建設(shè)項目規(guī)劃審批文檔一體化管理的實踐研究

梁展業(yè)

（玉林市玉東新區(qū)政務(wù)服務(wù)中心，廣西玉林 537000）

0 引言

建設(shè)項目的規(guī)劃審批工作包含的內(nèi)容比較豐富，如項目設(shè)計是否符合規(guī)劃要求、是否符合城鄉(xiāng)規(guī)劃法、是否突破規(guī)劃條件等等。在項目審批的過程中，會產(chǎn)生較多的數(shù)據(jù)，通過一體化的管理方式，提升數(shù)據(jù)管理質(zhì)量與效果，能夠為項目的實施提供基礎(chǔ)保障。但是如何實現(xiàn)建設(shè)項目規(guī)劃審批文檔一體化管理呢？本文就此進行分析。

1 建設(shè)項目規(guī)劃審批內(nèi)容

建設(shè)項目規(guī)劃審批內(nèi)容比較豐富，包含的類別較多，主要有建設(shè)用地（含臨時用地）規(guī)劃許可證審批、建筑設(shè)計方案（總平圖）聯(lián)合審查、建設(shè)工程（含臨時建設(shè)）規(guī)劃許可證審批、建設(shè)工程施工許可證審批等。①建設(shè)用地（含臨時用地）規(guī)劃許可證審批[1]。這一審批工作，主要就是為了保證土地的利用符合城市規(guī)劃維護，建設(shè)單位按照城市規(guī)劃使用土地的合法權(quán)益。在審批的工作中，需要對國家的相關(guān)法律進行相關(guān)的分析，判斷其是否具備符合建設(shè)用地，并頒發(fā)相關(guān)的證書；②建筑設(shè)計方案（總平圖）聯(lián)合審查。這一審查的目的，就是判斷平面圖的可行性與可操作性，是否符合城市規(guī)劃建設(shè)的要求，是否能夠滿足城市建設(shè)的需求。規(guī)劃總平面圖一般是指修建性詳細規(guī)劃建設(shè)工程設(shè)計方案的總平面圖、通過這一平面圖的分析，可以了解工程的概況，能夠判斷其是否符合城市規(guī)劃管理的要求；③建設(shè)工程（含臨時建設(shè)）規(guī)劃許可證審批。該審批工作十分重要，是判斷建設(shè)單位是否有進行科學(xué)的規(guī)劃，是否符合相關(guān)標準，是否根據(jù)國家的要求進行施工；④建設(shè)工程施工許可證審批。該許可證的批準，可以為施工單位的施工提供基礎(chǔ)，保證建設(shè)項目施工的合法性。在建設(shè)項目規(guī)劃審批的過程中，會產(chǎn)生較多的信息，若是采用傳統(tǒng)的信息管理方式，無法做到信息的互動，增強審批工作效果。文檔一體化管理工作的開展，能夠提升信息收集與保存的效果，為項目規(guī)劃審批工作開展提供可靠數(shù)據(jù)的支持[2]。

2 規(guī)劃檔案形成的業(yè)務(wù)流程

一般來講，建設(shè)項目規(guī)劃審批都包含選址、方案實施、用地、工程論證、灰線檢驗、竣工驗收這六個環(huán)節(jié)。每個階段的工作內(nèi)容不同，形成的文件也不同。①選址階段，當建設(shè)單位經(jīng)過政府部門的審查與批準后。會產(chǎn)生《建設(shè)項目報價預(yù)審單》、《建設(shè)項目定點規(guī)劃設(shè)計條件申請表》等相關(guān)的文獻，這些資料會被保存綜合管理部門；②在方案實施階段。經(jīng)審查批準后，會產(chǎn)生《總平面規(guī)劃設(shè)計方案審批申請表》、規(guī)劃方案（包括方案冊、藍圖、電子文件等）、《建設(shè)用地規(guī)劃設(shè)計審批單》等相關(guān)的文件材料，這些材料與選址材料一同保存在檔案中；③用地階段。在審批結(jié)束后，會有《建設(shè)用地規(guī)劃許可證申請表》、國有土地使用權(quán)出讓合同（含規(guī)劃條件）、《建設(shè)用地規(guī)劃許可證》等有關(guān)的材料，這些材料兒也需要與選址、方案等文件保存在同一檔案袋中，并由綜合處進行管理；④工程論證階段，該階段會有《建設(shè)工程規(guī)劃許可證申請表》、審定的建筑設(shè)計方案成果文件、《建設(shè)工程規(guī)劃許可證》等材料。通過與選址、方案、用地文件材料的結(jié)合，實現(xiàn)信息的統(tǒng)一管理[3]；⑤灰線檢驗階段。該階段會產(chǎn)生《建設(shè)項目灰線報驗表》及相關(guān)的檢驗材料，該項目會在工程項目竣工驗收后，放入驗收檔案中，由檔案室管理；⑥竣工驗收階段，政府部門在項目完成結(jié)束后，會將《建設(shè)工程竣工規(guī)劃驗收申請表》《建設(shè)工程竣工規(guī)劃驗收合格證》的相關(guān)資料與灰線檢驗階段產(chǎn)生的資料一同移交檔案室，由檔案室建號保存。

