檔案管理模式改革在疾控中心檔案管理中的現(xiàn)實意義及策略

（山東省臨朐縣疾病預防控制中心，山東 濰坊 262600）

疾控中心是提供預防保健、健康體檢、慢性病防治、公共衛(wèi)生服務均等化以及公共衛(wèi)生檢驗監(jiān)測的重要健康服務機構(gòu)[1]。而疾控中心中最重要的文件即疾控檔案，這些檔案來源于公共衛(wèi)生服務、醫(yī)生等在實際疾病防治過程中保留的對于之后疾病治療有重要參考價值的現(xiàn)場文書、相關調(diào)查記錄、影像資料、錄音文件、總結(jié)報告等。上述疾控中心的檔案資料不僅反映了疾控中心在社會公共衛(wèi)生服務中的突出貢獻，亦是其工作成功的歷史資料匯集，同樣也是為之后的疾病防控工作提高的寶貴參考資料。疾控中心傳統(tǒng)的檔案管理模式的效能相對較差，缺乏科學性、合理性和信息化，因此為更好地支持公共衛(wèi)生服務，疾控中心的檔案管理工作應該進行改革。

一、疾控中心檔案管理工作的意義

1.提高檔案管理工作效率

傳統(tǒng)檔案管理工作需要通過手動錄入各類信息，在對檔案的收集、管理中都需要人工全程參與，不僅耗損人力，出差錯的概率很大。改革檔案管理模式，將信息化引入，一方面能夠減少錄入量，從而降低人工錯誤；另一方面通過檔案管理可以將疾控中心的所有檔案實現(xiàn)自動化、網(wǎng)絡化，并能夠?qū)崟r查看。信息化的優(yōu)點即在于通過電腦處理人工錄入的各類檔案信息，然后便可以永久查看，隨時調(diào)取，反復利用，其實時性顯著提高。此外通過信息共享，能夠及時將各類信心與其他檔案管理部門實時共享。因此實現(xiàn)檔案管理信息化會極大提高疾控中心檔案管理工作的效率。

2.利于檔案保存

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案被反復查看極易出現(xiàn)字跡模糊、損壞，需要補檔，因此檔案管理進行信息化改革之后，相關人員提取檔案時只需要通過計算機就能輕松獲取，這樣不僅能及時查看檔案，而且不會對檔案造成磨損。

3.為構(gòu)建穩(wěn)定的公共衛(wèi)生環(huán)境提供堅實保障

疾控中心的檔案包括一個地區(qū)各類疾病的發(fā)生、救治情況，對于該地區(qū)制定具有針對性的衛(wèi)生對策有很高的參考價值。此外，疾控中心的檔案還聚集了該地區(qū)基于這些檔案資料開展的各類醫(yī)學研究的成果。合理、充分、有效地利用地區(qū)疾控中心的檔案資料對于保障該地區(qū)公共衛(wèi)生環(huán)境，提高人民的健康水平和社會穩(wěn)定度，保證國家安全有重要意義[2]。

二、疾控中心傳統(tǒng)檔案管理工作的問題

1.缺乏對檔案管理工作的重視

檔案管理工作雖重要，但是由于疾控中心管理人員缺乏對其足夠的重視，使其長期處于邊緣化的位置，較多的疾控中心工作人員檔案管理意識薄弱。此外，疾控中心的領導也缺乏對檔案管理工作充分的認知，將檔案管理工作簡單化，未調(diào)配足夠的人力參與檔案管理，致使其長期跟不上實際的應用要求。

2.缺少檔案管理行為準則

疾控中心的檔案管理細分的種類很多，如人事檔案、財務檔案、文書檔案、案例業(yè)務檔案等，這些檔案的管理和歸檔往往需要具有專業(yè)管理知識的人才進行有效的梳理，并且每年都需要重新收集和整理，工作量很大[3]。但對于基本的疾控中心而言，檔案管理工作由于重視程度不夠因此缺少必要的行為準則，使其難以在基層有效落實。

3.缺乏檔案管理的現(xiàn)代化設備和先進的管理模式

相較于電子檔案，紙質(zhì)檔案的保存環(huán)境極為苛刻，對于疾控中心尚未信息化的檔案，基層的疾控中心很多都不具備恒溫、恒濕的環(huán)境，導致紙質(zhì)檔案容易出現(xiàn)缺損。其次，基層疾控中心意識的不足，檔案管理模式相對落后，在應對突發(fā)的公共衛(wèi)生事件時無法及時提供參考資料，加大了疾病防治的難度。

4.缺乏檔案管理人才

檔案管理工作對于管理人員的專業(yè)素質(zhì)要求很高，但在大多數(shù)的基層疾控中心例，其檔案管理部門的工作人員多數(shù)缺乏管理經(jīng)驗和專業(yè)的學歷背景，導致檔案管理工作難以有效開展。其次，檔案管理人員素質(zhì)參差不齊，究其原因在于基層疾控中心的重點在于疾病監(jiān)測與防控，忽視了檔案管理工作的重要性。也因為領導部門的傾向?qū)е录部刂行牡臋n案管理工作的開展存在非專業(yè)性的特點。

5.缺乏對電子檔案的管理和開發(fā)

