我國(guó)企業(yè)檔案管理理念問題分析

作者簡(jiǎn)介：張文權(quán)，（1966.1-），籍貫：河北省灤州市，現(xiàn)有職稱/職位：中級(jí)經(jīng)濟(jì)師，研究方向：金融。

摘要：在我國(guó)各項(xiàng)管理工作中最重要的一個(gè)方面就是管理理念，現(xiàn)階段我國(guó)社會(huì)發(fā)展的速度是非?？斓?，因此企業(yè)在發(fā)展過程中的各方管理理念也要跟上社會(huì)發(fā)展的潮流。比如說財(cái)務(wù)管理理念，人員管理理念等，而其中被大多數(shù)企業(yè)所忽視的一個(gè)非常重要的管理理念，就是檔案管理理念，檔案管理工作是一個(gè)企業(yè)在發(fā)展過程中非常重要的一項(xiàng)工作，因此，檔案管理理念及其方法應(yīng)當(dāng)偽造社會(huì)的不斷發(fā)展而進(jìn)步，應(yīng)當(dāng)實(shí)現(xiàn)高效科學(xué)，合理準(zhǔn)確的管理，但是現(xiàn)階段我國(guó)企業(yè)檔案管理理念方面仍然存在著很多問題，本文就針對(duì)這些問題展開了論述。

關(guān)鍵詞：婚姻登記檔案;管理;問題;對(duì)策

1 前言

檔案管理工作貌似是一項(xiàng)非?？菰餆o聊的工作，而且有很多人抱怨檔案管理工作的工作量非常大，并不重視該工作，這就導(dǎo)致了現(xiàn)階段我國(guó)檔案管理工作的發(fā)展相對(duì)來說比較落后，而落后的工作體制，而落后的管理體制以及管理理念，對(duì)于我國(guó)企業(yè)進(jìn)行檔案管理工作來說是非常不利的，一個(gè)企業(yè)在發(fā)展過程中會(huì)涉及到多方的業(yè)務(wù)和溝通往來，而檔案管理工作主要是將企業(yè)在發(fā)展過程中的各項(xiàng)活動(dòng)記錄下來，為以后的發(fā)展提供良好的借鑒，而且企業(yè)在制定未來發(fā)展目標(biāo)的過程中也需要借鑒之前的活動(dòng)檔案，因此，有一個(gè)良好的企業(yè)檔案管理方法是非常重要的，而良好的管理方法是受管理理念所支配的，因此，現(xiàn)階段我國(guó)企業(yè)在檔案管理過程中，最重要的就是要轉(zhuǎn)變自身的檔案管理理念，充分的融合目前社會(huì)發(fā)展最為先進(jìn)的東西，讓企業(yè)的檔案管理工作更上一個(gè)臺(tái)階，為企業(yè)未來的發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

2 對(duì)我國(guó)檔案管理工作以及檔案管理理念的論述

2.1 檔案管理工作

中華民族的歷史是非常悠久的，而在這個(gè)悠久的歷史長(zhǎng)河中，我國(guó)早在古代時(shí)期就已經(jīng)形成了一套比較完善的檔案管理方式，現(xiàn)階段所能了解到的一些具體史實(shí)都是經(jīng)過良好的文獻(xiàn)記錄保存下來，而文獻(xiàn)記錄工作也就是早期的檔案管理工作，可以從中獲取一些歷史人物以及對(duì)真實(shí)的歷史史實(shí)，對(duì)于我國(guó)古代歷史文化的研究是非常有利的，而我國(guó)現(xiàn)代化檔案管理工作是從上世紀(jì)50年代后期開始的，從改革開放以后，我國(guó)的檔案管理工作得到了大規(guī)模的發(fā)展，并且隨著我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的不斷完善，企業(yè)在進(jìn)行檔案管理過程中也在不斷的變化檔案管理體制和機(jī)制，目前來說，我國(guó)檔案管理工作已經(jīng)初步實(shí)現(xiàn)了智能化和信息化[1]這對(duì)于我國(guó)檔案管理工作來說是一個(gè)非常大的突破，而且隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理過程中也出現(xiàn)了一些新的功能，不只對(duì)于企業(yè)的發(fā)展來說是非常有利的，而且對(duì)于我國(guó)居民的日常生活也帶來了極大的便利，筆者相信未來來在我國(guó)檔案管理過程中會(huì)實(shí)現(xiàn)更好的發(fā)展和進(jìn)步。

