網(wǎng)絡(luò)時(shí)代創(chuàng)新檔案管理模式探究

摘要：檔案管理在各行業(yè)發(fā)展中，尤其是目前示范校建設(shè)、評(píng)估等過程中發(fā)揮著越來越大的作用，檔案工作的重要性已被更多人所認(rèn)同。但隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式面臨著新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。本文針對(duì)如何在網(wǎng)絡(luò)化的時(shí)代背景下更好地進(jìn)行檔案工作，提高檔案管理水平進(jìn)行了詳細(xì)的研究并提出了對(duì)策。

關(guān)鍵詞：檔案管理;網(wǎng)絡(luò)時(shí)代;對(duì)策

信息資源和物資、能源，共同被認(rèn)為是構(gòu)成現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的三大支柱性資源。檔案屬于信息資源的一種，同樣起著支柱性作用。當(dāng)今互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)已成為人們獲取信息的主要途徑，因此，檔案管理也應(yīng)順應(yīng)時(shí)代的要求，通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行管理并提供開發(fā)和利用。

1檔案工作面臨的形勢

1.1科技進(jìn)步為檔案事業(yè)發(fā)展帶來了新的契機(jī)

當(dāng)今世界，人們的政治、經(jīng)濟(jì)、文化生活無不與科技發(fā)展密切掛鉤。對(duì)檔案事業(yè)而言，現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)正提高著檔案設(shè)備的性能，為檔案管理的現(xiàn)代化提供了必要的條件。同時(shí)，科技的進(jìn)步，為檔案管理工作提供了更多的新技術(shù)、新產(chǎn)品、新材料，這都進(jìn)一步加速著檔案現(xiàn)代化的進(jìn)程。

1.2檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化突起

信息和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，推動(dòng)了檔案工作的信息化進(jìn)程。高校檔案信息化管理要求實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化。隨著辦公自動(dòng)化的實(shí)現(xiàn)，檔案管理也要求實(shí)現(xiàn)信息的接收、傳遞、存儲(chǔ)和利用的一體化。新的檔案管理的軟件也逐步由單機(jī)版實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)版，高校檔案信息逐漸實(shí)現(xiàn)了高度的共享。[1]

2檔案管理存在的問題

檔案管理雖然起著至關(guān)重要的作用，但檔案管理工作中仍存在著許多突出的問題，檔案網(wǎng)絡(luò)化管理對(duì)于改善傳統(tǒng)的檔案管理體制，提高檔案管理效率具有十分重要的意義！目前的我國人事檔案管理制度是在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下建立起來的。隨著社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)體制的逐步建立和不斷完善，以及人事制度改革的進(jìn)一步深入，受就業(yè)的多樣性和不確定性影響，大學(xué)畢業(yè)生檔案的流動(dòng)更加頻繁，現(xiàn)行大學(xué)畢業(yè)生檔案管理工作已無法適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求。

在對(duì)檔案管理上不夠系統(tǒng)，而且檔案的管理工作人員對(duì)檔案的管理不夠重視。檔案管理如果缺乏了系統(tǒng)完整性的管理就會(huì)造成檔案的數(shù)量以及檔案內(nèi)容的信息資源上的不齊全。這樣導(dǎo)致的后果就是檔案信息的失真而不能讓檔案發(fā)揮出其該有的真正的作用，不僅如此，這還會(huì)讓上級(jí)部門對(duì)檔案保管以及征用產(chǎn)生一定的麻煩和困難。

2.1檔案源問題

檔案源問題主要指檔案的收集環(huán)節(jié)存在的問題。按照規(guī)定，歸檔文件要符合幾個(gè)要求：一是收集進(jìn)檔案室的材料必須是辦理完畢的原始材料（原件），要完整齊全、真實(shí)、文字清楚。同時(shí)，歸檔材料的紙張、載體字跡等方面都有嚴(yán)格要求;二是歸檔材料門類必須齊全。我院檔案室共有九大類檔案，包括文書、教學(xué)、科研等，每年能收繳到的檔案材料往往存在紙張、字跡不合要求，復(fù)印件大量存在，重要檔案如大型設(shè)備檔案、科研檔案無法收集歸檔等問題，這些問題的存在已經(jīng)成為我院今后檔案利用的一個(gè)瓶頸。

2.2電子文件歸檔標(biāo)準(zhǔn)尚不完備

隨著計(jì)算機(jī)、通信、數(shù)字技術(shù)的廣泛使用，越來越多種類的電子文檔出現(xiàn)，這些電子文件的積累、保存基本還處于無序狀態(tài)。針對(duì)近年來大量出現(xiàn)的電子文檔，國家卻缺乏一個(gè)統(tǒng)一完善的管理標(biāo)準(zhǔn)，即使是為數(shù)不多的幾個(gè)標(biāo)準(zhǔn)也只是一些原則性的常態(tài)問題，對(duì)于具體到每個(gè)單位電子文書的管理只能起到指導(dǎo)的作用，缺乏可操作性。因此，要怎樣科學(xué)管理這些電子文件成為記錄管理發(fā)展面臨的一大挑戰(zhàn)。為了解決這個(gè)問題，單位需要規(guī)劃制定電子文件歸檔和電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)要符合國家的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，也應(yīng)該適合本單位的具體情況，并且具備可行性。[2]