基層的疾控中心近年來也開始引進信息化管理，通過檔案管理系統(tǒng)簡化檔案管理工作，提高信息處理水平。但是由于信息化不徹底，疾控中心的檔案管理工作仍然需要手動錄入，且需要花費時間歸檔整理。而檔案室雖然引進了信息化設備，但是并未深度實現(xiàn)信息化。并且對于信息化之前的紙質(zhì)檔案也并未全部實現(xiàn)數(shù)字化歸檔。再者，檔案室對于電子檔案的備份程度較低，若遇到病毒等突發(fā)以外，很可能造成電子檔案的完全丟失。除了疾控中心電子檔案的管理工作缺乏規(guī)范性以外，已有的電子檔案由于相關的醫(yī)護人員缺乏利用檔案資料處理問題的意識，導致其開發(fā)利用程度低。基層疾控中心的查檔服務仍停留在簡單的檔案復制等工作上，電子檔案的利用也只能通過目錄檢索。

三、疾控中心檔案管理模式改革的應對策略

1.建立嚴格的檔案層級管理制度

疾控中心的檔案管理工作與該地區(qū)公共衛(wèi)生安全息息相關，因此需要引起檔案管理部門工作人員的足夠重視。首先，以領導責任制為基礎制定嚴格的檔案層級管理制度，將檔案管理工作的各項責任落實到具體的負責人身上，提高對檔案資料的管理標準，以此將檔案管理制度逐步規(guī)范化。為有效落實檔案層級管理制度，需要建立層層管理、層層監(jiān)督的嚴密的管理體系，對于日常管理工作中發(fā)生的問題實現(xiàn)整個檔案管理工作的體系化和規(guī)范化。其二是在落實管理制度的基礎上對其逐漸優(yōu)化，細化管理工作，盡可能將所有管理空白納入管理制度中。通過上述檔案管理制度的建立，提高檔案管理工作的保障。

2.完善檔案管理的設施設備，改革檔案管理模式

檔案的信息化管理需要完善的設施設備，涉及許多計算機硬件和軟件。但是疾控中心的大量資金都被用于引進先進的醫(yī)療設備，而忽略了檔案管理信息化設備的需求。這使得檔案管理工作總是滯后于其他醫(yī)療工作，若不加以改善會進一步加重檔案儲備信息不全的問題。因此，疾控中心需要逐步構(gòu)建完善的基礎設施，并將其與原有設備結(jié)合，以提高檔案管理工作的效率。傳統(tǒng)的疾控中心的檔案管理模式以人工收集、整理、保存檔案資料為主，信息化設備的引進使得傳統(tǒng)的檔案管理模式失效，改革傳統(tǒng)的檔案管理模式，引進先進的管理設備，更新傳統(tǒng)的管理思維，建立以信息化技術(shù)為基礎的現(xiàn)代化的檔案管理模式。

3.加大檔案管理人員的培養(yǎng)力度，提高其綜合素質(zhì)

信息化設備和管理的推行對疾控中心檔案管理人員的要求也在不斷提高，相關管理人員不僅需要負責保養(yǎng)信息化設備，還需要負責維護和管理檔案管理系統(tǒng)，并且還要負責檔案資料的整理、保存等工作[4]。因此，疾控中心在培養(yǎng)檔案管理人員時，首先應該加大培訓力度，提高其對于檔案管理工作的重視，并通過實踐操作提高其認知水平和工作能力，努力使檔案管理工作趨于細致化，摒棄掉原來的非專業(yè)化和隨意化。相關部門可以通過開展培訓逐步提高新引進的原有的檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，和管理能力。其次，應該大力引進優(yōu)秀的檔案管理人才，將先進的管理經(jīng)驗注入相對落后的管理群體中，增強檔案管理團隊的綜合水平。最后，疾控中心檔案管理工作的人事負責人應該具備較高的思想道德水平，高度責任心，專業(yè)的管理背景和業(yè)務能力，能夠有計劃地開展人員培訓的工作，使得檔案管理團隊逐步專業(yè)化、固定化。

4.規(guī)范電子檔案管理，提高其開發(fā)利用的程度

首先，加大對原有紙質(zhì)檔案的數(shù)字化建設，若基層的疾控中心缺乏相應的人才或足夠的人力，可以將數(shù)字化紙質(zhì)檔案的工作外包至第三方。其次，針對已有的電子檔案備份程度較低的問題，需要疾控中心的計算機專業(yè)人才構(gòu)建具備更高安全性的網(wǎng)絡屏障，以保障信息安全。對于電子檔案，提高其開發(fā)利用的程度對于提高地區(qū)公共衛(wèi)生服務有重要意義。為改善上述問題，要求疾控中心以編年歷的方式從業(yè)務檔案出發(fā)，展開檔案資料的編研工作。為更有效地開展編研工作，要求相關人員具備較高的業(yè)務能力和專業(yè)的知識背景，通過各部門的通力合作，完成對歷年檔案資料的匯編。除此以外，以更加多樣的形式如中心局域網(wǎng)等利用電子檔案，實現(xiàn)對電子檔案的全文檢索、傳輸、共享。

結(jié)語

疫情的常態(tài)化使得國家越來越重視對基層疾控中心的建設和完善，而疾控中心的檔案管理模式也逐漸向信息化、精細化發(fā)展?；鶎拥募部刂行臋n案管理人員應該秉承著務實的態(tài)度，提高自身的認知水平和管理能力。結(jié)合地區(qū)疾控發(fā)展中遇到的各種問題和實際情況，逐步建立完善的檔案管理模式，為當?shù)厝嗣裉峁└咏∪墓残l(wèi)生服務。