3 建設(shè)項目規(guī)劃審批文檔一體化管理對策

3.1 加強領(lǐng)導(dǎo)，做好文檔統(tǒng)一管理

一直以來，我國文檔工作都處于宏觀失控的條件，不同的文件制作部門負責不同的管理文件，檔案管理部門雖然負責文件的管理，但是無法保證文件的質(zhì)量。也正是因為此影響了文件與檔案工作的協(xié)調(diào)統(tǒng)一管理[4]。為了實現(xiàn)建設(shè)項目規(guī)劃審批檔案一體化的管理，需要加強對文檔管理的重視，改變以往分散式管理模式，通過檔案部門統(tǒng)一協(xié)調(diào)管理的方式，提升管理工作質(zhì)量，做好審批文件一體化管理。首先，從系統(tǒng)管理角度出發(fā)，完善管理機構(gòu)與工作流程，要求工作人員根據(jù)相關(guān)的流程與工作內(nèi)容進行文檔管理，將不同審批工作中產(chǎn)生的文檔進行統(tǒng)一管理，保證信息管理的有效性。其次，在審批工作中，為了避免出現(xiàn)信息檔案丟失的問題，需要做好分工，明確每個人員的工作職能，并做好本職工作，加強文檔統(tǒng)一管理效果。最后，采用紙質(zhì)檔案與數(shù)字化檔案統(tǒng)一管理的方式進行檔案管理工作，加強對審批過程中出現(xiàn)的文檔信息的管理，將此集中在一起，做好檔案信息的管理與保存。

3.2 加強文檔管理員一體化意識，提升文檔管理效果

文檔管理人員的思想意識與業(yè)務(wù)能力，是影響建設(shè)項目規(guī)劃審批文檔一體化管理工作實施的關(guān)鍵因素。為了提升文檔管理的有效性，需要加強對審批人員與文檔管理人員的培訓(xùn)，使其意識到一體化管理工作的重要性，并要求其做好檔案的審批與收集，為文檔管理工作開展提供保證。實際工作中，可以組織相關(guān)的培訓(xùn)工作，針對檔案管理人員及審批工作人員進行不同的教育培訓(xùn)，將文檔統(tǒng)一管理的重要性，統(tǒng)一管理方法等分享給參與培訓(xùn)的人員，使其學(xué)會如何使將分散的信息集中在一起，并且運用在實際問題中，以此提升工作人員的綜合素質(zhì)與能力，促使各項管理工作有序的開展。此外，還應(yīng)加強對審批人員的文檔一體化管理的宣傳，提升審批人員對審批文件管理的重視，要求其處理相關(guān)的工作后將產(chǎn)生的文件信息以互聯(lián)網(wǎng)的方式分享給檔案管理人員，并由檔案管理人員進行統(tǒng)一管理。這樣一來，能夠有效提升建設(shè)項目規(guī)劃審批文檔的管理效果，同時可以保證信息的全面性與科學(xué)性，

