大數據下的高校檔案數字化管理分析

韓卓泉

摘 要：在大數據時代背景之下，互聯(lián)網技術對各個行業(yè)造成的影響越發(fā)深遠，在各領域之中的價值也受到了越來越多的關注。身處大數據時代，高校必然需要順應時代發(fā)展趨勢廣泛應用數字技術，以此來有效提升檔案數字化管理水平?；谶@一目的，本文對大數據下的高校檔案數字化管理工作進行了分析。

關鍵詞：大數據;高校;檔案;數字化管理

檔案數字化就是將傳統(tǒng)紙質檔案進行數字化處理。就當前情況來看，我國檔案數字化建設已經有了顯著的成效，不過必須得認清的一點，那便是簡單的數據化并不完全是數字化，因其無法將檔案價值有效發(fā)揮出來，所以在大數據背景之下，若是依然使用傳統(tǒng)方式來對海量檔案數據進行管理與利用的話，數字化檔案是無法有效發(fā)揮出其價值的，數字化檔案需要數據化才能發(fā)揮出其價值。為此，大數據下的高校檔案數字化管理工作自然需要及時優(yōu)化與創(chuàng)新，這樣才能更好地滿足大數據背景下的需求，充分發(fā)揮出其價值。

一、大數據下高校檔案數字化管理發(fā)展趨勢

1.檔案管理智能化

大數據時代背景之下的高校檔案管理工作，發(fā)生了較大的變化，高校辦學需求、資料數量相較于之前有了明顯的增加，而且資源數據也呈現出大爆炸增長趨勢，這種情況下，傳統(tǒng)檔案管理模式自然無法勝任檔案管理要求，數字化檔案管理便顯得十分重要了。高校檔案管理過程中，借助大數據相關技術能夠有效實現數據信息采集、整理與歸納，這不僅是對傳統(tǒng)檔案管理工作的創(chuàng)新，也能進一步提升檔案管理質量和效率，有效優(yōu)化檔案傳遞與共享，這也從側面體現出了檔案管理智能化水平有所提升。

2.檔案管理多元化

在我國教育事業(yè)不斷發(fā)展的環(huán)境下，職業(yè)教育受到的關注度也明顯有所提升，高校在這一過程中自然得到了較為明顯的發(fā)展。身處高等教育大眾化的時代，高校檔案管理工作本身就涉及到各方面內容，具有多元化屬性，如教育教學、行政管理、科學研究等均是檔案管理的一部分，而在高校加速發(fā)展的環(huán)境下，檔案信息自然也會越發(fā)的多元化，借助大數據相關技術來對其進行處理就顯得十分必要，這能有效促進檔案數據管理多元化發(fā)展。

3.檔案管理系統(tǒng)化

身處在大數據時代背景下，無紙化辦公的普及與廣泛使用，也是實現檔案數字化管理的關鍵，能夠有效改變傳統(tǒng)單一的檔案管理模式，同時還能進一步提升檔案管理存儲高效性與便捷性，從而有效提升檔案管理效率和質量。

二、大數據時代給高校檔案管理帶來的挑戰(zhàn)

1.給管理模式帶來的挑戰(zhàn)

在大數據時代來臨之前，高校的檔案管理以紙質資料的檔案為主，這也導致部分檔案管理人員已經習慣于傳統(tǒng)的紙質檔案管理模式。在大數據時代背景下，傳統(tǒng)檔案管理模式弊端十分凸顯，已經不適應大數據時代的檔案事業(yè)發(fā)展。如果高校仍一直沿用傳統(tǒng)的檔案管理方式、制度及收集整理方法，那么必然會影響到檔案管理工作的效率，并且還會對檔案資料各方面帶來不良影響，如完整性、準確性、時效性等。因此，在大數據時代下，高校必須要根據時代特點，積極進行探索和分析，尋求更為符合自身實際情況的檔案管理模式，以此來更好的適應時代發(fā)展的需求。

2.給管理制度帶來的挑戰(zhàn)

在高校檔案數據收集過程中，需要檔案管理部門和其他職能部門進行有效的溝通與交流。在大數據時代背景下，數據結構變得更為復雜，為了確保檔案數據的標準性，高校應針對不同工作類型的部門區(qū)分建立數據管理制度，并且將責任落實到個人。不過就具體情況來看，很多高校并不是很重視這一點，從而因為溝通不暢引發(fā)各種問題，影響到檔案資源利用效率的提升。

3.給檔案管理人員帶來的挑戰(zhàn)

