內(nèi)部控制視角下高校合同管理的現(xiàn)狀及優(yōu)化策略分析

摘要：目前，我國高等教育事業(yè)不斷深化改革，加快發(fā)展，參與經(jīng)濟社會生活日漸頻繁，而合同管理作為其中重要組成部分，合同的合法合規(guī)性以及作用發(fā)揮直接影響著高校參與經(jīng)濟社會活動的成效。從當前我國高校合同管理工作實際情況看，存在的一些問題必須實施相應的優(yōu)化，對此，本文基于內(nèi)部控制視角，闡明了高校合同管理的重要性，淺析了高校合同管理現(xiàn)狀，并提出了針對性的優(yōu)化措施。致力于進一步加強高校合同管理規(guī)范性、科學性，促使高校有效防控經(jīng)濟風險，推動高校教育事業(yè)健康穩(wěn)定發(fā)展。

關鍵詞：高等院校;合同管理;內(nèi)部控制;現(xiàn)狀;優(yōu)化對策

隨著國家積極深化高等教育體制改革，高校參與社會市場經(jīng)濟活動逐漸增多，對合同管理工作提出了較高要求。作為公益性事業(yè)單位，高校在各類活動中，都會涉及到合同業(yè)務，比如合作辦學、技術轉(zhuǎn)讓、政府采購、工程建設、業(yè)務培訓等等，都需要通過合同明確雙方權利和義務，用于保障活動順利開展。為此，我國高校也相應提升了對合同管理工作的重視程度?？蓮膶嶋H情況看，現(xiàn)有合同管理仍存在制度不健全、管理流程不合理、執(zhí)行過程缺乏監(jiān)控、信息化水平較低等問題，而本文主要基于內(nèi)控視角，提出了有針對性的優(yōu)化措施，借此來保障學校教學科研事業(yè)健康、可持續(xù)發(fā)展。

1 內(nèi)部控制視角下高校合同管理重要性

高校開展合同管理過程中，主要就是在法律法規(guī)范圍內(nèi)，通過專業(yè)機構(gòu)，借助配套管理制度，涵蓋合同起草、合同簽訂、合同履行等各個環(huán)節(jié)的監(jiān)督管理行為。通過規(guī)范合同管理，可以推進高校依法治校、依法辦學，此外，規(guī)范合同管理也是高校內(nèi)部控制工作的重要組成部分，有助于提升學校內(nèi)部管理水平。而高校在開展教學、科研以及其他活動過程中，往往涉及到一定的利益，加強管控合同管理工作，可以為協(xié)議各方權利義務提供保障。規(guī)范合同起草、簽訂、履行、變更、解除、終止等環(huán)節(jié)工作，能夠在最大程度上保護學校切身利益，有效降低風險，在公正公平下促使學校獲取到最大利益[1]。

2 高校合同管理現(xiàn)狀

2.1 制度不健全

從當前高校合同管理制度看，存在不健全不完善的情況，也未能和其他管理制度相互協(xié)調(diào)。部分高校合同管理制度中，缺乏了合同管理業(yè)務相關流程方面的內(nèi)容，比如，合同審核制度、監(jiān)督評價管理制度等。還有個別院校直接參照其他院校的制度，未能結(jié)合本校實際情況適時調(diào)整，導致可行性、實踐性較低。比如，在某些高校中，當經(jīng)費支出超出某一確定標準才簽訂合同?；趦?nèi)控視角下，結(jié)合高校經(jīng)濟體量，若是采用此種方式，必將會嚴重影響到學校資金運轉(zhuǎn)效率，反而增加內(nèi)部控制成本。除此之外，部分高校在制定合同管理制度過程中，缺乏對其他制度的考量、協(xié)調(diào)，導致各個制度之間存在一定沖突和矛盾。

2.2 管理流程不合理

有的高校在開展合同管理工作中，并未專門設置機構(gòu)審核、歸檔、管理、監(jiān)督、評價，導致合同整個管理流程缺乏系統(tǒng)性，而合同的簽訂授權是通過相應的執(zhí)行部門負責，一個人來完成合同文本起草、審核直到履行全過程，此種情況勢必會增加合同潛在風險，個人業(yè)務能力、專業(yè)知識以及法律意識等情況將會直接影響到合同管理水平和效果。不僅如此，一些原本不相容的崗位沒有做出明確分割，非常容易出現(xiàn)一些腐敗、舞弊等情況，導致學校遭受不必要的經(jīng)濟損失[2]。

