試論水利工程項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)研究

作者簡介：張艷茹（1975.06-），女，漢族，河北唐山人，大學(xué)本科學(xué)歷，唐山市市區(qū)河道監(jiān)管中心，館員，主要從事檔案管理工作。

摘要：2020年6月，新修訂的《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）正式審議通過，這對于我國檔案事業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生重要影響，檔案界對此給予充分的關(guān)注，新法在舊法的基礎(chǔ)上結(jié)合時(shí)代發(fā)展特點(diǎn)，加入“檔案信息化”章節(jié)。檔案信息化工作是在信息化技術(shù)不斷升級、廣泛應(yīng)用的基礎(chǔ)上產(chǎn)生的，水利工程項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)管理工作正在有序推進(jìn)過程中，水利工程項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)管理水平尚未達(dá)到相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)，難以滿足工程建設(shè)需求，所以要注重此項(xiàng)工作的建設(shè)和管理。本文通過研究水利工程項(xiàng)目檔案信息化的現(xiàn)實(shí)狀況，在遵循水利工程項(xiàng)目檔案信息化呈現(xiàn)的全面性、發(fā)展性、統(tǒng)一性特征基礎(chǔ)上，充分認(rèn)識面對信息化系統(tǒng)不全面、管理制度建設(shè)薄弱等水利工程檔案信息化建設(shè)管理存在的實(shí)際問題，提出必須要提高重視程度，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)管理，注重制度建設(shè)，配備所需的設(shè)施，注重管理的安全性，深入探討建設(shè)管理方法。

關(guān)鍵詞：水利工程;檔案管理;信息化建設(shè)

水利工程項(xiàng)目檔案主要包括水利工程項(xiàng)目建設(shè)、實(shí)施等各個(gè)環(huán)節(jié)產(chǎn)生的資料、數(shù)據(jù)、文件等，展示了水利工程項(xiàng)目建設(shè)具體情況，所以這類檔案的價(jià)值較高。由于水利工程項(xiàng)目檔案管理較為特殊，所涉及的內(nèi)容相對而言較為繁雜，在這種情況下單單依靠傳統(tǒng)建設(shè)管理模式，顯然很難滿足其實(shí)際需求。進(jìn)入信息化時(shí)代，水利工程項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)管理與時(shí)俱進(jìn)，將信息技術(shù)運(yùn)用其中，保障檔案信息的一致性和完整性，促進(jìn)信息技術(shù)的先進(jìn)性。然而，水利工程項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)管理往往會受到各種因素的影響，導(dǎo)致建設(shè)管理水平難以提升，有必要在提高認(rèn)識、建立制度、配備必要設(shè)施、利用云服務(wù)技術(shù)、提高安全管理能力等幾方面入手，加強(qiáng)建設(shè)管理。

1 新《檔案法》中有關(guān)水利工程項(xiàng)目檔案信息化管理的規(guī)定

1.1 水利工程信息化檔案管理的本質(zhì)特點(diǎn)

（1）檔案管理具有明確范圍。舊的《檔案法》沒有統(tǒng)一規(guī)定信息化檔案的范圍和管理標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致信息化檔案在處理時(shí)缺乏標(biāo)準(zhǔn)參照。修訂之后的《檔案法》對檔案信息化的含義做出明確解釋，賦予電子檔案一定的法律效力，和傳統(tǒng)載體檔案的法律效力相同，并且允許將電子檔案發(fā)揮憑證作用。新《檔案法》規(guī)定電子檔案具備檔案的本質(zhì)屬性，這項(xiàng)規(guī)定全面擴(kuò)充了水利工程項(xiàng)目檔案信息化歸檔的空間，確保信息化歸檔更加完善。這項(xiàng)規(guī)定使水利工程項(xiàng)目信息化檔案的正規(guī)化程度逐步加強(qiáng)，信息化檔案和紙質(zhì)檔案將具備相同的效用。