2.2 檔案管理理念的發(fā)展

管理理念直接決定著一個(gè)企業(yè)的具體管理方式和管理機(jī)制，也是人們對(duì)于一切管理活動(dòng)的基本認(rèn)識(shí)，包括管理目標(biāo)，行為價(jià)值取向等等一系列概念的理解和定位，而管理理念受制于現(xiàn)階段人們的認(rèn)知活動(dòng)，也就是說管理理念從側(cè)面反映出了人類社會(huì)發(fā)展的進(jìn)程，同時(shí)管理理念的不斷發(fā)展和變革也會(huì)受到人類歷史發(fā)展規(guī)律以及發(fā)展現(xiàn)狀的影響，因此，只有最符合當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的管理理念才會(huì)更有利于我國(guó)社會(huì)的發(fā)展，才會(huì)給我國(guó)各個(gè)企業(yè)的發(fā)展帶來新的契機(jī)。我國(guó)的檔案管理理念形成于單一的公有制和計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制時(shí)期，在該時(shí)期我國(guó)的經(jīng)濟(jì)是非常有特點(diǎn)的，大多數(shù)企業(yè)都是在國(guó)家管控下進(jìn)行相關(guān)工作的，因此，企業(yè)檔案管理工作被看做是政府對(duì)進(jìn)行管理的重要的部分，并且在那個(gè)時(shí)期我國(guó)企業(yè)的大多數(shù)檔案最終的流向是國(guó)家各級(jí)各類的檔案館，而且管理標(biāo)準(zhǔn)也是與當(dāng)時(shí)各個(gè)國(guó)家檔案館的管理標(biāo)準(zhǔn)保持一致。[2]在這種體制下，當(dāng)時(shí)的檔案管理工作相對(duì)來說是比較完善的，但是隨著我國(guó)計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制的瓦解，在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下必須要有新的檔案管理方式，但通過相關(guān)調(diào)查發(fā)現(xiàn)不同企業(yè)在檔案管理工作中基本上都分為宏觀和微觀兩大部分，而不管是哪一個(gè)部分都存在著由于歷史發(fā)展所帶來的許多矛盾和問題。要想解決這些問題必須要從管理理念下手，必須要保證檔案管理理念是符合社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的。目前，隨著改革開放的不斷深化，企業(yè)的獨(dú)立法人地位得到了很好的確認(rèn)，而私營(yíng)企業(yè)與政府之間的關(guān)系也在逐漸的調(diào)整，政企分離已經(jīng)成了社會(huì)的共識(shí)，企業(yè)只要在一定的法律監(jiān)督和引導(dǎo)下，就可以實(shí)現(xiàn)自身的發(fā)展和目標(biāo)的制定，因此，企業(yè)的檔案管理工作已經(jīng)成了一項(xiàng)自主性的內(nèi)部事務(wù)。[3]在這種背景下，有很多企業(yè)認(rèn)為檔案管理工作是序號(hào)，企業(yè)內(nèi)部人力資源的一種行為，所以并不重視檔案管理工作，這就導(dǎo)致了各個(gè)企業(yè)在檔案管理過程中管理效果參差不齊，首先這不利于我國(guó)企業(yè)本身的發(fā)展，其次也不利于我國(guó)政府對(duì)企業(yè)進(jìn)行良好的監(jiān)督，最后對(duì)于我國(guó)居民的合法權(quán)益來說，也是一種侵害，因此，必須要對(duì)現(xiàn)階段的檔案管理理念和管理體制進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整。

3 現(xiàn)階段我國(guó)企業(yè)在檔案管理過程中存在的問題

通過以上的論述，可以發(fā)現(xiàn)在我國(guó)企業(yè)進(jìn)行檔案管理過程中，最主要的一個(gè)問題就是缺乏先進(jìn)的檔案管理理念，而這個(gè)問題就繼而引發(fā)了很多問題?，F(xiàn)階段在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下，我國(guó)企業(yè)在發(fā)展過程中擁有十足的自由，因此，我國(guó)企業(yè)的發(fā)展速度是非?？斓?，而高速的發(fā)展也就意味著企業(yè)在發(fā)展過程中所產(chǎn)生的檔案資料信息比較多，因此，企業(yè)的工作人員的檔案管理工作量是非常龐大的，再加上一些其他主觀性因素的存在，也就導(dǎo)致在檔案管理過程中出現(xiàn)了各種各樣的問題，如果任由這些問題長(zhǎng)期發(fā)展，不采取良好的措施進(jìn)行解決，那么對(duì)于企業(yè)的發(fā)展來說就會(huì)形成很惡劣的影響，比如說容易導(dǎo)致決策失誤的情況，所以首先需要對(duì)這些問題進(jìn)行深入的分析，然后提出有效的解決措施，具體來說，我國(guó)企業(yè)在進(jìn)行檔案管理過程中，由于管理理念不先進(jìn)所引發(fā)的問題主要有以下幾個(gè)方面：

