成人教育培訓(xùn)檔案的特點(diǎn)與管理

于旭升

摘 要：成人教育培訓(xùn)檔案管理工作是成人教育培訓(xùn)的重要組成部分，是記錄成人教育培訓(xùn)活動(dòng)的重要信息和數(shù)據(jù)，對(duì)成人教育培訓(xùn)事業(yè)發(fā)展具有十分重要的作用。作為成人教育培訓(xùn)教育管理思路產(chǎn)生的依據(jù)和條件，成人教育培訓(xùn)檔案管理具有獨(dú)特的性質(zhì)和特點(diǎn)，如何結(jié)合成人教育培訓(xùn)檔案管理的特點(diǎn)，對(duì)成人教育培訓(xùn)檔案進(jìn)行科學(xué)的管理成為人們關(guān)注的焦點(diǎn)?；诖?，本文對(duì)成人教育培訓(xùn)檔案的特點(diǎn)和管理措施進(jìn)行了分析，以期為成人教育培訓(xùn)檔案管理工作提供一定的參考。

關(guān)鍵詞：成人教育；教育培訓(xùn)；檔案管理；檔案特點(diǎn)

中圖分類號(hào)：G275.9文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A文章編號(hào)：2095-9214（2016）06-0292-01

作為教育活動(dòng)的重要組成部分，成人教育培訓(xùn)檔案能夠真實(shí)的反映出成人教育培訓(xùn)的方法、培訓(xùn)結(jié)果以及教育內(nèi)容等，是學(xué)校成人教育培訓(xùn)體系改革的重要依據(jù)。完整、科學(xué)、系統(tǒng)的成人教育檔案能夠?yàn)槌扇私逃聵I(yè)的發(fā)展提供有效的依據(jù)和科學(xué)的憑證。探究成人教育檔案的特點(diǎn)和管理方法對(duì)成人教育事業(yè)改革和質(zhì)量提升有著十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、成人教育培訓(xùn)檔案的特點(diǎn)

（一）分散性

分散性是指成人教育培訓(xùn)檔案的形成時(shí)間具有一定的分散性。成人教育培訓(xùn)與普通教育培訓(xùn)不同，具有時(shí)間不確定、地點(diǎn)不固定和培訓(xùn)要求不同的特點(diǎn)，這就決定了成人教育培訓(xùn)檔案在形成時(shí)間上具有一定的分散性。不同時(shí)間的教育培訓(xùn)內(nèi)容和方式不同，同一時(shí)間的教育培訓(xùn)類別也有可能各不相同。因此，當(dāng)成人教育培訓(xùn)結(jié)束之后，要立即進(jìn)行檔案的整理工作，及時(shí)保存相關(guān)內(nèi)容，否則有可能會(huì)出現(xiàn)信息和數(shù)據(jù)遺漏。

（二）復(fù)雜性

與普通教育培訓(xùn)形式相比，成人教育培訓(xùn)具有類型多樣的特點(diǎn)，教育培訓(xùn)內(nèi)容、方式和目的要求都不同。以財(cái)稅公務(wù)員成人教育培訓(xùn)工作為例，有的培訓(xùn)是對(duì)財(cái)稅政策改革的培訓(xùn)，有的是針對(duì)財(cái)稅工作方法的培訓(xùn)等等，不同的成人教育培訓(xùn)工作帶來了成人教育培訓(xùn)檔案的復(fù)雜性，成人教育培訓(xùn)檔案包含的內(nèi)容多、構(gòu)成復(fù)雜，具有十分明顯的復(fù)雜性特點(diǎn)。

（三）多樣性

經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展帶來了成人教育培訓(xùn)類型的多樣性，也就決定了成人教育培訓(xùn)檔案具有明顯的多樣性特點(diǎn)。成人教育培訓(xùn)檔案除了包括教育培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)課程安排、培訓(xùn)計(jì)劃等基本信息以外，還要對(duì)參與者的意見、反饋和培訓(xùn)效果分析等進(jìn)行整理，從多個(gè)方面提升成人教育培訓(xùn)檔案的完整性。

（四）系統(tǒng)性

成人教育培訓(xùn)檔案與其他類型的檔案管理一樣，都具有系統(tǒng)性的特點(diǎn)。作為一個(gè)完整的檔案，需要建立標(biāo)題、目錄和檢索編目，對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)的管理，方便以后檔案的查找和應(yīng)用。因此在成人教育培訓(xùn)檔案管理過程中，要遵循一定的原則和步驟科學(xué)的開展檔案整理工作，保證成人教育培訓(xùn)檔案的系統(tǒng)性。