2.3檔案資源的深度開發(fā)和提供主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)不夠

檔案真實(shí)記錄了社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)，同時(shí)為一個(gè)新的社會(huì)實(shí)踐提供了最真實(shí)可靠的證據(jù)和依據(jù)，這不是可以用金錢來衡量的。檔案一方面完整保存了歷史的原貌，另一方面為我們今天的工作提供了借鑒。鑒于檔案的作用和意義，抓好我院的檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，進(jìn)行檔案深度開發(fā)研究和利用已迫在眉睫。

3網(wǎng)絡(luò)時(shí)代檔案管理的對(duì)策

目前倡導(dǎo)以信息化帶動(dòng)檔案事業(yè)的多元化信息化發(fā)展，擴(kuò)大檔案信息資源的開發(fā)利用，加快檔案資源的數(shù)字化、信息服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)化，跟上時(shí)代的步伐，與網(wǎng)絡(luò)信息化同步進(jìn)行，爭取早日實(shí)現(xiàn)檔案工作的現(xiàn)代化。針對(duì)我院檔案管理的現(xiàn)狀，我認(rèn)為網(wǎng)絡(luò)時(shí)代檔案管理應(yīng)該采取以下對(duì)策。

3.1從源頭抓起，重視檔案資源的建設(shè)

網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的檔案管理是為了更好地滿足利用者的需求，因此，檔案的全面性和完整性非常重要。要使館藏檔案更加完備，必須從源頭抓起，即重視檔案材料和檔案資源的收集。從檔案管理的現(xiàn)狀來看，我們?cè)跈n案資料收集上尚存在許多問題，如檔案紙質(zhì)材料缺失、實(shí)物檔案散布在很多部門或者個(gè)人手中、科技檔案不完整、設(shè)備檔案幾乎空白等等。如何解決這一問題，我認(rèn)為必須做好以下工作。

3.1.1做好溝通和宣傳工作

各職能部門的業(yè)務(wù)活動(dòng)行成的材料，以及領(lǐng)導(dǎo)的基層調(diào)研等都是檔案的一部分。作為檔案工作者，要及時(shí)地到各部門進(jìn)行實(shí)地了解，同時(shí)開展一系列的宣講班，使每一個(gè)人意識(shí)到檔案工作的意義和重要性，從我做起、從自己的工作范圍做起，養(yǎng)成良好的及時(shí)整理材料并保管的好習(xí)慣，這樣，散存于部門和個(gè)人手中的重要檔案才能完整地歸檔。否則，沒有每一個(gè)人對(duì)檔案工作的支持，檔案資源的收集就成了無源之水、無本之木。我們也就不可能在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代最大程度地滿足利用者的需求。[3]

3.1.2建設(shè)完善的檔案網(wǎng)絡(luò)以促進(jìn)檔案材料的收集

就我院而言，系部科室共有30多個(gè)，每個(gè)部門都會(huì)形成新的檔案資料，檔案人員除了平時(shí)的調(diào)研，還需要進(jìn)行集中的收集整理。而專職檔案人員很少，因此，建立完善的檔案網(wǎng)絡(luò)以協(xié)助收集非常重要。我院正在逐步建立檔案資料收集的網(wǎng)絡(luò)體系，每個(gè)部門都指定有專門的兼職檔案員，對(duì)部門形成的檔案進(jìn)行收集，并通過檔案網(wǎng)絡(luò)定期交流收集資料的經(jīng)驗(yàn)。這一體系的建立，使檔案管理部門能及時(shí)得到檔案資料收集的信息，便于統(tǒng)一管理，同時(shí)克服了檔案工作人員缺乏不能面面俱到的矛盾。

3.2加快制定檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范

我國檔案管理的國標(biāo)和地標(biāo)及規(guī)范陸續(xù)出臺(tái)。這些規(guī)范性文件的出臺(tái)，逐漸將信息化時(shí)代檔案管理引入到規(guī)范化和制度化的范疇。這對(duì)于檔案管理自身建設(shè)和社會(huì)發(fā)展都具有重要意義。目前檔案信息化建設(shè)仍處于起步階段，許多實(shí)質(zhì)性內(nèi)容實(shí)際操作存在較大差異。鑒于此，我們只有以國標(biāo)和地標(biāo)為依據(jù)，積極制定符合本單位實(shí)際的檔案收集和整理標(biāo)準(zhǔn)，尤其是電子檔案歸檔管理規(guī)范，才能在信息網(wǎng)絡(luò)時(shí)代更好地發(fā)揮檔案工作服務(wù)大眾、服務(wù)社會(huì)的價(jià)值。