3.1 缺乏有效的管理體制

通過對(duì)我國(guó)不同類型的企業(yè)的檔案管理工作的調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，很多企業(yè)沒有成立一個(gè)專門的檔案管理小組或者檔案管理部門，很多檔案管理工作都是由行政人員進(jìn)行的，這部分人員在管理過程中缺乏比較專業(yè)的檔案管理知識(shí)的，因此，很多企業(yè)的檔案管理工作做得非?；靵y，這對(duì)于企業(yè)進(jìn)行決策參考來說是非常不利的，而且特別是一些國(guó)有企業(yè)和事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理過程中，很多工作人員出現(xiàn)上班玩手機(jī)，不專心的現(xiàn)象。[4]這樣的工作態(tài)度對(duì)于檔案管理工作來說是非常不利的，非常容易出現(xiàn)檔案管理丟失或檔案整理錯(cuò)誤的情況，這不只對(duì)企業(yè)的發(fā)展來說是一種損失，而且還有可能影響到居民的個(gè)人合法權(quán)益。造成這種現(xiàn)象的主要原因是由于缺乏和科學(xué)合理的管理體制，由于沒有管理體制的制約，所以檔案管理工作只是一種形式。[5]

3.2 保存形式單一

現(xiàn)階段在我國(guó)很多企業(yè)的檔案管理部門仍然采取著紙質(zhì)版的檔案管理方式，這種管理方式在一定程度上浪費(fèi)了社會(huì)資源，而且不易保存，紙質(zhì)版檔案也在管理過程中經(jīng)常容易受潮，字跡不清等現(xiàn)象，這對(duì)于保證檔案的完整性來說是非常不利的。其次，一些書面文字的檔案的保存，相對(duì)來說還比較容易，但是檔案的形式是多種多樣的，比如說視頻，音頻等，而這些檔案在管理過程中所占的空間相對(duì)來說是比較大的，而我國(guó)很多企業(yè)的檔案管理部門的占地面積并不大，如果不采取有效的檔案管理方式，那么隨著時(shí)間的流逝，檔案管理的數(shù)量只會(huì)越來越多，會(huì)加重檔案管理的難度和工作量。

3.3 檔案管理人員的水平不足

在企業(yè)檔案管理過程中，發(fā)揮主要作用的就是工作人員，而根據(jù)我國(guó)對(duì)各企業(yè)的檔案管理工作的相關(guān)調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，但大多數(shù)企業(yè)都缺乏專業(yè)的檔案管理人員，而從事檔案管理工作的人員，大部分都是行政文員以及前臺(tái)工作者，而專業(yè)學(xué)習(xí)過檔案管理的工作人員的數(shù)量是少之又少。很多人認(rèn)為檔案管理工作是一項(xiàng)非常簡(jiǎn)單的工作，這種想法是非常錯(cuò)誤的，由于現(xiàn)階段我國(guó)企業(yè)發(fā)展速度是非?？斓模虼?，檔案管理人員在這過程中所面臨的檔案管理程序和數(shù)據(jù)資料是非常龐大的，這就要求相應(yīng)的檔案管理人員能夠迅速的摸清所有的檔案管理規(guī)則和流程，并且針對(duì)各種繁瑣的數(shù)據(jù)資料進(jìn)行有效的分析整理和存儲(chǔ)，所以說檔案管理人員首先具備一些比較強(qiáng)的數(shù)據(jù)分析能力以及邏輯思維能力。因此，檔案管理工作的難度還是非常大的，所以很多企業(yè)用并不專業(yè)的人員來進(jìn)行檔案管理是非常錯(cuò)誤的，導(dǎo)致在檔案管理過程中容易出現(xiàn)各種各樣的問題，無法有效的實(shí)現(xiàn)檔案的整理和利用。[6]