二、成人教育培訓(xùn)檔案管理的方式和方法

（一）重視成人教育培訓(xùn)檔案管理

完善成人教育培訓(xùn)檔案管理的首要步驟就是提高對(duì)成人教育培訓(xùn)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)。首先，要樹立現(xiàn)代化的檔案管理意識(shí)，認(rèn)識(shí)成人教育培訓(xùn)檔案管理對(duì)成人教育培訓(xùn)工作的發(fā)展和改革的重要意義，保證成人教育培訓(xùn)檔案管理的完整性和真實(shí)性。其次，要從人員安排和資金上給予成人教育培訓(xùn)檔案管理工作大力支持，要保證有專人負(fù)責(zé)檔案整理工作，并且保證檔案管理工具和設(shè)施設(shè)備的完善，為成人教育培訓(xùn)檔案管理工作奠定良好的基礎(chǔ)。

（二）建立健全成人教育培訓(xùn)檔案管理工作制度

首先，要建立完善的檔案管理工作規(guī)章制度，對(duì)成人教育培訓(xùn)檔案定義、管理的范圍、應(yīng)該包含的主要內(nèi)容和保管要求等做出統(tǒng)一、規(guī)范的要求。其次，要從細(xì)節(jié)上優(yōu)化成人教育培訓(xùn)檔案管理工作制度，例如檔案中表格格式、圖片樣式以及統(tǒng)一的使用紙張和格式規(guī)范等，提高成人教育培訓(xùn)檔案管理工作的規(guī)范性。

（三）建立一支高水平的檔案管理工作人員隊(duì)伍

成人教育培訓(xùn)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)工作是關(guān)系到成人教育培訓(xùn)檔案是否科學(xué)有效的關(guān)鍵。建立一支高水平的檔案管理工作人員隊(duì)伍，首先，要對(duì)成人教育培訓(xùn)檔案管理工作者進(jìn)行培訓(xùn)，包括崗位職責(zé)培訓(xùn)、崗位工作內(nèi)容培訓(xùn)和相關(guān)專題培訓(xùn)等等，對(duì)成人教育培訓(xùn)檔案管理者的檔案管理知識(shí)進(jìn)行強(qiáng)化，為他們創(chuàng)造與其他同行進(jìn)行溝通交流的機(jī)會(huì)，了解和學(xué)習(xí)成人教育培訓(xùn)檔案管理的先進(jìn)工作方法和相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)，拓展成人教育培訓(xùn)檔案管理工作者的知識(shí)面，提升業(yè)務(wù)工作水平。其次，成人教育培訓(xùn)檔案管理工作者自身也要強(qiáng)化工作責(zé)任感，除了對(duì)各個(gè)部門送過來的資料進(jìn)行認(rèn)真的總結(jié)和整理以外，還要積極的參與到培訓(xùn)教育活動(dòng)中收集材料，去開班/結(jié)業(yè)典禮、教育培訓(xùn)舉辦的各種活動(dòng)等收集現(xiàn)場(chǎng)資料，走訪學(xué)員，搜集他們對(duì)成人教育培訓(xùn)活動(dòng)的意見和感觸等等，提升自身檔案資料的收集和整理能力。

（四）運(yùn)用現(xiàn)代化手段開展檔案整理工作

新的發(fā)展形勢(shì)下，成人教育培訓(xùn)檔案管理工作的信息化程度和發(fā)展趨勢(shì)越來越明顯，為了更好的適應(yīng)新時(shí)期的檔案管理工作要求，需要在成人教育培訓(xùn)檔案管理工作中充分的應(yīng)用現(xiàn)代化手段，如計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用等等，對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理方法進(jìn)行改革。這就需要成人教育培訓(xùn)檔案管理人員要積極轉(zhuǎn)變自身的觀念，學(xué)會(huì)運(yùn)用多媒體技術(shù)等等，運(yùn)用現(xiàn)代化的手段提高成人教育培訓(xùn)檔案管理的工作效率，提升檔案管理工作質(zhì)量。

三、結(jié)束語

成人教育培訓(xùn)檔案管理工作是成人教育活動(dòng)體系的重要組成部分，對(duì)促進(jìn)成人教育的改革和發(fā)展具有十分重要的作用。成人教育檔案具有分散性、復(fù)雜性、多樣性和系統(tǒng)性的特點(diǎn)，要求檔案管理工作者按照相關(guān)的規(guī)范要求，利用現(xiàn)代化的管理手段，及時(shí)、科學(xué)和主動(dòng)地對(duì)檔案資料進(jìn)行收集和整理，提高成人教育培訓(xùn)檔案管理的質(zhì)量和水平。

（作者單位：工遼寧稅務(wù)高等?？茖W(xué)校）

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