在大數據時代背景下，對于高校檔案管理提出了更高、更新的要求，與此同時，高校檔案管理的理念、方法和途徑也發(fā)生了很大的變化。在這樣的背景下，高校檔案管理人員必須要對自身的角色進行重新定位，改變以往檔案保管員的身份，增強自身的服務意識，為用戶提供多樣化的服務。另外，大數據時代的到來給檔案管理人員各方面能力提出了更高的要求，需要他們具備良好的信息素養(yǎng)，能夠靈活應用各種信息技術，借助大數據技術分析與預測廣大用戶需求，從而為廣大用戶提供更加針對性與個性化的服務，以此來提升檔案信息的利用價值。

4.給技術層面帶來的挑戰(zhàn)

在大數據背景下，檔案資料的來源變得更加的多樣化，如果只依靠傳統(tǒng)的技術根本無法滿足檔案資源收集的工作需求。因此，高校必須要積極更新自身的檔案管理技術，采取現代檔案管理技術對檔案資料進行收集、存儲、分析和加工，從而推動高校檔案管理朝著信息化的方向不斷前進。

另外，在大數據時代下，給高校檔案數據安全帶來了巨大的挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)集中式數據存儲和保管的方式已經不適于當前檔案數據化的發(fā)展，并且隨著信息技術的發(fā)展，數據處理技術的更新速度也在不斷加快，這就要求高校必須要樹立與時俱進的理念，及時更新和引進先進數據管理技術，使得高校檔案管理的信息化水平始終處于較高層次。

三、大數據下高校檔案數字化管理現狀

1.管理模式滯后

就目前高校檔案數字化管理情況來看，依然還是有部分高校以紙質資料存儲、傳統(tǒng)管理方式為主，雖然有些高校也開展了檔案數字化管理，可是只是停留在簡單的局域網建設、單機信息收集等一些較為淺層的表面工作上，無法真正借助于人工智能、大數據技術來對檔案數據信息進行深層次的分析、加工與整理，從而引發(fā)了檔案工作需求超出管理工作實際等現象，整個檔案管理模式滯后且僵化，不利于檔案價值的發(fā)揮。

2.宣傳力度不足

分析高校檔案管理傳統(tǒng)方式以及高校發(fā)展歷史，我們能夠發(fā)現在檔案管理工作開展過程中，幾乎很少有高校會對檔案管理工作進行宣傳，所以很多人對檔案管理工作重視程度也不足。除此之外，在高校管理體系之中也沒有高校師生宣傳系統(tǒng)，這也促使師生在使用檔案資料、信息收集、取得檔案情報等多方面都十分欠缺，長此以往，高校檔案管理工作質量自然無法得到提升。

3.管理工作方式滯后

很多高校在進行檔案管理的時候，依然還是存在漠視社會因素、缺少條件平衡、忽視教育環(huán)境等問題。從深層次來分析的話，這也是高校檔案管理方式無法緊跟大數據時代發(fā)展的具體表現，身處在大數據時代背景之下，無法構建大數據平臺下的資源庫、信息庫，自然無法有效保障高校檔案數字化管理工作質量，最終必然也就制約了檔案價值的發(fā)揮。

4.檔案管理隊伍有待優(yōu)化

一方面，高校檔案管理人員無法滿足大數據技能要求、科技發(fā)展需求，這種情況下自然也就無法將高校檔案管理工作有效構建在大數據平臺之上，從而無法保障高校檔案管理效率和質量。另一方面，高校檔案管理工作人員數量缺口嚴重，缺少具有高水平檔案管理能力的人才、大數據操作技能型人才，從而影響了檔案管理質量。

5.檔案開發(fā)利用率較低

在大數據時代下，高校檔案管理工作的主要內容不再僅限于檔案資料的保管和使用，還需要做好檔案開發(fā)工作。但就目前高校檔案管理現狀來看，因為高校自身特點的影響，使得檔案開發(fā)利用率并不是很高，服務形式方面也依舊停留在初始階段。而出現這種現象的主要原因是檔案管理信息化水平較低，目前高校檔案利用的主要手段仍以人工檢索和操作為主，現代化信息檢索設備匱乏，現代化水平較低。

四、大數據下高校檔案數字化管理措施

1.創(chuàng)新檔案管理模式

在大數據時代背景之下，大數據技術對當今社會各個方面和領域造成了影響，電子地圖、人工智能系統(tǒng)等新一代媒體在高校也得到了廣泛應用，檔案管理工作在實施過程中，也可以積極借助于大數據技術來有效實現創(chuàng)新與優(yōu)化，從而真正實現檔案數字化管理。

