信息技術(shù)在高職院校檔案管理中的探索

摘要：在現(xiàn)如今的教學(xué)過程中，許多學(xué)校需要運用信息技術(shù)進(jìn)行更加高效化的管理以及教學(xué)，這樣可以更加有利于學(xué)生的成績提高。在一些高職院校的日常檔案管理過程中，也運用信息技術(shù)使得日常的管理更加順利，以免檔案數(shù)量過多，導(dǎo)致出現(xiàn)管理錯誤等現(xiàn)象。學(xué)生的檔案對于學(xué)生的學(xué)習(xí)產(chǎn)生著重要的作用，學(xué)校在進(jìn)行管理的過程中，要考慮檔案內(nèi)容的正確性以及保密性。信息技術(shù)可以在保證安全性以及保密性的同時，使得整體的數(shù)據(jù)查找更加便捷，避免出現(xiàn)一些錯誤。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù);高職院校;檔案管理;探索;

引言：

在一些高職院校的管理過程中，一些學(xué)生的檔案出現(xiàn)了丟失，以及數(shù)據(jù)錯誤的現(xiàn)象，這樣不利于學(xué)生在日后的升學(xué)過程中，保持對于檔案的使用，也不利于學(xué)生在日后的工作過程中，利用檔案了解自身的學(xué)習(xí)經(jīng)歷。高職院校應(yīng)當(dāng)注重對于學(xué)生檔案管理的相關(guān)事項，運用信息技術(shù)，建立大數(shù)據(jù)庫。運用科技手段，加強(qiáng)高職院校的檔案管能力，在探索的過程中，發(fā)現(xiàn)問題，解決問題。

一、現(xiàn)階段信息技術(shù)在高職院校檔案管理中存在的問題

現(xiàn)階段大多數(shù)高職院校在進(jìn)行檔案管理時仍在使用傳統(tǒng)的檔案儲存管理方法，傳統(tǒng)的檔案管理辦法大多都為紙質(zhì)儲存的方式，紙質(zhì)儲存檔案并不能夠系統(tǒng)的將全部學(xué)生檔案進(jìn)行儲存，并且紙質(zhì)檔案的儲存方式不能夠保證防水、防火或防盜。隨著科技時代的到來，近年來各種行業(yè)在進(jìn)行檔案管理時都融入了信息技術(shù)，信息技術(shù)在高職院校檔案管理中能夠改進(jìn)傳統(tǒng)檔案管理模式的缺點，但在實際的應(yīng)用中同樣存在一些問題。這些問題的出現(xiàn)應(yīng)歸結(jié)于相關(guān)信息技術(shù)的應(yīng)用不夠熟練、管理人員認(rèn)識的不夠徹底以及計算機(jī)信息技術(shù)硬件設(shè)備上的問題。信息技術(shù)系統(tǒng)的應(yīng)用到高校檔案管理中就必須引進(jìn)先進(jìn)的硬件設(shè)備，很多高職院校檔案室的計算機(jī)設(shè)備年限過于長久，并且有些電腦的系統(tǒng)和處理器也過于落后[1]。

信息技術(shù)應(yīng)用到高職院校檔案管理中需要大容量的儲存硬盤，但很多高校由于資金等原因常常不會去選擇購買這種大容量的硬盤，并且在使用電子檔案時對系統(tǒng)的殺毒和更新工作也不夠熟練，如果不能夠系統(tǒng)的對電子檔案的防火墻進(jìn)行更新和設(shè)置就很容易被黑客攻擊而盜取重要的檔案信息。在實際的信息技術(shù)應(yīng)用中大多數(shù)檔案管理人員對檔案管理工作并未嚴(yán)格要求，對相關(guān)工作的安排也未根據(jù)實際情況做到嚴(yán)標(biāo)準(zhǔn)，相關(guān)人員在通過信息技術(shù)的應(yīng)用管理院校檔案時常會因為工作的疏忽導(dǎo)致檔案管理工作的失誤。不僅會影響檔案的采集、錄入以及更新甚至還會影響學(xué)生日后的檔案整理。同時信息技術(shù)在高職院校檔案管理中不能只單純的構(gòu)建檔案室信息平臺，如果僅是學(xué)校將檔案錄取完成學(xué)生不能夠及時進(jìn)行察驗也很容易出現(xiàn)檔案信息錄入錯誤的情況發(fā)生，并且傳統(tǒng)的檔案信息技術(shù)錄入方式需要檔案室的工作人員將大量的學(xué)生信息進(jìn)行錄入，這種高強(qiáng)度的負(fù)荷工作應(yīng)通過信息技術(shù)來進(jìn)行有效的改進(jìn)和創(chuàng)新[2]。