開展建立系統(tǒng)為了檔案的管理和利用提供了更為便捷的平臺(tái)。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，我們對(duì)檔案資源的收集、整理、歸檔以及開發(fā)利用都可以通過網(wǎng)絡(luò)得以實(shí)現(xiàn)，從而使檔案的價(jià)值實(shí)現(xiàn)最大化。但我們不得不意識(shí)到網(wǎng)絡(luò)技術(shù)是一把雙刃劍，在幫助改變傳統(tǒng)檔案管理模式的同時(shí)，也帶來了許多問題，如檔案信息資源的安全性、合法性、兼容性等，這些問題的解決將有利于推動(dòng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案的管理和利用進(jìn)程。

3.3檔案與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)相呼應(yīng)

（1）在這個(gè)飛速發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，在檔案的開發(fā)利用方面，一個(gè)重要的作用就是可以建立文件檔案的目錄中心。通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的對(duì)接便應(yīng)用，便于我們可以開發(fā)出更多的渠道以及相關(guān)聯(lián)的檢索方法，這樣，在查找檔案的時(shí)候就可以非常地方便、快捷，即使我們無法知道是該檔案屬于哪一類的，那么我們也可以通過跨庫檢索的方式查詢到，這比在之前我們傳統(tǒng)的先查找檔案類別然后再查找檔案文件要便捷的多。為以后的工作節(jié)約了很多時(shí)間，非常便捷，效率很高！

（2）利用網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，加強(qiáng)編研工作力度

在網(wǎng)絡(luò)的大環(huán)境中，現(xiàn)時(shí)代網(wǎng)絡(luò)的便捷給各個(gè)領(lǐng)域都提供了更多的優(yōu)勢。在檔案管理的高效運(yùn)轉(zhuǎn)中起到了很好的作用！與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)相連接，優(yōu)化傳統(tǒng)檔案管理中的不足之處，整合一套系統(tǒng)智能的檔案管理體系，而網(wǎng)絡(luò)在以后的檔案管理發(fā)展中起到至關(guān)重要的組成部分。科學(xué)，有效，事半功倍加強(qiáng)編研工作力度 ，檔案人員要走出封閉的檔案室，主動(dòng)參與單位各項(xiàng)工作，努力成為單位各部門各崗位工作的行家，摸清機(jī)關(guān)、單位各項(xiàng)工作的需要，本著需要什么編研什么，定好題，選好材，有的放矢，爭取編研工作件件出成果，件件起作用。注重聯(lián)合網(wǎng)絡(luò)，借助外力。審計(jì)檔案編研成果的編撰、制作、工作相當(dāng)巨大，單憑檔案內(nèi)部的力量是難以勝任的，很有必要借助外部的力量，實(shí)現(xiàn)聯(lián)動(dòng)效應(yīng)?；鶎訉徲?jì)檔案要想進(jìn)行多層次，多角度，多渠道的檔案信息資源開發(fā)，必須堅(jiān)持與實(shí)際工結(jié)合，館室合作、部門協(xié)作，室內(nèi)外檔案信息開發(fā)并舉的方針，必須立足室藏，面向全社會(huì)，打破部門界限，開展縱橫聯(lián)合，形成最佳狀態(tài)的編研結(jié)構(gòu)，其成果才具有實(shí)效性！

（3）提高檔案編研人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，不斷強(qiáng)化檔案編研人才隊(duì)伍建設(shè)。在社會(huì)網(wǎng)絡(luò)發(fā)展日新月異的今天，編研工作要想有所作為，必須有所創(chuàng)新，而創(chuàng)新的關(guān)鍵是培養(yǎng)編研人員的創(chuàng)新精神和創(chuàng)新能力。檔案編研人員不僅應(yīng)具備扎實(shí)的檔案專業(yè)知識(shí)，還應(yīng)熟知和了解相關(guān)學(xué)科知識(shí)，尤其是現(xiàn)代化管理知識(shí)，努力使自己成為同時(shí)具有專業(yè)知識(shí)和多方面相關(guān)知識(shí)的復(fù)合型人才，為編研工作提供人力保障?；鶎訉徲?jì)機(jī)關(guān)要按照《檔案法》的規(guī)定和要求，專門配備檔案編研人員，并為檔案編研人員接受培訓(xùn)創(chuàng)造條件，采取請(qǐng)近來與走出去相結(jié)合、專家授課與個(gè)人自學(xué)相結(jié)合等培訓(xùn)方式，不斷拓寬審計(jì)檔案編研人員的知識(shí)面，提高檔案編研人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。

4結(jié)束語

檔案是歷史發(fā)展的記錄，檔案管理對(duì)高校的教學(xué)、科研等起著重要的作用。在信息全球化的大背景下，我們應(yīng)該根據(jù)自身發(fā)展的實(shí)際情況，發(fā)現(xiàn)、分析檔案管理中存在的問題，制定科學(xué)有效的檔案管理策略。我相信，隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，我們的檔案管理事業(yè)將步入一個(gè)新的臺(tái)階。

參考文獻(xiàn)

[1]石莉，印莉娟.論網(wǎng)絡(luò)時(shí)代檔案資源的開發(fā)與利用[J].北京理工大學(xué)學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版）， 2007，（05）.

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作者簡介：趙國軍，（1992.04-），男，河北省唐山市，漢族，本科，助理館員（檔案類），機(jī)械設(shè)計(jì)制造及其自動(dòng)化專業(yè)。