進一步擴大。因此相對于紙質(zhì)檔案，電子檔案的安全性和保密性并沒有那么高。一方面，隨著電子信息技術的發(fā)展，出現(xiàn)了很多黑客等盜用電腦信息的職業(yè)群體，這就給高校電子檔案的保存帶來了一定的挑戰(zhàn)。保存電子檔案的信息系統(tǒng)和電腦一旦受到破壞和攻擊，檔案信息就會泄露和盜用，從而給用戶造成損失。另一方面，很多高校的數(shù)字化技術落后，對相關的病毒以及信息的保存沒有建立有效的防御系統(tǒng)，也沒有對電子檔案采取嚴密的保護措施，這就對高校電子檔案的安全性和保密性造成了威脅。

（二）高校電子檔案的利用率不高

紙質(zhì)檔案信息化的目的是促進檔案管理的規(guī)范化，提高檔案利用率。因此電子檔案的利用率應當成為高校關注的重點。目前很多高校雖然建立了電子檔案系統(tǒng)，但是電子檔案的利用率很低，究其原因，主要是很多高校的檔案信息系統(tǒng)還不是很完善。要想增強電子檔案的利用率，高校應當盡快建立線上電子檔案信息系統(tǒng)，以此來保障高校電子檔案管理工作，提高其利用率。

（三）高校電子檔案管理模式有待升級

就目前國內(nèi)高校電子檔案管理模式來看，大部分高校檔案管理模式注重的還是檔案的收集和保管。雖然目前已經(jīng)實行了電子檔案形式，但是部分工作人員還是延續(xù)了紙質(zhì)檔案的工作程序，沒有擺脫傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的思維模式，將檔案管理工作的主要精力集中在收集檔案和保管檔案上，未能提高對檔案利用效率的重視。同時，高校電子檔案管理的規(guī)范體系尚未形成，在電子檔案的管理過程中普遍存在著工作方式落后、管理規(guī)范混亂的問題，嚴重影響了檔案管理工作的有效性和持續(xù)性開展。

（四）高校電子檔案建設投入不足

當前高校電子檔案管理存在建設投入不足的問題，最為明顯的是信息化技術及其操作系統(tǒng)的不足。首先，電子檔案不同于紙質(zhì)檔案，對于數(shù)字信息技術的要求很高。但是目前很多高校的檔案管理還停留在紙質(zhì)檔案管理階段，對相關的信息化技術引進較少。其次，相關設備投入不足。電子檔案管理既需要現(xiàn)代技術的支撐，也需要一定的辦公環(huán)境和硬件設施。目前很多高校電子檔案管理設施并不能滿足檔案保管的基本要求，從而嚴重影響了檔案的管理效率。最后，專業(yè)人才的投入不足。一方面，很多高校檔案管理人員都是二級學院的兼職人員，這樣會導致工作職責不明確。兼職人員很難專注于一項工作，容易出現(xiàn)工作懈怠的問題。另一方面，一些全職的工作人員也存在專業(yè)化水平不高的問題。雖然有的工作人員從事全職的檔案工作，但是他們所具備的專業(yè)素養(yǎng)不能滿足工作的需要，從而影響了電子檔案工作的管理。

三、高校電子檔案管理模式的優(yōu)化策略

通過對高校電子檔案管理現(xiàn)狀的分析可知，當前高校電子檔案管理模式還存在很多問題，對此，提出以下三點建議，以期促進高校電子檔案管理的發(fā)展和完善。

（一）加強高校電子檔案的數(shù)字化建設

紙質(zhì)檔案的數(shù)字化是電子檔案建設的關鍵基礎和條件。很多高校的檔案數(shù)據(jù)都是以紙質(zhì)文檔的形式提交的，這就嚴重阻礙了檔案信息化工作的深入開展。因此，必須做好檔案的數(shù)字化工作。首先，要做好教學檔案的直接數(shù)字化，即引導教師按照數(shù)字化的要求提供電子檔案材料。其次，要做好檔案的二次數(shù)字化工作，即通過數(shù)字轉(zhuǎn)換設備將現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案材料轉(zhuǎn)化成數(shù)字化的檔案材料，或者建立數(shù)字化的索引目錄。最后，還要對檔案進行數(shù)字化方式的歸類和整理，即將同一類型的檔案保存在一起，從而促進檔案的專業(yè)化管理。

（二）加強高校信息化建設，擴大電子檔案管理人才的規(guī)模

首先，高校要擴大相關設備的投資。高配置的計算機和先進的操作軟件是必不可少的。因此高校要加大資金投入，制定適合的資金配比，購入足夠數(shù)量的計算機和軟件，為檔案管理工作提供一個良好的工作條件。其次，社會上的檔案管理專業(yè)人才數(shù)量不足，高校可以進行自行培養(yǎng)。檔案管理知識和檔案管理技術是必須進行培訓的，而大數(shù)據(jù)時代對檔案管理人員提出了更高的要求：除了能存入、調(diào)出檔案資源，還要具備數(shù)據(jù)收集、數(shù)據(jù)整理、數(shù)據(jù)分析等能力，以及設計、規(guī)劃、維護等綜合能力。

（三）加強高校電子檔案的安全性和保密性建設

電子檔案的安全性和保密性建設是高校電子檔案管理工作的重要組成部分，因此要加強高校電子檔案的安全性和保密性建設。首先，要加強電子檔案收集信息過程的安全性。在收集信息的過程中，相關的工作人員和部門要保證用戶的信息不被泄露，加強對用戶信息的保護和保密。其次，要建立有效的安全防護系統(tǒng)，以保證電子檔案系統(tǒng)的安全性。比如可以安裝防火墻、殺毒軟件等系統(tǒng)，保障電子檔案的安全。最后，要強化整個電子檔案管理團隊的安全意識，特別是要強化網(wǎng)絡安全意識，通過技術手段創(chuàng)造安全的網(wǎng)絡環(huán)境，提高高校電子檔案的安全性。

四、結(jié)語

綜上所述，高校檔案的管理模式是隨著時代的發(fā)展而發(fā)展的。特別是在信息化社會的發(fā)展過程中，要求高校檔案管理模式在檔案管理的方式、方法以及技術上及時做出改變，以適應現(xiàn)代社會發(fā)展的需要。同時高校也要注意電子檔案管理中的安全性等問題，通過提高檔案管理人員的信息技術水平、培養(yǎng)專業(yè)化的工作人員等措施來促進電子檔案管理工作的順利推進。

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【本文系2020年度省社科聯(lián)調(diào)研課題“中原學構建背景下的漢語國際推廣研究”（SKL—2020—841）、2020年度南陽師范學院校級思想政治專項“地方特色文化資源融入漢語國際推廣基地的建設研究”（2020SZ007）、2020年南陽師范學院校級決策研究課題“漢語國際推廣發(fā)展機制改革”（2019WYJC13）的階段性成果】

（作者單位：南陽師范學院地理科學與旅游學院）