3.4 企業(yè)檔案管理的信息化水平比較低

隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，我國(guó)已經(jīng)進(jìn)入了信息化時(shí)代，高新技術(shù)已經(jīng)融入到各行各業(yè)的發(fā)展過程中，特別是大數(shù)據(jù)分析技術(shù)，已經(jīng)為我國(guó)各行各業(yè)帶來了比較大的，但是在我國(guó)很多企業(yè)檔案管理過程中仍然采取的是比較傳統(tǒng)的人力管理的方法，該方法管理效率低，而且經(jīng)常容易出現(xiàn)失誤或者遺漏的現(xiàn)象，不利于我國(guó)檔案管理工作的順利開展。而且有些企業(yè)的檔案仍然采用的是紙質(zhì)版的檔案，相對(duì)來說，紙質(zhì)版的檔案管理難度更大，而且借閱的手續(xù)和難度也比較大。這些都是檔案管理信息化水平比較低的表現(xiàn)，為了提高企業(yè)檔案管理的效率，檔案管理理念與檔案管理方法要不斷的更新和完善。

3.5 檔案的利用率比較低

檔案記錄了企業(yè)在一個(gè)時(shí)間段內(nèi)的所有經(jīng)濟(jì)活動(dòng)以及運(yùn)營(yíng)活動(dòng)對(duì)于企業(yè)的盈利和負(fù)債情況記錄相對(duì)來說比較清晰，因此，企業(yè)在制定未來的目標(biāo)和計(jì)劃的過程中，應(yīng)當(dāng)對(duì)以往的檔案進(jìn)行充分的了解和把握，通過檔案可以有效的實(shí)現(xiàn)對(duì)各種風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行規(guī)避。[7]但是針對(duì)目前我國(guó)企業(yè)對(duì)檔案的利用效率來看，大部分企業(yè)對(duì)檔案的利用率相對(duì)來說比較低，在制定企業(yè)未來發(fā)展目標(biāo)和計(jì)劃時(shí)并不會(huì)參考檔案，另外，由于某些企業(yè)檔案管理體制存在問題，檔案的信息并不能實(shí)現(xiàn)有共享，而且借閱的手續(xù)和難度往往是非常繁瑣的，也嚴(yán)重影響了企業(yè)內(nèi)部人員對(duì)于檔案借閱的積極性。

4 加強(qiáng)檔案管理工作的措施

上文中已經(jīng)分析了在新形勢(shì)下我國(guó)檔案管理工作所面臨的難題和阻礙，因?yàn)檫@些問題的存在，對(duì)我國(guó)檔案管理的工作造成了嚴(yán)重的阻礙，對(duì)于企業(yè)的發(fā)展是非常不利的，因此，企業(yè)的相關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)該積極的采取措施進(jìn)行應(yīng)對(duì)，首先最重要的就是要轉(zhuǎn)變企業(yè)的檔案管理理念，引進(jìn)最新的管理理念，但是只有管理理念是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，往往還需要一系列的配套措施，具體來說包括以下幾個(gè)方面：

4.1 盡快制定各類檔案管理法規(guī)

在檔案管理過程中，需要有比較完善的檔案管理法規(guī)，讓相關(guān)企業(yè)在進(jìn)行檔案管理過程中嚴(yán)格按照相關(guān)法律規(guī)定來進(jìn)行檔案管理工作，讓各項(xiàng)檔案管理工作都有法可依，依法落實(shí)。這就需要我們國(guó)家盡快完善相應(yīng)的立法工作，在立法過程中，充分的對(duì)我國(guó)企業(yè)在檔案管理過程中所產(chǎn)生的問題和遇到的阻礙進(jìn)行充分的調(diào)研，還有傾聽各個(gè)企業(yè)相關(guān)負(fù)責(zé)人的意見，制定一套相對(duì)來說比較完善的檔案管理法規(guī)，而該法規(guī)也需要隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷變革進(jìn)行不斷的完善。只有這樣才能確保檔案信息的準(zhǔn)確性和可靠性，才能為企業(yè)的發(fā)展提供更加有力和可靠的數(shù)據(jù)支持。

4.2 完善監(jiān)督體系

在檔案管理過程中由于其中所牽扯到的利益關(guān)系相對(duì)來說比較復(fù)雜，經(jīng)常出現(xiàn)收受賄賂，以權(quán)謀私的現(xiàn)象，嚴(yán)重影響了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和企業(yè)未來的發(fā)展，所以一定要制定一套比較完善的監(jiān)督體系，可以設(shè)立第三方機(jī)構(gòu)，在注冊(cè)師對(duì)企業(yè)進(jìn)行審計(jì)的同時(shí)，第三方機(jī)構(gòu)要在一旁進(jìn)行監(jiān)督和旁聽，對(duì)于審計(jì)過程中到各種違法亂紀(jì)行為進(jìn)行及時(shí)的制止或移交有關(guān)部門進(jìn)行依法處理。