3.3 建立終身制檔案編號體系，保證文檔的一致性

建設(shè)項目規(guī)劃審批文檔一體化管理中，由于設(shè)計的業(yè)務(wù)流程較多，產(chǎn)生的材料文檔也比較豐富。若是采用分段管理的方式，不僅無法保證信息的全面性，同時也不利于文檔的統(tǒng)一管理。實際工作中，可以通過檔案編號的方式，將不同審批環(huán)節(jié)產(chǎn)生的信息集中在一起，保證各個階段的紙質(zhì)資料與數(shù)字化資料的一致性、一體性。從分階段整理開始，就有一個項目編號終身跟隨，無論這一項目在選址、方案、用地等階段產(chǎn)生多少的文檔信息，都采用同一項目編號進行管理，每一階段所對應(yīng)的項目編號都是唯一的。通過這種方式，可以方便后續(xù)的管理與運用，能夠?qū)崿F(xiàn)文檔的一體化管理在實際工作中。

3.4 建立一體化業(yè)務(wù)管理體系，提升文檔管理效果

對建設(shè)項目規(guī)劃審批文檔一體化管理工作中，需要制定科學(xué)的管理業(yè)務(wù)體系，將此作為提升文檔管理工作的依據(jù)，推動各項工作順利實施。①建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)及協(xié)調(diào)機制，將建設(shè)項目審批中產(chǎn)生所有的材料信息都集中在一起，采用統(tǒng)一管理，專人負責的方式進行項目規(guī)劃審批文檔的管理，以此保障一體化文檔管理工作的有效性；②建立檔案管理體系，并制定相關(guān)的管理制度，如建設(shè)項目規(guī)劃審批文檔實施細則、檔案管理程序等，將此作為一體化檔案管理的動力；③加強文檔管理人才的培訓(xùn)制度的建立，要求定期組織相關(guān)的學(xué)習(xí)活動；④加強紙質(zhì)項目文件與紙質(zhì)檔案管理；⑤加強電子文件與電子檔案管理。通過業(yè)務(wù)管理體系的建立，為建設(shè)項目規(guī)劃審批文檔一體化管理提供基礎(chǔ)保障，促使該工作有序的開展。

3.5 建立計算機管理系統(tǒng)，提升管理工作的有效性

在建設(shè)項目規(guī)劃審批文檔管理的過程中，發(fā)揮計算機管理系統(tǒng)的優(yōu)勢，并建立文檔一體化計算機管理系統(tǒng)，將辦公室與檔案室的計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)聯(lián)系在一起，實現(xiàn)文件的傳輸、檔案資源的共享。通過這一信息系統(tǒng)的建立，可以提升檔案管理工作效果，保證各個部門數(shù)據(jù)信息的統(tǒng)一性與有效性。

3.6 推行工程建設(shè)項目審批“網(wǎng)上辦”全流程、全覆蓋

將建設(shè)用地（含臨時用地）規(guī)劃許可證審批、建筑設(shè)計方案（總平圖）聯(lián)合審查、建設(shè)工程（含臨時建設(shè)）規(guī)劃許可證審批、建設(shè)工程施工許可證審批等事項推行工程建設(shè)項目審批系統(tǒng)“網(wǎng)上辦”全流程、全覆蓋，縮短審批時限，優(yōu)化營商環(huán)境。

例如，湖南省印發(fā)的《湖南省工程建設(shè)項目審批事項與省“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”一體化平臺事項對應(yīng)清單》，這一平臺的建立，解決了以往建設(shè)項目審批管理系統(tǒng)中存在的審批事項不統(tǒng)一、辦理數(shù)據(jù)共享難，建設(shè)單位多頭申報的問題，打造了一體化平臺與工程審批系統(tǒng)融合共享的湖南模式。實際工作中，加強對計算機管理系統(tǒng)的運用，利用此實現(xiàn)項目規(guī)劃審批檔案的統(tǒng)一管理，為各部門工作開展提供更多的便利。

4 結(jié)語

總而言之，建設(shè)項目規(guī)劃審批文檔一體化管理工作的開展，有效的提升了審批文檔管理與運用效果，促使各項管理工作的開展。實際工作中，加強對文檔統(tǒng)一管理的認識，提升相關(guān)人員的思想認知，并做好檔案編號與業(yè)務(wù)管理，通過計算機管理系統(tǒng)的運用，提升檔案一體化管理有效性，為審批工作開展提供可靠數(shù)據(jù)支持。