（2）統(tǒng)一性。新《檔案法》出臺之前，信息化檔案載體形式較為固定，管理手段較為單一，因此只能根據(jù)紙質(zhì)檔案的管理模式，采取相同的信息化檔案歸檔方式和管理手段，信息化檔案和紙質(zhì)檔案的特點(diǎn)完全不同，按照紙質(zhì)檔案的管理模式很容易造成信息化檔案歸檔、管理效率較低，僅能達(dá)到歸檔合格標(biāo)準(zhǔn)。所以，針對于水利工程項(xiàng)目信息化檔案歸檔有必要出臺統(tǒng)一要求，確保檔案歸檔能夠發(fā)揮出應(yīng)有的價(jià)值。

（3）領(lǐng)先性。伴隨著辦公司自動(dòng)化技術(shù)的逐步升級，水利工程信息化建設(shè)部門、項(xiàng)目業(yè)務(wù)管理部門急切盼望對信息化檔案進(jìn)行科學(xué)開發(fā)利用，水利工程項(xiàng)目信息化檔案歸檔和管理產(chǎn)生的現(xiàn)實(shí)意義越來越明顯。水利工程信息化檔案經(jīng)過科學(xué)存儲，便于工作人員的查詢和使用。完善各項(xiàng)軟件、硬件基礎(chǔ)設(shè)施，將同步帶動(dòng)檔案管理人員專業(yè)技能的提升，將紙質(zhì)檔案的管理手段應(yīng)用到信息化檔案管理中，將信息化管理手段融入其中，促進(jìn)水利工程信息化檔案管理效率的提升。

（4）全面性。水利工程紙質(zhì)檔案的管理和水利工程信息化檔案的管理應(yīng)保持一致性標(biāo)準(zhǔn)，通過立法的方式提出管理要求。新《檔案法》中明確了檔案管理制度，以此作為水利工程信息化檔案管理制度的重要參照，堅(jiān)決做到依法管理，體現(xiàn)出管理工作的價(jià)值。

1.2 新《檔案法》在推動(dòng)水利工程信息化檔案管理發(fā)展產(chǎn)生的積極影響

（1）重新定義檔案的概念。修訂后的《檔案法》中提出，檔案是對機(jī)關(guān)團(tuán)體、企事業(yè)單位、各組織、個(gè)人在過去以及現(xiàn)在從事的各種活動(dòng)中，產(chǎn)生的由價(jià)值的歷史記錄，以文字、圖像、聲音、圖表等方式呈現(xiàn)。新《檔案法》明確將水利工程項(xiàng)目建設(shè)實(shí)施過程中產(chǎn)生的各種檔案囊括在內(nèi)。

（2）確定檔案的服務(wù)對象。新《檔案法》中提到，檔案管理工作通過收集檔案、整理檔案、保護(hù)檔案，實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)使用，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)能力提升，為我國社會主義事業(yè)服務(wù)，提升運(yùn)用國家制度管理經(jīng)濟(jì)社會各項(xiàng)事物的能力，以此作為確定檔案服務(wù)對象的前提和基礎(chǔ)。

（3）提供資金保障。檔案管理信息化對于硬件、軟件提出了相應(yīng)要求，然而要滿足這些要求，實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理需要大量資金。新《檔案法》中第三條內(nèi)容提到，各級人民政府要重視檔案事業(yè)的發(fā)展，將其發(fā)展經(jīng)費(fèi)納入到政府財(cái)政預(yù)算中，促進(jìn)檔案事業(yè)快速發(fā)展，良好匹配國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展。這項(xiàng)規(guī)定為檔案管理提供充足資金保障。

（4）分密級管理。信息技術(shù)的更新給檔案管理帶來前所未有的風(fēng)險(xiǎn)和挑戰(zhàn)。《檔案法》中強(qiáng)調(diào)，與國家秘密相關(guān)的檔案，要嚴(yán)格遵守相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行定密、解密、密集變更，管理和使用這類檔案過程中要慎之又慎。這項(xiàng)規(guī)定提出了分密級對水利工程信息化檔案進(jìn)行管理。

