EPC承包模式下采購(gòu)的合規(guī)管理

丁 芳,李 強(qiáng)

(中國(guó)建材國(guó)際工程集團(tuán)有限公司，上海 200063)

EPC(Engineering Procurement and Construction)承包模式即交鑰匙工程承包模式，是指工程總承包企業(yè)受業(yè)主委托，按照合同約定對(duì)工程項(xiàng)目的設(shè)計(jì)、采購(gòu)、施工、試運(yùn)行(竣工驗(yàn)收)等實(shí)行全過(guò)程的承包并對(duì)工程的質(zhì)量、安全、工期、成本全面負(fù)責(zé)的一種承包模式[1]。鑒于該承包模式的優(yōu)勢(shì)在于其集成性，總承包方依據(jù)集成性發(fā)揮管理優(yōu)勢(shì)，獲取利潤(rùn)。設(shè)計(jì)、采購(gòu)和施工的集成程度在一定范圍內(nèi)也決定了總包企業(yè)是否能夠完成其管理目標(biāo)。所以，該模式下采購(gòu)工作的執(zhí)行方式與傳統(tǒng)采購(gòu)執(zhí)行方式有所不同。相應(yīng)的合規(guī)管理也應(yīng)因時(shí)、因地制宜。

EPC承包模式可以實(shí)現(xiàn)設(shè)計(jì)、采購(gòu)和施工的完美結(jié)合，運(yùn)用這一模式可通過(guò)強(qiáng)化管理發(fā)揮集成作用，從而達(dá)到縮短工期、降低成本的作用。與常規(guī)采購(gòu)相比，EPC模式下的采購(gòu)是以項(xiàng)目要求為導(dǎo)向，力爭(zhēng)在技術(shù)、質(zhì)量、安全、交期和費(fèi)用幾個(gè)方面全面滿足項(xiàng)目要求，該模式下設(shè)備和材料的采購(gòu)還需考慮質(zhì)保、服務(wù)等與EPC合同要求的匹配性。這使得該模式下采購(gòu)的采購(gòu)工作需要更靈活的操作方式和更快速的反應(yīng)速度。EPC承包模式下的采購(gòu)合規(guī)管理也應(yīng)當(dāng)與常規(guī)采購(gòu)合規(guī)管理有所不同，以達(dá)到方法和目標(biāo)的匹配性。將采購(gòu)活動(dòng)納入合規(guī)管理范圍，是當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)，也是工程行業(yè)發(fā)展的必經(jīng)之路。

1 實(shí)施采購(gòu)要求

采購(gòu)部門應(yīng)按照設(shè)計(jì)部門提出的技術(shù)要求采購(gòu)滿足總承包項(xiàng)目交期要求的貨物，基于這一基本工作要求，采購(gòu)部門依照采購(gòu)計(jì)劃和采購(gòu)要求，確定物資采購(gòu)的方式。物資采購(gòu)方式能招標(biāo)的盡量采用招標(biāo)流程，以避免不合規(guī)情況的出現(xiàn)。特殊情況下需議標(biāo)或獨(dú)家采購(gòu)的，需要嚴(yán)格依照公司程序文件規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批，并且留好相應(yīng)記錄[2]。EPC模式下采購(gòu)的合規(guī)管理起點(diǎn)應(yīng)當(dāng)是將采購(gòu)的合規(guī)管理納入公司的合規(guī)體系建設(shè)中[3]，在公司合規(guī)體系建設(shè)的層面進(jìn)行采購(gòu)合規(guī)的詳細(xì)策劃，進(jìn)而達(dá)到流程順暢、制度合理、職責(zé)明確、監(jiān)督到位的合規(guī)管理要求。

2 供應(yīng)商管理

2.1 供應(yīng)商評(píng)價(jià)

工程總承包企業(yè)應(yīng)有一套完整的供應(yīng)商評(píng)價(jià)體系，從事前評(píng)價(jià)和事后評(píng)價(jià)兩個(gè)角度對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行動(dòng)態(tài)考核評(píng)價(jià)，并且依照評(píng)價(jià)內(nèi)容建立合格供應(yīng)商名錄。這一合規(guī)性管理可通過(guò)引入ERP(Enterprise Resource Planning)系統(tǒng)的方式進(jìn)行，即：確定評(píng)價(jià)、打分因素，通過(guò)系統(tǒng)下發(fā)評(píng)價(jià)表給各個(gè)打分人員，綜合加權(quán)后得出相應(yīng)結(jié)論。通過(guò)這一方式，可以實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商評(píng)價(jià)的相對(duì)客觀性。供應(yīng)商評(píng)價(jià)與采購(gòu)部門可以分開(kāi)設(shè)置，以達(dá)到相互監(jiān)督的目的[4]。

2.2 供應(yīng)商選擇

根據(jù)合同要求和項(xiàng)目具體特點(diǎn)，在企業(yè)的合格供應(yīng)商名錄中選取相應(yīng)供應(yīng)商開(kāi)始采購(gòu)工作。供應(yīng)商的確認(rèn)需嚴(yán)格依照公司的管理流程，并在相關(guān)的監(jiān)督機(jī)制下進(jìn)行，即：項(xiàng)目級(jí)的評(píng)價(jià)需采納相關(guān)職能部門的意見(jiàn)，以避免采購(gòu)過(guò)程中出現(xiàn)不合規(guī)的現(xiàn)象。