二、信息技術(shù)在高職院校檔案管理中應(yīng)如何科學(xué)的應(yīng)用

首先各高職院校應(yīng)加大對檔案管理工作的重視力度，并根據(jù)實際情況引進(jìn)各種先進(jìn)的硬件設(shè)備，特別是對計算機(jī)設(shè)備的更新?lián)Q代一定要達(dá)到相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，構(gòu)建電子檔案的基礎(chǔ)就是計算機(jī)。同時對電子打印機(jī)、電子掃描儀以及硬盤的購買一定要嚴(yán)格要求，信息技術(shù)構(gòu)建電子檔案相關(guān)技術(shù)設(shè)備的配備必須達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)。學(xué)校檔案室應(yīng)根據(jù)互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計算等積極建立屬于自己的檔案管理平臺，并將學(xué)生的檔案信息錄入到當(dāng)中及時進(jìn)行整理和更新。并且在構(gòu)建電子檔案時一定要強(qiáng)化防火墻的等級系數(shù)，加大對信息平臺的殺毒和監(jiān)管工作，并通過病毒監(jiān)控軟件進(jìn)行全天候監(jiān)督以防止不法分子以及黑客的攻擊。各學(xué)校檔案室在更新完檔案后盡量通過硬盤進(jìn)行有效保留，對一些機(jī)密檔案一定要加密保存，通過硬盤保存的作用是防止電子檔案出現(xiàn)問題后學(xué)生檔案信息丟失。

加強(qiáng)相關(guān)管理人員的工作能力以及工作協(xié)調(diào)性。一些工作人員對于基本的工作了解較少，同時，對于新型的設(shè)備以及信息平臺的相關(guān)處理不夠了解，這樣更加不利于進(jìn)行繁瑣的工作，無法使得工作得到安排。高職院校可以安排一些教師進(jìn)行信息技術(shù)相關(guān)知識的學(xué)習(xí)，同時對于新型電子打印機(jī)，掃描機(jī)，進(jìn)行更加系統(tǒng)化的學(xué)習(xí)。逐步提高工作人員的工作能力，避免出現(xiàn)過于要求工作能力的提高導(dǎo)致對于相關(guān)知識的掌握不夠熟練。學(xué)校也可以尋找一些更加專業(yè)的信息技術(shù)人員進(jìn)行檔案的管理，在保證專業(yè)性的同時，也減少檔案管理壓力。

制定合理的管理計劃，使得整體檔案管理更加符合現(xiàn)代化的管理要求。一部門高職院校在進(jìn)行簡單的設(shè)備引進(jìn)后，沒有針對于學(xué)生的檔案進(jìn)行調(diào)整，統(tǒng)計，確認(rèn)，在日后需要使用相關(guān)內(nèi)容以及資料時，不利于進(jìn)行統(tǒng)計以及查找。這就需要高職院校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)針對于具體的內(nèi)容進(jìn)行更加詳細(xì)的調(diào)整，根據(jù)年級進(jìn)行統(tǒng)計，錄入，設(shè)置相應(yīng)的管理規(guī)定，定期進(jìn)行檢查，實現(xiàn)更加現(xiàn)代化的管理模式。在管理條例的參與下，會進(jìn)行更加系統(tǒng)化的調(diào)整，以免出現(xiàn)相關(guān)的問題，無法根據(jù)要求進(jìn)行解決。

三、結(jié)束語

信息技術(shù)在高職院校檔案管理中的探索應(yīng)根據(jù)高職院校檔案管理的具體要求和管理模式來進(jìn)行充分的分析研究，在確保高職院校檔案管理工作穩(wěn)步進(jìn)行的基礎(chǔ)上將信息技術(shù)系統(tǒng)與其融合。信息技術(shù)在高職院校檔案管理中探索更需要相關(guān)高職院校檔案管理人員的不斷努力挖掘和探索，并且在探索的過程中能夠正確的使用對應(yīng)的信息技術(shù)。信息技術(shù)的科學(xué)應(yīng)用對高校檔案管理有著重要的意義，不僅能夠改變傳統(tǒng)檔案管理方法而且還能夠保證一些重要的檔案不會丟失。信息技術(shù)的應(yīng)用需要從不同的需求中選擇合適的技術(shù)支持，并且需要相關(guān)檔案管理人員掌握計算機(jī)的基礎(chǔ)使用方案，計算機(jī)是應(yīng)用信息技術(shù)的基礎(chǔ)更是保障，同時根據(jù)不同情況的需求綜合提升檔案管理人員的素質(zhì)和能力。

參考文獻(xiàn)

[1]萬玉俠.大數(shù)據(jù)在高職院校檔案信息管理中的實踐探究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019，000（011）：60-61.

[2]吳冬梅.電子檔案管理在高職學(xué)校檔案管理中的實踐探索[J].信息記錄材料，2020，021（001）：102-103.

作者簡介：張珊（1982年12月），漢族，山東日照，副研究館員，大學(xué)。單位：日照職業(yè)技術(shù)學(xué)院，研究方向：高職教育檔案工作。

（日照職業(yè)技術(shù)學(xué)院）