（5）檔案信息化的全面建設(shè)。新《檔案法》中提出，檔案信息化作為信息化發(fā)展規(guī)劃的一項(xiàng)重要內(nèi)容，通過立法的方式為水利檔案信息化提供法律保障。新法中強(qiáng)調(diào)重視檔案信息化建設(shè)工作，多措并舉提升檔案信息的安全性。加快建設(shè)電子檔案信息系統(tǒng)，和業(yè)務(wù)系統(tǒng)、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)連接起來。做好檔案數(shù)字資源的保存工作，將傳統(tǒng)載體檔案進(jìn)行數(shù)字化操作，形成檔案數(shù)字資源便于保存和使用。新法中明確了檔案館的相關(guān)職責(zé)，創(chuàng)建數(shù)字檔案館、建立服務(wù)平臺、實(shí)現(xiàn)資源共享，成為檔案館未來幾年的具體工作目標(biāo)。

2 水利工程項(xiàng)目檔案信息化呈現(xiàn)的特征

2.1 全面性

水利工程項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)管理工作需要遵照相應(yīng)規(guī)范，開展統(tǒng)一化管理，保障檔案信息化建設(shè)工作的合法性。將信息化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中，能夠確保檔案管理各項(xiàng)工作更加細(xì)化、深入，提高準(zhǔn)確性和全面性，規(guī)范管理制度，能夠保證檔案內(nèi)容更加全面，有利于后續(xù)檔案應(yīng)用。

2.2 發(fā)展性

伴隨著檔案信息化建設(shè)管理工作的逐步推進(jìn)，人們對于水利工程項(xiàng)目檔案的需求不斷提高，檔案信息化建設(shè)管理要以基礎(chǔ)設(shè)施為前提和條件，軟硬件設(shè)施要配足配齊，將先進(jìn)的信息管理系統(tǒng)應(yīng)用到管理工作中，配備必備的計(jì)算機(jī)等工具，確保檔案管理人員順利開展工作。與此同時(shí)，檔案管理人員面對新形勢、新需求要加強(qiáng)專業(yè)知識學(xué)習(xí)，并主動(dòng)掌握計(jì)算機(jī)、信息管理系統(tǒng)的操作方法，以飽滿的熱情投入到工作，彰顯檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和熱情服務(wù)。

2.3 統(tǒng)一性

水利工程項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)管理始終采取傳統(tǒng)的檔案管理方式，以紙質(zhì)檔案管理方式為主，管理手段十分單一，檔案信息載體形式較為固定。新《檔案法》為檔案信息化建設(shè)管理明確了范圍，設(shè)定了方向，統(tǒng)一檔案管理工作的具體關(guān)準(zhǔn)，細(xì)化檔案管理、分類歸檔、要求一致的檔案載體形式，提高了檔案管理的工作效率，實(shí)現(xiàn)檔案信息格式的統(tǒng)一，并全面共享。

3 水利工程檔案信息化管理存在的問題

3.1 水利工程檔案管理面對信息化系統(tǒng)不全面問題

水利工程檔案信息化管理需要應(yīng)用到多種專業(yè)性計(jì)算機(jī)軟件，具體涵蓋水資源管理系統(tǒng)、電子信息管理系統(tǒng)、水質(zhì)監(jiān)測管理系統(tǒng)等。要保障上述所有項(xiàng)目同步推進(jìn)的情況下，才能統(tǒng)一工作步調(diào)，目前沿用的水利工程檔案信息化管理系統(tǒng)內(nèi)容不全面，針對于各級水利工程檔案開展的系統(tǒng)管理很難順利推進(jìn)。各類專業(yè)性計(jì)算機(jī)軟件開發(fā)環(huán)境不同，程序編碼不同，很難實(shí)現(xiàn)各軟件之間的信息交互、資源共享，水利工程檔案信息化管理水平亟待加強(qiáng)。