2.3 執(zhí)行過程缺乏監(jiān)控

從合同起草、簽訂、審核直到歸檔管理，各個環(huán)節(jié)都應當進行合同監(jiān)督與評價，可實際情況，一些高校在開展合同管理過程中，并沒有重視這些環(huán)節(jié)。由于缺乏全面的監(jiān)控，非常容易在各個環(huán)節(jié)發(fā)生漏洞，增加潛在風險，若是無法及時發(fā)現(xiàn)、處理，容易引發(fā)法律控訴，帶來不必要的經(jīng)濟損失，直接造成高校合法權益受損。

2.4 信息化水平較低

信息化、網(wǎng)絡化社會，要求合同管理也應當積極提升信息化程度，但現(xiàn)有部分高校的信息化合同管理水平并不高，甚至還存在沿用手工紙質(zhì)審核、審批方式的情況，嚴重降低了合同管理效率，并且也缺乏一套完整的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，造成合同訂立、履行、變更、保管等環(huán)節(jié)難以有效銜接，制約了高校內(nèi)部控制信息化建設[3]。

3 基于內(nèi)部控制下的高校合同管理優(yōu)化策略

3.1 構(gòu)建高校合同管理程序化制度

在制定高校合同管理程序化制度過程中，發(fā)起部門首要任務就是做好各項背景調(diào)研，科學分析、合理制定預算，最后實施合同起草。而后相關負責人組織合同會審，若是通過，可進行立項程序，若是不通過，則需重新制定。在合同發(fā)起部門初次審查后，需要移交給合同管理部門實施二次審查，與此同時，也應當由專業(yè)的法務人員同時進行查閱，確保合同合規(guī)合法。而針對沒有通過審查的合同，則需嚴格按照批復意見修改直到合同蓋章正式成立。確立后的合同需要存檔留在合同管理部門，為后續(xù)核實賬務提供參考[4]。除此之外，高校還應當依照《中華人民共和國合同法》《中華人民共和國招投標法》《教育部直屬高校經(jīng)濟活動內(nèi)部控制指南（試行）》等規(guī)定，制定合同管理制度，并完善其他配套制度。確保從合同策劃、起草、簽訂、執(zhí)行、監(jiān)督、歸檔等各個環(huán)節(jié)，有明確的規(guī)定和要求。與此同時，應當執(zhí)行責任制，促使學校各個部門相互協(xié)調(diào)、相互制約。

3.2 優(yōu)化合同管理業(yè)務流程控制

分析合同管理具體流程可知，除了合同調(diào)查、擬定、審核、簽訂、變更等環(huán)節(jié)，還涉及合同的具體實施以及發(fā)生合同糾紛問題的解決、評估等內(nèi)容。這些環(huán)節(jié)的工作內(nèi)容各不相同，但是卻又相互聯(lián)系、制約，因此，必須結(jié)合學校實際情況予以優(yōu)化、完善，全面理順合同管理業(yè)務流程，切實保障學校的合法利益。下面選擇幾個主要環(huán)節(jié)進行分析[5]。

首先，在合同文本擬定中，由于高校合同涉及種類較多，再加上部分承辦部門、經(jīng)辦人并非法律專業(yè)、財會專業(yè)，缺乏足夠的風險意識和法律意識，導致合同擬定各式各樣，缺乏統(tǒng)一性。對此，高校可以根據(jù)自身情況，組建專門的審核小組，負責擬定或者搜集各類合同范本，并嚴格依照范本去審查各經(jīng)辦人簽訂的合同，若發(fā)現(xiàn)問題應當依照規(guī)范和標準予以修改、補充，保證合同風險能夠降到最低。

其次，對于合同審核的控制，高?？梢猿闪⒑贤瑢徍诵〗M，這其中包含了學校辦公室、財務部門、監(jiān)察審計部門、法律顧問等專業(yè)技術人員，針對合同實施審核。基于內(nèi)部控制視角，高校要注意分割合同審核、合同擬訂崗位，保證審核真實有效[6]。

再次，高校應當加強管控合同簽署和登記保管。校長作為合同的法定簽署人，有權通過書面方式授權校內(nèi)相關負責人簽署合同，這也是考慮到各學院、各部門的實際情況， 借此授權方式提高合同管理效率。這就需要各學院負責人在簽訂合同前，應當先明確是否具備授權審批、簽署權限，若是得到授權，則可以以學校名義簽署相關合同，但是要在授權范圍內(nèi)進行簽署。此外，對于部分重大合同的簽訂，應當由上級領導審批后，依照國家、學校的相關規(guī)定，而后按照合同流程，加蓋合同專用章后再開展后續(xù)工作。作為合同登記部門，必須做好合同授權審批單，加蓋合同專用章，并對合同原件進行連續(xù)編號，登記合同文本原件，而在合同保管過程中，相關工作人員應當按照學校檔案移交制度，在一定時間內(nèi)將編號的合同裝訂成冊，移交給學校檔案管理部門統(tǒng)一保管[7]。