在創(chuàng)新檔案管理模式的考量時，一方面，高?？梢杂幸庾R的擴大數據量。數字化使得檔案保存不需要再占用過多的空間，而且儲存起來也更加的方便，高?？梢詫r值不高的檔案也收集保管起來，以便有效提升數據采集完整性與全面性。另一方面，則可以積極借助于現有成熟技術，推動檔案朝著數據化的方向轉變，在這一過程中，要加強注重數字化工作，這樣就能有效實現數據化。如面對文本類的檔案，便得全文輸入，而不是簡單的輸入一些關鍵詞與標題。不過因為全文輸入工作量過大，所以高校可以借助于已經十分成熟的OCR技術來進行自動掃描與識別，從而轉化成為數字化格式;對于一般圖片類檔案，則可以將其圖像展示內容進行文字標注，同時輸入計算機，做好歸類，這樣就能有效實現數字信息數據化，從而進一步提升檔案管理效率。

2.做好檔案管理重要性宣傳

為了能夠有效提高高校檔案管理工作質量，高校還可以將大數據時代下的各維度資料與信息都作為深層次加工和系統(tǒng)利用資源，積極借助于大數據技術來展開檔案管理工作重要性宣傳，讓師生能夠意識到大數據技術對于檔案管理的促進作用，這樣才能真正有效發(fā)揮出其價值。

首先，宣傳工作實施要面向管理層與決策層，讓他們真正意識到檔案管理工作的重要性，以及大數據技術在數字化管理中的價值，這樣才能為之后工作實施提供保障。其次，宣傳工作還需要面向全體師生，結合教師教學、實習實訓、學生學習等進行全方位宣傳教育，讓他們都能夠參與到檔案管理工作之中。

3.改變管理與服務模式

大數據下的高校檔案數字化管理工作在實施過程中，還需要及時改變檔案管理與服務模式。在歸檔的時候，要落實對檔案的數據化，之前沒有數據化的紙質檔案，需要檔案管理人員逐步對其數據化，而對于數據化后的檔案，除了一些涉密檔案，其他的就不需要再進行索引的建立。最后，就證據服務提供來說，則可以適當改變業(yè)務流程，積極借助于數字化到數據化的優(yōu)勢來精簡整個查詢流程，這樣就能進一步提升檔案查詢效率。除此之外，還可以應用大數據技術促使檔案服務方式的轉變。大數據背景下，更加重要的就是檔案附加機制表現，還需要從大量數據信息之中分析其潛在價值，這樣才能有效提高檔案服務效果。

4.優(yōu)化檔案管理隊伍

在大數據時代下，對于檔案管理人員而言，一定要將管理工作的重點放在數字化管理、大數據平臺建設等方面，只有這樣才能更好的發(fā)揮出大數據技術的作用，促使檔案管理工作效率再上一個臺階。為此，檔案管理人員一定要及時更新自身知識庫，加強新理論、新技術學習，不斷提高自身大數據技術應用能力。學校方面則可以積極構建優(yōu)質管理隊伍，這樣才能有效提升管理水平。

5.加大檔案信息化建設力度

傳統(tǒng)的數據處理技術已經無法滿足大數據時代下高校檔案管理的發(fā)展需求，這就要求高校加大對檔案信息化建設的力度，積極引進現代化信息技術，深入挖掘檔案數據背后的價值，以此來提升檔案資源的開發(fā)利用率，使得高校檔案管理工作更好的適應時代發(fā)展的需求。

首先，高校應完善檔案信息化基礎設施，引進各種先進的檔案信息網絡化設備和檔案信息網絡系統(tǒng)，以此來確保檔案資源能夠快速的收集、整理、傳輸和利用。

其次，在高校檔案管理工作中應堅持大數據、大檔案原則，即借助大數據技術，構建檔案信息的中心數據庫和專門數據庫，以此來提升檔案數據的規(guī)范性、完整性和安全性。

最后，高校應借助現代信息技術，提升檔案服務水平。比如，高?？梢酝ㄟ^大數據技術，建立用戶需求引擎和學術搜索引擎，為用戶提供更加便捷的檔案查詢服務，以此使得檔案管理水平得到進一步提升。

五、結語

綜上所述，高校檔案管理工作在大數據背景之下也呈現出了很多新問題，檔案數字化管理是時代發(fā)展的必然要求，大數據技術的有效應用，能夠進一步落實高校檔案數字化管理實效，從而有效提升檔案數字化管理效果。為此，高校在檔案管理實踐期間，一定要結合高校檔案管理實際情況來進行優(yōu)化，充分利用大數據技術進行創(chuàng)新與變革，這樣才能真正有效提升檔案數字化管理水準，發(fā)揮出檔案在高校建設中的應有作用。

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（作者單位：寶雞文理學院檔案館）