3.2 水利工程檔案信息化管理制度建設(shè)薄弱

按照檔案法規(guī)定內(nèi)容，機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位、其他組織遵循國家規(guī)定將從事各類活動(dòng)形成檔案，應(yīng)針對于檔案管理工作實(shí)際制定工作責(zé)任制，并不斷完善檔案管理制度。水利工程檔案管理要具備相應(yīng)的規(guī)章制度，改善檔案管理工作中出現(xiàn)的各種問題，對電子檔案和紙質(zhì)檔案采取相同的管理方式。充分發(fā)揮制度在促進(jìn)水利工程檔案信息化建設(shè)方面的指導(dǎo)作用，信息化建設(shè)對于檔案歸檔提出了具體要求，檔案資料同時(shí)要具備兩種形式，分別是電子形式和紙質(zhì)形式，紙質(zhì)檔案要完成向電子檔案的轉(zhuǎn)化。

4 水利工程項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)管理建議

4.1 提高重視程度，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)管理

水利工程項(xiàng)目檔案管理機(jī)構(gòu)作為檔案管理的執(zhí)行機(jī)構(gòu)，首先要重視此項(xiàng)工作，將檔案管理工作的重要性告之單位內(nèi)所有員工。比如，開設(shè)專題講座，積極創(chuàng)建檔案信息化管理氛圍，要求檔案管理人員加強(qiáng)對檔案信息化建設(shè)管理工作的意識。水利工程項(xiàng)目檔案管理機(jī)構(gòu)要合理分配檔案信息化建設(shè)管理的工作任務(wù)，確定崗位責(zé)任，促進(jìn)此項(xiàng)工作的實(shí)施。

4.2 注重制度建設(shè)

制度起到對檔案信息化建設(shè)管理的約束性作用，從而保障檔案信息化建設(shè)管理的順利推進(jìn)，因此建立相關(guān)制度十分有必要。構(gòu)建檔案信息化建設(shè)管理制度，要注重制度的全面性和可操作性，深入了解行業(yè)發(fā)展?fàn)顩r，結(jié)合水利工程項(xiàng)目檔案特點(diǎn)和新《檔案法》要求、國家政策，進(jìn)一步規(guī)范檔案收集、檔案分類、檔案整理、歸檔、使用等環(huán)節(jié)的具體操作;同時(shí)，學(xué)習(xí)國內(nèi)外優(yōu)秀做法，吸收相關(guān)經(jīng)驗(yàn)用于逐步優(yōu)化制度。尤為注意的是，伴隨著檔案信息化建設(shè)管理的發(fā)展，學(xué)習(xí)先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)、優(yōu)秀做法并非盲目照抄，而是要從水利工程項(xiàng)目檔案自身特點(diǎn)入手，為實(shí)現(xiàn)檔案信息管理制度的功能性提供保障。比如，檔案處理各環(huán)節(jié)協(xié)調(diào)統(tǒng)一，充分體現(xiàn)出制度的規(guī)范性。

4.3 配備所需的設(shè)施

第一，提高檔案信息化建設(shè)管理的工作效率，要以完善的檔案信息管理系統(tǒng)為前提和基礎(chǔ)。構(gòu)建檔案信息管理系統(tǒng)要統(tǒng)一各方面標(biāo)準(zhǔn)，充分體現(xiàn)出水利工程項(xiàng)目的特色，提高系統(tǒng)操作的直觀性，便于工作人員使用。建立檔案數(shù)據(jù)庫，提供關(guān)鍵詞搜索功能，便于工作人員快速查詢檔案，實(shí)施高校管理。水利工程項(xiàng)目檔案資料為多項(xiàng)工作的順利開展提供必備的數(shù)字信息、圖像資料等，因此檔案信息建設(shè)管理要充分保障數(shù)據(jù)庫資料的全面性、客觀性，定期審核數(shù)據(jù)庫資料，保證信息資料完整。在審核的過程中采取對比的方式，對照原始數(shù)據(jù)查找檔案信息資料是否完整，一旦發(fā)現(xiàn)存在缺失現(xiàn)象、資料內(nèi)容錯(cuò)誤，要利用檔案信息管理系統(tǒng)立即完善，做好后續(xù)的校正和檢驗(yàn)工作。第二，進(jìn)入信息化時(shí)代，水利工程項(xiàng)目呈現(xiàn)出明顯的時(shí)代特點(diǎn)，信息化檔案管理要從配備充足的設(shè)施入手，結(jié)合客觀實(shí)際購置檔案信息化必備的硬件設(shè)施，選擇硬件設(shè)施要注重兼容性和拓展性要求，避免設(shè)備功能性不達(dá)標(biāo)而影響使用。購置硬件設(shè)施不僅要考慮到成本問題，還要考慮到利用硬件設(shè)施發(fā)揮的作用，明確工作目標(biāo)，避免盲目購買。當(dāng)前，檔案信息化建設(shè)管理需求逐步提升，配備硬件設(shè)施不能只考慮眼前需求，要考慮到伴隨著需求的提升，出現(xiàn)硬件設(shè)施不能滿足需求的情況，因此要著眼長遠(yuǎn)，走好整體布局和戰(zhàn)略規(guī)劃，提高對硬件設(shè)施的擴(kuò)展性要求，具備預(yù)留空間便于后期改造，以此來實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)管理整體水平的全面提升。