最后，在合同實施環(huán)節(jié)中，也應當加強管理控制，在保證堅持誠實守信原則簽訂合同后，履行實施階段需要按照合同條款執(zhí)行各項工作，并在此過程中開展相應的監(jiān)督管理，確保合同雙方能夠按具體的條款履約。而后當承辦單位核對標的數(shù)量、驗收質(zhì)量后，辦理相應的財務結(jié)算手續(xù)，作為學校財務部門，則必須認真審核原始單據(jù)并依據(jù)合同條款支付款項。

3.3 加強建立監(jiān)督考核評價體制

從以往高校合同管理工作看，針對合同的監(jiān)督管理主要是由部門負責人實施。但這些部門專業(yè)知識領域存在一定局限性，非常容易忽視監(jiān)督管理，進而引發(fā)一系列的合同糾紛隱患。所以，必須建立健全合同監(jiān)督機制，確保合同管理各個環(huán)節(jié)都得到全面把控。比如，在策劃合同前，應當針對合同發(fā)起人的需求實施論證，開展可行性分析調(diào)查工作;而在合同執(zhí)行過程中，需要全面實施財務控制，嚴格依照簽訂的合同內(nèi)容，具體落實流程等，進行相應的預算，按照規(guī)定的日期進行預算執(zhí)行報告提交。在開展監(jiān)督工作時，合同管理人員必須充分發(fā)揮監(jiān)督職能，明確自身職責，確保合同執(zhí)行、驗收、監(jiān)督工作能夠順利開展。除此之外，在整個監(jiān)督管理過程中，工作人員應當積極應用合同管理信息系統(tǒng)，隨時根據(jù)工作需要調(diào)取、審查合同實際執(zhí)行情況，如發(fā)現(xiàn)問題需及時處理，并制定相應的預防措施，避免再次發(fā)生此類問題。另外，還應當制定相應的考核評價標準，以合同管理工作成效為指標，全面完善評價機制，通過績效獎懲方式，切實提升工作人員積極性，同時也起到很好的約束作用，督促工作人員嚴謹處理業(yè)務，有效提升合同監(jiān)督管控成效。

3.4 建立高校合同管理信息系統(tǒng)

高校實施的合同管理，應當及時融入先進管理思想，引入先進管理技術，充分發(fā)揮信息技術作用，構(gòu)建出一套涵蓋合同起草、監(jiān)督、審批、變更、履行全過程的信息化管理系統(tǒng)，通過采集各個環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)，集中管理，在很大程度上實現(xiàn)了合同的高效管理，改變合同資料分散化的現(xiàn)狀，切實強化合同管理水平，促使高效開展各項業(yè)務，推動高校發(fā)展[8]。而合同管理信息系統(tǒng)的構(gòu)建，需要由專業(yè)的技術人員進行開發(fā)、維護，并在系統(tǒng)實際運行過程中做好系統(tǒng)監(jiān)督工作，為合同管理信息化發(fā)展提高技術保障。在信息化系統(tǒng)作用下，有關合同的所有信息都可以在線上完成記錄、審查，提高了合同管理人員工作效率，減輕了工作量。同時，將合同金額、時間等關鍵信息輸入系統(tǒng)后，會自動生成標準合同，保證了合同格式的統(tǒng)一，為后續(xù)審核工作提供了極大便利。不僅如此，該信息管理系統(tǒng)還可以和學校財務管理系統(tǒng)對接，實現(xiàn)信息的共享，從而更好的把控學校資金流轉(zhuǎn)情況，確保資金流動、使用規(guī)范性。

4 結(jié)束語

綜上所述，基于內(nèi)控視角下的高校合同管理工作，必須明確當前存在的不足，而后有針對性的完善、優(yōu)化各個環(huán)節(jié)管理內(nèi)容，保證各個環(huán)節(jié)組織機構(gòu)、管理制度科學合理，積極發(fā)揮信息化管理優(yōu)勢，全面提升高校合同管理內(nèi)部控制水平。

參考文獻

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作者簡介：路一帆，（1995-），女，漢族，河南省新鄉(xiāng)市，研究生。