3 采購(gòu)執(zhí)行計(jì)劃

項(xiàng)目部應(yīng)依據(jù)項(xiàng)目合同、項(xiàng)目管理計(jì)劃、項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃、項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃以及企業(yè)有關(guān)采購(gòu)管理程序、規(guī)定和要求，編制項(xiàng)目采購(gòu)執(zhí)行計(jì)劃，并對(duì)采購(gòu)過(guò)程進(jìn)行管理和監(jiān)控。

4 采購(gòu)合同管理

4.1 采購(gòu)合同管理

工程總承包企業(yè)應(yīng)確保與供應(yīng)商就產(chǎn)品或服務(wù)的相關(guān)要求進(jìn)行充分溝通，并在招標(biāo)文件、采購(gòu)合同/協(xié)議中明確相關(guān)要求。工程總承包企業(yè)應(yīng)建立采購(gòu)合同管理制度，明確采購(gòu)合同管理的職責(zé)和職能部門。應(yīng)按制度的規(guī)定對(duì)項(xiàng)目的采購(gòu)合同進(jìn)行審批，合同經(jīng)審批后方可實(shí)施。

4.2 采購(gòu)變更管理

項(xiàng)目部應(yīng)明確采購(gòu)變更管理的流程、職責(zé)和審批要求；應(yīng)按規(guī)定對(duì)采購(gòu)的變更實(shí)施控制。

4.3 采購(gòu)合同的索賠

采購(gòu)人員應(yīng)當(dāng)結(jié)合交期、質(zhì)量等要求收集資料，進(jìn)行采購(gòu)合同的索賠工作，以確保EPC合同可能面臨的索賠可以在一定程度上遞延。

5 采購(gòu)與設(shè)計(jì)、施工和試運(yùn)行的接口控制

5.1 采購(gòu)與設(shè)計(jì)的接口

設(shè)計(jì)提供擬采購(gòu)物品的技術(shù)文件，并對(duì)供應(yīng)商提供的技術(shù)文件進(jìn)行評(píng)價(jià),采購(gòu)接收設(shè)計(jì)提交的報(bào)價(jià)技術(shù)評(píng)價(jià)文件；采購(gòu)向設(shè)計(jì)提交訂貨的設(shè)備、材料資料；評(píng)估設(shè)計(jì)變更對(duì)采購(gòu)進(jìn)度的影響；如需要，采購(gòu)邀請(qǐng)?jiān)O(shè)計(jì)參加產(chǎn)品的中間檢驗(yàn)、出廠檢驗(yàn)和現(xiàn)場(chǎng)開(kāi)箱檢驗(yàn)等內(nèi)容的接口實(shí)施重點(diǎn)控制。這一過(guò)程中，各方均需依照公司程序文件中的規(guī)定，各司其職，各部門的職責(zé)需明確推進(jìn)。

5.2 采購(gòu)與施工的接口

該階段主要體現(xiàn)在設(shè)備、材料的交期方面以及所采購(gòu)設(shè)備材料廠家后續(xù)技術(shù)服務(wù)對(duì)接方面。項(xiàng)目部應(yīng)對(duì)交期、后續(xù)技術(shù)服務(wù)時(shí)間節(jié)點(diǎn)給出計(jì)劃時(shí)間，并且有變化時(shí)及時(shí)通知采購(gòu)人員。而采購(gòu)人員也應(yīng)在平常工作的積累中多學(xué)習(xí)項(xiàng)目管理知識(shí)，通過(guò)計(jì)劃判斷項(xiàng)目關(guān)鍵路徑，并且能做到提前和廠家進(jìn)行溝通。這一業(yè)務(wù)流程中三方的反饋機(jī)制要在項(xiàng)目管理文件或公司體系文件中有所明確，以便各方有規(guī)可依。同時(shí)，設(shè)計(jì)院需參與、評(píng)估采購(gòu)變更對(duì)施工進(jìn)度的影響。

5.3 采購(gòu)與試運(yùn)行的接口

對(duì)試運(yùn)行所需材料及備件的確認(rèn)；試運(yùn)行過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的與設(shè)備、材料質(zhì)量有關(guān)問(wèn)題的處理對(duì)試運(yùn)行進(jìn)度的影響等內(nèi)容的接口進(jìn)度實(shí)施重點(diǎn)控制。

6 結(jié) 論

鑒于EPC承包模式下，合規(guī)管理應(yīng)從以下三方面入手：1)建立符合實(shí)際要求的體系文件、作業(yè)流程文件以及規(guī)范性文件，使得實(shí)際操作中可以做到有規(guī)可合。而企業(yè)所訂立出的各類采購(gòu)文件應(yīng)當(dāng)充分考慮工作特點(diǎn)，以確保規(guī)范與實(shí)際的相符性。2)明確企業(yè)內(nèi)部各部門之間的責(zé)任界限，同時(shí)，各部門在分工協(xié)作時(shí)做到各司其職，相互監(jiān)督。3)提高采購(gòu)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，加強(qiáng)采購(gòu)人員采購(gòu)相關(guān)法律法規(guī)的培訓(xùn)以及合規(guī)培訓(xùn)，使采購(gòu)人員在工作中可以發(fā)揮主觀能動(dòng)性，主觀合規(guī)。