4.4 注重管理的安全性

需要指出的是，采取切實(shí)可行措施推動(dòng)水利工程項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)管理整體水平實(shí)現(xiàn)提升非常重要，在這個(gè)過程中應(yīng)加強(qiáng)檔案信息安全管理，這在重要性方面不言而喻。其一，檔案資料普遍非常重要，尤其是這些關(guān)鍵性檔案資料，再者，檔案資料具有不可再生性特點(diǎn)，為此，需嚴(yán)格依據(jù)相關(guān)制度規(guī)定做好備份及審核工作，盡可能確保檔案資料的安全，盡量不出現(xiàn)遺漏及缺失等方面的相關(guān)問題。其二，要注重及時(shí)更新和升級檔案信息管理系統(tǒng)，使得安全級別達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，這是有效規(guī)避安全事故的必要措施。其三，針對檔案管理人員實(shí)際需要安排針對性培訓(xùn)活動(dòng)，幫助他們積累專業(yè)知識，強(qiáng)化責(zé)任意識，為做好檔案管理提供必要支持。其四，構(gòu)建完善的安全管理機(jī)制，推行責(zé)任到人機(jī)制，如出現(xiàn)檔案安全管理及損失問題，直接追究相應(yīng)人員的責(zé)任。其五，創(chuàng)建具有可行性的應(yīng)急處理機(jī)制。由于水利工程項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)管理具有其自身的特殊性，為此應(yīng)結(jié)合其具體實(shí)際來擬定安全應(yīng)急預(yù)案，以便能有效應(yīng)對各種突發(fā)的安全事件。

5 結(jié)語

結(jié)合上文所述可了解到，我國頒布檔案法并在實(shí)踐中進(jìn)行實(shí)施之后，在提升檔案管理質(zhì)量、切實(shí)充分利用檔案，以及推動(dòng)檔案事業(yè)實(shí)現(xiàn)健康發(fā)展具有重大作用。2020年，我國在頒布新檔案法時(shí)，專門增加檔案信息化這部分內(nèi)容，這就為開展水利工程檔案信息化管理有提供法律依據(jù)支持。由于水利工程項(xiàng)目檔案管理較為特殊，所涉及的內(nèi)容相對而言較為繁雜，在這種情況下單單依靠傳統(tǒng)建設(shè)管理模式，顯然很難滿足其實(shí)際需求，為此，借助信息化技術(shù)來強(qiáng)化信息化意識就顯得極為重要，據(jù)此推動(dòng)水利工程項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)管理水平實(shí)現(xiàn)提升，在這基礎(chǔ)上充分發(fā)揮信息化價(jià)值，為水利工程建設(shè)事業(yè)實(shí)現(xiàn)健康發(fā)展保駕護(hù)航。水利工程項(xiàng)目檔案信息化呈現(xiàn)全面性、發(fā)展性、統(tǒng)一性的特征，面對信息化系統(tǒng)不全面、管理制度建設(shè)薄弱等水利工程檔案信息化建設(shè)管理存在的實(shí)際問題，必須要提高重視程度，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)管理，注重制度建設(shè)，配備所需的設(shè)施，注重管理的安全性。

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