4.3 培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人員

良好的檔案管理工作必須由掌握專業(yè)的檔案管理知識(shí)和管理技能的人員來進(jìn)行，所以各企業(yè)在發(fā)展的過程中，要注重對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)工作，每年定期組織相關(guān)的財(cái)務(wù)人員或者管理人員進(jìn)行檔案管理工作的培訓(xùn)，并且將培訓(xùn)的結(jié)果納入到工資獎(jiǎng)金體系中，可以有效的提高培訓(xùn)人員的培訓(xùn)熱情。其次，在我國(guó)的一些高等院校中，也可以設(shè)立專門的檔案管理專業(yè)，作為研究生的二級(jí)學(xué)科進(jìn)行廣泛招生，這還需要充分發(fā)揮政府的扶持作用，共同致力于專業(yè)的檔案管理人員的培養(yǎng)工作。

4.4 提高信息化的水平

目前我國(guó)科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展，各種高新技術(shù)的應(yīng)用范圍非常廣泛，在檔案管理過程中，也要加入高新科技，比如說大數(shù)據(jù)分析技術(shù)可以通過該技術(shù)建立相應(yīng)的平臺(tái)，可以有效的實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的收集和整理工作，而且在很大程度上也方便了企業(yè)內(nèi)部員工對(duì)于檔案的提取和查閱。但是在加強(qiáng)信息化水平的過程中，要特別注意對(duì)檔案的保護(hù)工作。

4.5 提高檔案的利用率

首先要建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，對(duì)所需要查閱檔案的人員開放相應(yīng)的權(quán)限，讓他們可以進(jìn)行及時(shí)有效的提取相關(guān)的檔案，如此一來，可以在很大程度上提高他們查閱檔案的積極性。其次，還要強(qiáng)調(diào)檔案對(duì)于企業(yè)制定目標(biāo)和計(jì)劃的作用，讓企業(yè)的相關(guān)負(fù)責(zé)人重視檔案的重要意義。

4.6 完善檔案的管理?xiàng)l件

為進(jìn)一步提高企業(yè)檔案管理效能，必定要健全現(xiàn)代化企業(yè)制度，滿足企業(yè)發(fā)展的基本需求。對(duì)此，企業(yè)經(jīng)營(yíng)者、管理者要從思想上重視企業(yè)的檔案管理工作，增大檔案管理所需要耗費(fèi)的人力、財(cái)力以及物力資源，綜合改善方案管理者的現(xiàn)代化信息水準(zhǔn)，為增強(qiáng)檔案管理效能奠定技術(shù)基礎(chǔ)。根據(jù)企業(yè)的檔案管理需求，要嚴(yán)格按照企業(yè)的檔案數(shù)字化水平構(gòu)建起信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)以及基本需求，創(chuàng)設(shè)良好的檔案管理新環(huán)境，以便為檔案管理配備先進(jìn)的設(shè)備，構(gòu)建起高效的檔案結(jié)構(gòu)布局，在檔案管理平臺(tái)上做好功能分區(qū)，嚴(yán)格按照特定的要求以及標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行功能分區(qū)，保證檔案的內(nèi)容安全性。此外，可以有效探索如何使用網(wǎng)絡(luò)云、辦公自動(dòng)化App、檔案檢索網(wǎng)絡(luò)化等改善檔案管理?xiàng)l件，豐富企業(yè)信息化的檔案管控資源需求，健全企業(yè)的信息檔案資源管控體系。而利用第三方的技術(shù)以及設(shè)備有利于實(shí)現(xiàn)館藏紙質(zhì)檔案進(jìn)程推進(jìn)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的技術(shù)化，按照檔案信息化建設(shè)的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案資源的信息化收集、整理等進(jìn)行綜合分析。

5 結(jié)束語

綜上所述，在我國(guó)企業(yè)發(fā)展過程中檔案管理工作是一項(xiàng)非常重要的工作，而現(xiàn)階段，我國(guó)企業(yè)在進(jìn)行檔案管理過程中首要的目標(biāo)就是要轉(zhuǎn)變企業(yè)的檔案管理理念，同時(shí)，由我國(guó)政府和企業(yè)共同制定一系列的配套措施，不斷地完善我國(guó)企業(yè)的檔案管理工作，為我國(guó)企業(yè)的發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

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